10 mallar för offertförfrågningar (i Word och Excel) som förenklar inköpsprocessen

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är RFQ-mallar?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "En RFQ eller offertförfrågan är en process där företag begär priser, anbud och annan viktig information från leverantörer och entreprenörer som vill delta i ett projekt. RFQ-mallar är dokument som gör det möjligt för företag att samla in information på ett enhetligt sätt, vilket hjälper dem att granska den och fatta ett enklare beslut. " } } ] }

Upphandling kan ibland kännas som en komplicerad labyrint. Företag måste navigera genom ett stort antal val för att nå målet, dvs. välja den perfekta leverantören. Utan RFQ-mallar skulle beslutsfattare lätt gå vilse och bli överväldigade. 😵

En RFQ-mall standardiserar processen och hjälper dig att samla in relevant information för att välja leverantör. Även om de sällan får erkännande är de en viktig del av upphandlingen och affärsverksamheten i allmänhet.

För att hedra dessa okända hjältar har vi sammanställt en topp 10-lista över våra favoritmallar för offertförfrågningar. De är de bästa i branschen, och det bästa är att de flesta av dem är gratis!

Vad är RFQ-mallar?

En RFQ eller offertförfrågan är en process där företag begär priser, anbud och annan viktig information från leverantörer och entreprenörer som vill delta i ett projekt. RFQ-mallar är dokument som gör det möjligt för företag att samla in information på ett enhetligt sätt, vilket hjälper dem att granska den och fatta ett enklare beslut.

RFQ-processen kan vara mer eller mindre specifik, beroende på företagets behov. Förutom prisuppgifterna innehåller de vanligtvis kontaktinformation, betalningsvillkor, tidsplan och förväntningar på projektet.

De är en viktig del av alla företag, oavsett bransch och storlek, men de är särskilt betydelsefulla för företag som behöver en stadig leverans av vissa produkter.

En RFQ ska inte förväxlas med en RFP (förfrågan om förslag). Även om dessa dokument är liknande har de olika syften. Medan RFQ:er syftar till att tillhandahålla prisinformation innehåller RFP:er ofta andra detaljer som inte är relaterade till prissättning. RFQ:er kan antingen föregå eller följa efter RFP:er.

Vad kännetecknar en bra RFQ-mall?

Det finns ingen universell formel. En bra mall för offertförfrågan eller prissättning är en mall som får jobbet gjort och möjliggör effektiv kommunikation mellan dig och leverantören. Men i allmänhet bör en RFQ-mall:

10 mallar för offertförfrågningar

Gör dig själv en tjänst och använd en av dessa 10 effektiva RFQ-mallar i ClickUp, Word eller Excel. De ger en solid grund för din upphandlingsprocess, men effektiviserar den också, säkerställer konsekvens och leder i slutändan till ett framgångsrikt samarbete mellan dig och leverantörerna. 🤝

Kom ihåg att du alltid kan anpassa mallarna efter dina specifika affärsbehov!

1. ClickUp-mall för offertförfrågan

Ladda ner den här mallen

ClickUps mall för offertförfrågan är så enkel och effektiv som en RFQ-mall kan bli. Den är kort men täcker alla viktiga aspekter av en RFQ och presenterar dem på ett tydligt och logiskt sätt. När du har försett leverantören med ett dokument som beskriver din strategiska plan, budget och tidsplan, skickar du dem detta RFQ-dokument för att samla in specifik information och utvärdera deras erbjudande.

Detta offertdokument från ClickUp börjar med ditt företags namn och logotyp. För att ytterligare anpassa det kan du lägga till en omslagsbild, ändra teckensnittet och välja vilka element du vill visa.

Nästa avsnitt innehåller kontaktuppgifter för företaget, datum, kund- och offertnummer, följt av uppgifter om ansvarig kontaktperson, giltighetsdatum och information om den person som skrev förfrågan.

I följande avsnitt, som heter Särskilda instruktioner, kan du ange specifika krav för leverantören, till exempel betalningsmetod eller betalningsvillkor. Mallen avslutas med två tabeller:

2. ClickUp-mall för offertformulär

Ladda ner denna mall

Om du befinner dig på andra sidan av utbuds- och efterfrågekedjan och behöver en mall för att samla in och hantera kundförfrågningar , kolla in ClickUp Quote Form Template. Den är enkel och användarvänlig, och när du öppnar den möts du av detaljerade instruktioner och förslag på hur du kan använda den.

Denna kostnadsfria RFQ-mall består av olika vyer, nämligen:

Förutom dessa huvudvyer innehåller mallen en förenklad tavla, ett Gantt-diagram och en arbetsbelastningsvy för enkel tids- och projektledning.

3. Mall för offertformulär för ClickUp-tjänster

Ladda ner den här mallen

Med mallen för offertformulär för tjänster kan du skapa ett kundförfrågningsformulär som passar alla. Du får allt du behöver för att ge dina kunder korrekta offerter och snabbt nå en affärsuppgörelse. Formuläret omvandlar automatiskt förfrågningar till uppgifter, vilket effektiviserar planeringsprocessen.

Du kan redigera formuläret även som gäst (förutsatt att du har behörighet), men du måste ha prenumererat på Unlimited-planen om du vill dela det eller skapa det från grunden.

Som standard innehåller formulärvyn följande fält:

Du kan redigera introduktionstexten och enskilda frågor samt lägga till anpassade fält genom att dra och släppa dem från menyn till vänster till formuläret. Om du väljer Business-planen kan du anpassa formulärets utseende, lägga till ditt varumärke och ge det en personlig touch. 💫

Precis som den tidigare offertmallen på denna lista innehåller den andra vyer, såsom listan och Kanban-tavlan, som hjälper dig att hantera förfrågningar och uppgifter.

4. ClickUp-mall för budgetförslag

Ladda ner denna mall

Precis som RFQ är budgetförslaget ett annat viktigt element i projektplaneringen. Dessa två är nära sammankopplade och beroende av varandra. RFQ hjälper dig att välja leverantör och samla in prisinformation. Detta gör att du kan planera dina resurser och skapa en effektiv budget och projektförslag att presentera för intressenterna.

Budgetförslagsmallarna från ClickUp är ganska enkla men innehåller allt du behöver för en framgångsrik finansiell planering, inklusive olika undersidor och avsnitt. I din RFQ-process kan detta dokument fungera som en prissättningsmall för att hantera olika saker i din projektbudget.

Hemsidan innehåller grundläggande projektinformation – företagsnamn, kontaktinformation, projektets titel, beskrivning och start-/slutdatum. Undersidorna innehåller:

Varje avsnitt har en särskild tabell där du kan granska och beräkna kostnaderna. Du kan redigera alla delar av mallen, till exempel texten och tabellkolumnerna, och lägga till nya.

Mallen avslutas med en undersida med sammanfattning. Den innehåller en budgetfördelning med ett cirkeldiagram, avtalets villkor och en sektion där upphovsmannen och den person som ansvarar för godkännandet kan skriva under för att bekräfta att erbjudandet accepteras.

5. Mall för ansökan om bidrag från ClickUp

Ladda ner den här mallen

Om du behöver hjälp med att finansiera leverantörer och andra deltagare i din projektbudget måste du presentera projektet och begära bidrag från intressenterna. För att göra det måste du ta fram ett effektivt bidragsförslag som övertygar. Återigen, ClickUp har lösningen!

ClickUp Grant Proposal Template är det bästa valet när det gäller finansieringsansökningar. Den är nybörjarvänlig och börjar med ett instruktionsdokument som fungerar som en förklaring och beskriver hur man bäst använder alla element.

Listvyn är där det mesta händer. Det är en databas för alla andra vyer som innehåller alla delar av förslaget, organiserade i grupper, såsom Allmänt, Problemdefinition och Budget. Du kan anpassa dessa grupper efter dina önskemål.

Kolumnerna innehåller uppdragstagare, förfallodatum, prioritetsetikett, första årets kostnad och prestationsmätning, men du kan också anpassa dessa till din projektledningsprocess. Andra vyer har en Kanban-tavla och en projektkalendervy, som ger dig en tidslinjeöversikt över schemalagda förslagselement.

6. ClickUp-mall för affärsförslag

Ladda ner denna mall

I ett hav av affärsförslag måste ditt sticka ut för att vara framgångsrikt och locka rätt kunder. 🎣

Affärsförslagsmallarna från ClickUp är fyllda med verktyg och funktioner som effektiviserar skapandet av förslag och affärskommunikation. Liksom alla mallar från ClickUp börjar de med en bruksanvisning som beskriver de viktigaste elementen och hur man använder dem på bästa sätt.

Mallen innehåller många vyer. Den viktigaste är listan över steg i affärsförslaget, som fungerar som en påminnelse och checklista under skapande- och anbudsprocessen. Standardkolumnerna inkluderar:

Genom att klicka på enskilda steg/uppgifter kan du visa ytterligare information om dem, till exempel deluppgifter, beroenden och bilagor. Det är enkelt att skapa anbudsprocessen med interna intressenter i ClickUp Docs.

Andra vyer inkluderar en prioriteringslista som grupperar uppgifter efter deras brådskande etiketter, ett dokument med e-postmallar där du kan spara e-postmeddelanden för senare bruk, en uppgiftstavla, ett Gantt-diagram och en arbetsbelastningsvy.

ClickUp möjliggör automatisering av offertskapande och många andra affärsprocesser. Det spårar automatiskt uppgifternas framsteg och uppdaterar statuskolumnen. Du kan också lägga till anpassade automatiserade åtgärder.

7. Mall för tjänsteförslag från ClickUp

Ladda ner den här mallen

När du säljer tjänster istället för varor krävs ofta en annan strategi. ClickUp Services Proposal Template är utformad för att hjälpa dig att övertyga potentiella kunder om din kompetens och förmåga att lösa deras problem och därmed få ett kontrakt.

Mallen börjar med kontaktuppgifter för båda parter. I de följande två avsnitten, Projektbeskrivning och Företagsbakgrund, kan du skriva fritt och beskriva ditt företag och projekt samt hur de kom till. ✍️

Följande avsnitt avser de i förväg överenskomna målen, föreslagna tjänsterna och en grov tidsuppskattning för var och en. Därefter kan du definiera arbetsomfånget, dvs.

Nedan kan du lista avgifter och priser för alla föreslagna tjänster och samla in underskrifter för att slutföra dokumentet.

Precis som de tidigare ClickUp-mallarna kan du lägga till en personlig touch genom att bädda in bilder och ändra teckensnitt.

8. ClickUp-mall för projektförfrågan

Ladda ner den här mallen

Medan de tidigare mallarna var nybörjarvänliga, kräver den här mer ansträngning att bemästra på grund av sin komplexitet. När det gäller funktioner är Project Request Template från ClickUp trots allt som en buffé där man kan äta så mycket man vill. 🍽️

När du väl har fått kläm på det kan du göra all din projektplanering inom en och samma plattform. Den låter dig samla in och hantera förfrågningar, tilldela dem som uppgifter och övervaka deras framsteg.

Denna mall är en mapp som består av två listor – Förfrågningsformulär & Backlog och Godkända projekt. I den förstnämnda finns flera vyer:

I listan över godkända projekt kan du välja ut och fokusera på den eller de initiala förfrågningar som är klara för produktion och se dina projekt blomstra när de förverkligas. 🌼

9. Word-mall för offertförfrågan från Template.net

Om Word är ditt favoritverktyg kan det här alternativet vara lämpligt för dig. Template.nets RFQ-mall i Word är minimalistisk och koncis, och kräver minimalt med arbete både från företagets och leverantörens sida.

Den består av endast tre avsnitt: kontaktuppgifter för avsändaren och mottagaren, bakgrundsinformation och detaljer om förfrågan. Bakgrundsinformationen är en beskrivning av dokumentet och innehåller en kortfattad information om den efterfrågade produkten och deadline.

I tabellen med förfrågningsdetaljer kan du gå in på detaljerna och låta den andra parten veta exakt vad du behöver. Den innehåller information som:

Förutom Word fungerar denna mall även i Google Docs och Apple Pages. Tänk på att du måste vara betalande prenumerant på Template.net för att kunna ladda ner den.

10. Excel-mall för offertförfrågan från Vertex42

Använd Vertex42:s kostnadsfria RFQ-mall i Excel eller Google Sheets och upplev hur din upphandlingsprocess förvandlas från vardaglig till utmärkt.

Formatet skiljer sig inte mycket från de mallar vi tidigare listat. Den innehåller avsnitt för kontaktinformation om kunder och leverantörer, samt detaljer om offerter och förfrågningar.

I beskrivningsfältet kan du lista alla artiklar eller tjänster du behöver samt deras priser och lägga till en markering för att ange att beloppet är skattepliktigt. En av de största fördelarna med Excel är att det kan göra beräkningar åt dig, vilket sparar tid och minskar risken för fel. Du kan också snabbt skapa detaljerade rapporter.

Den sista delen av mallen är villkoren. Använd den som en möjlighet att specificera tekniska detaljer och preferenser. Du kan också lägga till en signatur. Som Vertex42 rekommenderar bör du exportera den som en PDF-fil innan du distribuerar den till leverantörerna.

De 10 bästa RFQ-mallarna – en översikt

För en kort översikt över alla mallar och vad de erbjuder, se tabellen nedan:

Förbättra RFQ-processen med mallar – slutkommentarer

Låt inte dina offertförfrågningar bli en eftertanke. Lägg ner lite omsorg på dem, så öppnar du dörrar till många leverantörsmöjligheter. 🚪

Tack vare dessa praktiska RFQ-mallar behöver du inte lägga ner mycket tid och energi på att få dem att se professionella ut. Du behöver bara fylla i uppgifterna och anpassa dem efter behov, så är du klar – och kan njuta av en effektiv och framgångsrik upphandling!