Omstrukturering av affärsprocesser (BPR): definition, exempel och hur det hjälper ditt team

När ditt företag har fastnat i ett hjulspår räcker det inte med små åtgärder. Det är dags att skaka om och ompröva de ”gamla sätten” för att kunna gå vidare.

Introducera omstrukturering av affärsprocesser (BPR) – en kraftfull metod som kan revolutionera ditt teams verksamhet och ta ditt företag till nya höjder. Även om det är utmanande och ofta möter motstånd är det ett måste för alla företag som vill förbli relevanta och konkurrenskraftiga.

I den här guiden går vi igenom alla grunderna i BPR och ger tips för framgångsrik planering och implementering. Fortsätt scrolla för att lära dig mer och uppnå dramatiska förbättringar!✨

Vad är omstrukturering av affärsprocesser?

Omstrukturering av affärsprocesser är en grundläggande omdesign av arbetsflöden och affärsprocesser inom en organisation. BPR syftar till att effektivisera verksamheten, förbättra resultaten, sänka kostnaderna och driva tillväxt i affärsprocesserna.

Konceptet utvecklades av Michael Hammer, professor i datavetenskap vid MIT. 1990 skrev han en berömd artikel för Harvard Business Review med titeln ”Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate. ”

Hammer kritiserade chefer för att använda teknik för att automatisera arbete som i sig är ineffektivt. Istället föreslog han att de skulle ompröva sina affärsprocesser och ta bort de som inte tillför något mervärde.

Artikeln startade en trend som många företag snabbt anammade. 1993 uppgav 60 % av Fortune 500-företagen att de hade börjat implementera omstrukturering av affärsprocesser eller planerade att göra det.

Varför är omstrukturering av affärsprocesser viktigt?

För att driva ett framgångsrikt företag måste du anpassa dig till pågående förändringar, hålla dig uppdaterad om de senaste trenderna och alltid sträva efter att förbättras. ⬆️

Processer som fungerat för dig tidigare kan bli föråldrade eller hindras av interna eller externa förändringar. I vissa fall kan det räcka med att justera ett eller två steg i dina nuvarande processer, men ibland måste du satsa allt och göra radikala förändringar för att komma tillbaka på rätt spår. 🛤️

Att omforma dina befintliga processer medför många fördelar, till exempel:

Omstrukturering av affärsprocesser är ingen enkel uppgift. Det kräver mycket tid, pengar och ansträngning. Och även då kan ingen garantera att de nya strategierna i dina nya affärsprocesser kommer att lyckas.

Ändå överväger de potentiella långsiktiga fördelarna med BPR långt de därmed förknippade kostnaderna och potentiella riskerna.

Omstrukturering av affärsprocesser kontra förbättring av affärsprocesser

Business Process Improvement (BPI) och BPR har samma mål – att förbättra dina affärsprocesser och möjliggöra långsiktig framgång. De strävar dock efter att uppnå detta med olika metoder.

Processförbättring handlar om att identifiera flaskhalsar och justera rutinerna efterhand. Du kan ändra några regler, steg eller verktyg, men kärnprocesserna i verksamheten förblir desamma.

Omstrukturering av processer innebär att man överväger nya perspektiv, bryter med konventioner och ifrågasätter varje del av dina nuvarande processer och hela affärsverksamheten. Det innebär en omstrukturering av affärsprocessen från grunden. I många fall innebär det automatisering av affärsprocesser.

Här är ett exempel. Du driver en liten snabbmatsleveranstjänst. Du märker att väntetiderna ökar i takt med att efterfrågan stiger och att du förlorar kunder. Det manuella orderhanteringssystemet som en gång fungerade för dig börjar nu fallera – och kundnöjdheten sjunker.

BPI skulle sannolikt föreslå att man anställer ny personal eller tillfälligt förflyttar anställda från andra avdelningar för att hantera order när det behövs. BPR skulle innebära att man implementerar ett nytt elektroniskt leveranshanteringssystem som kräver minimalt med mänsklig inblandning.

Den förstnämnda lösningen är som att sopa damm under mattan, medan den senare förhindrar att damm samlas från första början. 🧹

Omstrukturering av affärsprocesser kontra hantering av affärsprocesser

Processhantering är det bredare begreppet av de två. Det är handlingen att styra processelement och aktiviteter för att säkerställa att allt fungerar smidigt. Medan BPR är något som sker sporadiskt, sker BPM kontinuerligt.

BPM och BPR har vissa likheter. Båda kräver att du granskar dina befintliga processer och identifierar och åtgärdar problem. Målet är också detsamma – att förbättra produkt- eller tjänstekvaliteten.

När ska man implementera en BPR-strategi?

Helst bör du genomföra en BPR-strategi så snart som möjligt. På så sätt blir det enklare att lägga grunden för allt framtida arbete och alla framtida skalningsinsatser. Ju större ditt företag är, desto dyrare, svårare och mer tidskrävande blir det att omstrukturera dess processer.

I verkligheten blir BPR oftast ett aktuellt ämne när företaget stagnerar eller presterar dåligt och BPI-insatserna misslyckas. I sådana fall är nu rätt tidpunkt att implementera en BPR-strategi.

Om du har missat det perfekta tillfället, misströsta inte. Du kan göra genomgripande förändringar i en affärsprocess när du anser det lämpligt. Det kommer att kräva mer arbete och noggrann planering, men det kan leda till framgång. Som nämnts är det värt det på grund av de långsiktiga fördelarna.

De fyra stegen i omstrukturering av affärsprocesser

Hur BPR-processen ser ut varierar från fall till fall. Den omfattar i allmänhet fyra steg, som vi kommer att beskriva i följande avsnitt.

Observera att ett effektivt projektledningsverktyg som ClickUp kan underlätta ditt arbete. Förutom att centralisera dina data erbjuder det olika funktioner för effektiv projektplanering och genomförande. Istället för att jonglera med flera appar kan du utföra komplexa operationer som BPR från en enda plattform.

Spara tid genom att använda den färdiga mallen för projektplanering för omstrukturering av affärsprocesser i ClickUp. Den levereras med förinställda anpassade kolumner och visningslägen, dvs. ”vyer” som är utformade för att hjälpa dig att ta itu med BPR med självförtroende.

Det är dessutom helt gratis! Nu återgår vi till de fyra viktiga stegen i affärsprocessen.

Steg 1: Förberedelser och research

Ett så komplext projekt som BPR kräver att alla hjälps åt. 🤝

Du bör sätta ihop ett kompetent och motiverat team som ansvarar för omstruktureringsprojektet. Din arbetsgrupp för affärsprocesser bör bestå av:

För att ta reda på vad som saknas bör du undersöka processen ingående. Analysera aktiviteter, deltagare, verktyg och metoder som används från början till slut. Be dina anställda och kunder att fylla i anonyma feedbackenkäter och använd ClickUps mall för projektplanering för omstrukturering av affärsprocesser för att nå dit ännu snabbare.

Vad orsakar flest problem?

Leta efter steg som konsekvent orsakar förseningar, fel och kundklagomål. Se också till att notera steg som har visat sig vara fördelaktiga.

Genom att samla in synpunkter från flera håll får du en så realistisk bild som möjligt. Med denna kunskap blir det lättare att omstrukturera processen och identifiera flaskhalsar.

Att samla in och hantera data är enkelt med ClickUp. Använd ClickUp Forms för att skapa effektiva feedbackenkäter och välj mellan över 10 fälttyper. Hantera ditt BPR-team i list- eller tavelvy. Lägg till deras kontaktuppgifter eller annan relevant information i kolumnerna.

Tilldela uppgifter eller deluppgifter och skapa beroenden för ett mer effektivt arbetsflöde. ✔️

Steg 2: Processkartläggning

Nu när du vet vilka delar av processen som fungerar och vilka som inte gör det är det dags att omforma den.

Skapa steg för steg det nya arbetsflödet med hjälp av processkartläggning. Du kommer kanske att upptäcka att visualisering hjälper dig att bättre förstå komplexa processer och hur specifika aktiviteter påverkar varandra.

Med ClickUps Whiteboard kan du skapa fängslande processkartor och flödesscheman för att illustrera stegen i din BPR-strategi.

Använd olika former för att ange typen av aktivitet. Diamantformer anger till exempel vanligtvis beslutsteg. Lägg till pilar för att ange riktning och uppgiftsberoenden. Förutom former och pilar kan du gärna lägga till bilder, videor, webbplatskort, dokument eller klotter för att förtydliga ditt budskap.

När du har visualiserat hela processen definierar du start- och slutpunkt för dina BPR-insatser och lägger till mellanliggande steg. Du kan omvandla noder till interaktiva uppgifter och låsa upp ytterligare funktioner som checklistor, kommentarer och tidsspårning.

Du kan till och med ange vilken person eller avdelning som är ansvarig genom att lägga till rektanglar i bakgrunden för varje uppgift och sortera uppgifterna längs den vertikala axeln utifrån vem som ska utföra dem.

Whiteboards underlättar också samarbetet med ditt BPR-expertteam. Ni kan arbeta tillsammans med processkartan i realtid och dela idéer via anteckningar. 💡

Steg 3: Planering och uppgiftshantering

Nästa steg är att definiera projektets omfattning, dvs. utforma en implementeringsstrategi för att förverkliga din processkarta. Bestäm först ditt slutmål och förklara hur det stämmer överens med företagets mål.

Gör sedan en lista över alla nödvändiga steg för att genomföra BPR. Fundera över om du behöver anställa nya medarbetare, utbilda befintliga medarbetare, köpa in ny utrustning eller uppgradera den befintliga.

Var så specifik som möjligt för att undvika missförstånd. Glöm inte att beräkna kostnaderna för att kunna göra en korrekt budgetfördelning.

Avgör slutligen hur framgången ska mätas. På så sätt kan du se exakt hur mycket arbetsflödet har förbättrats med omstruktureringen.

Eftersom du redan har fastställt målen för BPR och bristerna i den befintliga processen bör det vara enkelt att definiera KPI:er. Det är också en bra idé att ha en beredskapsplan ifall plan A inte fungerar.

Du kan göra allt detta i ClickUp Docs. Från avancerade formateringsfunktioner till versionskontroll – ClickUp har allt du behöver för att skapa praktiska och visuellt tilltalande dokument.

Slutför dina planer genom att lista och tilldela alla uppgifter och deluppgifter i ClickUp. Lägg till bilagor, checklistor och viktig information för att hjälpa de tilldelade personerna att utföra sina uppgifter.

Använd vyn Arbetsbelastning för att bedöma individuell kapacitet och tillgänglighet. Visa och hantera schemat och milstolparna i Gantt- eller tidslinjevyn. ⏱️

Steg 4: Implementering

När du är redo kan du börja genomföra planen för omstrukturering av processer i liten skala. Dokumentera och granska alla aktiviteter och utvärdera framstegen efter varje milstolpe. Inför samtidigt robusta projektkontroller för att säkerställa att kostnader och tidsplaner följs.

Om de KPI:er du valt inte visar någon signifikant förbättring jämfört med utgångsläget, gå tillbaka till planeringsstadiet och omvärdera, och försök sedan igen. Om resultaten talar för den nya processen, tillämpa den gradvis i större skala.

Efteråt mäter du och samlar in feedback från intressenterna.

I ClickUp kan du sätta upp spårbara mål och automatiskt mäta framstegen efterhand. Plattformen erbjuder många andra automatiseringsmöjligheter, både inbyggda och anpassade.

Du kan samarbeta med ditt team i ClickUp i varje steg av omstruktureringen. Diskutera frågor i uppgiftskommentarer eller chattvyn. Redigera dokument och andra filer, se ändringar i realtid och få aviseringar om dem.

Dina anställda kan också registrera sin arbetstid i appen, vilket underlättar ersättningsprocedurerna. 💸

Exempel på omstrukturering av affärsprocesser

Ett av de mest effektiva sätten att lära sig är genom exempel, så låt oss utforska två kända BPR framgångssagor!

T-Mobile: Telekommunikation

Problemet: Fram till 2015 bestod T-Mobiles kundsupport av förstahandsagenter och flera avdelningar specialiserade på olika typer av problem. På grund av detta innebar felsökning vanligtvis flera samtalsöverföringar. Processen tog mycket tid och ledde till frustrerade kunder.

Lösningen: Efter att ha analyserat processen insåg T-mobile att den mest effektiva lösningen skulle vara att utbilda sina kundtjänstmedarbetare i att hantera alla samtal från början till slut. Företaget satte ihop tvärfunktionella team av experter för att genomföra utbildningen. T-mobile ändrade också sina rutiner för utvärdering av medarbetarna och gick över till en modell baserad på individuell och teamprestanda.

Resultatet: Antalet samtal per konto minskade med 21 % och kostnaderna per samtal sjönk. Kundlojaliteten nådde en rekordhög nivå. Personalomsättningen minskade drastiskt. T-Mobile uppnådde en aldrig tidigare skådad framgång.

Honeywell: Teknik och ingenjörskonst

Problemet: På 1990-talet ville Honeywell minska antalet fel i byggprocessen vid en av sina enheter i Arizona. Undersökningar visade att de två huvudsakliga problemen var behovet av ökat samarbete mellan teamen och bristen på beslutsrätt över frågor som påverkade deras arbete.

Lösningen: Honeywell upphörde med all verksamhet och skapade ett nytt integrerat produktionssystem med ett komplett kvalitetskontrollsystem. Anställda genomgick utbildning. Multikompetenta team bildades och fick i uppdrag att hantera produktionen från början till slut. Liksom T-Mobile införde företaget en kvalitets- och prestationsbaserad utvärderingsmodell.

Resultatet: Processen tog tre år, men resultaten talar för sig själva. Honeywell upplevde en minskning av defekter med 70 %, en minskning av cykeltiden för delar med 72 % och många andra fördelar.

Vanliga utmaningar och lösningar vid omstrukturering av affärsprocesser

Omstrukturering av affärsprocesser är vanligtvis en lång och komplicerad process, vilket kan medföra många problem. Nedan tar vi upp några av dem:

Brist på stöd

När en chef initierar förändringar möter de ofta motstånd från högre chefer. Det kan vara svårt att övertyga dem om att anamma idén, även om den som föreslår förändringen är expert på processen i fråga.

Att få stöd från chefer och ägare är en sak, men att få de anställda på fältet att genomföra förändringarna är en helt annan sak. 🐟

Även om finansiering inte är ett problem kan det vara svårt att ändra en befintlig och välbekant modell.

Möjliga lösningar:

Otillräcklig förberedelse

Många saker kan gå fel i förberedelsefasen.

Om expertteamet är partiskt kan det till exempel driva en agenda som inte nödvändigtvis är den bästa för företaget. För många personer i teamet kan orsaka förvirring, medan för få teammedlemmar kanske inte hinner med. Brist på kunskap eller motivation kan också vara problematiskt.

Ett annat vanligt hinder är felaktig orsaksanalys. Utan att förstå den verkliga orsaken till ineffektiviteten i en process riskerar du att upprepa samma misstag.

Möjliga lösningar:

Resursbegränsningar

Brist på resurser är troligen det vanligaste problemet med BPR och kan allvarligt hindra dess framsteg. Oavsett om det handlar om tid, pengar eller arbetskraft måste vissa besparingar göras för att förändringen ska kunna genomföras.

Det är bara möjligt om alla är med på tåget och förberedelserna görs i god tid.

Möjliga lösningar:

Oregelbunden implementering

Så, du har kommit till implementeringsfasen. Hurra! 🎉

Det är inte helt klart ännu. Du måste fortfarande genomföra den nya processen på ett sätt som fungerar. Om du tillämpar den på ett otillräckligt och inkonsekvent sätt kommer den inte att lyckas.

En annan viktig punkt att notera är att BPR inte är en engångsföreteelse. Det är en kontinuerlig och djupgående förbättringsprocess. Om du inte mäter effektiviteten i din strategi för omstrukturering av affärsprocesser, vem kan då säga att den är bättre än den tidigare?

KPI:er kan visa att vissa delar av den nya strategin inte är optimala och måste omprövas.

Möjliga lösningar:

Bryt mönstret och nå nya nivåer av effektivitet med BPR

Genom att grundläggande omforma arbetsflöden kan du effektivisera verksamheten, minska kostnaderna och driva på tillväxten. Även om det är utmanande är de potentiella långsiktiga fördelarna med BPR värda ansträngningen för alla företag som vill ligga i framkant i en dynamisk affärsmiljö.

Ut med det gamla, in med det nya! Ge din organisation en ny start genom att omfamna omstrukturering av affärsprocesser. 🛫