Idag är virtuella möten lika vanliga och accepterade som det var att arbeta på kontoret fem dagar i veckan för tio år sedan.
Med 28 % av de anställda som arbetar hemifrån åtminstone en del av tiden har distansarbete blivit en fast del av arbetslivet. Med det följer online-möten och den märkliga gränsdragningen mellan formellt och informellt, som många har svårt att hantera.
Men med denna typ av kommunikation följer behovet av en virtuell uppförandekod. Hur säkerställer du att alla som deltar i samtalet känner sig hörda, engagerade och kan delta i meningsfulla konversationer?
Etikett för virtuella möten hjälper team att öka produktiviteten, visa sig från sin bästa sida och bygga professionella relationer.
Läs vidare när vi utforskar de grundläggande reglerna för modern mötesetikett, inklusive vad virtuell mötesetikett är, dess fördelar och tio viktiga regler för alla professionella online-miljöer.
Vad är virtuell mötesetikett?
Etikett för virtuella möten sätter ribban för hur team och ledare ska uppträda och behandla andra under online-möten. Tänk på det som en standardiserad uppsättning riktlinjer för att upprätthålla professionalism över hela linjen. 🫱🏼🫲🏾
Du förväntas uppträda korrekt vid online-möten när du kommunicerar med andra avdelningar via videosamtal, leder projektstartsmöten eller brainstormar idéer med ditt team. En organisations etikett för distansmöten är kopplad till dess kärnvärden, filosofier och mål. 🎯
Vissa aspekter kan vara specifika för olika organisationer, men det finns några allmänna regler för virtuella möten som kan hjälpa dig att göra ett bestående och positivt intryck på alla du träffar. ⬇️
Tänk på att ömsesidig respekt och allmän affärsetikett inte är något nytt! Men det finns några viktiga skillnader mellan virtuella möten och fysiska möten som du måste ta hänsyn till för att hålla dig på rätt spår, i tid och informerad.
10 regler för virtuella möten
Även om du känner att du i allmänhet följer korrekt etikett för virtuella möten är det de små detaljerna som gör hela skillnaden. Därför har vi sammanställt dessa regler för etikett vid virtuella möten för alla online-affärssammanhang.
Dela dem med ditt team så att ni tillsammans kan höja standarden på era online-möten.
Dessutom finns massor av resurser, mallar och tips som ger dig ännu mer stöd när du lär dig denna nya färdighet. 😎
1. Lär känna din mötesplattform
Först och främst är det viktigt att känna till den videokonferensprogramvara du använder för virtuella möten.
Om du är värd för mötet, bekanta dig med din virtuella mötesplattform i förväg så att du känner dig trygg med att använda programvaran. Om du använder ett verktyg som deltagarna inte är bekanta med, var beredd att svara på frågor snabbt och hjälp dem att fokusera på mötet genom att inte behöva fokusera på den tekniska upplevelsen.
Nu när vi är inne på ämnet... om du väljer mötesplattform, välj en som deltagarna sannolikt har använt tidigare eller snabbt kommer att anamma. Det kan vara videokonferensverktyg som Zoom, Microsoft Teams eller Google Meet eller en integrerad plattform som ClickUp som kombinerar chatt, arbetshantering och projektledning.
💡Proffstips: Starta ett Zoom-möte från en ClickUp-uppgift med ClickUps Zoom-integration. Led diskussioner utan att behöva lämna din arbetsyta, medan ClickUp automatiskt meddelar alla inblandade att ansluta sig så snart som möjligt.
Se till att plattformen stöder möjligheten att skapa grupprum, dela skärmar eller samarbeta på en delad resurs om ditt möte kräver det.
Att använda dynamisk möteshanteringsprogramvara som ClickUp är ett utmärkt sätt att säkerställa en smidig och produktiv upplevelse varje gång.
2. Förbered dig med en mötesagenda
Vi kan inte betona det nog – förbered, förbered, förbered!
Ha en plan för mötet innan det börjar och skapa en agenda för att ge diskussionen en tydlig riktning från början till slut. För att få förstklassiga virtuella teammöten bör du dela mötesagendan med deltagarna i god tid före mötet så att de hinner läsa igenom den, veta vad de kan förvänta sig och lägga till något som behövs.
Om det finns något material som deltagarna behöver läsa eller svara på i förväg för att kunna delta i diskussionen, dela även det. Behandla agendan för ditt online-möte som en uppsättning anvisningar och ge deltagarna tillräckligt med tid och resurser för att förbereda sig.
Det bästa sättet att förbereda sig för ett virtuellt möte är med en anpassningsbar mall för mötesagenda som täcker alla dina behov. ClickUps omfattande mallbibliotek är fullt av gratis resurser för alla användningsområden – inklusive detta!
Använd denna mall för allhandsmöten från ClickUp eller mallen för kommittérapporter för att kommunicera tydliga mål.
Båda mallarna främjar transparens inom ditt team eller din organisation och samordnar medlemmarna kring viktiga mål för ditt möte.
3. Respektera varandras tid
Först och främst, var punktlig. ⏱
Som mötesvärd är det aldrig bra virtuell mötesetikett att låta ditt team eller potentiella kunder vänta.
Men samma regel gäller för mötesdeltagarna – låt inte värden vänta! Värden är troligen en av dina kollegor, en medarbetare från en annan avdelning eller en chef. Du arbetar förmodligen med dem dagligen eller är till och med vän med dem. Behandla dem med den respekt vi alla förtjänar genom att dyka upp redo att starta mötet vid den planerade tiden.
Om du ibland har svårt att hantera din dagliga tid, använd ClickUp för att ställa in en påminnelse! Ditt framtida jag kommer att tacka dig för förvarningen. 🙌🏼
Dessutom har vi alla fullspäckade scheman, men resurser som denna interaktiva mall för teamschema från ClickUp ser till att alla medlemmar är informerade om när och vilka möten som väntar under de kommande veckorna.
📮ClickUp Insight: Vår undersökning om mötes effektivitet visar att 25 % av mötena i genomsnitt involverar 8 eller fler deltagare. Vi fann också att ett genomsnittligt möte varar i cirka 51 minuter. Dessa stora möten kan resultera i minst 6 till 8 timmars kollektiv mötestid per vecka på organisationsnivå. Tänk om du kunde minska den tiden? ClickUp förändrar hur team kommunicerar! Istället för långa möten kan ni samarbeta direkt inom uppgifterna med hjälp av kommentarer, bilagor, röstanteckningar, videoklipp och mycket mer – på ett och samma ställe. 💫 Verkliga resultat: STANLEY Securitys globala team har redan sparat mer än 8 timmar per vecka på möten och uppdateringar med vår app för allt som har med arbetet att göra!
4. Klä dig för framgång
Oavsett om du är på kontoret eller online är det viktigt att klä sig på ett lämpligt sätt. Enligt god etikett bör du klä dig till videokonferensen på samma sätt som du skulle klä dig i en fysisk arbetsmiljö.
Men den goda nyheten är att det finns ett visst utrymme för flexibilitet vid virtuella möten, eftersom skärmen beskärs långt ovanför midjan – vilket innebär att du faktiskt kan ha på dig dina Uggs!
Förutom att se snygg ut bör din garderob för virtuella möten passa in med tonen i mötet. Undvik distraherande smycken, mönster som inte syns bra på video eller T-shirts med tryck som andra kanske inte förstår.
5. Undvik distraktioner
Håll fokus på mötet och undvik att göra flera saker samtidigt. Innan mötet bör du komma ihåg att:
- Lägg undan din telefon
- Stäng av TV:n eller musiken
- Stäng av alla aviseringar
- Stäng dina extra flikar
Och snälla, för allt som är gott och produktivt, ät inte under samtalet.
Delar du din skärm? Se till att du vet vad som finns på den innan du delar den. Att ha 1 000 flikar öppna är inte särskilt snyggt. Det är visserligen inte första gången någon av misstag delar känslig företagsinformation, en privat Slack-konversation eller sin Spotify-spellista, men du vill inte att det ska hända dig.
Kaotiska bakgrunder är en annan vanlig störningsfaktor under virtuella möten. Om du befinner dig på ett kafé, har barnen för dagen eller delar kontor med din partner, välj en alternativ bakgrund eller använd en suddningseffekt för att hålla dig själv och alla andra mötesdeltagare fokuserade på sessionen.
Leta efter något rent, minimalistiskt och neutralt. Då kan du fokusera på att hitta den plats i ditt hem som har bäst belysning istället för den mest estetiskt tilltalande väggen.
Du behöver dock inte söka igenom hela webben efter en perfekt bakgrund!
Klicka på bilderna nedan för att spara dessa gratis bakgrunder och undvika att andra som går förbi i bakgrunden stör din stora presentation. 📩
6. Vet när du ska tala och när du ska lyssna
Aktivt lyssnande ger alla möjlighet att yttra sig och visar att du bryr dig om vad de har att säga.
Mötesledaren och deltagarna måste hitta balansen mellan att tala, lyssna och ställa frågor för att förstå varandra – och inte för att nedvärdera varandra. Öppenhet och öppen kommunikation hjälper alla inblandade att få ut mer av samtalet!
Här är några fler tips om etikett för virtuella möten som rör tal under samtal:
- Tala med självförtroende, men var koncis
- Undvik att upprepa dig själv eller att driva hem poängen för hårt.
- Håll mikrofonen avstängd om du inte talar.
- Spara frågor till slutet av diskussionen, såvida inte värden ber om dem.
Ett annat problem som vi alla har stött på under virtuella möten är den fruktade ljudfördröjningen. 🙄
Oavsett hur stark din wifi-anslutning är, så kan det ändå hända att anslutningen bryts under online-möten! För att undvika att prata i munnen på någon eller störa samtalsflödet, använd om möjligt funktionen för att räcka upp handen på din plattform eller uttryck ditt intresse för att prata i chatten. 🙋🏼♀️
7. Begränsa anteckningarna till ett minimum
Även om dina avsikter är goda, undvik att ta detaljerade mötesanteckningar om du inte blir ombedd att göra det. Håll dig istället till de viktigaste punkterna i samtalet och gå igenom mötesprotokollet senare om det finns några uppenbara luckor i dina anteckningar.
En stor fördel med virtuella möten är möjligheten att spela in hela mötet eller skapa en sammanfattning av mötet. Utnyttja dessa funktioner för att göra mötet så effektivt som möjligt – frekventa pauser i samtalet stör informationsflödet, fördröjer dagordningen och slösar bort dyrbar tid.
Som mötesvärd bör du utse en medlem i ditt team som ansvarar för att föra mötesprotokoll och informera deltagarna om att protokollet kommer att distribueras omedelbart efter mötets slut. Detta hjälper dig och dina deltagare att hålla fokus och gör att du slipper upprepa dig själv!
💡Proffstips: Med ClickUp Docs kan deltagarna göra anteckningar tillsammans och omvandla dem till åtgärder med ett enda klick tack vare den integrerade funktionen för att skapa uppgifter.
Mötesprotokoll sammanfattar ramen och de viktigaste punkterna från viktiga möten. De delas med alla inblandade och håller dina framsteg i åtanke så att du kan genomföra uppföljningar och åtgärder snabbare.
Resurser som vår mall för styrelsemötesprotokoll och mallen för mötesprotokoll från ClickUp gör denna process mer organiserad och effektiv med anpassningsbara, fördefinierade sidor för att hantera team, anteckningar och detaljer i ett samarbetsdokument i ClickUp Doc!
Vill du lära dig mer om hur mötesprotokoll kan förbättra din produktivitet under möten? Kolla in den här guiden för att skriva effektiva mötesprotokoll varje gång!
💡Proffstips: Spara värdefull tid efter mötet genom att låta ClickUp Brain sammanfatta dina mötesanteckningar och skapa uppgifter och deluppgifter i ClickUp. Om du har spelat in mötet kan Brain även transkribera och översätta inspelningen åt dig!
8. Långt möte? Planera in pauser
Om du vet att mötet kommer att bli långt, planera in en kort paus i agendan.
Ta en paus från skärmen tillsammans med dina kollegor, ta något att äta eller sträck på benen. Det kommer inte att störa samtalet – tvärtom kommer det att förbättra det avsevärt! Korta pauser hjälper alla att hålla humöret uppe utan att behöva kämpa mot trötthet eller huvudvärk.
Det behöver inte ta lång tid, ställ bara in timern i ClickUp på fem minuter och öppna en läsk, för du förtjänar det.
Och om det inte framgår om det kommer att finnas pauser under mötet du deltar i, skriv bara ett snabbt ”brb!” i chatten om du behöver en paus, så enkelt är det. 💬
9. Lämna utrymme för frågor
Inkludera en frågestund i mötesagendan så att dina kollegor får tillräckligt med tid att förbereda frågor, uttrycka sina åsikter eller komma med förslag.
Om du tog alla dessa regler för virtuella möten till dig, har du förmodligen just avslutat ett intensivt och engagerande samtal – räkna med att folk kommer att ha något att säga om det. 🙂
💡Proffstips: Uppmuntra mötesdeltagarna att komma med frågor, idéer eller kommentarer även efter att mötet har avslutats.
10. Avsluta med en avslutande kommentar
Avsluta ditt virtuella möte på ett positivt sätt genom att ta några minuter för att avsluta det på rätt sätt.
Innan dina kollegor loggar ut, gå kort igenom de omedelbara nästa stegen, hur och när du kommer att följa upp, eventuella leveranser och tidsplanen framöver.
💡Proffstips: ClickUp kan hjälpa dig att delegera åtgärder från dokument, whiteboards, kommentarer och mer, så att du kan komma igång med dessa uppgifter utan att missa ett slag! Förvandla text, skärminspelningar och objekt till uppgifter som är direkt kopplade till dina arbetsflöden för att öka effektiviteten och hålla mötesmomentet igång.
Sedan – och viktigast av allt – tacka ditt team för deras tid! Ni har alla gjort ett fantastiskt jobb idag. 👏
Varför är etikett vid virtuella möten viktigt?
Etikett för virtuella möten skapar en professionell ton för distansmöten och främjar starka arbetsrelationer. Här är några skäl till varför det är viktigt att följa reglerna för virtuella möten:
- Att följa korrekt etikett visar professionalism, vilket bidrar till att bygga upp förtroende och trovärdighet bland kollegor, kunder eller intressenter.
- Att ägna tid, tanke och ansträngning åt ett möte innan det äger rum visar ditt team, dina ledare och potentiella kunder att du respekterar dem. Dessutom gör det att dina möten flyter smidigt genom att du förbereder och styr samtalet.
- Virtuella möten involverar ofta deltagare från olika platser och tidszoner. Korrekt etikett, såsom att komma i tid, stänga av mikrofonen när man inte talar och hålla sig till ämnet, minimerar distraktioner och håller mötet fokuserat och effektivt.
- Att följa god praxis för virtuella möten – som att låta andra tala, undvika avbrott och vara uppmärksam på kulturella känsligheter – främjar en miljö av ömsesidig respekt och samarbete.
- Korrekt etikett, såsom att använda tydligt ljud och bild, upprätthålla ögonkontakt (via kameran) och delta aktivt, säkerställer att kommunikationen är effektiv och att alla kan följa med utan förvirring.
- Att vara organiserad, undvika multitasking och respektera mötesagendan hjälper deltagarna att hålla fokus. Detta minskar frustration och stress, särskilt vid möten som följer tätt efter varandra.
Utan dessa regler är det lätt att slösa bort värdefull tid, kanske till och med timmar, på möten som lika gärna kunde ha skötts via e-post. Och även om det är trevligt att se våra teammedlemmar på skärmen finns det mer meningsfulla sätt för oss alla att spendera vår tid på. ⏳
Genomtänkt etikett för virtuella möten ger gott om tid att lyssna, tänka och svara varandra. Detta skapar inte bara förtroende mellan deltagarna, utan gör också att alla kan lyckas genom att de vet vad de kan förvänta sig av dig och vad du förväntar dig av dem i gengäld.
Vanliga frågor och tips om etikett för virtuella möten
Vad bör man göra och inte göra vid virtuella möten?
Virtuella möten har ofta andra förväntningar på deltagande än fysiska möten. För att säkerställa att alla håller sig till ämnet och bidrar till samtalet finns här några riktlinjer för etikett att följa:
Att göra
- Var punktlig. Logga in på det virtuella mötet några minuter i förväg så att du hinner göra nödvändiga tekniska inställningar.
- Håll fokus. Var uppmärksam på talaren som om du var på ett fysiskt möte.
- Stäng av mikrofonen när du inte talar. Detta hjälper till att minska bakgrundsljud.
- Använd video när det är möjligt. Det bidrar till att skapa en mer personlig interaktion.
- Håll mötet i ett tyst, väl upplyst rum. En tydlig miljö utan distraktioner hjälper alla att hålla fokus.
- Förbered dig i förväg. Om du ska hålla en presentation, se till att allt material är klart innan mötet börjar.
Att undvika
- Multitaska inte. Det är respektlöst och kan leda till att du missar viktig information.
- Avbryt inte. Låt andra avsluta sina tankar innan du börjar prata.
- Ät inte under mötet. Det kan vara störande och oprofessionellt.
- Glöm inte att kontrollera din teknik. Se till att din internetanslutning, mikrofon och kamera fungerar som de ska i förväg.
- Lämna inte mötet abrupt. Om du behöver lämna mötet i förtid, informera värden i förväg.
Hur genomför man en virtuell möteshälsning?
Ett virtuellt möte är ett utmärkt sätt att skapa en god relation med dina kollegor, även när du arbetar på distans. Här är några tips för att lyckas med virtuella möten:
- Hälsa på personer individuellt. Börja varje konversation med att presentera dig själv och fråga den andra personen hur hen mår.
- Håll det kort och koncist. Försök att hålla samtalet fokuserat och undvik att komma in på sidospår.
- Var en aktiv lyssnare. Lyssna noga och var uppmärksam på den andra personens kommentarer.
- Se till att du vet hur du använder tekniken så att alla kan kommunicera i realtid utan avbrott eller tekniska problem.
- Var medveten om kroppsspråk. Även om ni bara kan se varandras ansikten är kroppsspråket fortfarande viktigt. Håll en god hållning och var medveten om ansiktsuttryck.
- Avsluta konversationen artigt genom att tacka den andra personen för deras tid och uttrycka din avsikt att återkomma i framtiden.
Hur uppträder man på ett bra sätt som deltagare i virtuella möten?
Mötesdeltagarna har en viktig roll i att se till att virtuella möten blir framgångsrika. Här är några tips för god videokonferensetikett som deltagare:
- Var förberedd. Läs igenom allt material som har skickats ut före mötet och kom förberedd med frågor eller kommentarer.
- Delta i diskussionen. Var inte rädd för att säga vad du tycker och dela med dig av dina tankar om det aktuella ämnet.
- Håll fokus. Undvik multitasking, eftersom det kan distrahera alla inblandade.
- Var respektfull. Lyssna uppmärksamt och var artig mot andra deltagare i diskussionen.
- Dela din skärm. Om du har material som behöver delas, se till att dela din skärm med alla så att de kan följa med.
- Använd tekniken på rätt sätt. Se till att alla deltagare vet hur tekniken fungerar innan mötet börjar.
- Håll dig till ämnet och var inte rädd för att styra tillbaka samtalet om det börjar avvika för mycket från det aktuella ämnet.
👀Vill du ha fler användbara tips för effektiva möten? Läs dessa:
Gör dina virtuella möten produktiva med ClickUp
Oavsett hur formella eller frekventa dina möten är, kommer de regler för virtuella möten som vi har delat med oss av att säkerställa att du förmedlar rätt budskap. Dina ansträngningar kommer att uppskattas av alla inblandade, och oavsett om du är gäst eller värd kommer den tid du lägger ner att uppskattas och återgäldas tiofalt!
Allt genom att helt enkelt visa respekt för dina kollegor. 💜
Utnyttja ClickUp-resurserna som finns tillgängliga i denna blogg för att öka din totala produktivitet och sätta standarden för den virtuella mötesetikett som du och teamet bör följa varje gång. Om du vill göra dina möten ännu mer produktiva erbjuder ClickUp dig följande:
- ClickUp Whiteboards för virtuell brainstorming och gemensam idéskapande under ditt online-möte
- En kalender i ClickUp som du kan integrera med din Google Kalender för att hantera dina möten från ett och samma ställe.
- ClickUp Chat som samlar ljud- och videosamtal, gruppchatt, snabbmeddelanden och mycket mer.
- Integrationer med alla dina dagliga arbetsappar
- ClickUp Clips för att skapa och dela skärminspelningar
ClickUps Free Forever Plan ger dig tillgång till alla mallar som länkas ovan, massor av funktioner för samarbetsmöten, över 1 000 integrationer och mycket mer! Allt utan kostnad. 💸
Registrera dig och prova ClickUp för dina virtuella möten redan idag!