Vi vet att alla organisationer består av flera rörliga delar. ♻️
Men för att din organisation ska vara framgångsrik och produktiv måste dessa olika delar fungera i samklang med varandra.
Precis som en Honda CRV från 2008 som fortfarande går som ny, är rutinmässiga kontroller, justeringar, tester och daglig skötsel nödvändiga för att teamen ska kunna prestera på topp.
Men hur ser man till att alla medlemmar i varje team alltid är på samma sida?
Ange: dina standardrutiner (SOP).
Att ha en grundlig, tillgänglig och lättförståelig SOP är mer än en personalhandbok eller ett långt dokument som definierar företagets ”regler”.
Det är en resurs för att samordna och informera teammedlemmarna om grundläggande förväntningar och hur de kan utföra sitt arbete på det mest produktiva sättet.
Att skapa en detaljerad SOP som anställda enkelt kan navigera i är ingen liten bedrift, men lyckligtvis finns det sätt att kontrollera att alla dina SOP-ankor är i ordning. 🦆
Säg hej till mallar för standardrutiner.
Läs vidare för att få tillgång till 10 kostnadsfria SOP-mallar för ClickUp, Google Docs och Microsoft Word. Dessutom några viktiga vanliga frågor om SOP, fördelar och tips.
Vad är en standardrutin (SOP)?
En standardiserad arbetsrutin (SOP) är en uppsättning instruktioner på medelhög till hög nivå som dokumenterar hur en organisation eller ett team ska utföra specifika uppgifter.
Tänk på din SOP som en steg-för-steg-guide som definierar en specifik process – ungefär som den instruktionsmanual som medföljde din Ikea-byrå. 🔨
Huvudsyftet med standardiserade arbetsrutiner är att öka teamets effektivitet och samordning genom att minska missförstånd och oklarheter i de dagliga processerna.
Du kan väl inte förvänta dig att nya teammedlemmar ska lyckas och hålla jämna steg med sin arbetsbelastning utan någon form av instruktioner som guidar dem? Självklart inte! De måste lära sig hur allt fungerar först. Men SOP:er är inte bara till för nya teammedlemmar, de är till för alla. 🤝
10 kostnadsfria SOP-mallar i Word, Google Docs och ClickUp
Att starta en SOP från grunden kan vara skrämmande, men det behöver inte vara så.
Även om du har skrivit standardrutiner i flera år är SOP-mallar ett utmärkt sätt att få teamet att arbeta snabbare, hjälpa dig att få en ny syn på processen och säkerställa att alla grunder är täckta.
Dessutom är många av dem gratis! *💸
Här är 10 av våra favoritmallar för standardrutiner för ClickUp, Microsoft Word och Google Docs. Dessa mallar stöder en mängd olika användningsfall och är utrustade med de funktioner som är nödvändiga för alla dina SOP-behov.
1. Standardmall för SOP från ClickUp
Denna användarvänliga SOP-mall från ClickUp är perfekt för att komma igång snabbt. 💨
Oavsett om du vill implementera en ny procedur i ett sammansvetsat team eller i hela företaget är denna SOP-mall något för dig. Med en översiktlig beskrivning som täcker alla möjliga vinklar hjälper denna ClickUp-mapp dig att organisera dina SOP:er på ett enkelt och hanterbart sätt.
I denna SOP-mall finns fyra avsnitt med rubrikerna Översikt, Vem, Var och När, så att alla som använder SOP:en direkt förstår hur den fungerar.
2. HR SOP-mall från ClickUp
Om du har följt de senaste trenderna inom HR-automatisering (skyldig) vet du att personalavdelningen (HR) står inför avgörande och spännande förändringar. En avdelning som länge har dominerats av manuella affärsprocesser börjar nu anamma nya sätt att automatisera repetitiva uppgifter. 🙌🏼
Att ha en flexibel HR-mall som denna HP SOP-mall från ClickUp är ett utmärkt sätt att snabbt definiera nya automatiserade processer för nyanställningar och distribuera informationen till hela avdelningen.
Hantera alla dina HR-utmaningar med denna SOP-mall som organiserar alla dina HR-processer från rekrytering till avgång med hjälp av ClickUps digitala whiteboards.
3. SOP-mall för marknadsföring från ClickUp
Varje framgångsrik marknadsföringskampanj består av otaliga insatser. Det krävs verkligen mycket tid, ansträngning och noggrant övervägande för att ta fram en genomtänkt och engagerande marknadsföringsstrategi. Med så många olika delar är en SOP avgörande.
Denna SOP-mall för marknadsföring från ClickUp är perfekt för att förenkla komplexa operativa procedurer för kampanjer till strukturerade ClickUp Docs som alla teammedlemmar enkelt kan referera till när som helst.
Denna SOP-mall ger dig grunderna till en detaljerad och tydlig SOP för marknadsföringsprojektledning, förpackad i ClickUps samarbetsvänliga och engagerande dokumentredigerare. ClickUp Docs har många funktioner för styling, anpassning och formatering som ger ditt team all information och alla resurser de behöver för att leverera jämn kvalitet i alla marknadsföringsprojekt.
Bonus: Skapa SOP:er med AI!
4. Mall för SOP för ideella organisationer från ClickUp
Finns det något bättre sätt att ge liv åt din SOP än genom en standardiserad mall som är både genomarbetad och visuellt tilltalande?
SOP-mallen för ideella organisationer från ClickUp är den mallen.
Denna nybörjarvänliga ClickUp Doc hjälper dig att upprätta en omfattande plan för ett effektivt genomförande av ideella projekt. Det är dags att du och ditt team en gång för alla säger adjö till frågorna ”Vad gör vi nu?”.
5. SOP-mall för restauranger från ClickUp
Det finns inget bättre sätt att organisera och visualisera SOP:er för restauranger än med denna SOP-mall för restauranger från ClickUp.
Denna anpassningsbara SOP-mall fungerar som den ultimata informationskällan för en effektiv och framgångsrik drift av en restaurang.
6. SOP-mall för medicinsk tekniker i Microsoft Word
Om du för närvarande leder ett team av medicintekniker kan en mall som denna SOP-mall för medicintekniker i Microsoft Word hjälpa dig att etablera dina komplexa interna processer på ett sätt som är lätt att följa.
7. Mall för standardrutiner i Microsoft Word
Mallen för standardrutiner i Microsoft Word täcker alla områden som du behöver inkludera när du kommunicerar rutiner för ditt team. Redigera bara exemplet i Word-dokumentet för att anpassa SOP-mallen till ditt specifika användningsfall.
8. Mall för företagets SOP i Microsoft Word
SOP-mallen för företag från Microsoft Word har utformats för att kunna användas i flera olika sammanhang. Oavsett om du vill fastställa grundregler för granskning av allt från medicinsk utrustning till marknadsföringsaktiviteter kan denna SOP-mall hjälpa dig att uppnå detta.
Denna resurs fungerar både som en skrivmall och en användarhandbok med markerad text i varje avsnitt som förklarar hur varje uppgift ska hanteras. Mycket trevlig detalj, Microsoft Word.
9. Standardmall för SOP från Google Docs
Och till alla våra G Suite-team där ute...
Denna SOP-mall i Google Docs är enkel och tydlig. 🙌🏼
... Det är också i princip den direkta konkurrenten till Microsoft Word-SOP-mallen som listas ovan.
De har ett attraktivt och intuitivt format med välstrukturerade underavsnitt för procedurdetaljer, syfte, omfattning och revisionshistorik – perfekt för roller som kräver stegvis övervakning.
10. Enkel SOP-mall i Google Docs
Denna SOP-mall i Google Docs är indelad i sju avsnitt med tydliga instruktioner om hur du fyller i dem.
Segmenten inkluderar Syfte (vad processen heter), Omfattning (vem den är avsedd för) och Ansvar (medarbetare som ansvarar för att hantera de viktigaste aspekterna av SOP), för att nämna några.
Fördelar med att skapa en SOP
Att skapa en tydlig SOP är det första steget i effektiv arbetsflödeshantering, eftersom den fastställer teamets förväntningar och tydliga instruktioner som medlemmarna kan hänvisa till när som helst. Genom att skriva SOP:er för varje process inom ett arbetsflöde kan du hjälpa ditt team att leverera kvalitetsresultat snabbare.
📮ClickUp Insight: Vi har nyligen upptäckt att cirka 33 % av kunskapsarbetare skickar meddelanden till 1–3 personer dagligen för att få den information de behöver. Men tänk om du hade all information dokumenterad och lättillgänglig?
Med förstklassiga SOP:er och ClickUp Brains AI Knowledge Manager vid din sida blir kontextväxling ett minne blott. Ställ bara frågan direkt från din arbetsyta, så hämtar ClickUp Brain informationen från din arbetsyta och/eller anslutna tredjepartsappar!
Här är en sammanfattning av andra viktiga fördelar med SOP:
Ökad efterlevnad över hela linjen
Betrakta din SOP som en källa till sanning för att förstärka de bästa metoder som teammedlemmarna bör följa hela tiden.
Detta eliminerar inte bara extra eller onödiga steg i en process, utan verifierar också att ditt företag uppfyller viktiga krav och riktlinjer.
Förbättrade onboardingprocesser
SOP:er är särskilt användbara när nya teammedlemmar anställs – anställda som förstår förväntningarna på sina roller är i slutändan gladare, mer bekväma och mer produktiva med den nivån av transparens från början.
Underlätta kvalitetskontroll
Om din SOP är välskriven och lätt att följa spelar det ingen roll vem som är på jobbet en viss dag. Lättförståeliga instruktioner om processdetaljer hjälper medlemmarna att ta ansvar för det arbete de utför varje dag och att hålla teamets långsiktiga mål i fokus för varje projekt.
Standardiserad utbildning
SOP:er sätter ribban – de definierar de steg och ansvarsområden som ingår i en process så att den kan utföras på samma sätt varje gång. De är inte bara till hjälp för dem som utför en viss uppgift, utan också en tillgång för dem som utbildar nya teammedlemmar.
Särskilt när det gäller rutinmässiga åtgärder är det lätt att glömma bort senaste uppdateringar eller små detaljer. SOP:er blir då en handledning när du guidar en ny teammedlem genom en uppgift som du har utfört i åratal.
Typer av SOP-format
SOP:er fastställer standarden för affärsprocesser, men de är inte begränsade till ett enda format. Det finns flera typer av SOP:er och beroende på ditt syfte, din arbetsstil, teamets storlek och målgruppen kan din SOP ta många former.
Checklista
Checklistor för SOP är lätta att skriva, lätta att förstå och lätta att fylla i.
En stor fördel med denna SOP-stil…
Checklistor behöver inte följas i en specifik ordning. Det viktigaste är att alla punkter på listan är avbockade och verifierade innan du går vidare.
Detta SOP-format är särskilt användbart för enkla affärsprocesser eller som en sista genomgång innan ett projekt skickas för slutgiltigt godkännande. ✅
Steg-för-steg-lista
En steg-för-steg-lista liknar en checklista, men kräver att processen följer en specifik ordning.
Hela proceduren beskrivs från början till slut med korta, lättförståeliga steg.
Team som utför enkla men tidskänsliga processer har stor nytta av detta SOP-format. ⏱
Hierarkisk lista
De två första formaten passar bäst för enkla processer, medan ett hierarkiskt SOP-format är det bästa valet för komplexa flerstegsprocedurer som kräver ytterligare information eller komplexa uppgifter.
Det första steget i en SOP för introduktion av nya medarbetare kan till exempel vara att be en ny medarbetare att skapa ett användarkonto. I den hierarkiska liststrukturen skulle det steget innehålla alla uppgifter som ingår i det steget, inklusive saker som:
- Ange ett användarnamn
- Skapa ett lösenord
- Fyll i en profil
Om dina processer ofta innefattar deluppgifter, flera godkännanden eller uppgiftsberoenden kan det här formatet vara ett bra val!
Flödesschema
Flödesscheman är mycket visuella representationer av ditt arbetsflöde och som ett SOP-format hjälper de teamet att förstå hur varje steg i en process hänger ihop med varandra.
Ett flödesschema ger inte bara medarbetarna bättre insikt i hur den övergripande processen fungerar, utan hjälper dem också att förstå hur deras del av processen bidrar till helheten.
Hur man skriver en SOP (steg för steg)
SOP-mallar är ett utmärkt sätt att snabbt komma igång med att skriva arbetsrutiner. De ger dig en grundläggande struktur som du kan fylla i och anpassa efter behov – men vad ska din standardarbetsrutin (SOP) egentligen innehålla?
Om du aldrig har skapat en från grunden tidigare eller inte har tillgång till SOP-mallar är detta en viktig fråga. ⏰
Lyckligtvis har vi redan gjort vårt hemarbete även på det området. Följ dessa steg-för-steg-instruktioner för att utveckla din användarorienterade SOP:
Känn till ditt mål: Fråga dig själv vad det kommer att ge teamet, hur det kommer att förbättra teamets upplevelse och om det kommer att uppfylla företagets standarder. Att veta vad du vill uppnå med din SOP hjälper dig att identifiera en bra utgångspunkt.
Definiera slutanvändaren: Det vill säga, lär känna din målgrupp. Vem är denna SOP avsedd för?
Gör det till en samarbetsprocess: De bästa SOP:erna skrivs i team. Feedback gör bara din SOP starkare och mer detaljerad. Dessutom kommer du sannolikt att få bättre idéer om hur du kan utföra uppgifter mer effektivt.
Bestäm omfattningen och formatet för SOP: Komplexiteten i den procedur du definierar i SOP avgör dess format. Det bästa är att tänka enkelt – hur kan du bryta ner din process på ett så enkelt sätt som möjligt?
Börja med en översikt: En översikt hjälper dig att fastställa de viktigaste punkterna som din SOP måste innehålla innan du börjar skriva. Det hjälper dig också att hålla dig på rätt spår och eventuellt slippa några omgångar av redigeringar innan din SOP godkänns!
Dessa tips hjälper dig att få rätt inställning för att skapa en omfattande SOP, även med hjälp av en mall, men om SOP-mallar inte är din grej finns det också några nödvändiga element att tänka på.
Bonus: Programvara för personalhandbok
Viktiga delar av en SOP
Särskilt om du skapar det första utkastet eller beskriver en ganska enkel process, kommer dessa nio SOP-dokumentelement att hjälpa dig att göra ett bra jobb.
Om du är redo, öppna ett ClickUp Doc och följ med!
- Rubrik: Denna ska innehålla titel, dokumentnummer och version. Rubriken måste tydligt och kortfattat identifiera den aktuella aktiviteten.
- Syfte: Definiera dokumentets syfte. Försök att hålla det under två meningar.
- Omfattning: Definiera vem eller vad processen gäller
- Referenser och relaterade dokument: Inkludera alla nödvändiga dokument eller referenser som behövs för att förstå och genomföra processen på ett effektivt sätt.
- Definitioner: Förklara alla termer som din målgrupp kanske inte är bekant med och skriv ut alla förkortningar och akronymer.
- Roller och ansvarsområden: Definiera de roller som ansvarar för att genomföra processen.
- Procedur: Inkludera endast de steg som är nödvändiga för att uppnå målet med proceduren. Kom ihåg att det är kvaliteten som räknas, inte kvantiteten.
- Revisionshistorik: Detta avsnitt är avsett för att registrera ändringar som gjorts i en procedur samt motiveringen till dessa ändringar.
- Godkännandesignatur: Detta avsnitt finns vanligtvis på baksidan eller i slutet av ett dokument, men alla SOP:er kräver inte en sådan. Godkännandesignaturer kan inkludera författaren, granskaren eller den ansvarige ledaren.
Exempel på SOP
Nu när du är bekant med grunderna för att skapa SOP:er, låt oss titta på några specifika exempel för olika användningsfall. I varje exempel kommer vi att illustrera hur de nio nyckelelementen i en SOP kan användas effektivt för att strukturera och styra processen. Kom ihåg att detta är exempel på SOP:er, och att dina SOP:er bör anpassas efter din organisations unika behov och arbetsflöden.
SOP för introduktion av nyanställda
- Rubrik: Introduktion av nya medarbetare.
- Syfte: Att säkerställa en smidig integration av nya medarbetare.
- Omfattning: Gäller alla avdelningar som är involverade i rekryteringsprocessen.
- Referenser och relaterade dokument: Anställningserbjudanden, anställningsavtal, HR-strategier.
- Definitioner: Termer som är relevanta för onboardingprocessen (HR, uppsägning, rekrytering etc.)
- Roller och ansvarsområden: HR-avdelningen ansvarar för att ordna inledande utbildningar, respektive avdelningar och teamledare ansvarar för att tillhandahålla jobbspecifik utbildning.
- Procedur: Steg-för-steg-genomgång av introduktion, utbildning, dokumentation etc.
- Revisionshistorik: Alla ändringar eller uppdateringar av onboardingprocessen.
- Godkännandesignatur: Signaturrader för HR-chef, avdelningschefer och VD.
SOP för mjukvaruutveckling
- Rubrik: Mjukvaruutveckling
- Syfte: Att säkerställa konsekvens i mjukvaruutvecklingscykeln.
- Omfattning: Programvaruutvecklingsteam och relaterade intressenter.
- Referenser och relaterade dokument: Kodningsstandarder, Projektkrav, Designdokument.
- Definitioner: Termer relaterade till mjukvaruutveckling (versionskontroll, API:er, felsökning etc.)
- Roller och ansvarsområden: Projektledare, arkitekter, utvecklare, testare etc.
- Procedur: Sekvens av mjukvaruutvecklingsaktiviteter – planering, design, kodning, testning, distribution.
- Revisionshistorik: Versionsuppdateringar, buggfixar, patchuppdateringar.
- Godkännandesignatur: Signaturrader för projektledare, utvecklingsgruppsledare eller motsvarande.
SOP för designgranskning
- Rubrik: SOP för designgranskning
- Syfte: Säkerställa konsekvens och standardisering vid genomförandet av designgranskningar.
- Omfattning: Gäller alla steg i designprocessen.
- Referenser och relaterade dokument: Projektspecifikationer, originaldesign dokument, kundfeedback.
- Definitioner: Termer som används i designprocessen (wireframes, mock-ups, användargränssnitt etc.)
- Roller och ansvarsområden: Projektledare, designteam, kunder, intressenter.
- Procedur: Steg-för-steg-process som beskriver hur designgranskningar genomförs, feedback samlas in och ändringar implementeras.
- Revisionshistorik: Ändringar och justeringar av designen, uppdaterade baserat på feedback och nya iterationer.
- Godkännandeunderskrift: Godkännande från chefsdesigner, projektledare och kunder/intressenter.
Bästa praxis för användning av en SOP-mall
Prioritera tydlighet: Prioritera enkelhet och tydlighet i varje steg i din SOP. Kom ihåg att syftet är att proceduren ska vara lätt att förstå för användarna och minimera utrymmet för tolkning.
Använd bilder: Förutom text kan bilder som flödesscheman, diagram och illustrationer vara till stor hjälp för att beskriva en process eller ett steg, särskilt när det gäller komplexa procedurer.
Bekanta dig med lagkrav: Vissa branscher kan ha specifika lagkrav för SOP:er. Se till att din SOP uppfyller alla regler som gäller för din bransch.
Testa din SOP: När din SOP är klar bör du överväga att göra några testkörningar innan du implementerar den fullt ut. På så sätt kan du upptäcka eventuella problem och säkerställa att SOP:en kan genomföras enligt beskrivningen.
Håll den uppdaterad: Se till att din SOP förblir relevant. Om det sker en förändring i processen eller ett steg, uppdatera SOP:en i enlighet med detta. Regelbundna granskningar kan hjälpa till med detta.
Utbilda din personal: Att bara ha en SOP garanterar inte att den följs. Se till att utbilda din personal ordentligt så att de förstår SOP:en och vet hur den ska användas på rätt sätt.
Inkludera en feedbackloop: Glöm inte att inkludera en mekanism för feedback. Feedback från SOP-användarna är ovärderlig för att förbättra dokumentet över tid.
Vem har nytta av att använda standardiserade arbetsrutiner?
Kundtjänstteam: Standardiserade arbetsrutiner (SOP) är viktiga för kundtjänstteam för att säkerställa att alla interaktioner med kunderna är professionella och konsekventa. Detta dokument beskriver processen för hantering av kundförfrågningar, såsom återbetalningar eller returer, så att teammedlemmarna kan ge bästa möjliga service.
Företag: Med standardiserade arbetsrutiner (SOP) kan företag hålla ordning och se till att alla uppgifter utförs i rätt tid. Detta dokument hjälper dem att följa upp framstegen och säkerställa att alla berörda parter är medvetna om eventuella förändringar eller uppdateringar som är nödvändiga för projektet.
Effektivisera processer med en SOP-mall
Att utarbeta en grundlig standardrutin kan vara en lång process, men en flexibel SOP-mall är ett utmärkt sätt att maximera din tid medan du utvecklar denna förstklassiga resurs.
Oavsett vilken arbetsstil du föredrar finns det en SOP-mall som passar dig. Men om du letar efter ett alternativ som är både kraftfullt och kostnadseffektivt bör du börja med ClickUp. Utöver ClickUps färdiga SOP-mallar kan du använda ClickUps AI-assistent, ClickUp Brain, för att skapa en SOP på några sekunder med hjälp av dina uppgifter och mål!
De standardiserade arbetsprocedurmallarna i denna lista är bara en bråkdel av ClickUps omfattande mallbibliotek för alla användningsområden – för att inte tala om dess omfattande uppsättning produktivitetsfunktioner och anpassningsbara projektledningsverktyg som finns tillgängliga i alla prisplaner.
Med över 15 anpassningsbara arbetsflödesvyer, otaliga sätt att automatisera repetitiva uppgifter och över 1 000 integrationer för att effektivisera dina processer är ClickUp den ultimata plattformen för att skapa detaljerade SOP:er för team och företag av alla storlekar.
Få tillgång till massor av anpassningsbara och samarbetsinriktade SOP-verktyg, inklusive ClickUp Docs och Whiteboards, plus obegränsat antal uppgifter och medlemmar helt utan kostnad när du registrerar dig för ClickUps Free Forever Plan.
Så, vad väntar du på? Kom igång med ClickUp idag!