Har du någonsin spelat leken "telefon"? När ett meddelande skickas från en person till en annan och sedan vidare till en annan kan det bli förvrängt tills det är oigenkännligt.
För ett spel är detta roligt. För ett företag är det inte lika roligt.
Oavsett hur fantastisk din produkt eller tjänst är, beror din framgång på hur väl du kommunicerar den till omvärlden.
Dina kunder förväntar sig ett konsekvent budskap och varumärkesmeddelande på alla plattformar, samt effektiv och empatisk hjälp med sina frågor och klagomål.
Visste du att 98 % av kunderna anser att det är viktigt att ett företag kommunicerar effektivt med dem? Om du inte har en strategi för extern kommunikation är det dags att börja nu.
I det här blogginlägget utforskar vi extern kommunikation och hur du implementerar en kompetent strategi för ditt företag.
Vad är extern kommunikation?
Det avser all informationsutbyte mellan ett företag och dess externa intressenter, såsom kunder, leverantörer, investerare, myndigheter och media.
Extern kommunikation syftar till att bygga upp ett varumärkes rykte och skapa budskap som når rätt målgrupp vid rätt tidpunkt.
Intern kommunikation kontra extern kommunikation
Den största skillnaden mellan intern och extern kommunikation är att den senare riktar sig till individer eller enheter utanför företaget. Intern kommunikation fokuserar däremot på informationsutbytet inom ett företag.
Det är dock viktigt att skapa en stark intern samstämmighet mellan dina anställda och ledningen för att lyckas med extern kommunikation. Detta kräver tydlig och strukturerad intern kommunikation som håller alla informerade och främjar olika perspektiv.
Om ditt mål till exempel är att förbättra samstämmigheten mellan marknadsföringsinnehåll och kundservice, måste du internt brainstorma hur marknadsförings- och kundsupportteam kan samarbeta bättre.
De bör helst kommunicera regelbundet för att samordna varumärkets ton, kundernas förväntningar och meddelandestrategier. Detta säkerställer att båda teamen levererar en sammanhängande upplevelse och förstärker samma värderingar och löften under hela kundresan.
Det finns flera fördelar med extern kommunikation. Dessa inkluderar:
- Skapa medvetenhet och synlighet för dina produkter eller tjänster
- Bygg ett starkare nätverk med affärspartners och investerare
- Stärk krishanteringen genom att upprätthålla en öppen och ärlig dialog
- Utöka marknadsräckvidden genom strategisk kommunikation och positionering
- Skapa en större gemenskapskänsla genom aktuell och relevant kundkommunikation
- Underlätta bättre leverantörsrelationer med tydlig kommunikation med intressenterna om behov och förväntningar
Ett exempel på extern kommunikation är när ditt företag delar ett pressmeddelande om lanseringen av en ny produkt. Detta informerar media och allmänheten om ditt senaste erbjudande och öppnar upp möjligheter för nya försäljningar eller prenumerationer och potentiella varumärkessamarbeten.
Typer av extern kommunikation
Extern kommunikation kan ta många olika former. De viktigaste kategorierna är:
1. Sociala medier
Genom att utnyttja plattformar som Facebook, Instagram, X.com eller LinkedIn kan du aktivt engagera din målgrupp genom att dela viktig information om dina produkter eller tjänster, marknadsföringsaktiviteter och företagsnyheter.
Det är också ett bra tillfälle för tvåvägskommunikation, eftersom du kan svara på frågor eller klagomål som dina kunder kan ha på sociala medieplattformar och till och med delta i lättsamma onlinekonversationer.
Hantera din kommunikation på sociala medier på ett smart sätt med Social Media Campaign Template by ClickUp. Den gör det möjligt för dig att effektivt planera, organisera och schemalägga dina inlägg på sociala medier, vilket hjälper dig att förbättra ditt företags närvaro och inflytande online.
Använd mallen för följande uppgifter:
- Spåra kampanjens framsteg med statusar som Godkänd, Avbruten, Pågående, Behöver godkännande och Behöver input.
- Få tillgång till anpassade vyer, inklusive Schema, Inlägg, DACI och Kampanjer, för att hålla allt organiserat och tillgängligt.
- Förbättra samarbetet i dina kampanjer med skärminspelning, gemensam redigering, automatisering, AI och mycket mer.
2. Digital marknadsföring
Eftersom större delen av världen är online är digitala marknadsföringstekniker som SEO, PPC-annonsering, innehållsmarknadsföring och CRM-kampanjer avgörande för att nå de konsumentgrupper du vill rikta dig till.
Du kan till exempel köra en serie betalda annonser på Facebook för att marknadsföra dina miljövänliga köksredskap och nå kunder som söker efter dessa produkter.
Använd ClickUp Brain, ClickUps AI-drivna skrivassistent, för att generera innehållsidéer och målgruppsprofiler, översätta innehåll till lokala språk för regionala kampanjer och skapa engagerande annonstexter.
Här är ett exempel på hur ClickUp Brain skapade en köparprofil för en miljövänlig köksredskapstillverkare i Philadelphia:
💡Proffstips: E-postmarknadsföring är också ett effektivt sätt att vårda leads samtidigt som du informerar dem om nya produktlanseringar och kampanjer. Genom att utnyttja A/B-testning i e-postkampanjer kan du optimera ämnesrader, innehåll och sändningstider för att öka öppningsfrekvensen och konverteringsgraden.
3. Webbplatsinnehåll
Din webbplats är ofta den första kontakten med ditt företag, så det är viktigt att hålla innehållet uppdaterat och engagerande.
Inkludera viktiga detaljer om dina erbjudanden och innehåll som intresserar besökarna, till exempel interaktiva produktdemonstrationer eller inblickar bakom kulisserna i din innovationsprocess.
Content Management Template by ClickUp hjälper dig att definiera ett heltäckande arbetsflöde för att uppdatera din webbplats. Med denna mall kan du organisera olika typer av skrivuppgifter för webbplatsen, från att ta emot innehållsförfrågningar till att planera hela webbplatskartan på whiteboards och underhålla en redaktionell kalender.
Mallen erbjuder också möjligheten att mäta prestanda mot mål så att du kan anpassa dina externa kommunikationsstrategier därefter.
Skapa en lista över innehållskrav, såsom blogginlägg, bilder, videor, poddar osv., och tilldela ansvar till relevanta teammedlemmar med hjälp av ClickUp Tasks. Det gör det enklare att följa framstegen med anpassade fält och taggar, såsom prioritet, förfallodatum, beroende osv. Du kan också använda ClickUp Gantt Chart View för att övervaka framstegen på en visuell tidslinje och ställa in deadlines för när innehåll ska laddas upp, uppdateras eller tas bort från webbplatsen.
4. PR
Tydliga PR-mål är nyckeln till att nå ut med viktiga meddelanden till rätt målgrupp och skydda ditt varumärkes rykte.
Ett vältajmat pressmeddelande eller en presskonferens kan säkerställa att media uppmärksammar de senaste nyheterna om företaget och sprider dem vidare. PR är också viktigt under kriser, eftersom det hjälper dig att kontrollera narrativet och öka din trovärdighet bland intressenter och allmänheten.
Under en produktåterkallelse kan till exempel en väl genomförd PR-strategi hjälpa dig att snabbt ta itu med problemet, lugna kunderna med tydlig kommunikation och visa ansvarstagande, vilket i slutändan bevarar förtroendet och minimerar skadan på ditt varumärkes rykte.
ClickUps mall för PR-kampanjer ger dig allt du behöver för att genomföra en framgångsrik PR-strategi. Du kan spåra detaljerade uppgifter med hjälp av funktioner som:
- Anpassade statusar för att spåra kampanjens framsteg
- Anpassade fält för att kategorisera mediakontakter och kontaktuppgifter
- Gantt-diagram för att visualisera tidslinjer
Det omfattande, helt anpassningsbara ramverket hjälper dig att spara tid och resurser samtidigt som du bygger en affärsstrategi som är skräddarsydd efter dina behov och mål. ClickUp Dashboards ger en visuell översikt över kampanjresultat, marknadsförings-KPI:er, projektstatus och teamets arbetsbelastning med hjälp av diagram och grafer, vilket ger dig den insikt du behöver för att fatta datadrivna beslut.
💡Proffstips: Mallar för marknadsföringsplaner gör det möjligt för dig att hantera dina budskap och se till att dina nyheter når rätt målgrupp, samtidigt som ditt företags rykte förblir intakt. Integrera kundfeedback i din marknadsföringsplan för att förfina dina budskap baserat på insikter i realtid.
5. Offentliga evenemang
Evenemang är ett utmärkt sätt att knyta kontakter med branschkollegor, affärspartners och potentiella kunder.
Förutom att marknadsföra ditt företag som branschledande och visa upp dina erbjudanden för en utvald publik kan du också lära dig av andra deltagare på evenemanget och få insikter om aktuella marknadstrender.
ClickUps programvara för evenemangshantering hjälper dig att optimera planeringen och genomförandet av evenemang. Med dess intuitiva funktioner kan du förändra sättet du organiserar, marknadsför och samarbetar på.
Kalendervyn i ClickUp låter dig skapa tydliga tidslinjer för evenemang, enkelt fördela ansvar och arbeta nära interna team och leverantörer. Den extra fördelen med tvåvägssynkronisering med Google Kalender säkerställer att alla dina möten hanteras enkelt på ett och samma ställe.
Planerar du ett stort evenemang?
- Dela upp det genom att lista alla uppgifter, tilldela start- och slutdatum och utnyttja automatisk global tidrapportering för att beräkna fakturerbara timmar.
- Ställ tydliga förväntningar på leveransen med tidsuppskattningar, så att arbetsflödet blir smidigt från början till slut.
- Upprätta en strukturerad arbetsordning med uppgiftsberoenden, så att alla teammedlemmar känner till sin roll.
- Prioritera uppgifter och skapa checklistor för att säkerställa att inga detaljer förbises, särskilt på evenemangsdagen.
Det bästa av allt är att du kan effektivisera din evenemangsplanering med ClickUps mall för evenemangsmarknadsföring. Detta kraftfulla verktyg erbjuder ett strukturerat, repeterbart ramverk som hjälper dig att hålla ordning samtidigt som det inspirerar till innovativa strategier och säkerställer att inga viktiga detaljer missas.
Så här kan mallen användas:
- Samarbeta med ditt team för att fastställa mål och målsättningar.
- Skapa en lista över potentiella målgrupper och deras kontaktuppgifter.
- Spåra uppföljningsuppgifter och se till att inget missas med hjälp av Milestones i ClickUp.
Du kan också använda ClickUp Automations för att skicka automatiska påminnelser om evenemang och schemalägga inlägg på sociala medier med information om plats och tid för kommande evenemang.
6. Partnerskap/samarbeten
Genom att samarbeta med influencers eller andra företag genom rekommendationer eller gemensamma varumärkeskampanjer kan du nå nya målgrupper och dra nytta av ömsesidig trovärdighet.
Red Bulls partnerskap med extrema sportevenemang är ett utmärkt exempel, eftersom det passar perfekt med företagets image av energi, äventyr och att tänja på gränserna. Dessa partnerskap bidrar till att förstärka Red Bulls budskap om en äventyrlig och energirik livsstil.
Utveckla en strategi för extern kommunikation
Att veta hur man ska hantera extern kommunikation är centralt för en framgångsrik marknadskommunikationsstrategi. Så här kommer du igång.
1. Undersök din målgrupp
Börja med att definiera varje extern målgrupp som du vill nå, till exempel investerare, kunder, medier eller partnerleverantörer. Undersök sedan varje målgruppstyp för att få insikter baserade på följande, så att du kan segmentera dem ytterligare.
Till exempel:
- Firmografiska data (bransch, företagsstorlek, tillväxtfas)
- Demografi (ålder, roll, företagsstorlek)
- Vanliga problem (begränsade budgetar, fragmenterade data, tidsbrist)
- Köpbeteenden (forskningsdrivna, budgetmedvetna, värdesätter kvalitet framför pris)
Om du är ett B2B-mjukvaruföretag kan en av dina externa målgrupper vara IT-chefer på medelstora företag.
Genom att skapa personlighetstyper kan du upptäcka att de prioriterar kostnadseffektivitet och integrationsmöjligheter när de väljer mjukvarulösningar – en viktig punkt som måste beaktas i din externa kommunikationsplan.
2. Sätt upp SMART-mål för varje målgrupp
Det är viktigt att ha specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbestämda (SMART) mål för varje målgrupp för att kunna utveckla riktat innehåll som tilltalar deras unika behov.
För medier kan ett SMART-mål vara att ”säkerställa täckning i tre branschledande publikationer under nästa kvartal genom att skicka riktade pressmeddelanden och ordna intervjuer med viktiga företagsrepresentanter”.
Med ClickUp Goals kan du definiera tydliga, specifika mål och förfina din målsättningsstrategi med kvantifierbara, mätbara mål. För investerare kan ett SMART-mål vara: ”Öka öppningsfrekvensen för kvartalsvisa investerarnyhetsbrev med 15 % inom de närmaste sex månaderna. ”
Använd funktionen Targets för att ställa in exakta framgångsmått, såsom siffror, procenttal eller valuta. Du kan länka uppgifter eller listor till ett mål på plattformen, och den kommer automatiskt att spåra dina framsteg när du slutför dem.
Genom att till exempel koppla alla uppgifter i en sprint till ett enda mål kan du enkelt övervaka den totala framstegen i realtid.
Håll ordning på allt med lättanvända mappar, tilldela förfallodatum till mål och deluppgifter och hantera åtkomst genom att ange flera ägare och kontrollera behörigheter.
ClickUps programvara för marknadsföringsprojektledning kan hjälpa dig att omvandla dina övergripande marknadsföringsplaner till praktiska, dagliga arbetsflöden.
Genom att integrera strategidokument, brainstorming-sessioner och pitchkalendrar i ditt teams dagliga verksamhet kan du vara flexibel och snabbt svara på varje målgrupps behov.
ClickUp Docs gör det möjligt för dina teammedlemmar att hålla sig informerade och fokuserade från den initiala brainstormingen till kampanjlanseringen.
Oavsett om du segmenterar kontaktlistor efter målgrupp, hanterar kontaktuppgifter till media eller organiserar idéer för dina affärspitchar, håller Docs allt organiserat på ett och samma ställe.
Realtidssamarbete gör det möjligt att tagga teammedlemmar, tilldela uppgifter och omvandla text till spårbara åtgärdspunkter, så att inga idéer eller uppgifter förbises.
3. Välj rätt kanaler för varje målgrupp
Olika kommunikationskanaler erbjuder unika fördelar. Till exempel är sociala medier idealiska för att dela interaktivt innehåll och skapa hype kring nya lanseringar, medan webbseminarier erbjuder ett mer personligt sätt att interagera med dina kunder i realtid.
När du väljer den bästa kanalen för extern kommunikation bör du ta hänsyn till faktorer som tillgänglig budget, målgruppens preferenser och hur brådskande budskapet är.
Till exempel är ett e-postmeddelande mer effektivt för att annonsera kommande försäljningar, medan SMS är ett av de bästa alternativen till e-post för mer tidsbegränsad kommunikation.
Om du främst använder e-post för extern kommunikation kan du skicka och ta emot e-post direkt i plattformen via ClickUps e-postprojektledningsprogram, vilket eliminerar behovet av att växla mellan flikar eller verktyg.
Oavsett om det är ett snabbt svar eller en detaljerad uppdatering kan du enkelt bifoga dokument, formulär eller klipp till dina e-postmeddelanden.
Du kan till och med automatisera e-postmeddelanden och uppgifter med hjälp av regelbaserade triggers för anpassade fält, formulärinlämningar och uppdateringar av uppgifter, vilket säkerställer snabb kommunikation med din målgrupp.
Din inkorg blir då ett projektcentrum där du kan skapa och kommentera uppgifter från e-postmeddelanden, ange deadlines genom att lägga till start- och slutdatum, länka e-postmeddelanden till uppgifter för att ge sammanhang och ställa in automatisering för nyhetsbrev, drip-kampanjer och vidarebefordran av e-post.
Detta gör att du kan hantera din e-postmarknadsföring tillsammans med andra marknadsföringskanaler och säkerställa en samordnad strategi.
4. Skriv ett kommunikationsmanual
Det här är ditt referensdokument med alla detaljer om dina mål, kanaler och tonfall (ToV) för varje extern målgrupp du arbetar med.
Det bör innehålla redaktionella riktlinjer, innehållspilar, ett PR-innehållsschema och centrala varumärkesbudskap – så att ditt team har allt de behöver för att kommunicera på rätt sätt varje gång.
Om du till exempel är ett konsumentteknikföretag kan strategin innehålla instruktioner om hur du hanterar förfrågningar från media, med förhandsgodkända nyckelbudskap om produktfunktioner, företagskultur och hållbarhetsinitiativ.
5. Skapa en plan för att genomföra dina marknadsföringsinsatser
En gedigen plan för extern kommunikation håller dig på rätt spår och säkerställer att dina budskap är tydliga, att din målgrupp förstår dig och att dina mål är samstämmiga.
Det bästa är att du inte behöver uppfinna hjulet på nytt. Istället kan du använda mallar för kommunikationsplaner som vanligtvis täcker element som mål, intressenter, faser, uppgifter, deadlines och nyckelbudskap.
Se till att kontinuerligt uppdatera din plan när nya insikter och feedback kommer in för att förbli relevant och målinriktad.
Till exempel hjälper ClickUp Communication Plan Template dig att skapa en hierarki av intressenter och definiera hur information ska delas på ett effektivt sätt. Du kan utveckla din projektkommunikationsstrategi med kunder, tilldela anpassade roller, hantera åtkomst och behörigheter samt bestämma vad som ska vara offentligt eller privat.
Dessutom kan du skapa ett kommunikationsflöde som är anpassat efter dina behov med flera vyer, såsom Lista, Gantt, Arbetsbelastning och Kalender, och använda uppgiftsdeadlines, kommentarer, automatisering och mycket mer för att effektivisera din kommunikationsplanering.
På samma sätt hjälper kommunikationskampanjmallen från ClickUp dig att kommunicera effektivt med intressenter och ger ditt team möjlighet att förmedla rätt budskap under en kampanj, oavsett om det gäller lansering av en ny produkt eller ett internt initiativ.
Här är vad det erbjuder:
- Spåra kampanjens framsteg genom att tilldela uppgifter med anpassningsbara statusar
- Organisera och lägg till viktiga attribut för att enkelt visualisera de olika stegen i din kampanj.
- Förbättra kampanjspårningen med kommentarreaktioner, automatiska påminnelser, flera ansvariga och uppgiftsprioriteringar.
Mallen hjälper dig med planering och genomförande av kampanjer från början till slut, från initial brainstorming och målsättning till val av kommunikationskanaler och säkerställande av att tonen och rösten förblir konsekvent på alla plattformar.
4 tips för att förbättra ditt varumärke och din externa kommunikation
Extern kommunikation är avgörande för hur din målgrupp uppfattar ditt företag. Oavsett om det är ett pressmeddelande eller ett Facebook-inlägg, bidrar varje kommunikation till allmänhetens uppfattning om dig, vilket är varför det är så viktigt att ha tydliga KPI:er för varumärkeskännedom.
Så här gör du rätt:
- En av de första sakerna du bör prioritera är konsekvens, så att all din externa kommunikation på olika plattformar bidrar till att förstärka en enhetlig varumärkesidentitet som förblir i fokus för din målgrupp.
- Det är viktigt att upprätthålla din närvaro online, inklusive information som delas på dina externa kommunikationskanaler och snabba svar i dina kundinteraktioner.
- Rekommendationer från pålitliga supportrar till ditt företag, vare sig det är branschledare, influencers eller till och med nöjda köpare, har större tyngd i allmänhetens ögon än betalda annonser.
- Genom att samarbeta med kända influencers kan du också nå nya målgrupper via deras följare och bygga upp ett direkt engagemang med dem.
Läs mer: Kundambassadörsprogram: Bygg ett varaktigt varumärke med denna organiska marknadsföringsstrategi
Exempel på företag som hanterar extern kommunikation på rätt sätt
När du utformar din externa kommunikationsplan kan du hämta inspiration från företag som redan gör det bra. Här är några exempel.
1. Patagonia
Det är ett friluftsmärke som är känt för sitt engagemang för transparens och miljöansvar. Varje år delar Patagonia en årsrapport som beskriver företagets framsteg, initiativ, utmaningar och möjligheter, och välkomnar synpunkter från allmänheten via sin blogg och sociala medier.
2. Ben & Jerry's
Ben & Jerry's, ett populärt glassmärke, har alltid varit en stark förespråkare för social rättvisa. På deras webbplats redovisas tydligt de många frågor de stödjer, och varje produktsida innehåller ett avsnitt om "värderingsstyrd inköp" som beskriver den växtbaserade förpackningen och engagemanget för rättvis handel.
3. Netflix
OTT-streamingtjänsten anpassar kontinuerligt sitt utbud utifrån vad tittarna vill se mer av. Netflix kommunicerar också regelbundet med kunderna via e-post och är känt för sin lättsamma närvaro i sociala medier.
4. Starbucks
Kaffekedjan har gång på gång visat hur man hanterar kriser. Vid incidenten med rasprofilering 2018 bad Starbucks omedelbart om ursäkt, stängde tusentals butiker för att genomföra utbildning mot fördomar och kommunicerade tydligt de åtgärder som vidtagits och de lärdomar som dragits till sina intressenter.
Förenkla extern kommunikation för ditt företag
I en överbefolkad digital värld är det viktigt att kommunicera rätt budskap vid rätt tidpunkt.
Oavsett om du utarbetar kommunikationsdokument för intressenter om finansiella resultat eller en serie inlägg på sociala medier för en CRM-kampanj, se till att innehållet stämmer överens med ditt varumärkes övergripande röst och vision för hur du vill uppfattas.
Och det är aldrig för sent att börja investera i den närvaron, särskilt med ett verktyg som ClickUp som har allt du behöver för att komma igång.
Använd den för att samla dokument, projekt, chattar, uppgifter och anteckningar på en centraliserad plattform. Njut av smidig teamsamarbete, eliminera informationssilos och skapa en verkligt samordnad strategi för extern kommunikation.
Registrera dig gratis på ClickUp för att uppleva skillnaden.