Projekt har en otäck tendens att spridas och växa till monstruösa proportioner. Därför är det så viktigt att teamen preciserar exakt vad ett projekt ska vara innan det får grönt ljus.
Ett sätt att hålla projekten på rätt spår är att skapa en arbetsbeskrivning. Det görs bäst med en mall för arbetsbeskrivning. Dessa mallar hjälper projektledare eller företagare att enkelt beskriva alla aspekter av ett projekt, från mål och resurser till juridiska krav och milstolpar.
Oavsett om du designar en webbplats eller föreslår ett projekt för ledningen, hjälper en mall för arbetsomfång dig att förklara din idé och få alla att vara överens om ditt framtida projekt.
I den här artikeln tittar vi på 10 kostnadsfria mallar för arbetsomfång från Microsoft, Google Sheets och ClickUp – perfekta för alla som vill hålla sina projekt direkta och effektiva.
⏰ 60 sekunders sammanfattning
Här är 10 kostnadsfria mallar för arbetsomfattning som hjälper dig att hålla dina projekt tydliga, organiserade och effektiva:
- ClickUp-mall för arbetsomfång
- ClickUp Whiteboard-mall för arbetsomfattning
- ClickUp-webbplats Mall för arbetsomfattning
- ClickUp-appens mall för arbetsomfattning
- ClickUp-mall för ändringsförslag
- ClickUp-mall för projektförslag
- ClickUp-mall för affärsförslag
- ClickUp-mall för tjänsteavtal för arbetsomfång
- Microsoft Word-mall för arbetsomfattning
- Mall för arbetsomfattning i Google Sheets
Vad är en arbetsbeskrivning?
En arbetsbeskrivning (SOW) är ett detaljerat dokument som beskriver det arbete som krävs för ett projekt och fastställer tydliga förväntningar för alla intressenter.
Syftet med ett arbetsomfångsdokument är att skapa en enda plats där teamen kan hålla ordning och följa projektet. Av denna anledning bör teamen göra skapandet av ett arbetsomfångsdokument till ett första steg i all projektplanering för att undvika slöseri med tid, missförstånd och uppgifter som ligger utanför projektets omfattning.
Att ta sig tid att skapa ett dokument med arbetsomfattning säkerställer också att du inte fastnar i omfattningsglidning. Omfattningsglidning är när ett projekts omfattning sakta växer och växer och växer tills det blir mycket större än vad någon någonsin hade tänkt sig.
Genom att skriva ner detaljerna om vad ditt projekt är (och inte är) minskar du risken för att det tar överhanden.
En mall för arbetsomfattning är ett verktyg för att skapa ett detaljerat dokument över arbetsomfattningen och planera detaljerna för ett kommande projekt. Den hjälper dig att beskriva viktiga faktorer som lagkrav, tilldelade resurser och projektleveranser.
Läs också: 5 steg till effektiv projektledning
När ska man använda en arbetsbeskrivning?
Ett arbetsomfångsdokument är till hjälp för yrkesverksamma inom flera branscher. Några vanliga användningsområden för SoW är:
- Projektledare som behöver övervaka och anpassa ett projekt efter dess resultat och resurser
- Intressenter eller kunder i projekt som vill förstå projektets omfattning och hur det stämmer överens med deras förväntningar.
- Projektmedlemmar som vill förstå sina roller och ansvarsområden och planera sina dagliga aktiviteter i projektet.
- Leverantörer eller entreprenörer som är involverade i projektet och vill veta vad deras kund förväntar sig av projektet.
- Juridiska team eller inköpsteam som måste utarbeta och godkänna arbetsavtal och order på basis av den överenskomna projektomfattningen
- Kvalitetssäkringsgrupper som vill säkerställa att projektets leveranser uppfyller önskade acceptanskriterier
- Ledningsgrupper som måste se till att alla projekt är i linje med organisationens mål och affärsstrategi.
Hur man skapar en arbetsbeskrivning
Följ dessa steg för att utforma ett omfattande dokument för arbetsomfånget:
- Samla in krav: Träffa intressenterna för att förstå projektets mål och resultat.
- Bestäm projektets mål: Klargör det problem du ska lösa och fastställ mål som stämmer överens med organisationens mål eller intressenternas förväntningar. Se också till att dessa mål är specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna (SMART).
- Definiera projektets omfattning, leveranser och acceptanskriterier: Ange tydligt vad som ingår i projektet (funktioner, uppgifter, leveranser osv. ) och vad som ligger utanför omfattningen. Lista alla leveranser och deras specifikationer (t.ex. kvalitet, storlek, format, standarder osv. ) och kom också överens om processen för att bedöma dem.
- Dela upp uppgifter och aktiviteter med deras ansvariga: Skapa en arbetsfördelningsstruktur (WBS) som listar alla uppgifter och deluppgifter som ska utföras och tilldela varje uppgift till specifika ansvariga. Definiera roller för teammedlemmar, intressenter och externa entreprenörer om det är tillämpligt
- Skapa en tidsplan: Utveckla en projektplan med viktiga datum, milstolpar och deadlines. Detta hjälper dig att följa projektets framsteg och säkerställa att eventuella förseningar snabbt identifieras. Använd verktyg som Gantt-diagram eller projektledningsprogramvara för att visualisera tidsplanen och dela den med alla berörda parter.
- Fastställ en budget: Utvärdera alla resursbehov för projektet och fastställ en projektbudget. Se till att budgeten överensstämmer med projektets begränsningar och godkända finansiering.
- Identifiera begränsningar och beroenden: Var medveten om beroenden av externa faktorer (t.ex. leveranser från leverantörer eller tillstånd) som kan påverka projektet. Lista även eventuella interna begränsningar, såsom budget, resurser, tid eller specifika kunskapsluckor. Utarbeta planer för att mildra dessa identifierade risker
- Utveckla en kommunikationsplan för projektet: Ange hur projektets framsteg ska följas upp och kommuniceras till intressenterna och med vilka intervall.
- Upprätta en process för förändringshantering: Se till att intressenterna vet hur eventuella förändringar av projektets omfattning, budget, tidsplan etc. kommer att begäras och utvärderas.
- Få det godkänt: Dela utkastet till arbetsomfattningen med intressenterna för att få feedback och få det godkänt efter att ha införlivat deras synpunkter. Dela det slutgiltiga dokumentet med arbetsomfattningen med projektteamet och intressenterna och kartlägg alla framsteg mot det.
10 gratis mallar för arbetsomfattning
Om det är något som inte saknas på internet så är det innehåll. Titta online så hittar du flera mallar för arbetsomfång som är tillgängliga för gratis användning.
För att du ska slippa lägga tid på att själv leta efter en bra gratis mall för arbetsomfång har vi samlat dessa 10 mallar så att du kan sätta igång direkt.
1. ClickUp-mall för arbetsomfång
Om du letar efter en allmän mall för arbetsomfattning som kan användas för alla typer av projekt är ClickUps standardmall för arbetsomfattning det rätta valet.
Denna mall är ett fantastiskt verktyg för företag som vill påskynda och förenkla sin projektplaneringsprocess, oavsett vilken typ av arbete de bedriver.
I denna mall ingår flera förifyllda avsnitt som de flesta projekt kommer att vilja inkludera i sin projektbeskrivning. Dessa avsnitt omfattar projektmål, resurser, lagkrav, milstolpar och mycket mer.
Med ClickUp är det enkelt att lägga till eller ta bort avsnitt efter behov. Dessutom kan du spara dina ändringar, vilket gör det enkelt att regelbundet skapa den här typen av arbetsomfattningsdokument.
Dessutom har varje avsnitt förifyllts med exempeltexter, så att du har ett exempel att utgå ifrån när du redigerar det. På så sätt blir det snabbare och enklare att anpassa din arbetsomfattningsmall, även för personer som är nya på den här typen av dokument.
Om du letar efter en allt-i-ett-mall som hjälper ditt team att bli mer organiserat kan du börja med länken nedan.
Perfekt för: Projektledare som snabbt behöver skapa ett detaljerat och standardiserat dokument för projektets omfattning.
2. ClickUp Whiteboard-mall för arbetsomfattning
En av de största fallgroparna med att arbeta på distans är att det är svårare att samarbeta som ett team.
Tidigare kunde du samlas i ett konferensrum och utarbeta omfattningen för ditt senaste projekt, men nu måste du förlita dig på e-postkonversationer och Zoom-samtal.
ClickUps mall för arbetsomfång på whiteboard syftar till att ändra på allt detta.
Med hjälp av ClickUps whiteboard kan teamen samarbeta i realtid för att definiera projektets omfattning och sedan dela upp det i hanterbara delar som enskilda personer kan ta ansvar för. Detta möjliggör spontan brainstorming och planering mellan flera personer, så att projekten blir klara i tid med input från medlemmarna i hela teamet.
Denna whiteboardmall har flera avsnitt, inklusive ett utrymme för att definiera antaganden, motiveringar, projektmål och leverabler.
Du behöver inte börja från scratch. De viktigaste avsnitten finns redan där – allt du och ditt team behöver göra är att bidra med era personliga insikter och geniala idéer.
Det bästa arbetet utförs när hela teamet bidrar. Gör din arbetsbeskrivning till ett verkligt lagarbete genom att prova vår specialdesignade whiteboardmall.
Perfekt för: Distansarbetande team som samarbetar för att fastställa ett projekts omfattning
3. ClickUp-webbplatsens mall för arbetsomfattning
Om du bygger en webbplats behöver du ett dokument med arbetsomfång för att säkerställa att du och din kund är överens om detaljerna i projektet. ClickUps mall för arbetsomfång för webbplatser underlättar den processen.
Denna mall för projektledning på webbplatsen har plats för dig att ange priser, undantag, slutdatum och mycket mer. Den innehåller också tips om hur du fyller i dessa avsnitt för att imponera på dina framtida kunder.
Om du till exempel är osäker på hur du ska skriva en syfte- och problemformulering, förklarar den här mallen hur en sådan formulering ser ut och vad du bör inkludera för att den ska vara användbar för din kund.
Du kan också enkelt ändra denna mall så att den passar dina behov, så att kunderna har ett unikt dokument till hands när de slutför projektet.
Perfekt för: Entreprenörer som skriver en arbetsbeskrivning för ett webbutvecklingsprojekt
Bonus: Mallar för arbetsbeskrivningar!
4. ClickUp-appens mall för arbetsomfattning
Många företag använder idag någon form av app för att interagera med sina kunder via mobilen. Men bara för att de behöver en app betyder det inte nödvändigtvis att de vet vilken typ av app de vill ha.
Om du skapar en app för en kund behöver du ClickUps mall för appens arbetsomfattning för att beskriva exakt vad du ska skapa, så att ingen blir överraskad när den levereras.
Denna mall gör det enkelt att förklara förväntad appfunktionalitet och ge dina kunder en projektöversikt med detaljerade tidsramar och nödvändiga resurser. Det sista du vill är att spendera månader på att utveckla en sak och sedan upptäcka att kunden hade en helt annan vision för slutprodukten.
Om du är en oberoende apputvecklare är du kanske inte så van vid att skriva den här typen av dokument. Vår mall gör skrivandet så smidigt som möjligt genom att ge exempel på formuleringar och tips under hela dokumentprocessen.
Oavsett vem du är kommer denna mall att säkerställa att det inte uppstår missförstånd mellan dig och kunden när det gäller ditt arbete.
Perfekt för: Team som skapar en arbetsbeskrivning för ett apputvecklingsprojekt
5. ClickUp-mall för ändringsförslag
Vi vet alla att det inte finns något perfekt system – ibland behövs förändringar. Om du föreslår förändringar i ett pågående projekt eller en pågående process på jobbet kan du använda ClickUps mall för förändringsförslag för att se till att du får fram din poäng tydligt och snabbt.
För att hjälpa dig med detta har vår mall en undersida med namnet ”Ändra fall” där du kan beskriva varför en förändring är så desperat nödvändig. Här kan du lägga till detaljer som stöder din åsikt, inklusive mätvärden och data som backar upp dig.
Denna mall har även plats för dig att lägga till en tidsplan och en lista över resurser som behövs för att genomföra förändringen. Genom att inkludera dessa uppgifter kan dina chefer förstå omfattningen av dina föreslagna förändringar.
Slutligen innehåller vår mall en signatursida där intressenterna måste underteckna dokumentet innan något genomförs. Detta kanske inte verkar avgörande just nu, men det är alltid en bra idé att ha denna typ av dokumentation om dessa val omprövas i framtiden.
Perfekt för: Individer och team som planerar en förändring i ett befintligt projekts arbetsomfång
6. ClickUp-mall för projektförslag
Det kan vara svårt att få ett projekt godkänt, men du kan underlätta processen med ClickUps mall för projektförslag från ClickUp. Denna mall ger dig utrymme att planera ditt förslag på en enda interaktiv digital whiteboard.
På denna tavla kan du lägga till information som projektets mål, budget, tidsram och teammedlemmar. Eftersom den är i whiteboardformat är det dessutom enkelt för hela teamet att samarbeta. Det innebär att fler personer kan arbeta tillsammans för att skapa ett förslag som verkligen förändrar verksamheten.
Om du har lagt tid och energi på att bygga det bästa teamet möjligt, är du skyldig dig själv och dem att skapa en miljö där de kan göra det de gör bäst. En interaktiv whiteboard är en tom duk som ger ditt team den frihet att tänka kreativt som de behöver för att utmärka sig och växa.
Förbättra dina projektförslag med en av våra mallar för projektförslag.
Perfekt för: Team som vill skapa ett projektförslag tillsammans
7. ClickUp-mall för affärsförslag
Det är aldrig lätt att sälja något. Människor är naturligt tveksamma till affärsförslag, så du måste ge dem alla skäl att säga ja.
Ett sätt att omvandla ett förslag till avkastning på investeringen för ditt företag är att använda en professionell affärsförslagsmall från ClickUp. Denna mall hjälper dig att exakt definiera vilket arbete som behöver utföras och hur mycket det kommer att kosta. Vår mall innehåller också en steg-för-steg-guide som visar vad du behöver göra för att skapa det bästa möjliga förslaget.
Detta inkluderar färdiga uppgiftslistor som du kan tilldela ditt team så att förslaget är klart för kundens kickoff-möte. Slutligen, ge ditt förslag bästa möjliga chans att lyckas med vår färdiga e-postmall. Allt du behöver göra är att lägga till information om vem du är och varför de bör ta en titt på ditt bifogade förslag.
Är du redo att skapa professionella affärsförslag med mindre krångel och huvudbry? Kom igång med att effektivisera din förslagsprocess med vår mall för affärsförslag.
Perfekt för: Säljteam som arbetar med att skapa effektiva affärsförslag
8. ClickUp-mall för tjänsteavtal för arbetsomfång
ClickUps mall för tjänsteavtal för arbetsomfattning är ett utmärkt verktyg för dig som vill formalisera din arbetsrelation med en kund.
Mallen innehåller avsnitt om betalningsvillkor, leveranser och, naturligtvis, själva tjänsteavtalet. Fyll i varje avsnitt så har du ett gediget affärsavtal mellan dig och din partner.
Du behöver inte skriva din egen mall och riskera att göra misstag, stavfel eller utelämnanden som kan orsaka problem senare. Dessutom, när du väl har arbetat med den här mallen en gång, blir det enkelt att återanvända den varje gång du behöver ta emot en ny kund.
Eftersom det är ett standardavtal behöver du bara göra minimala ändringar för att anpassa det till varje situation. Slösa inte tid på att skriva om ett standardavtal om och om igen. Använd istället den här mallen så att du kan fokusera dina ansträngningar där de behövs mest.
Perfekt för: Konsulter eller egenföretagare som vill skapa en standardarbetsbeskrivning för sina tjänster
9. Mall för arbetsomfång i Microsoft Word
Microsoft Word har varit det självklara programmet för dokumentskapande i årtionden. Det är därför inte förvånande att de har en egen mall för arbetsomfång som du kan använda gratis.
Även om denna arbetsomfattningsmall i Microsoft Word kan se lite föråldrad ut, finns det fortfarande plats för all viktig information som du vill ha med i ditt arbetsomfattningsdokument. Detta inkluderar avsnitt som Omfattning, Projektleveranser och Berörda parter.
En av de största fördelarna med denna mall är att den är superenkel. Om du redan använder Microsoft Office kommer den att vara precis som vilket annat Word-dokument som helst som du skapar.
Om du bara vill ha en snabb och enkel lösning kan den här Word-mallen vara rätt val.
Perfekt för: Personer som är vana vid Microsoft Office-miljön
10. Mall för arbetsomfång i Google Sheets
Sist men inte minst har vi arbetsomfångsmallarna i Google Sheets. Den största fördelen med dessa mallar är att de ingår i Google Workspace-ekosystemet.
Om du är bekant med hur Sheets fungerar och inte tror att du kommer att behöva den här typen av mall ofta, kan detta vara det smartaste valet för dig.
Om du arbetar med ett byggprojekt behöver du bara lägga till dina specifikationer. Om du inte gör det bör du vara beredd på att göra en hel del anpassningar för att anpassa det till dina syften.
Perfekt för: Generalentreprenörer eller hantverkare som behöver exempel på arbetsomfattning
Vad kännetecknar en bra mall för arbetsomfång?
En bra mall för arbetsomfång ska vara lätt att läsa och förstå. På så sätt kan teammedlemmar och intressenter enkelt läsa dokumentet och få reda på vad projektet går ut på, hur lång tid det kommer att ta och vad som krävs av dem.
Idealiskt sett bör mallarna för arbetsomfång också innehålla bästa praxis och råd om hur man fyller i varje avsnitt. Även om erfarna personer som skriver arbetsomfång inte behöver dessa råd, kan de hjälpa personer som är nya inom detta område att skapa ett effektivt dokument för arbetsomfång för första gången.
Det sparar också tid och mental kapacitet för alla som behöver fundera över vad som ska ingå i varje avsnitt.
Slutligen bör alla mallar du använder vara mångsidiga. Alla har olika behov, och du vill ha en mall som enkelt kan anpassas efter din situation. Det innebär att avsnitten måste vara tillräckligt allmänna för att alla ska kunna använda dem och att plattformen måste möjliggöra enkla ändringar så att författaren kan anpassa dem efter behov.
Bästa metoder för att skapa en arbetsbeskrivning
- Gör det till ett lagarbete: För att säkerställa att arbetsomfattningen tar hänsyn till alla projektkrav bör du involvera alla berörda intressenter i uppskattningen. Detta hjälper dig att få input från alla berörda team och planera på ett heltäckande sätt.
- Fokusera på att vara tydlig, koncis och specifik: För att undvika förvirring under projektets genomförandefas bör du beskriva projektets krav, mål och processer i detalj. Använd dock ett enkelt och lättförståeligt språk.
- Definiera framgång och misslyckande: Fastställ riktmärken som anger när och i vilken utsträckning projektet är framgångsrikt. Detta hjälper till att styra alla insatser och hålla alla projektintressenter på samma sida.
Få en bra start på dina projekt
Oavsett vilket projekt du arbetar med kan ett tydligt dokument med arbetsomfattning göra stor skillnad. Oavsett om du behöver ett för ett app- eller webbutvecklingsprojekt, ett ändringsförslag eller ett serviceavtal finns det säkert en mall som passar dina behov.
Om du väljer att använda en av våra ClickUp-mallar får du dessutom fördelen att kunna arbeta inom ClickUp-plattformen. Det innebär smart uppgiftsskapande, datadelning och tillgång till en hel rad gratis mallar avsedda för alla typer av affärsanvändningsfall.
Så vad väntar du på? Börja nu med ett gratis ClickUp-konto och den arbetsomfattningsmall som passar dig bäst!