Har du någonsin befunnit dig mitt uppe i ett projekt och plötsligt insett att du inte är säker på vad projektet egentligen ska åstadkomma? Det finns ingen tydlighet kring vilka uppgifter som behöver slutföras och vem som är ansvarig för dem.
Oroa dig inte, vi har alla varit där. Det är därför mallar för projektomfattning är en absolut livräddare för projektledare.
Mallar för projektomfattning är viktiga verktyg för alla projektledare som vill planera och genomföra ett framgångsrikt projekt. De ger en tydlig översikt över projektets mål, resultat, tidsplaner och budget. Detta gör det möjligt för projektledare att definiera omfattningen och säkerställa att alla inblandade förstår sina roller och ansvarsområden.
Att använda en mall för att definiera ditt arbetsomfång kan spara tid och arbete genom att ge dig ett ramverk för planering och genomförande av ditt projekt. I det här blogginlägget kommer vi att prata om vad en mall för projektomfång är och vad som kännetecknar ett bra dokument för projektomfång. Vi kommer också att dela med oss av 10 av våra favoritmallar för projektomfång så att du kan välja den bästa lösningen för ditt team.
⏰ 60 sekunders sammanfattning
Här är de 10 bästa mallarna för projektomfattning som hjälper dig att hålla dina projekt tydliga, organiserade och på rätt spår:
- ClickUp-mall för arbetsomfattning
- ClickUp-webbplats Mall för arbetsomfång
- ClickUp-mall för omfattningshanteringsplan
- ClickUp-mall för projektomfattning
- ClickUp-mall för projektstadga
- ClickUp-mall för projektgenomförandeplan
- ClickUp-mall för projektleveranser
- ClickUps mall för projektbedömning
- Microsoft Word-mall för projektomfattningsbeskrivning
- Excel-mall för projektomfattning efter intressentkarta
Vad är en mall för projektomfattning?
En projektomfattningsmall är ett omfattande dokument som hjälper projektledare att organisera viktiga detaljer och komponenter i ett nytt projekt. Det är i princip din kompletta projektplan.
Dessa mallar för omfattningsdokument innehåller vanligtvis en rad uppgifter som är avsedda att säkerställa att ett projekt slutförs framgångsrikt. Några av de vanligaste komponenterna är:
- Projektets syfte och vision
- Intressenter och deras krav
- Kriterier för framgång
- Projektgruppens medlemmar och deras roller och ansvarsområden
- Specifika milstolpar för att slutföra uppgifter
- Risker förknippade med projektet och metoder för att minska dem
Dessutom beskriver en projektomfattningsmall mål, leveranser, projektkontroller, uppgifter, kostnader och projektets tidsplan. Med detta omfattande ramverk på plats innan ett projekt påbörjas kan teamen arbeta effektivt och samarbeta för att uppnå sina mål.
Läs också: Mallar för arbetsomfång
10 kostnadsfria mallar för projektomfattning som du måste prova
En mall för omfattningsdokument är ett av de bästa projektledningsverktygen i din verktygslåda. Den kan spara tid och arbete samtidigt som den minimerar risken för att projektet misslyckas.
Med ett väl utformat projektomfattningsdokument kan projektledare känna sig trygga i sin planering. En omfattande plan säkerställer att projektet levereras i tid, inom budget och enligt erforderlig standard.
Det finns många olika typer av mallar för projektomfattning, men här är våra 10 favoriter.
1. ClickUp-mall för arbetsomfång
Projektledare använder ClickUps mall för arbetsomfattning för att planera sina projekt från start till mål.
Denna mall för projektomfattning definierar de uppgifter som ska utföras i ett projekt, inklusive mål, resultat, tidsplaner, milstolpar och ytterligare detaljer. Även om den inte är juridiskt bindande fungerar den som en gemensam överenskommelse mellan alla intressenter om vad som krävs för att projektet ska kunna slutföras framgångsrikt.
Perfekt för: Att beskriva projektdetaljer och leverabler för att hålla projektteam och intressenter samordnade.
2. ClickUp-webbplatsens mall för arbetsomfattning
Om du letar efter en mall för webbplatsutveckling har du tur! Vi har utformat mallen ClickUp Website Scope of Work Mall just för dig.
Funktioner i mallen för arbetsomfång för webbplatser:
- En bakgrunds- och målsättningsdel som innehåller kontaktuppgifter för ditt företag och kunden, övergripande projektinformation, en beskrivning av syftet och problemet, en projektöversikt samt en lista över projektets mål och målsättningar.
- Avsnittet om arbetsomfång och uppgifter som beskriver projektets omfattning i tre faser: 1) webbdesign och utveckling, 2) informationsarkitektur och 3) konfiguration av värd och domän. Observera att dessa faser kan redigeras för att passa ditt specifika projekt. Det finns också ett avsnitt där alla uppgifter som är kopplade till de tre faserna listas.
- Ett avsnitt om leveranser, komponenter och krav med tabeller för att enkelt organisera och visualisera alla projektleveranser, projektets tidsplan och leveransdatum.
- Ett slutligt pris, antaganden och godkännande där du kan ange detaljerade kostnadsberäkningar, lista projektantaganden och få kundens godkännande.
Denna kostnadsfria mall för projektomfattning ger dig en tydlig och organiserad plan för webbplatsprojektet som du kan dela med kunderna. Använd denna visuella presentation för att tillsammans gå igenom projektprocessen och hålla kunderna informerade om uppdateringar och framsteg.
Perfekt för: Team som behöver en enkel men tydlig projektbeskrivning för ett webbplatsprojekt.
3. ClickUp-mall för omfattningshanteringsplan
ClickUp Scope Management Plan Template beskriver hur ett projekts omfattning kommer att definieras, valideras och kontrolleras under hela dess livscykel. Förutom standardprojektdetaljer som mål, leveranser och tidsplaner fokuserar omfattningshanteringsplaner på hur ditt team kommer att hantera omfattningsglidning – att göra mer än vad som ursprungligen planerats.
Funktioner i mallen för omfattningshantering:
- Ett avsnitt med problemformulering där du kan identifiera och beskriva det problem som projektet ska lösa.
- Ett avsnitt om möjligheter där du förklarar hur du kommer att dra nytta av detta problem och vilka lösningar du planerar att föreslå.
- Ett avsnitt om projektmål där du kan lista de resultat du vill att projektet ska uppnå.
- Ett avsnitt om projektomfattning där du tydligt kan fastställa vilka uppgifter eller frågor som ingår i projektets omfattning och vilka som inte gör det.
- Ett godkännandeavsnitt för att få projektledaren och sponsorn att godkänna projektet.
Låt denna mall för projektbeskrivning fungera som en guide för ditt team så att projektet håller sig på rätt spår.
Perfekt för: Projektledare som vill hålla alla intressenter informerade om projektets gränser och mål.
4. ClickUp-mall för projektomfattning
Apputvecklare har ofta projektomfattningar som skiljer sig avsevärt från andra typer av projekt, så vi har skapat mallen ClickUp App Scope Outline Template speciellt för dig!
App Scope Outline Template har följande funktioner:
- En projektbakgrundssektion för att ge en snabb översikt över det problem eller den svårighet som den nya appen syftar till att lösa, vad appen avser att användarna ska uppleva och känna, samt målen med att skapa appen.
- Ett avsnitt om affärskrav där du kan utforma en checklista över de uppgifter som den färdiga appen måste kunna hantera.
- Ett avsnitt om applikationens omfattning där du kan lista de olika komponenterna i projektets omfattning (dvs. plattform, UX-design, analys, landningssida, hjälpsida etc.) och lägga till anteckningar eller kommentarer om varje krav.
Denna mall för app-projektets omfattning kan användas av apputvecklare för att organisera, spåra och arkivera de nödvändiga affärskraven för att skapa och genomföra en applikation.
Perfekt för: Team som behöver en tydlig färdplan för ett apputvecklingsprojekt.
5. ClickUp-mall för projektstadga
En projektplan dokumenterar den formella starten av ett projekt och ger projektledaren befogenhet att använda organisationens resurser för att slutföra det. Det är ett viktigt steg i projektledningsprocessen, så vi har skapat ClickUp-mallen för projektplan för att säkerställa att du täcker alla nödvändiga grunder.
Chartert fungerar som referens under hela projektets livscykel och säkerställer att alla teammedlemmar och intressenter är samordnade. Det utgör också en grund för beslutsfattande, problemlösning och förändringshantering.
Perfekt för: Tvärfunktionella team som behöver ett projektomfattningsdokument som definierar projektets mål.
Bonus: Teamstadga & mallar för teamstadga!
6. ClickUp-mall för projektgenomförandeplan
ClickUp-mallen för projektgenomförande kan hjälpa dig att standardisera din organisations projektplanering och genomförandeförfaranden. Den fungerar som en guide för projektgruppens medlemmar och gör det möjligt för dem att genomföra projektet på ett effektivt sätt samtidigt som det säkerställer att det överensstämmer med projektets omfattning.
Funktioner i mallen för projektgenomförandeplan:
- En startsida som listar alla underkategorier tillsammans med deras ägare och bidragsgivare
- 6 huvudavsnitt, inklusive projektomfattning, projektmål, specifikationer, resursallokering, projektplan och kommunikationsplan
Obs! Denna enkla mall för projektomfattning kan användas som ett verktyg i din projektledningsprogramvara!
Perfekt för: Chefer som vill standardisera projektplanering och genomförandeprocesser i sin organisation.
7. ClickUp-mall för projektleveranser
Många av våra andra mallar har ett avsnitt för leveranser, men ClickUp-mallen för projektleveranser ger dig maximal översikt och hantering av alla rörliga delar som är relaterade till ditt projekt.
Mallen för projektleveranser har följande funktioner:
- Anpassningsbara fält som du kan justera efter dina önskemål, inklusive rullgardinsmenyer, en automatiskt beräknad förloppsindikator och cellformatering för siffror, pengar, formler och vanlig text.
- En helt redigerbar och anpassningsbar mall så att du kan anpassa vyer, automatisera och lägga till beroenden samt skapa anpassade formelfält som passar dina behov perfekt.
Använd denna mall för projektomfattning separat för att hantera deluppgifterna i ditt projekt, eller som en mer detaljerad version av den lista över leverabler som du skapar i en av de mer omfattande mallarna för projektomfattning.
Idealisk för: Projektledare som planerar ett komplext projekt med flera intressenter och leveranser.
8. ClickUps mall för projektutvärdering
En projektbedömning hjälper till att identifiera ett projekts komplexitetsnivå. ClickUps mall för projektbedömning hjälper dig att samla in korrekt och omfattande information om projektet.
Denna enkla mall för projektomfattning hjälper dig att:
- Utvärdera projektets prestanda mot målen
- Identifiera områden som kan förbättras
- Samla in feedback från intressenter
Du kan ange projektets mål, uppgifter och deadlines samt spåra eventuella förändringar eller problem som kan uppstå.
Perfekt för: Projektutvärderare som vill ha en mall för projektutvärdering som hjälper alla att hålla sig på samma sida när de utvärderar projektets prestanda och mäter framstegen.
9. Mall för projektomfattningsbeskrivning i Microsoft Word
Vi är ganska säkra på att ClickUp har de bästa mallarna för projektomfattning och den bästa programvaran för projektledning, men vi vet att du inte alltid kan välja din egen produktivitetsplattform för affärsbruk. Om du är begränsad till Microsoft Office är den goda nyheten att Microsoft Word har ett sökbart bibliotek med Office-mallar som kan passa dina behov.
När du söker efter ”projektomfattning” i mallbiblioteket visas flera lovande alternativ, inklusive en mall för finansiell projektomfattning, en mall för projektplanering, en rapport om projektets resultat och en detaljerad schemaläggningsmall.
Det kan kräva lite arbete och kreativitet, men med rätt sökfält kan du sammanställa flera dokument som, när de används tillsammans, kan hjälpa dig att hålla dina projekt överskådliga och organiserade.
Perfekt för: Projektledare som söker en mall för projektbeskrivning i Word.
10. Excel-mall för projektomfattning med intressentkarta
Ett annat alternativ inom Microsofts lösningspaket är denna mall för projektomfattningsbeskrivning som är utformad för Excel. Excel-mallen för projektomfattning innehåller avsnitt för projektdetaljer och dokumentkontroll, beskrivning av projektomfattning, beskrivningar av leveransomfattning, kriterier för projektgodkännande, antaganden och begränsningar samt projektundantag.
Även om de inte är lika användarvänliga som ClickUp-mallarna, täcker detta Excel-alternativ ändå de viktigaste komponenterna i projektets omfattning och får jobbet gjort i en handvändning.
Perfekt för: Excel-användare som letar efter ett enkelt exempel på projektomfattning.
Vad kännetecknar en bra mall för projektomfattning?
Mallar för projektomfattning behöver inte bara innehålla ovanstående information, de måste också vara användarvänliga och enkla att uppdatera och dela. De måste möjliggöra en koncis men fullständig informationsinsamling. Här är några element som kännetecknar bra mallar för projektomfattning:
- Beskriver projektets vision på ett korrekt sätt: En projektbeskrivning som beskriver projektets syfte, relevanta intressenter och kriterier för framgång.
- Detaljerad information om alla projektets viktigaste uppgifter: Inkluderar mål, leveranser, teammedlemmar och deras roller och ansvarsområden, projektets milstolpar, kostnadsberäkningar och en föreslagen tidsplan.
- Identifierar eventuella projektrisker: Med strategier eller planer för att mildra dem
- Delar upp budgeten: Planer för att minska kostnader eller schemaläggningsproblem, sätt att tolka budgeten och tidsramsparametrar som kan påverka den totala projektkostnaden.
- Använder ett flexibelt mallformat: Lätt att göra ändringar med en enkel användarupplevelse för alla teammedlemmar
En bra mall för affärsprojekt bör vara tillräckligt omfattande för att ge teamet den information och kontext det behöver, men samtidigt tillräckligt koncis för att du snabbt ska kunna hitta de viktigaste delarna. Dessa mallar för strategisk planering ska skapa klarhet, inte förvirring.
I slutändan är den bästa mallen för ditt projekt den som ger dina intressenter den tydligaste bilden av vad som ska göras.
Hur skriver man ett projektomfattningsdokument?
Nu när du har ett arsenal av mallar för projektomfattning till ditt förfogande är nästa steg att lära dig hur man skriver ett korrekt dokument för projektomfattning. Här är några tips för att skapa en effektiv och omfattande projektomfattning:
- Börja med grunderna: Börja med att beskriva projektets syfte, mål och önskade resultat. Detta ger dig en tydlig bild av vad som behöver åstadkommas.
- Definiera projektets gränser: Definiera tydligt vad projektet omfattar och vad det inte omfattar. Detta hjälper till att förhindra att projektets omfattning förändras och säkerställer att alla inblandade förstår sina roller och ansvarsområden.
- Identifiera intressenter: Lista alla parter som är involverade i projektet, inklusive kunder, teammedlemmar och eventuella tredjepartsentreprenörer eller leverantörer.
- Fastställ tidsplaner: Sätt realistiska deadlines för varje fas i projektet och fördela uppgifterna därefter.
- Lista leveranser: Identifiera alla projektets viktigaste leveranser och deras förväntade leveransdatum. Detta hjälper alla att hålla sig på rätt spår och ta ansvar för sina uppgifter.
- Skapa en kommunikationsplan: Upprätta ett system för att kommunicera uppdateringar om framsteg, förändringar eller annan relevant information till intressenterna.
- Beakta potentiella risker: Förutse eventuella hinder som kan uppstå och ha en beredskapsplan för att minimera deras inverkan.
- Få godkännande: När projektomfattningsdokumentet är färdigt, se till att få godkännande från alla intressenter innan du fortsätter med projektet.
Kom ihåg att när du skriver ett projektomfattningsdokument är det viktigt att vara så detaljerad och specifik som möjligt. Detta hjälper till att säkerställa att alla är på samma sida och minimerar eventuella missförstånd eller feltolkningar.
Optimera dina projektomfattningar med mallar redan idag
Projektomfattningsmallar ger dig den värdefulla vägkarta du behöver för att ena ditt team och få alla att arbeta mot det gemensamma målet att uppnå ett framgångsrikt projektresultat.
Genom att tillhandahålla denna information i en organiserad och tydlig mall för projektbeskrivningar minskar risken för projektförseningar eller missförstånd som leder till misstag.
ClickUp erbjuder den gyllene standarden inom projektledning och teamsamarbete. Välj bland vårt breda utbud av projektledningsmallar för att anpassa din arbetsyta efter dina projektbehov. Med projektledning, kunskapshantering och kommunikation som hanteras med en enda AI-driven plattform behöver du bara denna app för att hantera dina projekt effektivt.
Det är gratis att komma igång med ClickUp, så prova oss idag för att se hur lite planering i förväg kan leda till framgångsrika projekt längre fram.