Mallar för kommunikationsplaner är praktiska när du planerar effektiv kommunikation med kunder, kollegor, partners och andra intressenter.
Med hjälp av några välgjorda mallar är det enklare än någonsin att skapa en omfattande strategi för kommunikation som alla följer.
Här är en lista över några av de bästa mallarna för kommunikationsplaner som finns tillgängliga. 💡
Vad är en kommunikationsplan?
En kommunikationsplan är ett dokument som beskriver strategier och mål för intern och extern kommunikation inom en organisation.
Den specificerar målgruppen, typer av meddelanden och hur de ska kommuniceras, samt hur ofta kommunikationen ska ske. Den är en viktig del av alla organisationers framgång och bör uppdateras regelbundet.
Vissa mallar kan fungera som en kriskommunikationsplan, en organisationskommunikationsstrategi eller en projektledningskommunikationsplan. Beroende på dina behov är en mall avgörande för att förbättra dina övergripande kommunikationsinsatser så att alla känner till de exakta detaljerna.
Vad kännetecknar en bra strategisk kommunikationsplan?
En bra kommunikationsplan för projektledning bör innehålla mål, meddelandestruktur, viktiga kommunikationskanaler, frekvens och en tidsplan i mallen.
En bra kommunikationsplan bör också innehålla tydliga roller och ansvarsområden för varje person i teamet och dina viktigaste intressenter, samt sätt att mäta framgång. En effektiv kommunikationsplan säkerställer att alla arbetar tillsammans för att uppnå organisationens mål. 📄
15 mallar för projektkommunikationsplaner
ClickUp-mallar för kommunikationsplanering
1. Mall för kommunikationsmatrisrapport
Om du letar efter ett enkelt sätt att hålla dig uppdaterad med ditt team är ClickUps mall för kommunikationsmatrisrapport ett utmärkt kommunikationsverktyg för att hålla dina viktigaste intressenter informerade.
📮ClickUp Insight: 92 % av kunskapsarbetare riskerar att förlora viktiga beslut som är utspridda i chattar, e-postmeddelanden och kalkylblad. Utan ett enhetligt system för att registrera och spåra beslut går viktiga affärsinformationer förlorade i det digitala bruset. Med ClickUps funktioner för uppgiftshantering behöver du aldrig oroa dig för detta. Skapa uppgifter från chattar, uppgiftskommentarer, dokument och e-postmeddelanden med ett enda klick!
Denna detaljerade rapport hjälper dig att kartlägga vem som är ansvarig för kommunikationen med vilka parter och säkerställer att alla känner till sina roller. Mallen innehåller avsnitt där du kan anteckna kommunikationsaktiviteter, syfte och sammanhang, vilket är användbart för virtuella team. 💻
En av de mest användbara delarna av mallen är tabellen för kommunikationsaktiviteter. Den listar inte bara vad som har hänt och när, utan har också avsnitt för att föra noggranna register över facilitatorer, deltagare och till och med resultatet av din kommunikationsplan.
2. Mall för kommunikationsplan
Skapa en omfattande kommunikationsplan för projektledning med hjälp av denna mall för att enkelt planera din strategi för affärsmeddelanden. Ju mer omfattande din kommunikationsplan är, desto bättre. Därför har denna detaljerade ClickUp-mall många avsnitt där du kan specificera:
- Projektdetaljer
- Mål
- Sammanfattning
- Analys och forskning
- En konkurrentanalys
Med ClickUps mall för kommunikationsplan kan du och ditt team skapa översiktlighet i projektet, vilket säkerställer att alla kommunicerar på rätt sätt. Dessutom är det ett sätt att samla all viktig projektinformation i ett centralt dokument.
3. Mall för kommunikationshandlingsplan
Att utarbeta en handlingsplan är ett bra sätt att sätta upp riktlinjer för ditt projekt. Denna handlingsplanmall från ClickUp – skapad med ClickUps whiteboardfunktion – ser till att du håller dig på rätt spår när det gäller projektets framsteg.
Tänk på denna handlingsplanmall som en Kanban-vy i en mall som kan delas och är lätt att uppdatera.
I stället för att skriva en lista över uppgifter som måste göras och sedan avsluta dagen, ger denna mall en tydligare översikt över vad som måste göras, vad som är på gång och vad som har slutförts inom olika projektkategorier.
Med whiteboard-funktionen är det enkelt att lägga till klisterlappar, ändra sektionsetiketter, rita former och linjer och göra nästan alla andra typer av anteckningar som du kan behöva för en strategisk kommunikationsplan. Den är nybörjarvänlig, vilket gör den perfekt för mindre team som vill följa framstegen på ett enkelt sätt, utan att fastna i för många fält.
4. Mall för kommunikationsplan för marknadsföringsstrategi
Om du arbetar med marknadsföring vet du att en marknadsföringsstrategi som är tydligt formulerad är avgörande. Lyckligtvis finns det en ClickUp-mall som hjälper dig att nå just din målgrupp.
Vem är din målkund? Vad är din konkurrensfördel? Svaren på dessa frågor kan organiseras i de färgkodade sektionerna i ClickUps GTM-mall för dina kommunikationsplaner. Den har också två statusar och två visningstyper så att ditt team har stor flexibilitet i hur de använder den.
Även den enklaste GTM-kommunikationsstrategin blir snabbt komplex. Men den inbyggda innehållsförteckningen gör det enkelt att navigera, oavsett hur stora avsnitten blir. På tal om avsnitt, den här GTM-mallen har ett utrymme där du tydligt kan formulera din mission och vision.
Viktiga meddelandesektioner, en plats att lista alla verktyg som ingår i din strategi och till och med en sektion som tydligt anger din budget gör att det här är värt att bokmärka. ✏️
5. Mall för intern kommunikationsplan
Intern kommunikation är avgörande för ditt teams framgång. Det är så du håller ditt team samlat, samarbetar och hanterar utmaningar som uppstår. Att ha rätt mall för intern kommunikation är viktigt för att hålla ditt team samlat och produktivt.
ClickUps mall för internkommunikation hjälper dig att göra detta genom att:
- Organisera konversationer, meddelanden och dokument på ett och samma ställe
- Gör det enklare att kommunicera med hela teamet
- Skapa transparens i teamets processer och initiativ
6. Mall för kommunikationsplan vid incidenter
Det är viktigt att ha en omfattande kommunikationsplan på plats när incidenter uppstår. Med ClickUps mall för incidentkommunikationsplan har du alla verktyg du behöver för att skapa en effektiv kommunikationsstrategi för ditt team.
Med den här mallen kan du:
- Skapa kanaler för tydlig och effektiv kommunikation vid incidenter
- Skapa detaljerade handlingsplaner med specifika roller och ansvarsområden.
- Beskriv förfaranden för att uppdatera intressenter om framstegen i incidenthanteringen.
7. Mall för kommunikation med anställda
En gedigen mall för medarbetarkommunikation hjälper alla att hålla sig uppdaterade, från dagliga avstämningar till introduktion av nya teammedlemmar. Medarbetarkommunikation är en viktig del av ett framgångsrikt företag.
ClickUps mall för medarbetarkommunikation har allt du behöver för att alltid hålla dig uppdaterad:
- En intuitiv visuell layout för enkel navigering
- Inbyggda verktyg för samarbete och uppgiftsuppföljning som hjälper dig att hålla ordning på ditt team.
- Ett centraliserat utrymme för att lagra alla dokument och meddelanden, så att alla är uppdaterade med den senaste informationen.
8. Mall för teamkommunikation och mötesmatris
Med ClickUps mall för teamkommunikation och mötesmatris kan du enkelt organisera ditt teams aktiviteter! Denna mall gör det enkelt att hålla reda på vem som ansvarar för vilka uppgifter, skapa tydliga kommunikationsvägar mellan teammedlemmarna och sätta upp effektiva mötesplaner.
Mallen för teamkommunikation och mötesmatris hjälper dig att:
- Definiera roller och ansvarsområden för varje projekt eller uppgift
- Upprätta riktlinjer för regelbundna avstämningar eller stand-ups
- Skapa en tidsplan för kommande projekt eller uppgifter
9. Agency Client Health Tracker av Zenpilot
ClickUp Agency Client Health Tracker från Zenpilot Template är ett viktigt verktyg för byråer som vill förbättra sin kommunikationsplan med kunder. Denna anpassningsbara mall gör det möjligt för företag att spåra hälsan i sina kundrelationer, allt på ett och samma ställe. Genom att ligga steget före kundernas behov och driva kundnöjdheten kan denna mall hjälpa byråer att skapa rätt kommunikationsplan för varje kund.
Med denna mall kan byråer spåra viktiga datapunkter såsom kundnöjdhet, kontaktpunkter och feedback. Denna information är avgörande för att utforma rätt kommunikationsplan för varje kund.
Genom att förstå varje kunds unika behov och preferenser kan företag skräddarsy sin kommunikationsstrategi för att maximera engagemanget och öka kundnöjdheten. I dagens konkurrensutsatta affärsvärld är det viktigare än någonsin att bygga starka kundrelationer.
Kolla in dessa verktyg för konkurrentanalys!
10. Mall för kommunikationsplan för produktlansering
Du lanserar en produkt. Grattis! Det positiva är att du inte behöver börja från scratch när du har tillgång till en checklista för produktlansering som säkerställer att allt blir klart i tid. ⏰
ClickUps mall för checklista för produktlansering är utformad för att säkerställa att du aldrig missar något i din kommunikationsplanering. Produktlanseringsprocessen är komplex och måste övervakas noggrant.
Särskilt om ditt team arbetar asynkront och inte alltid samarbetar i realtid kan en checklista för produktlansering som samlar alla viktiga uppgifter på ett ställe hjälpa till att undanröja förvirring för alla i teamet. Mallen innehåller:
- Listvy
- Board-vy
- Gantt-vy
- Tidslinjevy
Mallen innehåller avsnitt som sammanfattar viktig information om en produktlansering samt detaljer om hur du bäst använder checklistan. Lägg till teammedlemmar till uppgifter och automatisera påminnelser för att säkerställa att du håller dina deadlines. Behöver du lägga till ett anpassat fält? Det går också bra!
11. Jessica Stansberry Mall för teamkommunikationsplan i ClickUp
Ibland behöver du en mall som hjälper dig att hantera ditt team på ett och samma ställe. För det ändamålet kan du prova mallen för teamkommunikationshub. Det är en mall på mappnivå med alla funktioner du kan behöva för att organisera och leda ditt team.
Du hittar allt från veckolistor med uppgifter till ett e-posthanteringssystem så att ingenting faller mellan stolarna. Precis som de andra mallarna i listan kan den här fungera som utgångspunkt.
Om du har funderat på att designa en mall för eget bruk från grunden – det kan du göra helt gratis i ClickUp – men den här skräddarsydda mallen kan hjälpa dig att spara några steg.
Observera att denna mall inte längre är gratis utan kostar 15 dollar. Mallen säljs inte direkt av ClickUp. *
12. Excel-mall för projektkommunikationsplan
Denna mall är ett enkelt sätt att organisera och följa upp din kommunikationsplan bland projektets intressenter. Se till att alla känner till sina specifika roller och ansvarsområden inom projektet, samt de olika typerna och frekvensen av kommunikation.
Denna mall är ett enkelt sätt att komma igång med att skapa kommunikationsplaner för dina projekt och säkerställa ett smidigt och effektivt samarbete under hela projektets livslängd.
Kolla in dessa faktabladmallar!
13. Mall för projektkommunikationsplan i Google Sheets
Denna mall i Google Sheets beskriver enkla matriser som team kan använda för att avgöra vem de kommunicerar med, hur det görs, vilka metoder som används och vem som ansvarar för vilken uppgift.
Enkelt, eller hur? Som en bonus är kalkylbladet färgkodat och lätt att dela både inom och utanför din organisation. Det fantastiska med att använda ett kalkylblad som mall för din kommunikationsplan är att du genom att titta över rader och kolumner får en övergripande översikt över alla detaljer i det avsnittet. 📈
Om du till exempel tittar på tidslinjekolumnen kan du visualisera hur projektet kommer att fortskrida och om de föreslagna tidsplanerna är realistiska. Team kan också lämna kommentarer i varje cell, vilket är utmärkt för att kommunicera om projektet på ett och samma ställe.
Nästa gång du behöver sätta igång en kommunikationsplan med många rörliga delar kan du bokmärka den här mallen och börja organisera dig.
14. Mall för intern kommunikationsplan för Google Docs från Template.net
Denna mall är en utmärkt resurs för alla team som söker ett enkelt sätt att dokumentera de viktigaste målen och strategierna för effektiv intern kommunikation. Den kan också fungera för din kriskommunikationsplan.
Projektledare kan enkelt ladda ner mallen för användning i Word, Google Docs eller Apple Pages. Mallen säkerställer att din kommunikationsplan dokumenteras inom ett tydligt ramverk.
Istället för tabeller och färgkodade celler är de utformade för att hjälpa projektledare att sammanfatta varje viktig del av sin kommunikationsplan. Det fina är att du kan anpassa dem och lägga till avsnitt efter eget tycke.
15. Mall för marknadsföringskommunikationsplan i Microsoft Word
Föredrar du att använda Microsoft Word? Det finns en kommunikationsmall för det också!
Denna Microsoft Word-mall är ett lättanvänt verktyg för att planera en omfattande marknadsföringskommunikationsplan. Mallen innehåller avsnitt för att utveckla din strategi och dina mål, genomföra undersökningar, skapa dina taktiker och kanaler, budgetera för planen samt övervaka och spåra resultat. 📊
Denna mall är ett utmärkt exempel på en kommunikationsplan eftersom den fungerar som ett viktigt verktyg för alla som vill skapa en framgångsrik marknadsföringskommunikationsplan från grunden. Innehållsförteckningen hjälper alla att hålla ordning och gör det enkelt att hitta olika avsnitt.
Några av avsnitten som ingår är:
- Strategi och mål
- Företagsprofil
- Sammanfattning av den aktuella situationen
- Indikationer
- Omfattning och tidsramar
- Budskap och värdeerbjudande
- Marknadsföring
Vill du göra det enklare än någonsin att samarbeta, chatta och hantera uppgifter mellan team? Titta på den här videon.
Vanliga frågor om kommunikationsplaner
1. Hur skriver man en kommunikationsplan?
Att skriva en effektiv kommunikationsplan innebär en rad precisa och genomtänkta steg. Resultatet ska bli ett detaljerat, välstrukturerat dokument som lägger grunden för strategisk kommunikation och följer upp företagets framsteg mot sina mål. Låt oss gå igenom processen:
- Sätt upp tydliga kommunikationsmål: Att fastställa dina mål är det första viktiga steget. De lägger grunden och anger riktningen för din kommunikationsplan. Det är viktigt att ha specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna (SMART) mål.
- Identifiera din målgrupp: Ta reda på vem du kommunicerar med. Att förstå din målgrupp påverkar vilken typ av budskap du använder, vilka plattformar du väljer och den övergripande tonen i din kommunikation. Det kan handla om intressenter, teammedlemmar, kunder eller andra företag. Ta hänsyn till demografi, psykografi och andra relevanta egenskaper hos din målgrupp.
- Formulera dina viktigaste budskap: Skapa tydliga, koncisa budskap som tilltalar din målgrupp. Dessa budskap bör vara i linje med ditt företags värderingar, mission och mål. Tänk på att ha målgruppen i åtanke när du formulerar dessa budskap för att säkerställa att de är engagerande och relaterbara.
- Ange kommunikationskanalerna: Bestäm var och hur du ska kommunicera. Detta innebär att du måste välja rätt kanaler som bäst når din målgrupp. Kommunikationskanaler kan vara allt från e-post, nyhetsbrev, sociala medier, möten, pressmeddelanden till webbseminarier. Valet beror i hög grad på din målgrupps beteende och preferenser samt på budskapets karaktär.
- Skapa en kommunikationstidsplan: Detta är i huvudsak din handlingsplan. Den anger när varje del av din kommunikationsstrategi ska genomföras och av vem. Tidsplanen hjälper ditt team att hålla sig på rätt spår genom att ge en visuell representation av viktiga datum och milstolpar.
- Fördela resurser: Bestäm vilka resurser du behöver för att genomföra din plan på ett framgångsrikt sätt. Detta kan omfatta de personer som är involverade, teknik och verktyg samt budgetfördelning. Genom att identifiera de nödvändiga resurserna kan du bättre planera och minska potentiella flaskhalsar eller problem längre fram.
- Implementera mätverktyg: Slutligen är det viktigt att följa upp resultaten av din kommunikationsplan. Genom att definiera framgångsmått kan du utvärdera hur väl din kommunikationsplan fungerar och justera strategin efter behov. Faktorer som kan ingå är räckvidden för dina budskap, engagemangsnivån eller konverteringsgraden.
- Granska och uppdatera regelbundet: En kommunikationsplan är inte ett statiskt dokument, utan bör granskas och uppdateras kontinuerligt. Regelbundna granskningar gör det möjligt att anpassa planen efter förändringar i affärsmiljön, målgruppens beteende eller till och med projektspecifikationer. På så sätt förblir din kommunikationsstrategi relevant, effektiv och i linje med dina föränderliga organisatoriska mål och syften.
2. Hur ofta bör mallar för projektkommunikationsplaner uppdateras?
Det är en bra idé att regelbundet se över och uppdatera din kommunikationsplan, minst en gång per kvartal eller när betydande förändringar sker i ditt företag eller din bransch.
Detta hjälper dig att säkerställa att dina budskap förblir relevanta och i linje med dina mål, och att du använder de mest effektiva kanalerna och taktikerna för att nå dina målgrupper.
3. Hur mäter jag framgången för min kommunikationsplan?
Hur du mäter framgången för din kommunikationsplan beror på dina specifika mål och syften. Vanliga mätvärden är räckvidd (antalet personer som såg ditt meddelande), engagemang (hur många personer som interagerade med ditt meddelande) och konvertering (hur många personer som agerade utifrån ditt meddelande).
4. Vilken är den bästa programvaran för kommunikationsplaner?
När vi överväger den bästa programvaran för kommunikationsplaner litar mitt team och jag på ClickUps samarbetsfunktioner. Vi använder ClickUp Whiteboards för att brainstorma innehåll och kampanjidéer, ClickUp Chat View för realtidsmeddelanden och ClickUp Docs för att skapa allt från SOP:er och kontrakt till interna wikis. Dessutom hjälper ClickUp Clips oss att spela in och dela skärmvideor. Naturligtvis hanterar vi alla uppgifter för varje kampanj och projekt med ClickUp Tasks. För en snabb översikt, kolla in avsnittet om viktiga funktioner.
Planera ditt nästa projekt med mallar för kommunikationsplaner
Även om de är användbara är kommunikationsmallar bara ett av många verktyg som ingår i en framgångsrik kommunikationsstrategi. Ytterligare element som ett effektivt projektledningssystem, en väl genomtänkt strategi och ett nära samarbete mellan teammedlemmarna är också viktiga.
För att säkerställa en framgångsrik kommunikationsstrategi bör du överväga vilka verktyg, resurser och strategier du har till ditt förfogande – många av dessa är gratis (som ClickUp-mallbiblioteket ).
Genom att ta dig tid att skapa en effektiv kommunikationsplan säkerställer du att du har en framgångsrik strategi som gör att alla är på samma sida och att ditt team kan nå sina mål.