Processer kommer till liv genom arbetsflöden. Men ibland är dessa processer så komplicerade eller så omfattande att det inte är helt enkelt att hantera dem.
Ibland saknar projektledare erfarenhet av att se igenom en ocean av uppgifter. De känner sig förvirrade över vad teamen ska göra härnäst och blockerar eller fattar förhastade beslut som inte är de mest fördelaktiga.
Det är därför hantering av processer – och projekt – är så viktigt och samtidigt ganska utmanande! Lyckligtvis kan du lita på arbetsflödeshantering för att undvika totalt kaos.
Denna blogg är vårt bidrag till din resa inom arbetsflödeshantering. Du kommer att lära dig vad arbetsflödeshantering är, vilka verktyg du behöver och vilka mallar du kan använda för att skapa dina egna anpassade arbetsflöden.
Nu kör vi igång!
Vad är arbetsflödeshantering?
Arbetsflödeshantering är processen att skapa och optimera arbetsflöden och hjälper till att samordna arbetet med det slutgiltiga målet att öka teamens effektivitet.
Ett arbetsflöde representerar en process (eller en del av en process), som är en sekvens av uppgifter. Dessa uppgifter utförs av en eller flera roller för att producera resultat och därmed uppnå ett mål, till exempel att nå en milstolpe i ett projekt.
Visuellt sett liknar arbetsflödeshantering ett diagram eller ett flödesschema i termer av en projektledningsmetod. Men här är ett utdrag från en kortfattad textbeskrivning av ett arbetsflöde:
- Process: rekrytering av medarbetare
- Mål: anställa medarbetare som passar ett specifikt behov
- Uppgifter: Skapa en arbetsbeskrivning, hitta talanger, följa upp sökande, intervjua
När du har skapat arbetsflöden rekommenderar vi att du implementerar dem med hjälp av programvara för arbetsflödeshantering. Olika typer av projektledningsprogramvara hjälper till att automatisera arbetsflöden och därmed hantera dem på ett enklare sätt.
Det är detta som gör det möjligt för dig att övervaka prestandan hos dina affärsprocesser. Men missförstå inte: arbetsflödeshantering och affärsprocesshantering är inte samma sak. Detta är skillnaden mellan arbetsflöden och affärsprocesser:
- Arbetsflödeshantering är en del av affärsprocesshantering. Den organiserar människors beteende genom att fastställa instruktioner som de måste följa för att utföra uppgifter.
- Affärsprocesshantering är en övergripande metod för att samordna ett företags affärsprocesser i syfte att förbättra den operativa effektiviteten.
Typer av arbetsflödeshantering
Arbetsflöden tillhör någon av följande kategorier:
Sekventiella arbetsflöden
Som namnet antyder är ett sekventiellt arbetsflöde ett diagram med en sekvens av uppgifter. Processen går vidare från en uppgift till nästa. Det som utmärker detta arbetsflöde är dock uppgiftsberoendet. Det innebär att processen inte går vidare från en uppgift till nästa innan den aktuella uppgiften är slutförd. Det finns alltså inget fram och tillbaka.
EXEMPEL PÅ DETTA ARBETSFLÖDE Tänk på tillverkningsprocesser i produktionslinjer, eftersom de inte tillåter att produkten återvänder till tidigare stationer. Det fungerar som en enkelriktad flod.
Arbetsflöden med tillståndsmaskiner
Till skillnad från sekventiella arbetsflöden kan tillståndsmaskinens arbetsflöden flöda fram och tillbaka. De kretsar kring begreppet "tillstånd" istället för "uppgift". Med andra ord går processen från ett tillstånd till ett annat, inte från en uppgift till nästa. Det är händelsestyrda processer, vilket innebär att de går vidare till ett tillstånd när något – inte nödvändigtvis slutförandet av en uppgift – inträffar.
EXEMPEL PÅ DETTA ARBETSFLÖDE Tänk på ett arbetsflöde för sociala medier. Det innehåller uppgifter för granskning av innehåll, vilket kan resultera i att innehåll skickas tillbaka till författarna för ändringar. Ett annat exempel är ett agilt arbetsflöde. Ett Scrum-baserat mjukvaruutvecklingsprojekt kräver till exempel att användaren godkänner produkten vid en viss tidpunkt. Och det kan hindra processen från att gå vidare vid den tidpunkten.
Regelstyrda arbetsflöden
Precis som en sekventiell process kombinerar detta arbetsflöde med en uppsättning regler som styr processens genomförande, et voilà! Du har skapat ett regelstyrt system för arbetsflödeshantering.
Dessa regler är ”om, då”-villkor som har potential att automatiseras i arbetsflöden. De uttrycker alternativ som konfigurerar processens flöde. Därför fortskrider processen inte bara baserat på slutförda uppgifter utan också på valda alternativ.
EXEMPEL PÅ DETTA ARBETSFLÖDE Tänk på det som att du skulle laga en rätt i en food truck, med tanke på att kunden kan välja det kött, den sås och de tillbehör de vill ha.
Hitta några exempel på arbetsflöden i den här bloggen och se vilka verktyg för arbetsflödeshantering som passar dig bäst!
Varför är arbetsflödeshantering viktigt?
Du vet redan att arbetsflödeshantering ökar teamens effektivitet. Men om vi skulle bryta ner fördelarna med att hantera arbetsflöden skulle vår lista se ut så här:
Effektiviserade processer
Genom att representera – eller modellera – processer med arbetsflöden kan du upptäcka:
- Onödiga uppgifter som du måste slopa
- Upprepbara uppgifter som du måste reducera till en enda uppgift
Annars kommer de att slösa bort ditt teams tid och ansträngningar och i slutändan din produktivitet.
Det är därför du inte har råd med onödiga fram- och återgångar som skapar repetitiva processer. Arbetsflödeshantering fungerar bäst när du effektiviserar processen eller implementerar automatisering av arbetsflödet.
Minskat manuellt arbete och färre mänskliga fel
Med manuella processer, särskilt sådana som förs i ett kalkylblad, uppdateras allt kontinuerligt, vilket medför stor risk för fel eller dubbla poster. Korrekt arbetsflödeshantering blomstrar genom att undvika tidstjuvar!
Den bästa arbetsflödeshanteringsprocessen löses med automatiserade arbetsflöden. Istället för att använda kalkylblad kan du automatiskt hålla koll på dina teams uppgifter genom automatiserade arbetsflödesutlösare för att tilldela en person, ändra prioriteten eller lämna en kommentar – vilket eliminerar dina manuella processer.
Bättre transparens och ansvarsskyldighet
Om det finns en sak som arbetsflödeshanteringsprogramvara bidrar med är det en hel massa processdata. Och det är fantastiskt för dig att kunna se statusen för dina teams uppgifter så att du kan se vem som ligger efter, ligger i fas eller vem som kommer att arbeta med vad härnäst i ditt arbetsflöde.
Med hjälp av processdata ovan kan chefen kontrollera hur teamets arbete fortskrider. Med den informationen kan chefen identifiera eventuella hinder i arbetsflödet.
Eftersom varje uppgift har tilldelade ansvariga gör ditt arbetsflödeshanteringssystem det möjligt för projektledaren att hålla varje teammedlem ansvarig för sina leveranser.
Effektiv kommunikation
Med insyn i allas arbete förstår teammedlemmarna varandras problem bättre och snabbare. Och det är ett stort steg mot effektiv kommunikation och arbetsflödeshantering.
Dessutom behöver teammedlemmarna inte oroa sig för vad de ska göra härnäst när de kan se det i ett projektledningsverktyg. Se till att ditt team inte behöver gissa vilka uppgifter eller buggar som ska åtgärdas. Uppgiftsfördelningen finns i arbetsflödeshanteringssystemet så att de kan kontrollera den.
Enkel skalbarhet och högre resurstillgänglighet
Föreställ dig en generisk onboardingprocess för anställda som automatiserats med ett arbetsflödeshanteringssystem. Varje gång en nyanställd slutför en onboardinguppgift guidar systemet dem automatiskt till nästa uppgift i processen.
Föreställ dig nu hur svårt det skulle vara för projektledaren att göra detta manuellt för varje nyanställd. Och tänk dig hur det skulle se ut om företaget anställde dussintals medarbetare varje månad. Det är så arbetsflödeshantering stödjer skalbarhet.
I automatiserade arbetsflöden är dessutom uppgifterna inte helt beroende av någon enskild person. Projektledaren behöver till exempel inte förlita sig på HR-chefen för att introducera varje nyanställd. Istället sköter programvaran för automatisering av arbetsflöden jobbet, vilket frigör personal och andra resurser för uppgifter som faktiskt är beroende av deras insatser.
5 tips för arbetsflödeshantering
Om vi skulle dela med oss av våra hemligheter för att hantera arbetsflöden, skulle det vara dessa:
1. Använd programvara för arbetsflödeshantering
Arbetsflödeshanteringssystem hjälper dig att automatisera och hantera flera arbetsflöden utan ansträngning. Men det finns så många arbetsflödesappar att du måste veta vad du ska leta efter i ett arbetsflödesverktyg. Därför har vi sammanställt denna lista över funktioner som du måste ha:
- Automatisering av arbetsflöden: för att utföra repetitiva uppgifter automatiskt, för vad skulle annars vara poängen med att implementera arbetsflöden med annan programvara än den? Exempel: automatiskt påminna en uppdragstagare om att en uppgifts deadline närmar sig.
- Deadline-spårning: för att kontrollera projektleveranser och utföra åtgärder på förfallodatum, till exempel filtrera uppgifter efter leveransdatum eller dra och släppa uppgifter i en tidslinje för att justera deadlines.
- Prestationshantering: för att övervaka ditt teams produktivitet och processeffektivitet. Det är möjligt med hjälp av rapporter och processdata, såsom slutförda uppgifter eller det totala antalet uppgifter som teammedlemmarna har arbetat med.
- Anpassade uppgiftsstatusar: som du kan skapa och konfigurera efter dina behov. Till exempel är statusen ”Testning” inte relevant i en arbetsflödeshantering för rekrytering, men den är mycket relevant inom mjukvaruutveckling.
- Integrationer: för att hantera arbete på olika plattformar, till exempel tredjepartsprogramvara för kommunikation, fildelning och lagring, schemaläggning, tidrapportering och videokonferenser. Exempel: anordna ett konferenssamtal från ett verktyg för arbetsflödeshantering för att diskutera projektdetaljer med team på distans.
Kolla in ClickUp , vårt projektledningsverktyg som utmärker sig inom automatisering av arbetsflöden!
2. Använd mallar för uppgifter och arbetsflöden
Tänk dig hur tråkigt och ineffektivt det skulle vara att skapa och tilldela samma uppgift om och om igen. Istället måste du välja en programvara för arbetsflödeshantering som gör att du kan:
- Skapa en uppgift från en mall
- Ladda en uppgift från en mall
- Lägg till steg till en uppgift från en mall
- Spara en uppgift som mall (eller skapa egna uppgiftsmallar)
Men det är inte allt du behöver göra med mallar i programvara för arbetsflödeshantering. Du måste ha möjlighet att skapa din egen arbetsflödesmall. Här är ett exempel på ClickUps mall för processflödesschema.
Det är en flödesschemamall som innehåller de grafiska element du behöver för att representera vilken process som helst. På höger sida kan du se en anställningsprocess. Lägg märke till hur processen flyter från en simbana till en annan. Varje simbana symboliserar en intervenient och deras ansvar i processen.
3. Ställ in projektberoenden
Programvara för arbetsflödeshantering är inte effektiv utan projektberoenden. Uppgifter kan till exempel vara beroende av varandra och av dokument. Se till att det verktyg du väljer kan länka samman uppgifter som på något sätt är relaterade.
Annars kommer du inte att kunna koppla order till kunder eller felrapporter till användare. Din programvara för arbetsflödeshantering måste definiera rätt ordning mellan uppgifterna. Arbetsflödeshanteringens beroenden inkluderar:
- Väntande beroenden: pekar på de uppgifter som måste slutföras innan den aktuella uppgiften kan påbörjas.
- Blockering av beroenden: för uppgifter som inte kan påbörjas förrän den aktuella uppgiften är avslutad.
- Länka till beroenden: för att koppla samman uppgifter som är relaterade till varandra men inte är beroende av varandra.
4. Kontrollera framstegen med ett Gantt-diagram
För att noggrant kunna följa utvecklingen av arbetsflödeshanteringssystem finns det inget bättre än ett gammalt hederligt Gantt-diagram. Det är ett verktyg som visar din produktplan visuellt i en projekttidslinje. Och det är så mångsidigt att du kan göra allt detta med en Gantt-diagramvy i din arbetsflödeshanteringsprogramvara, till exempel:
- Schemalägg uppgifter och omplanera dem automatiskt genom att dra och släppa.
- Länka uppgifter genom beroenden
- Sortera och prioritera uppgifter
- Markera potentiella flaskhalsar i arbetsflödet
- Få framstegsprocent
5. Stöd sprintplanering
Det sista tipset handlar om en arbetsflödesmall som kan vara användbar för dig. Vi pratar om ClickUp Agile Scrum Management Template. Och arbetsflödeshanteringsprogramvara som innehåller en sådan mall ligger ett stort steg före andra.
Att du börjar dina vårplaneringsmöten med att skapa sprintar från en mall är en lättnad. Dessutom, eftersom Gantt-diagrammet är en översikt över arbetsflödet, innehåller det data från själva arbetsflödet, till exempel uppgifter.
Därför är det viktigt att använda den bästa programvaran för arbetsflödeshantering med anpassade Gantt-diagram som är lätta att läsa och redigera.
Bonusmallar för arbetsflödeshantering
Få din arbetsflödeshantering att fungera för dig
Arbetsflödeshantering är mycket effektivt för ditt team för att uppnå otroliga produktivitetsnivåer. Men utan arbetsflödesprogramvaran blir projektledningsprocesserna för uppgifter, teamresurser och aktuell tillgänglighet ännu svårare.
Om du använder rätt verktyg för arbetsflödeshantering blir projektledningen mycket enklare. Lyckligtvis erbjuder ClickUp en mängd anpassnings- och automatiseringsmallar som gör din arbetsflödeshantering ännu enklare.
Välj bland ClickUps över 15 anpassningsbara vyer för arbetsflödeshantering och detaljerade automatiseringsfunktioner för att... ja, automatisera processer så att du slipper göra det manuella arbetet!
Vill du ta kontrollen?
Skapa din arbetsyta idag i ClickUp helt gratis! Importera uppgifter från annan projektlednings- eller arbetsflödeshanteringsprogramvara för att få en bättre uppfattning om hur ClickUp kan anpassas efter dina önskemål.