{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är processhantering?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Processhantering analyserar befintliga processer inom en organisation, definierar och beskriver nya processer samt kontrollerar genomförandet av både befintliga och nya processer för att säkerställa att de slutförs enligt beskrivningen. " } } ] }
Saken är den att vi på ClickUp är processmänniskor. Och det borde du också vara! Vet du varför?
Väl definierade affärsprocesser hjälper organisationer att identifiera hur de fungerar. De hjälper också ledare att förstå hur man driver företag mer effektivt.
Men det bästa med affärsprocesser är deras förmåga att stärka företag. Vilket framgångsrikt företag har egentligen en ineffektiv verksamhet? Just det! Inget.
Sedan behöver du bara lära dig grunderna i processhantering – närmare bestämt affärsprocesshantering (BPM). Det är därför vi har sammanställt den här artikeln åt dig.
Du får lära dig vad affärsprocesshantering är, varför det är viktigt och vad det innebär. Du kommer att uppskatta de mallar och exempel vi har sammanställt åt dig samt våra förslag på hur du kan optimera dina affärsprocesser med rätt verktyg.
Låt oss börja direkt så att du kan påskynda dina affärsprocesser så snart som möjligt!
Vad är processhantering?
Processhantering analyserar befintliga processer inom en organisation, definierar och beskriver nya processer samt kontrollerar genomförandet av både befintliga och nya processer för att säkerställa att de slutförs enligt beskrivningen.
Det slutgiltiga målet med allt detta är att förbättra – eller optimera – affärsprocesserna. Men vad är egentligen en affärsprocess?
En affärsprocess är en sekvens av uppgifter (eller steg) som utförs av en eller flera roller för att producera resultat och därmed uppnå ett mål. Och om målet till exempel är att nå en milstolpe, då är en affärsprocess en definition av hur man tar sig från en milstolpe till nästa.
Exempel på processhantering
Man kan enkelt dra slutsatsen att affärsprocesshantering är ett uttryck för lagarbete, eftersom det kan involvera flera personer. Och det är deras samarbete som team eller organisation som gör att affärsprocessen kommer till liv.
Exempel på processhantering nr 1: Hantera en onlinebeställning av munkar
- En kund lägger en onlinebeställning på 100 munkar.
- Butikschefen accepterar beställningen och kunden kan kontrollera beställningsstatusen.
- Finns det tillräckligt med munkar redo att packas? Ja: Din personal packar munkarna. Nej: En anställd bakar tillräckligt med munkar för att uppfylla beställningen, medan en annan förbereder dem.
- Ja: Din personal packar donuts
- Nej: En anställd bakar tillräckligt med munkar för att uppfylla beställningen, medan en annan förbereder dem.
- En anställd utfärdar ett kvitto, packar donuts och uppdaterar orderstatusen till Klar.
- En anställd överlämnar de packade munkarna till budet.
- Kuriren uppdaterar orderstatusen till Levererad.
- Ja: Din personal packar donuts
- Nej: En anställd bakar tillräckligt med munkar för att uppfylla beställningen, medan en annan förbereder dem.
Exempel på processhantering nr 2: Introduktion av en ny medarbetare
- HR får det undertecknade anställningsavtalet från kandidaten
- HR-teamet skapar en personalakt och skickar den till IT-avdelningen för kontoinställning.
- IT-avdelningen konfigurerar e-post, dator och lösenord för den nya medarbetaren.
- HR planerar ett introduktionsmöte och skapar ett utbildningsschema för den nya medarbetaren.
- Den nya medarbetaren deltar i introduktionskursen och påbörjar sin utbildning.
- Efter att ha genomgått utbildningen börjar den nya medarbetaren arbeta med tilldelade uppgifter under handledning av sin chef.
- Chefen utvärderar medarbetarens framsteg under de första veckorna och ger feedback till HR.
Exempel på processhantering nr 3: Produktutveckling
- Ett team identifierar ett kundbehov eller en lucka på marknaden
- Teamet genomför forskning för att förstå behovet/bristen och möjliga lösningar.
- Baserat på forskning skapar teamet en produktutvecklingsplan som inkluderar tidsplaner, roller och nödvändiga resurser.
- Teamet utformar produkten och skapar en prototyp för testning.
- Prototypen testas med potentiella kunder för att samla in feedback och göra förbättringar.
- Slutprodukten skapas och lanseras på marknaden.
- Teamet samlar in och analyserar data om försäljning, kundfeedback och nödvändiga förändringar som behöver göras för framtida produktuppdateringar.
Om du undrar vad som saknas eller vad som skulle kunna göras annorlunda i processen är vi stolta över dig! För du har fattat andemeningen med affärsprocesshantering.
Bonus: Verktyg för processkartläggning
Varför är affärsprocesshantering viktigt?
Om du tar arbetseffektivitet på allvar – vilket vi tror att du gör – måste du vara intresserad av affärsprocesshantering. Det är så du når dina affärsmål smidigt, snabbare och med färre resurser.
Utan ordentlig affärsprocesshantering vet inte alla vem som är ansvarig för vilka uppgifter i ett projekt. Detta blir bara ännu mer utmanande när ytterligare team läggs till i ekvationen.
Team behöver absolut insyn i processen i alla skeden när flera grupper är inblandade. Processhantering knyter samman alla rörliga delar i en organisation för att leverera värde till projektets intressenter och, i slutändan, till verksamheten.
Processhanteringens 5 steg
Processhanteringsprocesser som slösar bort onödig tid eller resurser är ineffektiva. Du måste antingen göra dem effektiva eller eliminera dem.
Men här är haken: Att identifiera och förbättra ineffektiva processer är en utmaning. Du vet nämligen att när en process blir inrotad i en organisation, väcker förändringar minst sagt motstånd. Tyvärr måste du ändå kontinuerligt förbättra processerna i ditt företag.
För att göra det följer du livscykeln för affärsprocesshantering:
Steg 1: Planera
I denna fas måste du börja med att analysera företagets affärsstrategi. Det är den riktning som din organisation vill ta för att uppnå sina mål i framtiden. Och denna kunskap kommer att styra hela livscykeln för affärsprocesshantering – den är dess hörnsten.
För att få en processhanteringsplan på plats måste du först:
- Förstå företagets aktuella affärsmål, målsättningar och strategi
- Identifiera de affärsprocesser som finns inom organisationen och skilj mellan vad som redan har analyserats, definierats och beskrivits och vad som inte har det.
- Upptäck de affärsregler som styr alla dessa processer.
- Upptäck om och var varje process har svagheter, såsom flaskhalsar, redundanser eller höga kostnader.
- Avgör om varje process stämmer överens med dina slutsatser från nr 1.
Beroende på de insikter dessa steg ger dig har du sedan några alternativ för vad du kan göra härnäst. Du kan antingen:
- Design och affärsprocess dokumenterar de identifierade befintliga processerna
- Uppdatera eller komplettera de processer som inte stämmer överens med dina mål, syften eller strategier, som saknar viktiga affärsregler eller som innehåller svagheter och ineffektiviteter.
SKÖLJ OCH UPPREPA Proffstips: Se till att upprepa processplaneringsfasen minst en gång om året, eftersom nya processer kan dyka upp. På så sätt är du alltid uppdaterad om din affärsprocess.
Steg 2: Modell
Under denna fas måste du utforma och representera affärsprocesser, med tanke på att de samordnar åtgärderna för olika roller, system (inte nödvändigtvis alltid tekniska), information och objekt (beroende på din verksamhet).
Och med designa menar vi att konceptualisera varje process och bokstavligen rita ett arbetsflöde (eller en uppsättning arbetsflöden) för den. Visuellt sett är det diagram eller flödesscheman som kan byggas in i avancerade projektledningsverktyg som ClickUp!
Om du läser eller hör talas om arbetsflödeshantering beror det på att affärsprocesser representeras med arbetsflöden (ibland många arbetsflöden). Men affärsprocesshantering är mer än att skapa och optimera arbetsflöden, vilket är fokus för arbetsflödeshantering.
Tänk också på att processhanteringsspecialister ofta skapar arbetsflödesdiagram med Business Process Model and Notation (BPMN).
Kolla in vårt bästa urval av exempel på arbetsflöden !
Steg 3: Genomförande
För att implementera de affärsprocesser du tidigare utformat måste du använda ett BPM-verktyg. Här är två viktiga steg som vi rekommenderar att du följer när du genomför processerna med det verktyg du väljer:
- Testa varje nyutvecklad process med några deltagare från ett enda team eller en enda avdelning.
- Låt resten av organisationen gradvis anamma processen
Denna försiktiga strategi för processgenomförande minimerar effekterna av eventuella konstruktionsfel.
Steg 4: Övervaka
Fungerar dina affärsprocesser? Okej. Då måste du analysera dem för att se exakt hur de fungerar.
Processövervakning hjälper dig att identifiera flaskhalsar, repetitiva uppgifter och andra problem som måste åtgärdas. På ett djupare plan innebär övervakning av en aktuell process att man noggrant granskar varje del av den. Automatisering av affärsprocesser eliminerar det manuella arbetet med dessa repetitiva uppgifter.
Målet är att identifiera vilka delar som fungerar bra och vilka som behöver förbättras (samt vilken typ av förbättringar som behövs). Att analysera din kund- eller klientonboardingprocess är ett effektivt sätt att avgöra hur dess genomförande kan påverka dina kunders engagemangsnivåer.
Du kan också få indikationer på att något är fel med processen genom att utvinna händelseloggdata från de informationssystem som är involverade i onboarding. Det skulle vara ett datadrivet tillvägagångssätt för att förstå processprestanda.
Det kan också göra det möjligt för dig att automatiskt upptäcka nya processer från processanalysdata. Men hur analyserar man egentligen processer? Med ett verktyg för övervakning av affärsprocesser.
Precis som ett blodprovsresultat utvärderar ett sådant verktyg hälsan hos dina processer. Det kan till exempel utvärdera kundnöjdhet, cykeltid, intäkter, produktivitet och många andra mått.
Precis som en hälsokontroll måste du dock upprepa den varannan vecka eller varannan månad. Annars kanske du först inser att dina processer är ineffektiva när det är för sent att undvika processfel (med alla därmed förknippade kostnader och nackdelar).
Se till att verktyg för automatisering av affärsprocesser används för att minska den tid det tar att utföra ditt dagliga arbete. Hela din processhanteringsplan behöver uppmärksamhet inom specifika områden – mer än andra.
Steg 5: Optimera
Optimeringsfasen – eller kontrollfasen – handlar om att finjustera de affärsprocesser som behöver förbättras. På så sätt håller du dem effektiva och uppnår ditt företags affärsmål och din övergripande processhanteringsplan.
Några exempel på processhanteringsoptimering kan vara:
- Eliminera överflödiga uppgifter eller processer
- Automatisera arbetsflöden
- Förbättra kommunikationen mellan processdeltagare med lämpliga affärsverktyg
Och glöm inte att övervaka de processer som du har optimerat! Det är trots allt en cykel.
Processhanteringsmallar för att komma igång direkt
Låt oss återgå till tanken att du kan optimera affärsprocesser genom att effektivisera arbetsflöden. Och att du effektiviserar arbetsflöden med automatisering.
Processhanteringsmallar är en av grunderna för automatisering av arbetsflöden. De tre mallarna nedan är de vi rekommenderar att du tittar på när du först börjar med arbetsflödeshantering.
1. ClickUp PDCA-processens whiteboardmall
Om du är intresserad av kvalitetshantering känner du redan till PDCA-cykeln (planera, göra, kontrollera, agera) – eller cykeln för kontinuerlig förbättring. Men den här PDCA-mallen för whiteboard från ClickUp kommer att lyfta din PDCA-processhanteringsplan till en helt ny nivå.
Använd den för att kategorisera uppgifter i de fyra stegen i PDCA-cykeln. Det kanske låter dumt att använda en mall istället för penna och papper, men lita på oss.
Denna whiteboardmall använder programvara för affärsprocesshantering och gör mer än att dela upp uppgifter i mindre steg. PDCA-whiteboarden stöder genomförandet av PDCA-processer för bättre projektledning.
2. ClickUp-mall för dokument om företagsprocesser
Med ClickUps mall för processdokumentation har det blivit mycket enklare att dokumentera affärsprocesser. Använd mallen för att dokumentera standardrutiner (SOP), till exempel stegen för att begära ledighet för processförbättring.
Det är en sak att definiera uppgifterna i ditt arbetsflöde, men en helt annan att veta exakt vad du ska göra för att slutföra uppgiften.
För mer information, prova dessa mallar för processdokument!
3. ClickUp-mall för affärsprocesser och rutiner
När ditt företag börjar genomföra affärsprocesser med BPM-programvara kan du använda denna mall för processer och procedurer från ClickUp för att få en översikt över dina interna processer genom att:
- Få detaljerad information om processförbättringar genom förfallodatum, prioriteringar, slutförandegrad och antal slutförda uppgifter (med processerna grupperade, till exempel efter avdelning).
- De uppgifter som kräver skapande av dokument och i vilket skede dessa dokument
- Hur processerna kommer att flöda in i varandra genom ett projektledningssystem
Bonus: SOP-programvara!
Optimera processhantering med hjälp av programvara för hantering av affärsprocesser
En BPM-svit – som består av många olika BPM-programvaror – hjälper dig att implementera alla steg i affärsprocesshanteringen. Innan vi avslutar vill vi berätta om några av fördelarna med BPM och projektledningsverktyg (som ClickUp).
- De automatiserar arbetsflöden: Förverkliga alla företagets affärsprocesser och eliminera manuellt och repetitivt arbete med fördefinierade och anpassade automatiseringar.
- De stöder samarbete: Förtydliga procedurer utan att förlora processens sammanhang eller e-postmeddelanden som en nål i en höstack. BPM-verktyg gör det möjligt för teammedlemmar att kommentera uppgifter och bifoga filer till dessa uppgifter. De gör det till och med möjligt att konvertera kommentarer till uppgifter!
- De erbjuder rapporter: Tillhandahåller omfattande processdata som du kan lita på för att verifiera om du har utformat dina processer på ett effektivt sätt. Dessa rapporter bryter ner ett teams prestanda, så att du kan kontrollera deras produktivitet under en viss period.
Fördelarna med automatisering av affärsprocesser
De fem stegen i affärsprocesshantering är nödvändiga steg mot automatisering. Och BPM-verktyg som ClickUp hjälper dig att automatisera uppgifter och arbetsflöden, vilket är anledningen till att vi här vill lyfta fram fördelarna med automatisering av affärsprocesser:
- Tids- och kostnadseffektivitet: Att automatisera repetitiva uppgifter sparar tid och pengar, vilket gör att medarbetarna kan fokusera på viktigare uppgifter.
- Ökad konsekvens och noggrannhet: Automatisering minskar mänskliga fel, vilket resulterar i större konsekvens och noggrannhet i processerna. Detta leder också till ökad kundnöjdhet.
- Effektiviserade processer: Automatisering av affärsprocesser hjälper till att effektivisera processer, eliminera onödiga steg och förenkla procedurer.
- Realtidsdata: Med automatiserade processer kan du samla in realtidsdata som hjälper dig att fatta mer välgrundade affärsbeslut.
Vanligtvis kan du anpassa rapporterna med widgets som informerar dig om slutförda uppgifter, antalet uppgifter som har bearbetats, medlemmar med oavslutade uppgifter, tidsuppskattningar, spårad tid och många andra mått.
Prova ClickUp och hör av dig till oss och berätta vad du tycker om det. Vi ser fram emot att få veta vart du vill nå med processhantering!