När du startar ett nytt projekt med en kund är en av de första sakerna du måste fokusera på att vinna deras förtroende. Övertyga dina kunder med ett starkt projektförslag – ett uttalande som klargör vad din byrå kommer att göra för att hjälpa kunden att uppnå sina mål.
Detta förslag är i grunden en ”diagnos” och en ”behandlingsplan”. Det visar kunden att du förstår deras situation och beskriver vilka projektresultat din byrå kommer att skapa för att hjälpa kunden att uppnå sitt mål.
Öka kundernas förtroende för ditt föreslagna projekt med denna guide. Den är fullspäckad med bästa praxis för att skriva förslag, exempel på projektförslag och en gratis mall för projektförslag som hjälper dig att stärka dina presentationer.
60 sekunders sammanfattning
Vad är ett projektförslag?
Ett projektförslag är ett dokument som beskriver vilka resultat din byrå kommer att skapa och vilka mål du planerar att uppnå genom arbetet. Det är ett viktigt projektdokument, och dess främsta syfte är att få intressenternas stöd.
Projektförslaget sammanfattar detaljerna i ditt projekt och väcker intresse hos interna och externa intressenter. Det bör beskriva din diagnostiska och normativa strategi för att hjälpa dem nå sina mål.
Innan vi går djupare in på ämnet ska vi reda ut förvirringen kring några vanliga typer av projektdokumentation som kan verka vara samma sak som ett projektförslag.
Projektförslag kontra projektplan
Ett projektförslag är som en presentation. Det skapas innan ett projekt godkänns och syftar till att övertyga intressenter eller beslutsfattare att ge projektet grönt ljus.
Exempel på projektförslag: Ett förslag om att utveckla en mobilapp för att förbättra medarbetarnas produktivitet kan lyfta fram problemet med ineffektiva arbetsflöden, den föreslagna lösningen (en mobilapp) och de förväntade fördelarna.
När projektet har godkänts formaliseras beslutet i projektstadgan. Det är som ett kontrakt eller en avsiktsförklaring för projektet, som ger projektledaren befogenhet att gå vidare.
Exempel på projektplan: Efter att app-projektet har godkänts kan projektplanen definiera appens omfattning (t.ex. funktioner som uppgiftshantering och tidrapportering), identifiera projektledaren och fastställa övergripande milstolpar som ”Prototyp färdig inom två månader”.
Projektförslag kontra projektplan
Projektplanen och projektförslaget har vissa gemensamma element, vilket kan leda till förvirring. Projektplanen träder dock i kraft först efter att projektförslaget har godkänts.
Planen är som en ritning; den beskriver i detalj hur projektet ska genomföras, övervakas och avslutas.
Exempel på projektplan: Projektplanen för appen kan innehålla specifika uppgifter som ”Designa användargränssnitt”, tilldelade resurser, en detaljerad tidsplan och strategier för riskminimering (t.ex. användarutbildning för att öka användningen).
Projektförslag kontra affärsplan
En affärsplan används i organisationer för att motivera behovet av ett projekt eller för att prioritera ett projekt framför ett annat. Även om den är relaterad till projektförslaget, kommer den före förslaget (eller tillsammans med det) och fokuserar på varför projektet ska genomföras.
Tänk på affärsplanen som en detaljerad motivering som visar hur projektet stämmer överens med de strategiska målen och varför det är värt att genomföra.
Exempel på affärsfall: Affärsfallet för appen kan innehålla data om hur mycket tid anställda slösar bort på manuella processer, appens förväntade avkastning på investeringen och risker som låg användningsgrad.
Låt oss titta på dessa jämförelser av projektdokument i en tabell för att få en bättre överblick. Vi fortsätter med vårt exempel på ett projekt för en produktivitetsapp.
| Dokument | Syfte | När det skapades | Exempel på innehåll | Målgrupp |
|---|---|---|---|---|
| Före eller tillsammans med förslaget | För att presentera projektet och få det godkänt. | Innan projektet godkänns | Problem: Manuella processer minskar produktiviteten. Föreslagen lösning: En mobilapp. | Chefer, sponsorer |
| Affärsfall | För att motivera projektets genomförbarhet och avkastning. | Före eller med förslag | Kostnads-nyttoanalys som visar en avkastning på 120 % inom två år. | Beslutsfattare, ekonomiavdelningar |
| Projektstadga | För att formellt godkänna projektet. | Efter projektgodkännande | Mål: Skapa en app med uppgiftshantering och tidrapportering. Tilldelad projektledare: Alec. | Projektteam, sponsorer |
| Projektplan | För att beskriva hur projektet kommer att genomföras. | Efter godkännande av charter | Uppdelning av uppgifter, tidsplaner, resursfördelning, riskhantering. | Projektteam, intressenter |
Komponenter i ett projektförslag
Ett bra projektförslag bör innehålla vem, vad, var, när och hur för den lösning du erbjuder. Här är en översikt över vad ditt projektförslag behöver innehålla:
- Innehållsförteckning: En index över vad som kommer att finnas i projektförslaget och sidnummer.
- Sammanfattning : En redogörelse som beskriver projektets bakgrund och ger en kort översikt över vad som kommer att ingå i förslaget.
- Mål: Det långsiktiga resultatet eller projektmålen som kunden vill uppnå.
- Problemformulering : En sammanfattning av de hinder som står i vägen för kundens mål.
- Värdeförklaring: En sammanfattande förklaring av hur din byrås tjänster och expertis kommer att lösa problemformuleringen och gynna kunden.
- Strategi: Den övergripande föreslagna lösningen för hur du ska uppnå kundens mål.
- Projektets omfattning: De tjänster som kommer att ingå i din byrås projektstrategi.
- Projektleveranser : Enskilda uppgifter inom de tjänster du tillhandahåller som bidrar till projektets mål.
- Resursbehov: En beräkning av resurser såsom material, utrustning och personal som du behöver för att genomföra projektet.
- Mått på framgång: Mått som kommer att användas för att mäta projektets framgång (KPI:er)
- Projektets tidsplan : En färdplan över när kunden kan förvänta sig projektleveranser och viktiga milstolpar längs vägen.
- Potentiella risker: Detaljer om möjliga risker för projektet på grund av olika orsaker och de riskminimeringsstrategier du kommer att använda.
- Fallstudier: Framgångshistorier och vittnesmål från kunder som du har arbetat med i liknande projekt.
- Projektkostnad och budget: De ekonomiska resurser som krävs för att genomföra projektförslaget. Inkludera mer än ett paket med olika prisklasser för att passa olika projektbudgetar och mål.
- Projektöversikt : En konkret sammanfattning som sammanfattar de viktigaste detaljerna i projektförslaget.
- Nästa steg: Glöm inte din uppmaning till handling! Berätta för kunden hur hen kan börja arbeta med dig. !
Är du osäker på hur du ska få ihop allt detta? Oroa dig inte, vi kommer att gå igenom det senare!
Typer av projektförslag
Det finns några olika situationer där du skulle skicka ett projektförslag till en kund:
- Begärt projektförslag: En potentiell kund kontaktar dig med en förfrågan om förslag (RFP) och du skickar in ett förslag som svar.
- Oombett projektförslag: Du identifierar en potentiell kund i ditt CRM-system som passar din ideala kundprofil (ICP) och skickar ett oombett projektförslag för att inleda en kontraktsförhandling utan att den potentiella kunden behöver ta kontakt först.
- Informellt projektförslag: Ett mer konversationsinriktat förslag eller ett förslag som inte specifikt begärts via en RFP.
- Förslag till förnyelseprojekt: En befintlig kund är redo för förnyelse. Du skickar detta förslag som en förutsättning för förnyelsen så att du kan omvärdera din nuvarande relation och sätta upp nya mål. Det innehåller höjdpunkter och prestationer från det arbete som hittills har levererats.
- Fortsatt projektförslag: Påminn eller övertyga befintliga kunder om att fortsätta projektet eller ge detaljer om eventuella utestående eller nya uppgifter som kan behövas för att slutföra projektet.
- Kompletterande projektförslag: Du identifierar behovet av att utvidga ett befintligt projekts arbetsomfång och omdefiniera kundrelationen.
Läs också: Mallar för affärsförslag
Fördelarna med att skriva förslag för projekt
Ett välskrivet projektförslag är ett kraftfullt verktyg för att visa kunderna varför det är bäst för dem att anlita just din byrå för att nå framgång.
Projektförslag har några specifika fördelar:
- Trovärdighet: Ger dig en plattform för att etablera din expertis hos den potentiella kunden.
- Differentiering: Ge den potentiella kunden något konkret att ta med sig till interna intressenter för att jämföra och kontrastera dina tjänster med andra som konkurrerar om projektet och få stöd från deras beslutsfattare.
- Samordning: Samordnar interna och externa team kring målen och visionen för projektförslaget redan från början.
Bonus: Verktyg för projektplanering
Hur man skriver ett projektförslag i 8 steg (exempel ingår)
Ett projektförslag kan vara ett stort försäljningsargument eller en missad möjlighet – skillnaden beror på hur du går tillväga när du utarbetar det. Innan du börjar skriva ett projektförslag bör du centralisera kommunikationen inom teamet. Därefter kan du fastställa en tydlig planeringsprocess så att ingenting faller mellan stolarna.
Steg 1: Börja med att förstå målgruppen och målen för förslaget
Innan du börjar skriva, fråga dig själv vem som kommer att läsa projektförslaget och vad de bryr sig om – är det genomförbarhet, avkastning eller något annat?
Fundera över vad förslaget syftar till att uppnå – vill du säkerställa att projektet godkänns eller få en sponsors stöd? Vill du få finansiering?
Anpassa tonen, fokus och detaljnivån efter kundens förväntningar. Chefer kanske vill ha information om fördelar och risker på hög nivå, medan sponsorer kanske är mer intresserade av detaljer om budget och tidsplan.
Steg 2: Skriv en engagerande sammanfattning
En sammanfattning är en kort översikt över ditt projektförslag i bara några stycken. Syftet är att väcka intresse.
Bygg upp sammanfattningen kring det problem som ska lösas, din föreslagna lösning och dess förväntade fördelar. Gör den övertygande – din sammanfattning kan vara det enda som vissa intressenter läser!
Låt oss titta på ett exempel på en sammanfattning av ett projektförslag som använder samma koncept som en produktivitetsapp.
Exempel:
”Manuella arbetsflöden kostar vår organisation uppskattningsvis 500 timmar per månad. Detta förslag beskriver en plan för att utveckla en mobil produktivitetsapp som kan automatisera uppgiftsuppföljning och förbättra effektiviteten. Med en investering på 50 000 dollar räknar vi med en avkastning på 120 % inom två år genom ökad produktivitet hos våra anställda.”
💡Proffstips: Använd ClickUp Docs, verktyget för samarbetsdokumentation, för att skapa en engagerande och felfri sammanfattning med rik textformatering och delning med ditt team med ett enda klick.
Steg 3: Ange bakgrunden för projektet
Förklara problemet eller möjligheten som ligger till grund för projektet. Tala om:
- Vad är problemet?
- Varför det är viktigt för organisationen
- Möjligheten, dvs. hur lösningen av problemet skulle gynna organisationen
Om en lösning har prövats tidigare, inkludera en bakgrund om vad som gjordes och vad man lärde sig av det försöket.
Exempel: Låt oss återigen ta produktivitetsappen som exempel och skriva ner bakgrunden.
”Dagens uppgiftshantering är i hög grad beroende av manuella processer, vilket leder till ineffektivitet och fel. Studier visar att 70 % av de anställda slösar i genomsnitt 3 timmar per vecka på överflödiga uppgifter. Automatisering av dessa arbetsflöden innebär en betydande möjlighet att öka produktiviteten.”
Steg 4: Föreslå din lösning
Beskriv tydligt vad du föreslår och varför det är den bästa lösningen. I detta steg kan du redogöra för din strategi för projektet i detalj.
Inkludera:
- En kort översikt över projektet
- Hur lösningen hanterar problemet
- Viktiga leveranser
Exempel:”Vi föreslår att vi utvecklar en mobil produktivitetsapp med funktioner för uppgiftshantering och tidrapportering. Appen kommer att minska det manuella arbetet, förbättra rapporteringens noggrannhet och ge användbara insikter genom analyser.”
Steg 5: Lyft fram de potentiella fördelarna
Lista upp skälen till varför din målgrupp bör godkänna projektet. Fokusera på mätbara fördelar och resultat, och använd mätvärden och prognoser där det är möjligt.
Om detta avsnitt är långt, se till att du också lägger till en kort punktlista med de viktigaste punkterna för att göra det mer läsbart.
Exempel:
- Produktivitetsvinster: ”Minska manuella arbetsflöden med 40 % och spara 200 timmar per månad.”
- Kostnadsbesparingar: ”Eliminera 10 000 dollar i årliga kostnader relaterade till ineffektivitet.”
- Strategisk anpassning: ”Stöder vårt mål om 20 % effektivitetsförbättring.”
Steg 6: Tillhandahåll en översiktlig tidsplan eller plan
Beskriv hur du kommer att genomföra projektet. Betrakta detta som en minivägkarta som innehåller de viktigaste milstolparna, en grov tidsplan och en ungefärlig projektbudget.
Du kan använda en tidslinje eller ett Gantt-diagram för att visa denna information visuellt.
Exempel:
- Fas 1: Undersökning och design (månad 1)
- Fas 2: Utveckling och testning (månad 2–3)
- Fas 3: Lansering och utbildning (månad 4)
- Beräknad budget: 50 000 dollar (fördelning anges i bilaga A)
Steg 7: Bedöm risker och ta fram strategier för att minska dem
Alla projekt medför risker. I ditt förslag bör du visa att du har tänkt igenom potentiella utmaningar och har en plan för hur du ska hantera dem.
Exempel:
”För att hantera potentiella utmaningar i samband med införandet kommer vi att inkludera utbildningssessioner och ett pilotprogram med 10 anställda innan den fullständiga lanseringen.”
Steg 8: Avsluta starkt med en uppmaning till handling
När du har lagt fram dina argument avslutar du med en tydlig och övertygande begäran.
Upprepa dina observationer om projektets förväntade värde, specificera vad du söker (godkännande, finansiering etc.) och föreslå en tidsplan.
Exempel:
”Vi anser att detta projekt utgör en unik möjlighet att öka produktiviteten och anpassa oss till våra strategiska mål. Vi begär ditt godkännande för en budget på 50 000 dollar för att starta fas 1 senast den 1 februari nästa år.”
Tips för att skriva ett vinnande projektförslag
Här är några experttips och förslag som du kan följa för att skapa det perfekta projektförslaget:
a. Undersök din potentiella kunds produkt och bransch
Din potentiella kund vill ha ett uttalande som visar att du förstår deras historia, varumärke, bransch och kunder. Visa kunden att du förstår dem och vad som är viktigt för dem genom att göra research inför ditt projektförslag.
Tänk på följande när du genomför din forskning:
- Forskningsbakgrund: Vilka är kundens mål som driver detta projekt? Vilka luckor i branschkunskapen har din byrå som du behöver utforska under marknadsundersökningen?
- Vilka är dina kunders mål som driver detta projekt?
- Vilka luckor i branschkunskapen har din byrå som du behöver utforska under marknadsundersökningen?
- Metodik: Hur lång tid kommer du att behöva för att genomföra din forskning? Vilken form av datainsamling kommer du att använda? Kommer du att genomföra en konkurrentanalys, kundundersökningar eller en analys av organisatoriska brister? När du har samlat in data, hur kommer du att analysera den? Finns det några begränsningar i din forskning som du behöver ta hänsyn till under planeringen?
- Hur lång tid kommer du att behöva för att genomföra din forskning?
- Vilken form av datainsamling kommer du att använda?
- Kommer du att genomföra en konkurrentanalys, kundundersökningar eller en analys av organisatoriska brister?
- När du har samlat in data, hur ska du analysera den?
- Finns det några begränsningar i din forskning som du behöver ta hänsyn till under planeringen?
- Viktiga slutsatser: Finns det några teman som sticker ut när du genomför din forskning?
- Finns det några teman som sticker ut när du genomför din forskning?
- Referenser: Vilka källor använde du när du utvecklade din forskning? Är källorna trovärdiga? Är källorna tillräckligt varierade för att ge en korrekt bild av branschen?
- Vilka resurser använde du när du utvecklade din forskning?
- Är källorna trovärdiga?
- Är källorna tillräckligt varierade för att ge en korrekt bild av branschen?
- Vilka är dina kunders mål som driver detta projekt?
- Vilka luckor i branschkunskapen har din byrå som du behöver utforska under marknadsundersökningen?
- Hur lång tid kommer du att behöva för att genomföra din forskning?
- Vilken form av datainsamling kommer du att använda?
- Kommer du att genomföra en konkurrentanalys, kundundersökningar eller en analys av organisatoriska brister?
- När du har samlat in data, hur ska du analysera den?
- Finns det några begränsningar i din forskning som du behöver ta hänsyn till under planeringen?
- Finns det några teman som sticker ut när du genomför din forskning?
- Vilka resurser använde du när du utvecklade din forskning?
- Är källorna trovärdiga?
- Är källorna tillräckligt varierade för att ge en korrekt bild av branschen?
Glöm inte att dokumentera alla dina resultat i ClickUps mall för användarundersökningsplan så att du enkelt kan hänvisa till din analys i ditt projektförslag!
b. Brainstorma med ditt interna team
Med din research i bagaget är det dags att samla trupperna! Nu är det dags att samarbeta med ditt interna team om hur ni kan lösa kundens behov innan ni sätter det på papper.
Brainstorma tillsammans med hjälp av verktyg som gör det möjligt för teamen att dela med sig av sina idéer och diskutera sina unika perspektiv på projektet – för att i slutändan komma fram till de bästa idéerna.
ClickUps tankekartor och virtuella ClickUp-tavlor är perfekta för detta ändamål.
c. Använd projektledningsverktyg
Du kan skapa ditt projektförslag mer effektivt med hjälp av ett projektledningsverktyg. Här är några projektledningsverktyg från ClickUp som kan hjälpa dig:
- Anpassade fält: Med ClickUps anpassade fält kan du tilldela unika värden till uppgifter som budgetar, uppgiftsägare, förfallodatum och mycket mer.
- Gantt-diagram: Det är enkelt att definiera tidslinjer när du tittar på uppgifter i ClickUps Gantt-diagramvy, där du kan definiera beroenden mellan uppgifter och lägga upp projektleveranser i sekventiell ordning.
- Checklistor: Ibland behöver du bara en enkel att göra-lista för att se till att du har tilldelat varje del av projektet; det är då checklistor är superpraktiska! Markera enkelt uppgiftsägare, ange förfallodatum och meddela projektteamet om slutförandet med ett enda klick.
d. Håll det kortfattat, koncist och visuellt
Projektets sponsorer och intressenter är upptagna och uppskattar kortfattade texter.
Begränsa din ansökan till ett par sidor och håll texten enkel och koncis. Ge också ditt interna projektteam möjlighet att granska och föreslå eventuella ändringar innan du skickar in projektansökan.
Använd diagram, grafer eller infografik för att bryta upp texten visuellt och göra informationen lättare att ta till sig.
💡Proffstips: Använd ClickUp Brains AI-skrivare för att finslipa ditt förslag på några minuter.
e. Använd mallar för projektförslag
Spara tid och håll dina projektförslag i linje med varumärket med standardiserade mallar. Du kan skapa din egen mall eller bara använda ClickUps mall för projektförslag. Den hjälper dig att organisera, prioritera och hantera dina kundförslag på ett och samma ställe.
💡Proffstips: Skickar du många förslag via e-post? Gör detta steg snabbt, enkelt och enhetligt för alla team genom att utveckla en standardiserad e-postmall i ClickUp.
f. Uppföljning
Låt inte potentiella kunder glida dig ur händerna. Håll koll på varje steg i dina projektförslag så att du vet vem som ansvarar för att kontakta den potentiella kunden och när ditt team senast kontaktade dem.
Med anpassade fält i ClickUp är det enkelt att följa kundens livscykel i realtid. Du kan definiera olika stadier i dina projektförslag genom anpassade fält, tilldela roller, ange förfallodatum för rutinmässiga uppföljningar och tagga teammedlemmar.
Du kan också skicka e-postmeddelanden och kommentarer till kunder direkt från uppgiftsfönstret, vilket ger dig en tydlig revisionsspår för varje kundkommunikation.
Mallar för projektförslag och andra resurser
Använd ClickUp för ditt nästa projektförslag
Vi hoppas att dessa exempel på projektförslag, mallar och tips hjälper dig att känna dig mer säker när du skapar ett vinnande dokument.
Kärnan i framgångsrika projektförslag är ett team som samarbetar effektivt. Och det är precis vad ClickUp gör möjligt för dig.
Vi samlar alla dina verktyg, dokument, team, instrumentpaneler, budgetar och arbetsflöden i ett enda projektledningsprogram. Allt detta för att slippa kontextväxlingar och isolerade arbetsflöden som uppstår när man arbetar med flera olika verktyg.
Vad är bättre?
Vi har över 1 000 appintegrationer och ett komplett bibliotek med gratis mallar som skapats av experter på projektledning och som underlättar arbetet med att skapa arbetsflöden. Du behöver inte längre lägga din dyrbara tid på att skapa varje process och procedur från grunden.
Det finns redan här, och väntar bara på dig i ClickUp. Kom igång idag – helt gratis – och se varför så många företag byter till ClickUp.