Har du någonsin upplevt en av dessa tråkiga stunder när du inser att du lägger alldeles för mycket tid på att kopiera data mellan system och formatera celler i kalkylblad istället för att lägga tid på strategier och innovation? Du är inte ensam.
Cirka 60 % av organisationerna rapporterar att deras team förlorar fem timmar per vecka på manuella uppgifter och repetitiva processer – det är ungefär 1,5 månader per år! Och många av dessa är kunskapsarbetare som har möjlighet att automatisera uppgifter. Tänk dig vilken belastning dessa repetitiva uppgifter skulle vara för andra team.
Den goda nyheten är att du kan återfå denna värdefulla tid genom att automatisera rutinmässiga och repetitiva uppgifter. Detta frigör tid för dig att ägna dig åt de mer utmanande aspekterna av ditt jobb och öka effektiviteten.
För att hjälpa dig i detta arbete har vi sammanställt en snabb och enkel 5-stegsguide om hur du automatiserar repetitiva uppgifter.
Förstå uppgiftsautomatisering
Uppgiftsautomatisering utnyttjar teknik för att effektivisera och slutföra uppgifter med minimal eller ingen mänsklig inblandning. Detta innebär att man använder programvara, plattformar och verktyg för att:
- Replikera mänskliga handlingar som kan vara så enkla som att kopiera data eller så komplexa som att utföra handlingar baserade på villkorslogik.
- Utför en uppgift genom att följa en fördefinierad uppsättning steg och instruktioner.
- Reagera på specifika situationer eller händelser och utlösa efterföljande åtgärder
Målet är att delegera uppgifter till lämpliga digitala lösningar för ökad noggrannhet, produktivitet och effektivitet. I efterföljande avsnitt diskuteras fördelarna i detalj.
Varför ska du automatisera repetitiva uppgifter?
Automatisering av arbetsflöden gynnar både individer och företag på följande sätt:
- Sparar tid och ansträngning genom att ta itu med vardagliga processer. Denna tid kan utnyttjas för mer kreativa, innovativa eller strategiska aktiviteter.
- Eliminera repetitiva eller överflödiga arbetsuppgifter och effektivisera arbetsflöden, så att individer kan bli mer produktiva, slutföra uppgifter snabbare och leverera bättre resultat.
- Minimerar mänskliga fel genom att följa fördefinierade regler för korrekta affärsprocesser.
- Skapa ett varumärke baserat på konsekvens och tillförlitlighet, eftersom automatiserade processer ger enhetliga resultat.
- Ökar medarbetarnas moral och arbetsglädje eftersom de inte längre behöver ägna sig åt vardagliga eller tråkiga uppgifter.
- Minskar kostnaderna genom att sänka arbetskostnaderna för manuella uppgifter. Det ger också kostnadsbesparingar genom att minska kostsamma fel som kan orsaka en ökning av driftskostnaderna.
- Bibehåller skalbarhet, vilket gör det möjligt för företag att öka arbetsbelastningen eller kapaciteten utan att behöva öka personalstyrkan avsevärt. Detta gör det möjligt för företag att hålla jämna steg med fluktuerande efterfrågan och varierande tillväxttakt.
- Låt teamen sammanställa, underhålla och uppdatera data i realtid, vilket möjliggör välgrundade beslut och bättre resultat.
- Ökar kundnöjdheten genom att leverera en smidig kundupplevelse
- Frigör verklig potential genom att frigöra personalresurser för mer krävande eller komplexa uppgifter, såsom att bygga kundrelationer och produktinnovation.
- Garanterar datasäkerhet och integritet eftersom det inte kräver manuell datainmatning och hantering.
Hur man automatiserar repetitiva uppgifter: 5-stegsguide
Som utlovat, här är vår steg-för-steg-guide om hur du automatiserar repetitiva uppgifter:
Steg 1: Identifiera den repetitiva uppgiften
Först och främst måste du identifiera de repetitiva uppgifter som tar tid och energi.
Så här gör du:
- Skapa en uppgiftslista. Den ska innehålla alla dina uppgifter, tillsammans med deras respektive prioritet, frekvens och syfte.
- Använd ett tidsspårningsverktyg för att mäta hur lång tid varje uppgift tar att utföra.
- Rådfråga experter eller samarbeta med ditt team för att samla in alla detaljer relaterade till repetitiva uppgifter.
Repetitiva uppgifter är sådana som förekommer ofta, tar mycket tid i anspråk och kan leda till fel. Du kan dock också upptäcka andra uppgifter som lämpar sig för automatisering. Det kan till exempel vara:
- Regelbaserade uppgifter som följer väl definierade regler eller logik. Till exempel e-postautomatisering för att skicka autosvar på inkommande e-postmeddelanden.
- Programvaruuppgifter som kan automatiseras med hjälp av befintlig programvara med inbyggda automatiseringsfunktioner. Till exempel hur du kan automatisera Excel för att utföra beräkningar.
- Tidskrävande uppgifter som kräver minimal mänsklig övervakning men tar betydande tid i anspråk. Till exempel DevOps-automatisering för att övervaka system för felloggar och flagga incidenter.
- Datainmatning och datahantering där du måste samla in, hantera, organisera, uppdatera och utnyttja data för att uppnå affärsmål. Du kan till exempel använda ett verktyg för försäljningsautomatisering tillsammans med ett CRM-system för att personalisera försäljningsupplevelsen.
Identifiera sådana uppgifter systematiskt när du förbereder dig för nästa fas – prioritera målområden som ger störst fördelar med automatisering.
Steg 2: Mät automatiseringspotentialen
Du har kanske en lång lista med uppgifter som lämpar sig för automatisering, men låt oss fokusera på de repetitiva.
I detta steg mäter du potentialen för att automatisera repetitiva uppgifter. För att beräkna detta måste du analysera följande parametrar:
| Uppgifter som vanligtvis lämpar sig för automatisering baserat på parametrar | |
| Tid som krävs för att slutföra uppgiften | Långdragna uppgifter |
| Hur ofta uppgiften förekommer | Ofta förekommande uppgifter |
| Komplexiteten i att slutföra uppgifter | Förutsägbara och regelbaserade uppgifter med mindre komplexitet |
| Manuellt arbete krävs för att utföra uppgiften | Uppgifter som kräver mycket manuellt arbete |
| Genomsnittlig felfrekvens, särskilt vid manuellt arbete | Uppgifter som är mer benägna att leda till fel |
| Inverkan på arbetsflödet | Uppgifter med hög prioritet och stor inverkan |
En sådan analys följer en strategisk approach samtidigt som repetitiva uppgifter automatiseras. Du kan använda en viktad formel för att skapa en prioriteringsbaserad lista för dina automatiseringsinsatser.
Steg 3: Utforska automatiseringslösningar
Nu när du har din lista över rutinuppgifter är det dags att välja rätt verktyg för automatisering av uppgifter.
Detta innebär att undersöka marknaden för programvara för automatisering av arbetsflöden för att identifiera lösningar för att automatisera repetitiva uppgifter.
Så här gör du:
- Identifiera tydligt dina behov och kartlägg motsvarande krav från automatiseringsverktygen. Dela upp dina krav i behov, önskemål och framtida planer för att fokusera på återkommande uppgifter med hög prioritet.
- Definiera målen för automatiseringsverktyget. Helst bör du specificera dessa mål enligt SMART-parametrarna för att uttrycka och kvantifiera automatiserade processers inverkan på affärsresultaten.
- När du har en grundläggande idé kan du söka online efter populära automatiseringsverktyg som passar dina behov. Utforska dina alternativ genom att besöka officiella webbplatser, branschspecifika forum, diskussionsforum etc.
- Gör en kortlista över möjliga lösningar och jämför och utvärdera deras verktygsfunktioner. Ta hänsyn till faktorer som kostnad, skalbarhet, integrationsmöjligheter, användarvänlighet, kompatibilitet med befintlig teknikstack etc.
- Nu när du har ett mindre urval av alternativ kan du noggrant granska användarrecensioner, kundutlåtanden och fallstudier för att få en realistisk bild av vad du kan förvänta dig av verktyget för automatisering av uppgifter. Notera eventuella luckor eller brister för att förstå hur de påverkar dina mål för automatisering av uppgifter.
- Vid det här laget har du ungefär två till tre alternativ att välja mellan. Kontakta leverantörerna och anmäl dig till produktdemonstrationer, kostnadsfria provperioder och produktgenomgångar för att få en första inblick i varje automatiseringsverktygs funktioner.
- Efter testfasen väljer du det automatiseringsverktyg som passar din organisations behov, budget och teamets kapacitet. Du vill ha en skalbar lösning som passar dina långsiktiga mål, även om det kostar lite mer. Av denna anledning skulle ett verktyg som erbjuder AI-driven automatisering av arbetsflöden prestera bättre än ett verktyg som saknar denna funktion.
Steg 4: Automatisera uppgifter
Nu när programvara för automatisering av uppgifter är en del av teknikstacken är det dags att automatisera uppgifter.
Så här automatiserar du uppgifter på ett perfekt sätt:
- Börja med att utarbeta en detaljerad plan för implementeringen. Gör en lista över de olika uppgifter du vill automatisera och ange en lämplig tidsplan för dessa. Du kan även börja med att automatisera uppgifter i liten skala och sedan utöka automatiseringen.
- Därefter definierar du tydliga mål för automatiseringen av uppgifterna. Identifiera de KPI:er och mätvärden som du kommer att använda för att utvärdera prestandan hos de automatiserade uppgifterna och mata in dessa i automatiseringsverktyget.
- Sätt igång ditt pilotprojekt för automatisering av arbetsflöden, helst ett enkelt projekt som ger märkbara fördelar. Det är ett utmärkt sätt att testa automatisering av arbetsflöden i en kontrollerad miljö innan du går vidare till mer komplexa arbetsflöden.
- Utvärdera prestanda och effekten av denna första fas av automatiseringen av arbetsuppgifter. Förfina de automatiserade processerna utifrån feedback, initiala resultat och prestandamätningar. Finjustera arbetsflöden, optimera inställningar och åtgärda buggar för att skapa en smidig drift.
- När du har passerat iteration- och förbättringsfaserna för automatisering av rutinuppgifter kan du gå vidare till fullständig implementering genom att gradvis utvidga till andra uppgifter, arbetsflöden och avdelningar. Att göra detta i etapper säkerställer affärskontinuitet och minimala störningar.
Kontinuerlig utbildning och support bör åtfölja implementeringsfasen av automatiseringen. Du måste också göra din personal medveten om fördelarna och bästa praxis för automatisering av uppgifter.
Steg 5: Mät effekten av automatiseringen
Det sista steget handlar om att mäta effekten av dina automatiseringsinsatser. Kommer du ihåg att du var tvungen att definiera KPI:er och mätvärden för att räkna ut detta? Dina KPI:er kan mäta sparad tid, produktivitetsvinster, kostnadsbesparingar eller felminskning. Oavsett vilket är det här du spårar dessa för att bedöma den övergripande effektiviteten, prestandan och fördelarna.
För att göra detta gör du följande:
- Samla in data i fasen före automatiseringen. Mät värden som den tid som krävs för att slutföra en uppgift, den genomsnittliga felfrekvensen och så vidare.
- Använd automatiseringsprogramvaran för att få insikter i affärsprocesser och verksamhet efter att du har automatiserat processerna. Samla in jämförbara data
- Mät variansen för att kvantifiera förbättringen och effekten på arbetsflödena. Ange dessa som riktmärken för framtida mätningar.
Konsultera dessutom alla intressenter och samla in feedback från dem. Deras insikter kan belysa några av de icke-materiella aspekterna av automatisering av uppgifter som data kanske missar, såsom ökad moral eller teamsamarbete.
Planera regelbundna granskningar och övervaka prestandan för kontinuerlig optimering.
Verkliga exempel på automatisering av repetitiva uppgifter
Här är några exempel på automatisering av affärsprocesser baserade på de fem stegen som beskrivs ovan:
Marknadsföring: Förenkla kalendrar för sociala medier
- Identifiera uppgifter: Att schemalägga inlägg på sociala medier på olika plattformar är tidskrävande.
- Utvärdera potentialen: Uppgiften är frekvent, innebär att följa fördefinierade publiceringsscheman och processer och kräver minimal övervakning.
- Utforska lösningar: Verktyg som Hootsuite eller Buffer kan hjälpa dig att automatisera schemaläggningen av sociala medier.
- Automatisera: Förbered en innehållskalender, utforma marknadsföringsmaterial, skapa inlägg och använd verktyget för att automatisera publiceringen enligt schemat.
- Mät effekten: Spåra ökad effektivitet, konsistens i inläggen och ökat engagemang med hjälp av analysverktyg.
Ekonomi: Förbättra fakturornas noggrannhet
- Identifiera uppgifter: Att mata in fakturauppgifter manuellt tar tid och kräver ansträngning och är felbenäget.
- Utvärdera potentialen: Uppgiften är frekvent, regelbaserad och utsatt för mänskliga fel.
- Utforska lösningar: OCR kan extrahera data från fakturor och automatiskt fylla i redovisningssystem.
- Automatisera: Integrera OCR-programvara i redovisningssystemet och ställ in regler för dataextrahering och validering.
- Mät effekten: Spåra minskningen i bearbetningstid, minskningen i fel och förbättrad noggrannhet i finansiella register.
Kundservice: Gör mer med samma resurser
- Identifiera uppgifter: Att svara på vanliga frågor (FAQ) tar för mycket av kundsupportagentens tid.
- Utvärdera potentialen: Att svara på vanliga frågor är repetitivt, följer ett förutsägbart mönster och innebär ingen komplex problemlösning.
- Utforska lösningar: Chatbots kan tränas att svara på vanliga frågor och eskalera komplexa problem till liveagenter.
- Automatisera: Utforma en chattbot med beslutsflöden och svarsträd för att hantera vanliga frågor och integrera chattboten i kundtjänstplattformen.
- Mät effekten: Spåra mått som NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score), FRT (First Response Time), Repeat Queries, etc.
Läs också: Exempel på automatisering
Skäl att använda ClickUp för automatisering av uppgifter
Oavsett om du är ute efter automatisering av uppgifter eller fullfjädrad automatiserad projektledning är ClickUp ett utmärkt val.
För att verkligen uppskatta hur du kan använda ClickUp för att automatisera uppgifter, överväg följande funktioner:
ClickUp Automations
ClickUp Automations låter användare skapa egna regler eller välja från ett bibliotek med fördefinierade automatiseringsrecept för att automatisera återkommande uppgifter. Du kan till exempel ställa in automatisering för att automatiskt tilldela uppgifter till en kvalificerad teammedlem när en uppgift skapas.
På samma sätt kan du ställa in automatisering för att uppdatera uppgiftsprioriteringar baserat på fördefinierade kriterier eller skicka aviseringar när en uppgift är klar. Sådan triggerbaserad automatisering fungerar som en digital assistent och ser till att du är uppdaterad om alla aktiviteter.
ClickUp Brain
ClickUp Brain är ett kraftfullt verktyg som minskar de tekniska hindren för att utnyttja teknik som AI. Denna AI-assistent accepterar kommandon i naturligt språk och översätter dem till anpassade automatiseringsregler! Det innebär att du kan automatisera alla uppgifter eller arbetsflöden genom att helt enkelt beskriva det önskade arbetsflödet i klar och enkel språk, medan ClickUp Brain gör allt arbete åt dig.
Att ställa in automatisering är lika enkelt som att säga till Brain: ”När en uppgift markeras som högprioriterad, tilldela den till Jane och sätt ett förfallodatum till nästa dag.” ClickUp Brain kommer då att ställa in automatiseringen. På samma sätt kan det automatisera uppgifter som att förbereda produktkrav, skriva utkast till e-postmeddelanden, sammanfatta mötesanteckningar och mycket mer! Detta gör automatiseringsfunktionerna tillgängliga för alla teammedlemmar, oavsett deras tekniska expertis.
ClickUp-formulär
ClickUp Form View eliminerar det tidskrävande arbetet med att manuellt registrera data. Använd det för att skapa detaljerade anpassade onlineformulär som samlar in data och omvandlar dem direkt till uppgifter. Det ger en dubbel fördel.
För det första behöver du inte avsätta särskilda resurser för datainmatning.
För det andra säkerställer den datakvaliteten utan avbrott och manuella ingrepp. De användarvänliga, exakta och praktiska formulären som skapas är särskilt användbara för affärsaktiviteter som leadgenerering, kundregistrering och serviceförfrågningar.
ClickUp återkommande uppgifter
Använd ClickUp Recurring Tasks för att automatisera återkommande uppgifter – så enkelt är det. Schemalägg uppgifter som upprepas dagligen, veckovis, månadsvis eller årligen. Oavsett om det gäller rapportgenerering, fakturering eller uppföljning kan du anpassa återkommande mönster med alternativ som "varannan vecka" eller "den sista dagen i månaden" för att anpassa ditt arbetsflöde till en periodisk uppgift. I kombination med ClickUp Automations säkerställer den här funktionen att ingenting missas, så att du och ditt team kan fokusera på aktiviteter på högre nivå.
ClickUp-mallar
Med ett rikt bibliotek av anpassade automatiseringsmallar kan du optimera arbetsflöden, öka produktiviteten och spara tid. Dessa färdiga lösningar är en utmärkt utgångspunkt för att automatisera vanliga arbetsflöden.
Här är några tips som du kan använda för att komma igång:
ClickUp-mall för e-postautomatisering
Ta bort manuellt arbete från e-postkontakter och skicka personliga e-postmeddelanden baserade på anpassade fältvärden eller uppgiftstriggers. Tänk dig att automatiskt skicka ett välkomstmeddelande till en nyregistrerad kund eller leverera ett introduktionspaket via e-post till en nyanställd! På så sätt kan du skicka rätt e-postmeddelanden vid rätt tidpunkt och samtidigt frigöra tid för teamet att ägna sig åt andra uppgifter. Du kan skapa uppgifter för varje automatiserat e-postmeddelande och ställa in regler i ClickUp som definierar triggern.
ClickUp-mall för automatisering av projektförslag
Effektivisera processen för att ta fram projektförslag. Med den här mallen kan du automatisera uppgifter som att tilldela teammedlemmarna aktiviteter för att ta fram förslag, skicka påminnelser och aviseringar om deadlines och konsultera intressenter när förslaget är klart. I vyn Projektförslag får du en omfattande översikt över alla förslag.
ClickUp Automation KPI Tracking Template
Automatisera inte bara repetitiva uppgifter, utan mät också effekten av denna åtgärd. Använd den här mallen för att testa effektiviteten hos din automatisering. Den ger ett ramverk för att mäta viktiga KPI:er som du kan spåra för att bedöma om de automatiserade arbetsflödena lever upp till sin potential. Den innehåller anpassade fält som avdelning, målvärde, avvikelse etc. Visualisera tidslinjen och milstolparna för dina automatiseringsinitiativ med tidslinjevyn och spåra framstegen för enskilda uppgifter med framstegsvyn.
Upprepa inte, automatisera istället med ClickUp
Av allt vi har diskuterat hittills framgår det tydligt att automatisering inte längre är en lyx eller en "trevlig att ha"-funktion. Du måste automatisera repetitiva uppgifter i så stor utsträckning som möjligt för att nå en ny nivå av effektivitet, produktivitet och resursutnyttjande. Förhoppningsvis ger vår enkla 5-stegsguide en tydlig vägkarta för implementering av automatisering.
En AI-driven projektledningslösning som ClickUp kan förändra dina dagliga processer med hjälp av intelligent automatisering.
Registrera dig gratis på ClickUp för att maximera din affärspotential!