När det gäller produktivitet letar teamen alltid efter fördelar. Vårt sätt att arbeta utvecklas ständigt, och med det även de verktyg vi använder för att få arbetet gjort.
Målet med programvara för samarbetsbaserad arbetshantering är att hjälpa team att arbeta tillsammans på ett mer effektivt sätt, vilket är logiskt.
Vem vill inte få mer gjort på kortare tid? När dessa verktyg används på rätt sätt hjälper de teamen att utnyttja sina resurser på bästa sätt för att framgångsrikt slutföra sina projekt.
Den här guiden ger en djupare inblick i hur allt detta faktiskt går till.
Vad är samarbetsbaserad arbetshantering?
Samarbetsbaserad arbetsledning är processen att planera, följa upp och utföra uppgifter i ett team för att uppnå ett gemensamt mål.
Lyckligtvis finns det samarbetsverktyg för arbetsledning som underlättar uppgiftsplaneringen – även om inte alla erbjuder en kombination av funktioner som passar alla samarbetsbehov.
Alla samarbetsverktyg som är värda namnet erbjuder en gemensam uppsättning funktioner som möjliggör samordnat teamarbete, till exempel:
- Tilldela uppgifter
- Spåra och upprätthålla framsteg
- Dela filer
- Meddelanden
- Schemaläggning
- Skapa att göra-listor
I slutändan hjälper den bästa programvaran för samarbetsbaserad arbetshantering projektledare att förenkla processer och integrera en omfattande uppsättning intuitiva verktyg.
Fördelar med att använda samarbetsverktyg för arbetsledning
Låt oss prata om fördelarna med att arbeta med rätt verktyg för samarbetsbaserad arbetshantering.
Förbättrar projektledningen
Tänk dig ett projekt där ett team måste arbeta med flera uppgifter samtidigt. Utan samarbetsprogramvara för arbetshantering är det lätt att saker går förlorade i kommunikationen eller att teammedlemmarna inte är medvetna om vad de andra arbetar med.
Med rätt verktyg hålls alla informerade och kan uppdatera sina framsteg efter behov, vilket gör det enklare för cheferna att hålla koll på projektets status och göra justeringar vid behov.
Gör det möjligt att arbeta oberoende av plats
Samarbetsverktyg och programvara ger teammedlemmarna möjlighet att arbeta var som helst och när som helst. Asynkron eller live-samarbete leder till en mer flexibel arbetsplan för teammedlemmarna.
Framstegen övervakas och problem identifieras snabbt. Ändringar görs i realtid så att alla kan hålla sig uppdaterade med en enda källa till information.
Förbättrar kommunikation och samarbete
Verktyg som ClickUp Whiteboard möjliggör snabb och enkel kommunikation mellan teammedlemmarna genom livechattfunktioner. Det gör det möjligt för teamen att dela uppdateringar i realtid och centralisera sin chattlogg kring viktiga projektbeslut.
Minskade projektkostnader
Att spara pengar är viktigt!
När teamen arbetar tillsammans på ett mer effektivt sätt leder det till lägre projektkostnader eftersom resurserna hanteras bättre. Ju mer värde ett team får ut av sina resurser, desto mer vinner alla på det.
Ökar produktiviteten genom att hålla deadlines
När teammedlemmarna samarbetar effektivt får de mer gjort på kortare tid. Detta leder till ökad produktivitet för teamet som helhet. Det blir också lättare att hålla deadlines eftersom ett centraliserat arbetshanteringsverktyg eliminerar missförstånd och missöden som förlorade dokument, som bara bromsar teamets arbete.
Bättre beslutsfattande
Att möjliggöra bättre beslutsfattande är ett måste i en snabbrörlig värld. När teammedlemmarna arbetar tillsammans med god översikt i sina vanliga hanteringsverktyg frigörs tid för att fatta bättre beslut.
Och som vi alla vet leder bättre beslut till bättre resultat... vilket i sin tur leder till bättre lönsamhet.
Live-samarbete
Med en produktivitetsplattform använder teamen ClickUps samarbetsdetektering i realtid, som går längre än ett fristående Google Doc. Du kan till exempel redigera och lägga till kommentarer till varandras arbete i realtid och se vad de andra teammedlemmarna lägger till under arbetets gång.
ClickUp gör det enkelt att göra detta inom din arbetsyta. Inga externa dokumentverktyg behövs!
Exempel på samarbetsinriktad arbetshantering
Nu när du känner till fördelarna med effektiv samarbetsbaserad arbetshantering kan vi titta på några exempel från verkligheten på hur team använder samarbetsverktyg för att hantera sitt arbete.
Team för innehållsskapande
För team som arbetar med att skapa innehåll är det viktigt att ha en central plats där alla teammedlemmar kan samarbeta effektivt i projekten. Med hjälp av samarbetsverktyg som ClickUp kan teamen planera, tilldela uppgifter och följa framstegen i realtid.
Fjärrbaserade eller distribuerade team
Distans- eller distribuerade team behöver ett sätt att hålla kontakten och hantera sitt arbete effektivt utan att befinna sig på samma fysiska plats. Samarbetsverktyg för arbetshantering erbjuder funktioner för kommunikation i realtid, uppgiftsuppföljning och fildelning som gör det enklare för distansteam att hålla kontakten och vara produktiva.
Evenemangsplaneringsteam
Evenemangsplanering kräver samordning och samarbete mellan flera teammedlemmar. Med samarbetsverktyg för arbetshantering kan evenemangsplanerare skapa uppgifter, tilldela dem till teammedlemmar och följa upp framstegen för att säkerställa att allt går enligt plan för evenemanget.
Marknadsföringsteam
Marknadsföringsteam måste samarbeta smidigt för att skapa och genomföra kampanjer. Verktyg för samarbetsbaserad arbetshantering erbjuder funktioner som delade kalendrar, projektplaner och uppgiftsfördelning som hjälper marknadsföringsteam att hålla ordning och följa sina kampanjer.
Hur man väljer samarbetsverktyg för samarbetsorienterad arbetshantering
Att välja ett samarbetsverktyg är en svår uppgift när det finns så många att välja mellan.
Men en svår uppgift behöver inte nödvändigtvis vara omöjlig. Det är bra att börja med att beskriva ditt teams specifika egenskaper. Att använda både teamets behov och projektets mål som kriterier för att göra korsreferenser är ett sätt att säkerställa att du får allt du behöver i en samarbetslösning för arbetshantering. Tänk på följande:
- Teamets storlek och arbetsflöden : Precis som du inte vill betala för ett verktyg med funktioner som ditt tvåpersoners team kanske aldrig kommer att använda, vill du inte heller införa ett verktyg som begränsar vad ett växande team kan åstadkomma.
- Din budget : Ju mer komplexa dina projektledningsbehov är, desto mer kommer du att behöva betala för premiumfunktioner.
- Dina framtida behov: Det är viktigt att välja ett verktyg som uppfyller ditt teams behov just nu. Men vart är ditt team på väg och vilka verktyg kommer det att behöva när det når dit?
När du går vidare med den faktiska granskningsprocessen finns det några allmänna frågor som du bör fundera över:
Behöver du integrera med andra programvaruverktyg?
Om du är osäker, ta en titt på hur ditt team arbetar idag. Finns det redan samarbetsverktyg som sköter mycket av det tunga arbetet när det gäller projektledning som du inte vill byta ut? Behöver dina samarbetslösningar för arbetshantering integreras med särskild programvara för videokonferenser?
Kolla in ClickUps bästa integrationer!
Finns det en inlärningskurva?
Vissa samarbetsverktyg är avsedda för mindre team och är enklare att använda, medan andra är mer komplexa och kräver att teamet lägger ner tid på att lära sig dem. Tänk på inlärningskurvan och den tid det kommer att ta för teamen att komma igång på rätt sätt.
Hur fungerar kundsupporten?
Kundsupport är lätt att förbise, men ändå en viktig del av granskningsprocessen. Du vill kunna nå någon enkelt om du har frågor, stöter på problem eller behöver teknisk hjälp. Vissa programvaruverktyg går till och med så långt att de erbjuder personliga utbildningssessioner för stora team.
Vad är det bästa verktyget för samarbetsorienterad arbetsledning?
ClickUp är det bästa verktyget för samarbetsbaserad arbetshantering för nystartade företag, stora företag och allt däremellan av många skäl. Här är en kort översikt över kraftfulla verktyg och funktioner för samarbetsbaserad arbetshantering i ClickUp:
Se arbetet på ditt sätt med över 10 projektvyer
Enskilda medarbetare som arbetar med uppgifter som en del av ett större team kan skapa vyer för att fördjupa sig i det arbete som tilldelats dem. De mest populära vyerna är:
- Listvy: Organisera dina uppgifter i en lista genom att sortera, filtrera, gruppera och anpassa kolumner.
- Board view: Dra och släpp enkelt uppgifter mellan olika kolumner (liknande en Kanban-tavla ).
- Kalendervy: Planera, schemalägg och hantera dina uppgifter och resurser i kalenderformat.
Arbeta tvärfunktionellt med uppgifter och relationer
Uppgifter är de grundläggande byggstenarna i ClickUp. Du kan tilldela uppgifter till flera teammedlemmar, hålla reda på filer, ställa in status och lägga till kommentarer för att uppdatera alla om framstegen. Inom en uppgift kan du utföra dessa åtgärder för ett smidigt samarbete på arbetsplatsen:
- Visa aktivitetshistorik inklusive ändringar av förfallodatum, uppdateringar av anpassade fält och alla konversationer.
- Kommunicera effektivt med /Slash-kommandon och kortkommandon.
- Nämn uppgifter och dokument som referens i ditt arbetsområde (finns inte i många vanliga hanteringsverktyg).
- Starta ett Zoom-möte från en ClickUp-uppgift
ClickUps samarbetsprogramvara använder en funktion för uppgiftsberoenden som gör det enkelt att se vilka uppgifter som är beroende av andra och planera därefter. Detta är användbart när man försöker skapa en tidsplan för ett projekt eller när man försöker identifiera potentiella flaskhalsar.
Fördela resurserna effektivt med daglig visualisering.
När man skapar samarbetsflöden bör man inte bortse från resurshanteringsfunktionerna. De gör det möjligt för projektledare att se resursanvändningen – oavsett om det gäller personal, pengar eller tid – och ger teamen praktisk insikt i vad som krävs för att slutföra ett projekt.
För samman team med samarbetsinriktad arbetshantering
Med införandet av distansarbete och alla snabba förändringar som sker på arbetsplatsen behöver teamen ett tillförlitligt sätt att hålla kontakten, samordna sig och vara produktiva.
Samarbetsverktyg kan antingen bromsa eller öka teamets produktivitet, så om du letar efter en enda plattform för att samordna dina team kan du prova ClickUp gratis och sluta växla mellan flera appar och verktyg för att få jobbet gjort.