Hur bygger man ett tvärfunktionellt team? En praktisk guide för team

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är tvärfunktionella team?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Tvärfunktionella team består av medlemmar från olika avdelningar och expertisområden som samordnar sina insatser för att uppnå ett gemensamt mål. " } } ] }

Vad tänker du på när du hör ordet ”tvärfunktionell”?

Du tänkte säkert på samarbete eller team innan du tänkte på ordet dysfunktionellt. Men det är ofta verkligheten för många tvärfunktionella team.

Varför?

Det finns en rad skäl till varför tvärfunktionella team har svårt att fungera väl. Den mer intressanta frågan är dock hur man bygger verkligt produktiva tvärfunktionella team som levererar bra arbete och ser resultat? 📈

Det är vad den här guiden går igenom. Först är det alltid en bra idé att börja med en tydlig definition.

Vad är tvärfunktionella team?

Tvärfunktionella team består av medlemmar från olika avdelningar och expertisområden som samordnar sina insatser för att uppnå ett gemensamt mål.

Framgångsrikt tvärfunktionellt samarbete uppstår när teamen sammanför olika perspektiv och specialkunskaper för att skapa en heltäckande strategi för att bättre lösa problem, fatta smartare beslut och genomföra projekt.

Fördelar med tvärfunktionella team

Med tvärfunktionella team får du tillgång till ytterligare resurser som du annars kanske inte skulle ha. Ju fler resurser, desto bättre resultat. Men det är bara toppen av isberget när det gäller hur värdefulla tvärfunktionella team kan vara. 🧊

Harvard Business Review betonade betydelsen av tvärfunktionella team och framhöll att ”de viktigaste kapacitetssystemen passar inte in i grupperingar som utformades för flera decennier sedan. En stor del av skillnaden i ett kraftfullt kapacitetssystem beror på den gnista som uppstår när människor med olika bakgrund, kompetens, teknik och perspektiv tillsammans skapar rutiner och processer.”

Tänk på följande fördelar:

Ökad produktivitet

Tvärfunktionella team kan arbeta snabbare eftersom specialiserade kompetenser från olika avdelningar eller expertområden samlas för att arbeta med ett enda problem – och i slutändan utnyttja sin funktionella expertis. De fungerar som en katalysator för idéer som dyker upp i de relevanta teamen.

Kommunikationshastighet

Tvärfunktionella team tenderar att nå längre än team med en enda funktion tack vare den enorma mängd resurser som teamen har tillgång till när varje teammedlem har expertis inom olika ämnesområden. Tänk också på att ett tvärfunktionellt team inte behöver vara stort. De kan vara små men ändå mäktiga. 🛼

Autonomi för att förhindra flaskhalsar

Har du någonsin sett memet med hunden som håller i sitt eget koppel? Det är i stort sett en sammanfattning av tvärfunktionella team.

På grund av sin struktur tenderar ett tvärfunktionellt team att odla stor självständighet, vilket innebär att det inte bromsas upp eller hindras av långdragna godkännandeprocesser. Detta innebär att målen kan uppnås snabbare. 💪

Kommunicera idéer bättre

Tvärfunktionella team öppnar upp för dialog och bidrar till att teamet kan samarbeta mycket snabbare. Detta möjliggör en bättre förståelse av uppgifterna, minskar missförstånd och i slutändan påskyndar teamets framsteg.

Skapa arbete av högre kvalitet

Tvärfunktionella team ger individer möjlighet att arbeta med uppgifter som kräver en mängd olika färdigheter och kunskaper. Detta gör att de ofta kan ta sig an mer intressanta och utmanande projekt än de normalt skulle göra.

Läs: Du tenderar att komma på mer kreativa lösningar när du låter ett tvärfunktionellt team samarbeta och göra sitt jobb. 💡

Varför? Eftersom ett tvärfunktionellt team möjliggör en sorts innovativ sandlåda. Teamen kan experimentera och leka med idéer även om projektets uppgifter och ansvar faller på specifika medlemmar med specifik expertis.

Ansvar

Ett tvärfunktionellt team har en större känsla av ägarskap eftersom varje avdelning spelar en viktig roll för projektets framgång. Detta leder till ökat ansvarstagande, vilket i slutändan är positivt för tillväxt, målsättning och organisationen i stort. 💸

Kostnadseffektivt

Tvärfunktionella team minskar kostnaderna genom att minska den tid och de resurser som behövs för att slutföra projekt och uppgifter. Cirka 70 % av de ledare som konsekvent uppnår sina kostnadsoptimeringsmål arbetar med tvärfunktionella team, jämfört med 40 % som inte gör det.

Vilka typer av tvärfunktionella team finns det?

Om du kan bygga det finns det troligen ett tvärfunktionellt team som kan hjälpa dig att få det gjort. Här är en lista över de vanligaste tvärfunktionella teamen som är värda att känna till. 🛠️

Hur man bygger ett framgångsrikt tvärfunktionellt team

1. Skapa en tydlig vision

Det är viktigt att fastställa en tydlig vision och ett tydligt syfte för projektet så att alla förstår vad de arbetar mot. Oavsett vad din vision är måste den organiseras, hanteras och lagras någonstans.

Det är här ClickUp hjälper dig att bygga upp ditt kontrollcenter. På så sätt kan projektledare etablera sin vision i all sin storhet. Idéer är trots allt bara idéer om de inte omsätts i praktiken och delas upp i genomförbara sprintar.

ClickUp fungerar utmärkt för de mest grundläggande behoven såväl som för de krav som ställs på högpresterande team. Med tavla- och kalendervyer får teamen information om vad som ska göras och när, samt en översikt över projektets genomförande. ClickUp Docs delas, ändringar sparas i realtid och framstegen är mycket tydliga.

Behöver du hantera beroenden mellan uppgifter eller projekt? ClickUp erbjuder även fullständig anpassning av detta.

2. Fastställ nyckelroller och mål

Innan projektet startar är det viktigt att tilldela varje teammedlem roller och mål. Detta gör det lättare för teamet att samordna och hålla sig på samma sida. Mål gynnas av tydligt definierade rollfördelningar och milstolpar.

Med ClickUp blir det enkelt att sätta upp och hålla koll på projektets milstolpar. ClickUp gör det möjligt för ett tvärfunktionellt agilt team att omvandla en uppgift till en milstolpe. Du kan också filtrera efter dem om du vill se en översikt över alla milstolpar som teamet har uppnått.

3. Ge stöd

När teamen kommunicerar, diskuterar under brainstormingmöten och utarbetar strategier är det viktigt att du ger dem gott om stöd. Funktionellt sett handlar det om vilka verktyg du använder och hur du använder dem.

Se till att dina supportprocesser är väl dokumenterade. Lyckligtvis kan du använda Mind Map -verktyg för att enkelt koppla ihop punkterna och visualisera ett komplett arbetsflöde för din supportprocess.

Dessutom gör ClickUps inbyggda chattverktyg att du inte behöver byta kontext när du arbetar med ditt team. Starta helt enkelt en chatt inom plattformen och kommunicera med vem som helst i ditt team.

Det är små saker som dessa som gör stor skillnad när du befinner dig i hetluften med att hantera uppgifter och milstolpar eller genomföra agila möten.

4. Uppmuntra samarbete och kreativitet

Uppmuntra teammedlemmarna att samarbeta, dela med sig av nya idéer och tänka utanför boxen när det gäller problemlösning. Det är här whiteboardprogram som ClickUp Whiteboards kommer till sin rätt.

Som en kreativ sandlåda skapad för brainstorming kommer du knappast att vilja använda något annat verktyg i de inledande faserna av ett projekt. Team samarbetar i realtid, sparar koncept, ritar förklarande diagram och använder funktioner för att upptäcka samarbete för att förhindra dubbelarbete eller repetitiva arbetsuppgifter!

5. Erkänn och belöna prestationer

Erkänn och belöna medlemmarna individuellt samt teamet kollektivt för deras prestationer. Detta bidrar till att skapa en känsla av ansvar och ägarskap för projektet.

Problemet är att det finns så många organisationer som inte dokumenterar och ger en tydlig förklaring av hur anställda kommer att belönas eller erkännas för sitt arbete. Med ClickUp Docs kan du samla operativa och organisatoriska dokument på ett ställe så att det blir enkelt för teamen att söka efter viktig information.

Du behöver inte heller börja från scratch. Använd ClickUps mall för företagskultur för att dokumentera allt du vill ha från ditt team och hur du kommer att belöna dem. När teamen vet att de kommer att få erkännande kommer de alltid att vilja ge lite extra i sitt arbete.

Exempel på utmaningar för tvärfunktionella team med mallar

När man arbetar tvärfunktionellt uppstår det oundvikligen kunskapsluckor. Om teamen saknar tydliga roller och/eller utbildning leder det till ineffektivt samarbete och minskad produktivitet.

Men det är inte den enda utmaningen som ett tvärfunktionellt team möter i sin dagliga verksamhet. Många av dem måste anpassa sig till organisationens och kommunikationsstilar. Här är några fler.

Otydliga roller och ansvarsområden

Med en mängd olika roller och ansvarsområden är det svårt för teamen att avgöra vem som är ansvarig för vad. Om det inte finns ett förutbestämt arbetsflöde från ledningen som dikterar hur ett tvärfunktionellt team ska fungera – tillsammans med en avsiktlig centralisering av det ansvaret – kommer teamen oundvikligen att fastna i otydliga roller och ansvarsområden.

Använd istället en färdig mall för att komma igång med din organisationsplan så att alla vet exakt vem som ansvarar för vad.

Datasilos

Datasilos uppstår när olika avdelningar arbetar självständigt och inte delar data med varandra – i synnerhet när de använder helt olika SaaS-plattformar för att hantera denna data.

Det är troligt att den teknik som säljteamet använder skiljer sig från den som varumärkes- och designteamet använder. Vad gör man då? Här är det viktigt att centralisera arbetsbelastningen från början till slut. 🔑

Ett tvärfunktionellt team behöver en enda källa till information att utgå ifrån. På så sätt kan uppgifterna organiseras och fördelas, uppdateringar blir enhetliga och tillgängliga för alla i marknadsföringsteamet eller på andra avdelningar, och alla arbetar enligt samma riktlinjer.

Om du behöver samla alla team på ett och samma ställe, varför inte använda en anpassad mall för att säkerställa att alla och varje team tas med? Gör det enkelt för ett tvärfunktionellt team att lyckas med insyn i projekt och status så att försäljnings- och marknadsföringsteamet kan samarbeta bättre.

Dålig resursfördelning

En mängd olika resurser, material, teknik och pengar måste fördelas på rätt sätt under hela projektet, från början till slut. Utan rätt verktyg och system på plats för att göra detta fungerar en dålig resursfördelning bara som ett hinder för tvärfunktionella team att nå målet.

Tydliga mål, roller och tidsplaner är ett måste för att ett tvärfunktionellt team ska kunna arbeta framgångsrikt. Utan dessa element kan teammedlemmarna vara osäkra på vad som förväntas av dem och när.

Överanvänd eller underutnyttja inte dina teammedlemmar genom att gissa vem som kan arbeta med vad. Identifiera dina tillgängliga resurser och använd den här mallen för att spåra, hantera och justera dina resursers tillgänglighet på ett centralt ställe.

Bekämpa teamets arbetsflöden

Visst finns det resurser att hantera och uppgifter att fördela, men arbetsflödesproblem tenderar att uppstå när tvärfunktionella team arbetar tillsammans. Ett teams arbetssätt kanske inte passar ett annat, och båda sidor måste göra kompromisser.

Skillnader i terminologi och arbetsflöden gör det mycket svårare för ett tvärfunktionellt team att samarbeta produktivt. Om man skulle sammanfatta den största utmaningen för ett tvärfunktionellt team skulle det handla om bristande samordning.

Det är i stort sett kärnan i många av de befintliga problemen. Det innebär att för att bygga ett framgångsrikt tvärfunktionellt team måste man ta itu med hur arbetsflödet ska samordnas.

Se till att alla team är samordnade genom att skapa en lista över processer och procedurer. Lyckligtvis gör denna kostnadsfria mall för processer och procedurer det enkelt att delegera och fastställa teamets arbetsflöden eller åtminstone dokumentera hur varje del fungerar så att det inte uppstår någon förvirring mellan avdelningarna.

Gör mer tvärfunktionellt med kraften i ClickUp

ClickUps intuitiva och anpassningsbara plattform gör det möjligt för team att skapa arbetsytor och uppgifter med ett enda klick och enkelt tilldela uppgifter till teammedlemmarna.

Det erbjuder också robusta rapporteringsfunktioner, vilket gör att teammedlemmarna snabbt kan få insikt i hur uppgifter och projekt fortskrider. Med ClickUp kan team dela filer och kommentarer i realtid, vilket ger dem omedelbar tillgång till de senaste uppdateringarna och samtidigt gör det möjligt för teamen att arbeta varifrån som helst.