Företag drivs av processer. Från anställningsförfaranden till riskbedömningar och målsättning – processer och arbetsflöden körs i bakgrunden för att säkerställa att du uppnår dina mål.
Att kontrollera att du har effektiva processer på plats kan göra skillnaden när det gäller att nå framgång. Det innebär att du inte bara kan låta processerna sköta sig själva, utan att du måste spela en aktiv roll i att utforma, utveckla och ständigt förbättra dessa arbetsflöden.
Ett sätt att göra det är att genomföra en arbetsflödesanalys. Det innebär att du regelbundet granskar dina arbetsflöden och rutiner för att se vad som fungerar bra och var förbättringar kan göras.
Här går vi djupare in på arbetsflödesanalys och listar fördelarna med denna typ av granskning. Dessutom visar vi dig olika typer av arbetsflödesanalys, erbjuder en steg-för-steg-metod för att genomföra arbetsflödesanalys och ger exempel från verkligheten som vägledning för ditt arbete. ✨
Vad är arbetsflödesanalys?
Arbetsflödesanalys är en process där man granskar rutiner i syfte att göra dem mer effektiva. Denna typ av analys är en integrerad del av företagsledningen.
Det innebär att man undersöker vilka arbetsflöden som är ineffektiva och sedan använder dessa insikter för att skapa bättre lösningar. Du kan till exempel identifiera repetitiva manuella uppgifter som kan automatiseras eller hitta ett nytt sätt att fördela arbetet baserat på ditt teams kapacitet.
Kort sagt är arbetsflödesanalys ett sätt för dig att undersöka trender i dina arbetsflöden, upptäcka svagheter i dina processer och ta fram förbättringsförslag. 📝
I allmänhet omfattar arbetsflödesanalysprocessen följande:
- Dokumentera det befintliga arbetsflödet
- Identifiera svaga områden eller hinder
- Fastställa uppgifter som är idealiska för automatisering
- Skapa handlingsplaner som bygger på analysresultat
4 fördelar med att implementera en arbetsflödesanalys
Arbetsflödesanalys har många fördelar, bland annat ökad effektivitet, tydligare förväntningar och enklare efterlevnad av regler. Arbetsflödesanalys effektiviserar inte bara de interna arbetsprocesserna i ditt företag, utan skapar också en bättre arbetsmiljö och gör dig mer konkurrenskraftig på den stora arenan.
Här är några av de viktigaste fördelarna med arbetsflödesanalys.
1. Bättre effektivitet mellan olika team
Det huvudsakliga målet med denna analys är att omstrukturera affärsprocesser och göra dem mer effektiva. Genom att effektivisera dina arbetsflöden kan du fokusera på de stora målen utan att något faller mellan stolarna.
Att granska processer innebär också att man eliminerar överflödiga uppgifter, tilldelar grupperade uppgifter till rätt teammedlemmar och prioriterar uppgifter som är beroende av varandra. Genom att använda ett verktyg för arbetsflödeshantering upptäcker man möjligheter till automatisering av arbetsflöden, vilket frigör tid för teammedlemmarna så att de kan fokusera sina ansträngningar på andra områden. 👩💻
2. Ökad anpassningsförmåga för att upptäcka och undvika flaskhalsar
Korrekt arbetsflödesanalys är en pågående process. Det innebär att du inte gör detta bara en gång.
Istället bör du planera in en arbetsflödesanalys varje kvartal eller år för att omvärdera hur du gör saker. Inkludera detta som ett sista steg i ett projekt så att du kan börja lägga grunden för framgångsrika framtida projekt baserat på feedback från befintliga projekt.
Genom att kontinuerligt granska dina rutiner kan du bättre anpassa dig till marknadsförändringar, kundnöjdhet och preferenser samt personalomsättning. Du är också bättre förberedd att hantera flaskhalsar genom att dokumentera styrkor och svagheter du haft tidigare och insikter om hur du löst dem.
3. Nöjdare medarbetare innebär effektivare arbetsflöden
Arbetsflödeshantering och analys skapar en bättre arbetsmiljö – särskilt när det gäller medarbetarnas engagemang.
Anställda behöver inte hantera gammal, föråldrad teknik. Uppmuntra ditt team att komma med förslag när det gäller verktyg för processförbättring. Eftersom det är de som arbetar med arbetsflödeshanteringsprogramvara varje dag, är de väl lämpade att ge insikter om vad som behöver förbättras.
Detta leder inte bara till bättre arbetsflöden, utan ger också dina anställda större inflytande. De känner sig hörda och respekterade och får större självständighet och kontroll över sina arbetsprocesser. 🤩
4. Enklare efterlevnad och regelverk
För affärsprocesser inom hälso- och sjukvårdsföretag, myndigheter och finans- eller bankföretag gör verktyg för arbetsflödesanalys det enklare att följa regler och föreskrifter. Det ger dig insikt och struktur så att alla vet vad som krävs och ger uppdateringar om framstegen i realtid.
Genom att analysera dina befintliga affärsprocesser kan du utveckla en struktur för bättre efterlevnad. Skapa kunskapsdatabaser som en del av dina arbetsflöden för att lista alla nödvändiga regelverk, tilldela taggar till uppgifter för att spåra ansvar och skapa steg för snabba revisionsrapporter.
De viktigaste typerna av arbetsflödesanalys
Det finns tre olika typer av arbetsflödesanalys. Alla har samma mål: att förbättra arbetsflödesprocesserna och öka effektiviteten. 💪
Här är de tre typerna av arbetsflödesanalys:
- Linjär arbetsflödesanalys: Denna typ av granskning fokuserar på processer som fungerar i en rak linje. Denna metod är bäst för organisationer som har tydliga arbetsmoment, väldefinierade processer och tydliga ansvarsområden för medarbetarna.
- Funktionsöverskridande arbetsflödesanalys: Denna typ av analys är utformad för att granska processer mellan avdelningar eller i organisationer där det inte finns en tydlig avgränsning mellan olika arbetsmoment.
- Hybrid arbetsflödesanalys: Denna typ fokuserar på att granska arbetsflöden mellan avdelningar och inom avdelningar. Den är idealisk för att utvärdera processer i projekt där olika avdelningar är involverade, men det finns också processer inom avdelningar som behöver effektiviseras.
Varje typ av arbetsflödesanalys kan användas för att förbättra arbetsflödena i företaget. Tänk på din företags- eller projektstruktur och välj den typ av analys som bäst uppfyller dina behov av arbetsflödesoptimering.
Hur man genomför en arbetsflödesanalys
Är du redo att integrera analys i ditt arbetsflödeshanteringssystem? Här är fyra steg för arbetsflödesanalys som hjälper dig att genomföra och kartlägga en effektiv affärsprocess. 🗺️
1. Samla in data för att förstå vad som behöver förbättras
Innan du kan börja optimera måste du samla in information om vad som fungerar och vad som behöver förbättras. Vilken typ av data du behöver varierar beroende på vilken typ av arbetsflöde du optimerar.
Se till att utvärdera både kvantitativa data (som antalet ofullständiga uppgifter) och kvalitativa data (t.ex. hur teammedlemmarna upplever de resurser som krävs för uppgiften).
Det bästa sättet att samla in data är att gå igenom din befintliga process med hjälp av ett verktyg som ClickUp Whiteboards för att skapa processflödesscheman, som låter dig spåra och optimera dina verksamheter med hjälp av visuella diagram. Gå steg för steg och anteckna vem som är ansvarig för vilka leveranser och markera potentiella hinder. ⚠️
Du bör också genomföra intervjuer med medarbetarna för att få en inblick i projektets grundläggande nivå. För mer komplexa projekt kan du anordna en workshop där varje medarbetare kan gå igenom sina arbetsflöden.
Några uppgifter du bör leta efter är:
- Antalet uppgifter som varje teammedlem ansvarar för
- Den allmänna tidsramen för projektets uppgifter
- Den tid det tar att slutföra en uppgift
- Antalet gånger en uppgift upprepas
- Hur ofta uppgifter slutförs eller avvisas
Använd ClickUp Dashboards för att visa och analysera data. Det ger en översiktlig bild av alla uppgifter som ingår i att uppnå företagets mål. Se snabbt vad som är på gång och vad som ligger efter i schemat. Dessutom kan du identifiera överflödiga moment så att du kan anpassa dina arbetsflöden för bättre effektivitet med en översikt över din tvärfunktionella arbetsflödesanalys.
2. Analysera data för att upptäcka förbättringsområden
När du har samlat in information är det dags att analysera data. Kom ihåg att huvudmålet är att optimera processer som inte fungerar. Ibland kommer du att göra stora förändringar, andra gånger kan mindre justeringar behövas.
ClickUp gör det enkelt att analysera anpassade data tack vare dess funktioner för arbetsflödeshantering. Du kan skapa ett arbetsflödesdiagram för att få en visuell översikt över alla dina befintliga processer. På så sätt kan du upptäcka flaskhalsar och dokumentera befintliga system som behöver förbättras.
Ett annat bra verktyg är ClickUp Board View, där du kan bläddra igenom alla uppgifter och snabbt se hur de rör sig genom projektets olika faser.
Titta på de data du har samlat in och ställ dig följande frågor:
- Är denna uppgift eller process nödvändig?
- Vad är målet med denna uppgift?
- Tjänar det ett värdefullt syfte?
- Är denna uppgift tidskrävande?
- Finns det mått för att mäta prestanda?
- Ger denna process en användarvänlig upplevelse?
- Kräver detta en brant inlärningskurva eller betydande resurser för introduktion?
- Har medarbetarna de resurser de behöver för att slutföra steget?
- Kan denna manuella process automatiseras?
Det är också användbart att undersöka vilka förändringar som kommer att ha störst inverkan, särskilt om du har ont om tid eller begränsade resurser.
Med ClickUp Task Priorities kan du välja mellan fyra flaggor för att identifiera de viktigaste objekten. Prioritera först de förändringar som har störst inverkan och kräver minst arbete. Dessa kan göra stor skillnad utan att påverka din budget, och du kan sedan arbeta med mindre brådskande förändringar. 🙋🏻♂️
3. Implementera förändringar utifrån dina resultat
När du har granskat dina data bör du ha en uppfattning om vilka förändringar som behöver göras i dina arbetsflöden.
Kanske har du identifierat uppgifter som skulle ta mindre tid om de automatiserades. Kanske har du identifierat områden där överlämningar till andra teammedlemmar kan effektiviseras. Kanske har du bestämt att du behöver nya arbetsflöden eller vill införa projektkontroller när det behövs för att hålla dig inom budgeten.
Oavsett vad data visar, fundera på hur du kan göra förändringar för att effektivisera arbetsflödet.
Med verktyg för processautomatisering, som ClickUps whiteboardfunktion, kan du visualisera förändringar i arbetsflödet. När du har slutfört arbetsflödet kan du skapa uppgifter på några sekunder direkt från whiteboarden och lägga till sammanhang med dokument, beskrivningar och filer. 💪
Se till att alla berörda parter får information om förändringarna. Informera alla som är involverade i processen, från projektledningsgruppen till personalavdelningen. Skapa tydliga riktlinjer och instruktioner för förändringarna så att alla vet vad som förväntas framöver.
4. Granska regelbundet ditt företags arbetsflöde
Arbetsflödesanalys slutar inte med implementeringen. Du bör regelbundet granska och analysera dina processer för att säkerställa effektiviteten i arbetsflödet och se till att allt fungerar smidigt.
Sätt upp ett schema för att granska arbetsflödets prestanda. Utnyttja rapporteringsverktyg och retrospektiva verktyg för att kontinuerligt övervaka hur arbetet fortskrider.
Du kan faktiskt använda ClickUps mall för projektretrospektiv för att enkelt samla in feedback, hitta styrkor och svagheter i arbetsflödet och göra ändringar för förbättringar i framtida projekt. ✍️
Diskutera med dina teammedlemmar för att säkerställa att alla är överens. Du får värdefull feedback som du kan implementera och förbättra dina arbetsflöden baserat på medarbetarnas förslag.
3 exempel på arbetsflödesanalys
Allt detta låter bra i teorin, men i praktiken är det ännu bättre! Vill du ha några exempel på arbetsflödesanalyser från verkligheten? Vi har samlat olika användningsfall åt dig. 👀
Användningsfall 1: Förenkla företagets tillväxt
När företag blir mer framgångsrika tenderar de att växa. Processer och rutiner som fungerade med ett litet team på fem till tio personer börjar plötsligt att brista när du växer till 50 anställda eller fler. Det hindrar effektiviteten och kan till och med hämma din tillväxt.
Du behöver ett mer finjusterat eller segmenterat arbetsflödessystem för att hänga med i förändringarna. Använd automatisering av arbetsflöden för att skapa en ny färdplan för framgång med ett större team och förbättra dessa processer.
Dessutom får du, ju fler personer du har med, desto mer varierande insikter och ett bredare spektrum av feedback, vilket leder till kreativa lösningar. 🥳
Användningsfall 2: Effektivisera manuella processer
Många projektledare och deras team hanterar repetitiva uppgifter manuellt. Ibland innebär det att svara på kundfakturor via e-post. Andra gånger kan det innebära att skriva samma bloggartikel om och om igen från grunden.
Dessa uppgifter tar tid och när du börjar skala upp eller arbeta med större projekt kan de ta mycket tid i anspråk.
Automatisera manuella processer när det är möjligt. Det kan innebära att du använder ekonomiverktyg som QuickBooks för att hantera betalningar och fakturor. Det kan också innebära att du använder appar för att skapa innehåll och andra mallar för att minska den tid det tar att skapa repetitivt innehåll. ⌚️
Användningsfall 3: Interagera med kunderna på ett mer effektivt sätt
Kommunikationen med kunderna är enormt viktig. Du vill ha feedback från användarna så att du kan erbjuda bättre produkter och tjänster.
För småföretag är det enkelt att skapa en personlig relation till kunderna. Du svarar på deras e-postmeddelanden, ger råd om hur de ska använda dina produkter och tjänster och löser problem när de uppstår.
Med ett större företag och flera heltidsanställda – eller när du tar dig an större projekt – kan det vara svårare att hantera dessa uppgifter själv. Dessutom är det troligtvis bättre att fokusera dina ansträngningar på större mål och viktigare uppgifter.
Ett CRM-arbetsflödesverktyg är ett bättre sätt att hantera kundrelationer med automatiserade arbetsflöden. Efter att ha analyserat dina befintliga processer kan du använda CRM för att automatisera svar och generera uppgifter för relevanta teammedlemmar. 📚
Genomför arbetsflödesanalys och effektivisera dina processer med ClickUp
Stöd affärsverksamheten och led mer effektiva team genom att lägga till arbetsflödesanalys på din att göra-lista. Med denna praktiska guide har du allt du behöver för att samla in data, analysera resultaten och skapa åtgärdspunkter utifrån din arbetsflödesgranskning.
Prova ClickUp idag för att dra nytta av arbetsflödesfunktioner som diagram, flödesscheman och hundratals mallar som är utformade för att göra ditt arbete mer metodiskt. Var och en är anpassningsbar så att du kan utnyttja verktyget för att möta dina specifika affärsbehov. 🏙