Nu har det hänt. Du har slutfört ett arbete för en kund, du har skickat en betalningsförfrågan och... tystnad. Kanske har de kommit med olika förklaringar, som att de inte kan betala just nu, problem med deras betalningssystem, betalningsmetod eller att deras revisor är frånvarande.
Oavsett orsaken är resultatet alltid detsamma: du har slutfört arbetet, men betalningen har inte kommit, vilket lämnar dig med en hög obetalda fakturor.
Oavsett om du driver ett litet företag, arbetar som frilansare eller hanterar projekt för ett stort företag är det viktigt att upprätthålla en sund kassaflöde. För att uppnå detta mål är det viktigt att du kan inkassera betalningar snabbt, samtidigt som du upprätthåller en professionell attityd.
Denna guide lär dig hur du ber kunder om betalning på ett artigt och professionellt sätt, så att du kan undvika besvärliga situationer. Du har ju trots allt lagt ner arbete och förtjänar att få betalt för det! 🌻
Varför är det svårt att begära betalning från kunder?
Det här är en känslig och knepig situation: Du behöver att kunden betalar det belopp som ska betalas, men du vill inte försämra din framtida professionella relation.
Många av oss känner oss obekväma med att skicka betalningspåminnelser eftersom vi inte vill framstå som oförskämda eller påträngande. Många yrkesverksamma fruktar att skicka e-postmeddelandet ”Jag vill bara kolla om du har sett fakturan”. Men det borde du inte göra.
Rädslan för att begära betalning från kunder handlar oftast om följande:
- Rädsla för kundbortfall: Om du är starkt beroende av en enskild kund för en stor del av dina intäkter är det förståeligt att du känner dig orolig för att göra dem upprörda och förlora framtida uppdrag. Men så länge du hanterar situationen professionellt kan du behålla kunden och få betalt. Dessutom, vill du verkligen samarbeta med en kund som ständigt försenar betalningarna? Även om de beslutar sig för att avsluta samarbetet kan denna situation i slutändan visa sig vara fördelaktig.
- Kommunikationsutmaningar: Du vet att du måste begära betalning, men det är svårt att hitta rätt ord. Kundhantering handlar ofta om genomtänkt kommunikation, men om du inte har ett manus för denna situation är det lätt att fumla med orden och göra fel.
- Personligt obehag: Om du tenderar att undvika konflikter kanske du tycker att det är bättre att utföra en obehaglig uppgift än att begära full betalning av en faktura från en kund. Att undvika konflikter förvärrar problemet ytterligare. Personlig utveckling är en del av att vara en framgångsrik yrkesman, så se detta som en möjlighet att stärka dina färdigheter.
- Otydliga betalningsvillkor: Om du inte tydligt har definierat förfallodatum, avgifter för försenad betalning och betalningsalternativ i förväg skapas oklarheter – och du vill inte ha oklarheter när det gäller att få betalt. Du kan inte få betalningar i tid om du inte fastställer villkor, vilket är anledningen till att varje kundrelation bör inledas med ett skriftligt avtal.
- Juridiska konsekvenser: Vissa kunder kan komma med vaga juridiska hot eller säga saker som ”Jag måste låta min advokat titta på det här”. Låt inte hotet om rättsliga åtgärder avskräcka dig. I det här fallet är det viktigt att du förstår de juridiska aspekterna av betalningsprocessen i din delstat så att du känner till dina rättigheter när det gäller betalning.
Hur svårt det än kan vara måste vi övervinna rädslan för att uppfattas som ”svåra” eller ”påträngande”. Att begära din ersättning är rättvist och absolut det rätta att göra.
Detta ger dock en möjlighet att hantera situationen med professionalism, vilket leder till en mer respektfull och produktiv kundrelation!
Sena betalningar hindrar avsevärt kassaflödet – särskilt för småföretagare – och leder till operativa problem som kunde ha undvikits om folk hade betalat dig när de skulle.
Vad man ska göra och inte göra när man ber om betalning på ett professionellt och artigt sätt
Varje situation är unik, men generellt sett är det klokt att följa dessa tips för att göra betalningskravet så artigt som möjligt.
Gör: Ställ förväntningar från början
Ju mer transparent du är från början, desto mindre är sannolikheten att kunderna betalar för sent. Från det ögonblick du tar in en kund, informera dem om dina priser och betalningsvillkor.
Var proaktiv och ange betalningsvillkor i dina kontrakt. Varje betalningsblad bör innehålla:
- Juridiskt kundnamn
- Din kontaktinformation, inklusive telefonnummer och leveransadress
- Betalningstid eller förfallodatum
- Betalningsmetod och valuta
- Riktlinjer för ersättning av utgifter
- Förseningsavgifter och villkor för dessa
- Vanliga frågor som förklarar hur du hanterar sena betalningar
För extra kraft kan du be kunderna att skriva sina initialer bredvid betalningsvillkoren.
För att undvika kroniska sena betalningar kan du lägga till en klausul i ditt kontrakt som säger att du förbehåller dig rätten att säga upp kunder som betalar för sent ett visst antal gånger.
Gör inte: Säg något du kommer att ångra
En fientlig ton skadar kundrelationen, och du vill inte bränna dina broar.
Istället för att reagera i stundens hetta, skapa en kommunikationsplan för att hantera sena betalningar. Inkludera en handbok för hur man eskalerar sena betalningar – med manus – så att du inte säger något negativt som gör att du förlorar kontot.
Gör: Erbjud olika betalningsmetoder
Kanske är kunderna sena med att betala eftersom du bara accepterar betalningar via papperscheckar. Det finns så många betalningsmetoder och betalningshanterare att det är bäst att acceptera så många som möjligt. 💸
Acceptera minst följande:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Kreditkort eller betalkort
- ACH-överföringar från bankkonto
Se till att lägga till en kort SOP i ditt dokument för kundonboarding om hur man använder ditt betalningsinstrument så att de känner till processen i förväg.
Gör inte: Överraska kunderna
Posterna på en faktura bör inte komma som någon överraskning. Om du vill att kunderna ska betala i tid, skicka en vänlig påminnelse före förfallodagen.
En snabb påminnelse via e-post, telefon eller sms – med en kopia av fakturan – är en artig påminnelse för personer som ärligt talat har glömt och inte hade för avsikt att lämna den obetald.
Gör: Skicka påminnelser om att betala
Vissa glömmer att betala en faktura även efter förfallodagen. Livet är hektiskt och inkorgarna är fulla till brädden, så det är inte ovanligt att kunder missar påminnelser.
Skapa ett internt arbetsflöde i din uppgiftshanteringsprogramvara för att skicka periodiska fakturapåminnelser i olika skeden:
- Före förfallodagen
- Om betalningsfristen
- När betalningen är försenad
Gör inte: Glöm inte obetalda fakturor
Det enda som är värre än en kund som glömmer en faktura är att du glömmer en utestående betalning! Håll koll på alla utestående fakturor med hjälp av ett intelligent kundhanteringsverktyg som spårar fakturor, betalningar, meddelanden om misslyckade betalningar och mycket mer.
Gör: Skapa ett betalningskravformulär genom att utnyttja ett API för betalningskrav.
Gör det så enkelt som möjligt för människor att betala dig. Skapa ett onlineformulär för betalningsförfrågningar för att effektivisera betalningsprocessen.
Du kan behöva samarbeta med din IT-avdelning för att integrera ett API för betalningsförfrågningar – eller så kan ett enkelt DIY-formulär också göra susen. Bädda in detta på en webbsida med lite HTML, och voilà! Dina kunder besöker helt enkelt portalen och betalar sina utestående saldon, allt tack vare denna enkla integration med API:et för betalningsförfrågningar.
Hur man undviker att behöva begära betalning
Att jaga fakturor är inte det bästa sättet att använda din tid, och vi kan garantera att dina kunder inte heller gillar att bli jagade. 👀
Minimera krånglet och undvik betalningsförfrågningar med dessa små förändringar:
- Be om förskottsbetalning: Om du redan känner till omfattningen, be kunden att betala innan du slutför något arbete. Om det inte är möjligt, be om deposition eller handpenning.
- Erbjud abonnemangstjänster: Om du levererar samma servicenivå varje månad, debitera kunden en återkommande abonnemangsavgift via ett registrerat kort.
- Skicka fakturor snabbt: Skjut inte upp faktureringen. Skicka alltid fakturorna snabbt, medan projektet fortfarande är färskt i kundens minne.
- Erbjud betalningsplaner: Vissa kunder kan ha svårt att betala, särskilt när det gäller större fakturor. I sådana fall kan du erbjuda betalningsplaner som gör det möjligt för dem att betala i delbetalningar. Delbetalningar visar kunderna att du är villig att samarbeta med dem.
Mallar för betalningsförfrågningar för att samla in betalningar från kunder
Nu vet du hur du kan övervinna obehaget med att begära betalning. Vi förstår att det är svårt att hitta rätt ord för e-postmeddelanden med betalningskrav, och därför är det viktigt att använda en mall för betalningskrav.
ClickUp-mallar för betalningsförfrågningar
Varför spendera timmar på att formatera betalningsformulär och avtal? Lita på ClickUps mallar för att använda rätt språk för betalningsförfrågningar – komplett med fina färger och tydlig formatering. ✨
Till att börja med kan du be dina kunder att underteckna ClickUps enkla betalningsavtalsmall. Använd denna mall för att spåra betalningar, spåra kundstatus och skapa anpassade fält för dina register.
ClickUps betalningsformulärmall gör det enkelt att på ett säkert sätt samla in kundernas betalningsinformation online. Den skickar till och med automatiska aviseringar för att hålla alla uppdaterade om betalningar.
Är du nyfiken på dina betalningsuppgifter? Spåra dem med ClickUps mall för betalningshistorik. Logga alla kundbetalningsuppgifter samt betalningar du gör till leverantörer. Mallen övervakar betalningsuppgifter över tid för att identifiera potentiella problem och ge dig en snabb översikt över din ekonomiska situation.
Skriv betalningsförfrågningar med ClickUp AI, inklusive relevanta betalningsuppgifter.
Även om bra mallar ger en solid grund kan det vara svårt att skriva ett artigt e-postmeddelande med en betalningsförfrågan.
Lyckligtvis behöver du inte skriva något meddelande om betalningsbegäran alls. Använd ClickUp AI för att skriva ett artigt men bestämt meddelande åt dig – utan att lämna din projektledningsplattform. Använd det för att skriva e-postsekvenser, telefonskript och texter som förklarar dina behov utan att bränna broar.
Om du har en befintlig betalningsförfrågan och vill justera den för att få en vänligare ton, be ClickUp AI att analysera den åt dig. Om texten låter för aggressiv kommer AI att föreslå ändringar för att göra meddelandet mindre skarpt.
Samla in betalningar via ClickUp Forms
Letar du efter ett smidigt betalningsgränssnitt? Prova ClickUp Forms! Det är det snabbaste sättet att uppmuntra snabba betalningar, och dina kunder kommer också att uppskatta bekvämligheten.
ClickUp Forms samlar in svar som kopplas till ditt teams uppgifter. Skapa ett anpassat formulär för att guida kunderna genom betalningsprocessen i en smidig onlineportal. Att få betalt är lika enkelt som att dina kunder trycker på betalningsknappen.
Sista utvägen: Anlita en advokat
Vid det här laget har du gjort allt du kan för att främja goda relationer och kommunicera med din kund. Om de fortsätter att undvika betalning eller helt enkelt vägrar att fullgöra sina ekonomiska skyldigheter kan nästa steg vara att vidta rättsliga åtgärder.
Din advokat kommer sannolikt att skicka ett kraftfullt formulerat brev till kunden där han eller hon beskriver möjligheten till rättsliga åtgärder om betalningen inte sker omedelbart. I många fall kan omnämnandet av rättsliga åtgärder få kunderna att betala sina skulder. Men tänk på att detta nästan säkert kommer att leda till att du förlorar kunden, så ta inte detta beslut på lättvindigt.
Om det inte är ekonomiskt möjligt att anlita en advokat kan du kanske driva in betalningen genom en småmålsdomstol, men detta beror på din delstat, avtalsvillkoren och betalningsbeloppet.
Hej då, försenade betalningar
Vissa yrkesverksamma tycker att det är obekvämt att begära den betalning de har rätt till, och vi förstår att det kan kännas obehagligt. Följ tipsen i denna guide för att övervinna din rädsla för att begära betalning. Så länge du skickar artiga och professionella e-postmeddelanden kommer du att kunna bevara relationen samtidigt som du utvecklar din verksamhet.
Du kan skapa betalningsförfrågningar själv, men om du vill spara tid och undvika kommunikationsproblem bör du använda ClickUp. Mallar, AI-verktyg, formulär och mycket mer gör betalningsförfrågningar till en barnlek så att du kan fokusera på uppgifter som verkligen gör skillnad. Registrera dig för ClickUp!