Osammanhängande kommunikation kan bromsa arbetet, orsaka missförstånd och skada kundrelationerna.
Det är vanligt att företag förlorar kunder på grund av långsamma, inkonsekventa svar som beror på dålig intern kommunikation. Dessa missöden kan skada ditt varumärkes rykte bland kunderna avsevärt.
Affärsmeddelanden löser detta genom att förena intern och extern kommunikation. Internt hjälper det dig att hålla ordning med tydlig kommunikation mellan avdelningar och teammedlemmar. Externt gör det att du kan bygga och upprätthålla relationer med kunder, leverantörer, media och allmänheten.
Denna blogg utforskar allt du behöver veta om affärsmeddelanden, inklusive exempel på affärsmeddelanden, stegen för att implementera interna och externa affärsmeddelanden samt verktyg som hjälper dig att göra det.
Vad är affärsmeddelanden?
Affärsmeddelanden avser den breda uppsättning processer som ett företag använder för att kommunicera med sina kunder över olika plattformar. Syftet är att ge företag en omnikanal-närvaro, så att de enkelt kan betjäna kunderna på deras föredragna kommunikationskanaler.
Rätt affärsmeddelandeappar använder olika meddelandekanaler för att leverera reklammeddelanden, produktuppdateringar och transaktionsmeddelanden till kunderna.
Till skillnad från traditionella kommunikationsmetoder som e-post, möjliggör affärsmeddelanden realtidsdiskussioner i båda riktningarna med målgrupper på meddelandeplattformar som de redan är bekanta med.
Affärsmeddelanden kan verka likna chatt, men de två tjänar mycket olika syften i ett affärssammanhang.
Hur skiljer sig affärsmeddelanden från chatt?
| Aspekt | Chat | Affärsmeddelanden |
| Syfte och omfattning | Informell och avslappnad kommunikation; används vanligtvis för personliga eller lättsamma samtal på arbetsplatsen. | Syftesdriven kommunikation; utformad för specifika affärsbehov som kundservice, företagsuppdateringar och marknadsföring. |
| Plattformsintegration | Enkla chattappar, som i allmänhet inte är helt integrerade med affärssystem | Ofta integrerat med bredare affärsverktyg som CRM, analysverktyg och flerkanaliga meddelandesystem, vilket möjliggör en omfattande kommunikationsstrategi. |
| Automatisering och AI | Begränsade AI- och automatiseringsfunktioner | Avancerade plattformar innehåller AI- och automatiseringsfunktioner, såsom chatbots och automatiska svar, vilket gör det möjligt för företag att hantera stora volymer av interaktioner samtidigt som de upprätthåller den kvalitet som kunderna förväntar sig. |
| Efterlevnad och säkerhet | Saknar vanligtvis formella åtgärder för efterlevnad och dataskydd | Följer strikta regleringar som GDPR och CAN-SPAM, vilket garanterar säker och regelkonform kommunikation, särskilt för företag som hanterar känslig kunddata. |
Fördelarna med affärsmeddelanden
Snabbare kundsupport
Till skillnad från traditionella kanaler som telefon eller e-post gör affärsmeddelandeprotokoll det möjligt för supportteam att hantera flera konversationer effektivt, vilket gör att du kan erbjuda effektiv support i realtid. Medan AI-drivna bots snabbt hanterar rutinmässiga kundförfrågningar kan servicemedarbetare lösa kritiska problem, vilket minskar väntetiderna och ökar kundnöjdheten.
Fjärrteam kan använda asynkrona kommunikationsverktyg för att göra det möjligt för sina kundsupportagenter att samarbeta om svåra frågor från var som helst i världen och lösa dem snabbt för kunderna.
💡Proffstips: Använd centraliserade kommunikationsstrategier för att bryta datasilos och samla kundinformation från flera meddelandekanaler på ett ställe med hjälp av en enhetlig plattform för hantering av supportagenter.
Ökat kundengagemang
Affärsmeddelanden är personligt anpassade utifrån användarnas beteende och preferenser. Detta gör att du kan engagera kunderna vid viktiga kontaktpunkter och hålla dem intresserade av produkter eller tjänster, vilket ökar kundens livstidsvärde.
Minskade kostnader
I motsats till vad många tror är affärsmeddelanden billigare än traditionella telefonsamtal eller personlig support, eftersom de gör det möjligt att interagera direkt med flera kunder samtidigt. Till exempel kan rutinfrågor automatiseras med hjälp av bots och självbetjäningsalternativ, vilket gör att mänskliga agenter kan fokusera på mer komplexa uppgifter, som att ringa videosamtal för att guida kunder genom felsökning. Detta eliminerar behovet av ett stort kundsupportteam, vilket minskar kostnaderna för utbildning, introduktion och andra driftskostnader.
Analys och rapportering
En idealisk programvara för affärsmeddelanden erbjuder avancerade projektledningsfunktioner för effektiv resursanvändning och milstolpspårning. Dessutom finns det instrumentpaneler för en omfattande översikt över projektets hälsa och integrationer för sömlöst dataflöde mellan olika system.
När dessa funktioner kombineras hjälper de till att spåra viktiga mätvärden och KPI:er, vilket möjliggör snabbare och mer strategiska beslut.
Användningsfall och exempel på affärsmeddelanden
Kommunikation inom kundservice
Användningsfall: Order- och produktinformation
Exempel: E-handelsplattformar kan implementera en livechattfunktion utöver andra kommunikationskanaler, så att kunderna kan komma i kontakt med en supportagent direkt. En snabbmeddelandekanal hjälper agenterna att lösa orderförfrågningar eller produktinformationsförfrågningar. Denna direkta kommunikationslinje över flera kanaler minskar svarstiderna och underlättar snabbare lösning av enkla frågor.
Bekräftelse- och leveransmeddelanden
Användningsfall: Orderbekräftelse och spårning av leveranser
Exempel: Onlinebutiker skickar automatiska sms och e-postmeddelanden till kunderna med orderbekräftelser, beräknade leveransdatum och spårningsinformation. När produkten har skickats får kunden ett meddelande med en länk för att spåra sin leverans i realtid.
Marknadsföringskampanjer
Användningsfall: Detaljer om specialerbjudanden och rabatter
Exempel: Onlinevarumärken informerar kunderna om en kommande rea på Black Friday. De skapar en känsla av brådska och knapphet för att locka befintliga och nya kunder och öka vinsten under julhelgen.
Säkerhetsvarningar och verifieringar
Användningsfall: Transaktionsvarningar
Exempel: Banker använder SMS och push-meddelanden för att skicka realtidsvarningar till kunder när misstänkta aktiviteter upptäcks på deras konton. När en obehörig person försöker logga in från en okänd enhet skickar systemet automatiskt en verifieringskod till kundens registrerade telefonnummer för tvåfaktorsautentisering.
Förbättra kundupplevelsen
Användningsfall: Personanpassade tjänster
Exempel: Innan ankomst får hotellgästerna ett välkomstmeddelande med information om bekvämligheter, incheckningsprocedurer och rekommendationer om lokala sevärdheter. Under vistelsen kan gästerna använda meddelanden för att beställa rumsservice, städning eller boka spabehandlingar. Denna personliga kommunikation i realtid får gästerna att känna sig uppskattade och omhändertagna under hela vistelsen.
Steg för att implementera affärsmeddelanden
Uppfyll förutsättningarna för affärsmeddelanden
Innan du implementerar affärsmeddelanden bör du följa dessa grundläggande steg för att säkerställa en smidig lansering:
- Undersök vilka kommunikationsplattformar dina kunder föredrar och hur de interagerar med företag. Ta reda på om de är mer benägna att svara på SMS, e-post eller meddelanden på sociala medier.
- Identifiera rätt kanaler för att nå din målgrupp. Fundera över om du behöver SMS för omedelbara aviseringar, WhatsApp för direkt kundsupport eller e-post för marknadsföring.
- Se till att din meddelandestrategi följer GDPR-, CAN-SPAM- eller TCPA-reglerna för att skydda känslig kundinformation och integritet.
Sätt upp mål och kategorisera typen av meddelanden
Börja med att identifiera vad du vill uppnå med din strategi för affärsmeddelanden. Är ditt mål förbättrad kundsupport, ökat engagemang eller högre försäljning?
Att sätta upp specifika, mätbara mål ger en tydlig riktning för dina kommunikationsinsatser. När målen är uppsatta kan du kategorisera meddelanden i följande typer
- Operativt: Detta är viktiga kommunikationsuppgifter för företag, inklusive välkomstmejl, uppdateringar av villkor etc.
- Transaktionsmeddelanden: Denna kategori omfattar kundinteraktioner relaterade till orderbekräftelser, leveransinformation och aviseringar om försenade leveranser.
- Marknadsföringskampanjer: Använd dessa meddelanden för att skicka kampanjinnehåll till dina kunder, till exempel information om rabatter och specialerbjudanden.
Välj rätt plattform
Att välja rätt programvara för affärsmeddelanden är en av de bästa kommunikationsstrategierna du kan implementera effektivt inom ditt team och med dina kunder.
En robust plattform för affärsmeddelanden kan också hantera kommunikation via flera kanaler, integreras sömlöst med befintliga verktyg, erbjuda avancerade funktioner som automatisering och tillhandahålla spårningsfunktioner i realtid.
ClickUp är en integrerad plattform för projektledning och affärskommunikation som stöder alla former av affärskommunikation, vilket gör den till ett utmärkt val för företag av alla storlekar.
Genom att kombinera ClickUp CRM och ClickUp Customer Service kan du skapa ett omfattande system för hantering av ditt affärsmeddelande.
ClickUp CRM kan lagra kundinformation, spåra interaktioner och hantera försäljningspipelines, medan kundsupportfunktionerna kan hantera inkommande förfrågningar, spåra problem och tillhandahålla lösningar. Tillsammans gör dessa verktyg det möjligt för dig att effektivisera dina kommunikationsprocesser, förbättra kundnöjdheten och öka den övergripande affärseffektiviteten.
Använd dessa kraftfulla duon för att enkelt referera till kundhistorik och tidigare interaktioner när du hanterar supportärenden, vilket säkerställer konsekventa och personliga svar. De kan hjälpa dig att identifiera områden som kan förbättras i din kundservice och dina försäljningsprocesser, vilket leder till bättre affärsresultat.
Och det är inte allt. Låt oss titta på hur ClickUps robusta funktioner kan underlätta intern samordning och en smidig affärsmeddelandeprocess.
Integrera affärsmeddelanden i ClickUp
Samla teamen med ClickUp Chat View
ClickUp Chat View är centralt för att bygga en effektiv strategi för extern affärsmeddelanden. Det låter dig diskutera pågående projekt, lägga till filer och dela uppdateringar i realtid utan att behöva växla mellan olika appar, vilket gör det till en kundcentrerad intern affärskommunikationsprogramvara för team.
Det är enkelt att skicka grupp- eller individuella meddelanden och lägga till vem som helst i konversationen med hjälp av @mentions. Till skillnad från fristående meddelandeappar håller Chat View diskussionerna fokuserade och säkerställer att konversationerna är direkt kopplade till genomförbara uppgifter. Du kan till exempel enkelt diskutera en potentiell bugg med kundsupportteamet, skapa en uppgift från chatten via ClickUp Tasks och tilldela den till produktteamet. Detta gör den interna samordningen smidigare och förbättrar den svarstid som kunderna förväntar sig av ditt företag.
Hantera projekt från din inkorg med ClickUp Email Project Management
Ibland måste du diskutera ett projekt med flera intressenter, såsom kunder, leverantörer eller partners, samtidigt som du håller allt kopplat till det relevanta projektet eller uppgiften. Istället för att växla mellan din e-postapp och ditt projektledningsverktyg hjälper ClickUp Email Project Management Software dig att hantera intern och extern kommunikation direkt från din centraliserade ClickUp-inkorg.
Genom att länka e-postmeddelanden direkt till relevanta uppgifter och projekt kan du enkelt hänvisa till konversationer och se till att alla är på samma sida. Dessutom kan ClickUps funktioner för e-postautomatisering effektivisera rutinuppgifter och säkerställa snabba svar till kunderna.
Detta sparar tid och bidrar till att upprätthålla en positiv och professionell image.
💡Proffstips: Lägg till individuella e-postadresser till en distributionslista för att effektivisera kommunikationen på arbetsplatsen och säkerställa att alla berörda parter får uppdateringar i rätt tid.
Dela feedback tydligt med ClickUp Clips
ClickUps klipp är ett kraftfullt verktyg för att förbättra ditt externa affärsmeddelande genom att skapa visuellt tilltalande och delbart innehåll. Dessa korta videoklipp kan användas för att förklara komplexa begrepp, visa upp produkter eller tjänster och ge snabba uppdateringar till kunder eller partners.
Har du en förvirrad kund med ett komplext problem i chatten? Spela in en video och gå igenom lösningen steg för steg.
Beroende på ditt användningsfall kan du bädda in ClickUp Clips i e-postmeddelanden, inlägg på sociala medier eller på din webbplats. Möjligheten att skapa offentligt delbara länkar till dina klipp gör att du enkelt kan distribuera dem till en bredare publik och öka din räckvidd.
Du kan också konvertera klipp till uppgifter och tilldela ägare för vidare åtgärder. Detta fungerar utmärkt för att samordna ditt team internt kring affärsmeddelanden.
💡Proffstips: Använd ClickUp Brain för att transkribera dina klipp automatiskt, skanna höjdpunkter, klicka på tidsstämplar och kopiera utdrag som du kan använda där du behöver dem.
Skicka automatiska aviseringar med ClickUp Automations
ClickUp Automation handlar om att eliminera de tråkiga, repetitiva uppgifterna i din affärsmeddelandeprocess.
Genom att konfigurera automatiserade arbetsflöden kan du utlösa specifika åtgärder baserat på fördefinierade villkor, till exempel skicka uppföljningsmejl, tilldela uppgifter till teammedlemmar baserat på kundmejl eller uppdatera kundregister.
Denna automatisering sparar inte bara tid utan minskar också risken för fel och säkerställer att alla meddelanden skickas korrekt och i rätt tid. Dessutom gör ClickUps integration med andra verktyg det möjligt att automatisera processer över flera plattformar, vilket ytterligare ökar effektiviteten och förbättrar ditt varumärkes rykte.
Fördelar med att använda ClickUp för affärsmeddelanden
- Centralisera kommunikationen från alla kanaler, både internt och med kunder, på en och samma plattform.
- Skala upp i takt med att ditt företag växer, med ClickUp som utvecklas tillsammans med dig och erbjuder avancerade funktioner utan att kompromissa med prestandan.
- Se till att alla i dina kundorienterade team är på samma sida med tydlig, spårbar kommunikation.
Implementering och utbildning av ditt team
Ge omfattande utbildning för att säkerställa att ditt team är bekant med meddelandekanalerna och förstår lämplig ton, stil och timing för meddelanden.
Du kan prova mallar för kommunikationsplaner för att säkerställa att alla kommunicerar på rätt sätt. Mallen beskriver en kommunikationsplan för att dela projektdetaljer, mål, sammanfattning och konkurrentanalys för att hjälpa till att utforma effektiva strategier för affärskommunikation.
Använd ClickUp Communication Plan Template för att skapa en insiktsdriven och genomförbar plan för att förbättra intern och extern kommunikation.
Det hjälper dig att definiera mål för affärsmeddelanden och identifiera de bästa kanalerna för att nå din målgrupp. Med funktioner för målsättning och resultatuppföljning kan du följa resultaten av dina kommunikationsinsatser och förbättra planeringen. Använd den här mallen för att skapa tydliga, konsekventa kommunikationslinjer för kunder och tvärfunktionella team.
Öka kundengagemanget genom affärsmeddelanden
När ditt affärsmeddelandesystem är på plats kan du fokusera på att utnyttja det för att öka engagemanget, öka försäljningen och driva mer meningsfulla konversationer med dina användare genom att:
- Personalisering: Skräddarsy affärsmeddelanden utifrån kundernas preferenser och tidigare interaktioner för att skapa en mer personlig upplevelse.
- Tvåvägskommunikation: Uppmuntra kunderna att interagera med ditt företag via meddelandekanaler för företag. Låt dem till exempel ställa frågor eller ge feedback direkt via SMS, WhatsApp eller livechatt.
- Automatiska uppföljningar: Ställ in automatiska uppföljningsmeddelanden för övergivna kundvagnar eller recensioner efter köp för att hålla kunderna engagerade.
Förbättra ditt affärsmeddelande med Clickup
Ett effektivt protokoll för affärsmeddelanden håller interna team samordnade och kunderna engagerade. Genom att integrera affärsmeddelanden i din verksamhet kan du erbjuda snabbare kundsupport och skapa mer personliga kundinteraktioner.
Med funktioner som Chat View, Email Integration och Clips centraliserar ClickUp all kommunikation och projektledning i en lättanvänd plattform. Detta gör att ditt team kan hålla sig uppdaterat med uppgifter, engagera kunder på ett effektivt sätt och hålla meddelandena relevanta på alla dina plattformar för företagskommunikation.
Är du redo att förbättra ditt affärsmeddelande? Registrera dig gratis på ClickUp idag.