Idag, när arbetsformen varierar mellan helt distansarbete, hybridarbete och helt kontorsarbete, kan det vara svårt att hålla teamen sammankopplade och informerade hela tiden (och olika tidszoner gör det ännu svårare). 👀
För att hålla våra team samordnade har vi därför börjat hålla schemalagda möten för att gå igenom uppdateringar, granska åtgärdspunkter, ge feedback och så vidare. Men saken är den att tid är dyrbar.
Detta gäller särskilt när du arbetar i en snabbrörlig arbetsmiljö, eftersom du måste se till att du får ut så mycket som möjligt av dina möten.
Det är då det kan vara till stor nytta för ditt team att känna till syftet med mötet, ha en mötesagenda och planera rätt mötesfrekvens.
I den här artikeln lär du dig vad en bra mötesfrekvens är, hur ofta du ska schemalägga möten och vilka möteshanteringsverktyg du kan använda för att minimera antalet möten och hålla ditt team uppdaterat hela tiden.
Vi har också lagt till några tips och förslag som hjälper dig att avgöra vad som fungerar bäst för ditt team, tillsammans med mötesmallar som hjälper dig att strukturera dina samtal och göra dem så produktiva som möjligt.
Vad är en mötesfrekvens?
En mötesfrekvens avser helt enkelt mötets rytm, eller hur ofta ett möte hålls.
Om du och en direkt underordnad till exempel har möte varje fredag morgon är det en veckovis mötesfrekvens. Om du har en begäran om att träffas varannan månad är det en mötesplan varannan månad.
Detta kan vara svårare för distansbaserade team. Alla företag står inför utmaningen att bestämma hur ofta möten ska hållas. I en alltmer distribuerad arbetsstyrka verkar Zoom-samtal ha ersatt många personliga möten och ibland blivit den enda kontakten med teamet.
Och även om vi alla älskar att få en glimt av någons husdjur i bakgrunden under ett samtal, kan dessa virtuella möten faktiskt hämma medarbetarnas välbefinnande och produktivitet, eftersom de kan vara störande om för många möten tar över deras dag.
Så, hur balanserar du din schemaläggning och hittar rätt mötesfrekvens för ditt team?
Låt oss ta reda på det.
Hur man väljer rätt mötesfrekvens
Rätt mötesfrekvens varierar beroende på företag och behov. Vissa team behöver ha fler eller färre möten beroende på sina roller, projekt och typen av möte. Här är några mötesfrekvenser och typer att överväga, tillsammans med mallar som hjälper dig att hålla mötena produktiva för alla deltagare.
Typer av mötesfrekvens
Beroende på typen av möte är de vanligaste mötesfrekvenserna:
1. Dagliga möten
Dagliga möten används för viktiga uppdateringar, brådskande teammeddelanden, delning av rapporter och snabba avstämningar. De varar vanligtvis högst 15–30 minuter.
- Dagliga standup-möten är informella möten som hålls varje dag. De är nödvändiga och användbara för team, till exempel teknik- och utvecklingsteam, för att säkerställa samordning, dela med sig av resultat och identifiera hinder. Scrum-möten som hålls dagligen är en typ av dagliga standup-möten.
- Teamcheck-in-möten är dagliga teammöten som kan hållas både virtuellt och fysiskt. De hjälper alla teammedlemmar att få reda på vad deras kollegor arbetar med, vilka utmaningar de står inför och om de kan hjälpa till.
Även om dagliga möten kan verka vara ett bra sätt att hålla sig uppdaterad om dagliga framsteg och förändringar, kan de vara kontraproduktiva och störande om de inte hanteras på rätt sätt.
För att få ut det mesta av dina dagliga möten och säkerställa produktiva sessioner är det bäst att komma till mötet förberedd med en agenda och en mall som dina teammedlemmar enkelt kan hänvisa till när som helst och fylla i före mötet.
Mall för daglig mötesfrekvens
Använd denna anpassningsbara mall för dagliga standup-möten från ClickUp för att ge dig och dina team ett organiserat, strukturerat och repeterbart system för att samla in och visa dagliga uppdateringar.
Denna mall finns tillgänglig i ClickUp Whiteboards och kan anpassas på valfritt sätt för att stödja dina unika arbetsflöden. Den sparar också dina inmatningar och visar dem i realtid, och eftersom den är inbyggd i ClickUp kan ditt team infoga länkar till uppgifter och koppla detta dokument till sitt arbete.
2. Veckovisa möten
Det finns olika typer av möten som kan schemaläggas på veckobasis. En veckorytmen innebär vanligtvis att deltagarna träffas vid samma tidpunkt på den bestämda dagen, varje vecka.
- Enskilda möten ger chefer och ledare möjlighet att träffa sina direktunderställda eller kollegor enskilt. Det ger dem tid att knyta band och bygga upp en relation med varandra och säkerställer att medarbetarna får det stöd de behöver för att lyckas i sina roller.
- Avdelningsteamets möten kan hållas varje vecka för att gå igenom höjdpunkterna från föregående vecka och komma överens om hur man ska gå vidare under den kommande veckan.
- Veckouppdateringar hålls ofta för långsiktiga projekt med flera etapper och milstolpar. Under dessa möten delar projektteamet eller projektledaren med sig av uppdateringar om projektets framsteg, lyfter fram beroenden och samordnar intressenterna om nästa steg.
Mall för veckovisa möten
Gör dina veckovisa avstämningsmöten produktiva och standardisera dina veckovisa enskilda möten med hjälp av mallen för enskilda möten från ClickUp.
Denna mall kan användas i ClickUp Docs, där du kan anteckna viktiga detaljer såsom prioriteringar, åtgärdspunkter och mycket mer. Samla alla dina veckomötesanteckningar på ett ställe genom att lägga till en ny sida i samma dokument. Du kan också välja att dela dokumentet med andra eller hålla det privat för att säkerställa en trygg miljö för dina anställda.
3. Månatlig mötesfrekvens
Månatliga återkommande möten är viktiga möten som hjälper ledare och teammedlemmar att komma överens om mål och projekt. De varar vanligtvis upp till en timme och äger rum vid samma tidpunkt och dag varje månad, till exempel den första tisdagen i månaden, den 7:e varje månad osv.
Under dessa möten kan du få uppdateringar om månadsmål, granska framstegen för att säkerställa att ditt team är på rätt väg att nå sina kvartalsmål och identifiera flaskhalsar och hinder för att förbereda ditt team för framgång under de kommande månaderna.
- Företagets allhandsmöten är viktiga månatliga möten där ledningsgruppen delar med sig av uppdateringar och viktiga meddelanden. Dessa kan vara antingen online-möten eller fysiska sammankomster och kan pågå mellan en och tre timmar.
- Kommittémöten är uppdateringsdiskussioner för att hålla alla medlemmar informerade om utvecklingen. Det kan finnas många typer av kommittéer som drivs av företagets anställda, till exempel en arbetsmiljökomitté, en kommitté för trivsel på arbetsplatsen och så vidare.
- Ledningsmöten samlar varje månad ledare och chefer från olika avdelningar inom företaget för att diskutera viktiga företagsfrågor och dela med sig av nyheter från avdelningarna.
Mall för månatlig mötesfrekvens
Ge både team och intressenter en lättförståelig visuell presentation av din projektsammanfattning med hjälp av mallen för projektstatusrapport från ClickUp.
Denna mall finns tillgänglig i ClickUp Whiteboards, där ditt team kan samarbeta, lägga till uppdateringar, göra ändringar och mycket mer, både samtidigt och asynkront. Använd denna mall för att hålla alla intressenter uppdaterade om utvecklingen, förebygga problem innan de uppstår och garantera att projektet slutförs inom den angivna tidsramen.
Planera enkelt ditt nästa företagsmöte och delegera arbete med All-Hands Meeting Template från ClickUp.
Denna mall innehåller förinställda anpassade stadgar, anpassade fält och flera vyer som ger dig en strukturerad och detaljerad översikt över dina uppgifter och säkerställer att du täcker alla viktiga meddelanden. Använd mallen som den är eller anpassa den efter dina behov. Den levereras också med en startguide som hjälper dig att få ut mesta möjliga av mallen.
4. Kvartalsvis mötesfrekvens
Kvartalsmöten är utmärkta för att dela projektuppdateringar, diskutera resultaten från det senaste kvartalet, fira framgångar och förbereda sig för det kommande kvartalet med ditt team eller hela organisationen. Om de genomförs på rätt sätt kan dessa kvartalsmöten bidra till att höja teamets moral, förbättra samordningen mellan olika funktioner och se till att alla håller sig på rätt spår för att nå sina mål.
Det finns många användningsområden för kvartalsmöten, men några av de vanligaste är planeringsmöten, styrelsemöten etc.
- Styrelsemöten planeras vanligtvis en gång per kvartal, med tanke på att det är svårt att samla alla styrelseledamöter varje vecka eller månad. Under dessa möten diskuterar deltagarna tillväxtstrategier, framtidsplaner, nya investeringar och så vidare. De kan pågå från ett par timmar till en hel arbetsdag.
- Affärsgenomgångar som görs en gång per kvartal är högnivåmöten där deltagarna diskuterar måluppfyllelse, planer för nästa kvartal, hinder och långsiktig strategi. Beroende på företagets karaktär hålls dessa kvartalsvisa affärsgenomgångar mellan ledningen och teamcheferna, eller mellan kunderna och dig.
Mall för kvartalsvisa möten
Den omfattande QBR-mallen från ClickUp hjälper dig att:
- Samla in data från flera källor för att skapa användbara insikter
- Spåra prestanda mot KPI:er i en organiserad instrumentpanel
- Dela resultaten med intressenter och teammedlemmar för snabba beslut.
5. Årlig mötesfrekvens
Årsmöten är viktiga evenemang som äger rum en gång om året och kräver omfattande planering. De kan pågå från en till flera dagar, beroende på syftet.
Exempel
- Medarbetarutvärderingar är årliga utvärderingar av en individs prestationer, där resultaten vägs mot definierade mål och milstolpar.
- Företagsretreater är informella sammankomster som anordnas en gång om året av ledningen för att ge alla anställda en möjlighet att koppla av, fira framgångar och stärka teamkänslan.
- Årsstämmor är också årliga tillfällen då företaget rapporterar om årets resultat och finansiella prestationer. Ibland kan de också vara ett forum för att upptäcka nya möjligheter.
Mall för årlig mötesfrekvens
Presentera vad som har hänt i ditt företag på ett professionellt och visuellt tilltalande sätt med hjälp av affärsrapportmallen från ClickUp! Den är utformad för att hjälpa dig att skapa en effektiv och omfattande rapport om ditt företags resultat eller framsteg.
Med den här mallen kan du:
- Samla in data från källor som finansiella rapporter, kundundersökningar och feedback från anställda.
- Analysera prestationstrender över tid
- Presentera dina resultat i ett omfattande men lättförståeligt format.
Välja mellan synkrona och asynkrona möten
Förutom att bestämma typen av möte måste du också avgöra vilka möten som kan hållas asynkront eller virtuellt och vilka som måste hållas synkront eller på en fysisk plats.
Oavsett vilket format du väljer är målet att hålla dina team uppdaterade och på rätt spår för att nå sina mål, samt att ge alla tillräcklig frihet att arbeta självständigt utan att lägga till för många möten i deras arbetsschema.
Asynkrona möten kontra synkrona möten
När du har bestämt att du ska ha en veckovis rytm för ett projekt och en annan veckovis rytm för en genomgång med alla medarbetare, betyder det inte att dessa måste formateras på samma sätt.
Det första steget för att bestämma formatet för ditt möte är att avgöra om mötet är informationssökande eller informationsgivande. Detta är mycket viktigt när du bestämmer hur du bäst ska checka in.
Informationssökande möten kan delas in i någon av följande kategorier:
- Ett uppstartsmöte för ett nytt projekt
- Ett projektgruppsmöte för att diskutera nästa steg
- Ledningsmöte för att kontrollera hur teamen fungerar
- Ett enskilt möte med en direkt underordnad för att kontrollera mål och uppgifter
Denna typ av möten är i allmänhet bra att hålla personligen eller som en snabb virtuell uppdatering via videokonferens eller SyncUp i ClickUp Chat.
Här är några exempel på informationsmöten :
- Ett dagligt standup-möte
- En projektuppdatering
- Ett företags årsredovisning
Denna typ av möten lämpar sig ofta för asynkron kommunikation. Du kan kommunicera uppdateringar via en app för företagsmeddelanden eller inom ett projektledningsverktyg med meddelandefunktioner.
Genom att fastställa rätt mötesfrekvens för ditt företag, tillsammans med rätt mötesformat, minskar du antalet möten med lågt värde och låter alla fokusera på att vara produktiva och motiverade på jobbet.
Visste du att: Team kan minska antalet möten genom att schemalägga och dela automatiserade standups med ClickUp Brain.
Hur man planerar en mötesfrekvens
Nyckeln till produktiva möten är att se till att de verkligen är nödvändiga. Här är några frågor du kan ställa dig själv eller ditt team innan du planerar ett möte.
1. Vad är målet med detta möte?
Är målet med mötet att ge ny information till nyckelpersoner, eller är det bara för att alla ska kunna uppdatera teamet?
Det är alltid en bra första fråga att ställa sig när man ska fastställa en ny rytm.
Här är några frågor och exempel på mötesfrekvens som kan avgöra hur ofta ett möte ska schemaläggas:
Nytt projekt
- Syfte med mötet: Ny marknadsföringssatsning
- Teamets mötesfrekvens: Veckoliga avstämningar för statusrapporter och nästa steg
Stand-up
- Syfte med mötet: Regelbundna uppdateringar med chefen och/eller teamledaren
- Mötesfrekvens: Dagliga standup-möten för att se vad alla arbetar med just nu.
Projektuppdateringar
- Syfte med mötet: Uppdatering om projektets status
- Projektmötestakt: Daglig eller veckovis avstämning, beroende på hur hög prioritet projektet har.
2. Kan detta möte hållas asynkront?
Om det handlar om en snabb avstämning eller uppdatering, fundera på vilken information du behöver och hur lång tid det kommer att ta. Tänk på tidsåtgången för att boka in mötet, förberedelserna som behöver göras inför mötet och sedan mötet i sig – allt detta tar tid.
I ett distans- eller distribuerat team kan du använda andra kommunikationsverktyg för att stödja asynkron kommunikation.
Vissa möten, till exempel stora projekt och viktiga affärsbeslut, kräver att olika intressenter kan delta i realtid, vilket alltid är enklare att göra personligen eller via ett Zoom-samtal.
Men för möten som huvudsakligen handlar om uppdateringar är det onödigt att avsätta tid för personliga möten. I själva verket är det bäst att genomföra dessa möten asynkront, och i så fall kan de genomföras oftare.
3. Är detta en högprioriterad eller brådskande uppgift?
Vissa projekt kommer att prioriteras framför andra med snäva deadlines. Endast teamledarna vet vilka dessa projekt är och kan bestämma projektteamets rytm.
Om uppgiften är brådskande, bestäm det bästa sättet att kommunicera med ditt team, oavsett om det är ett Zoom-samtal, en videoinspelning, ett chattmeddelande inom uppgiften eller att notera prioriteringar inom uppgiften.
4. Överskrider dessa typer av möten regelbundet den tilldelade tiden?
Möten som ofta avbryts kan vara en anledning att schemalägga mötena oftare istället för att göra dem längre, men det beror helt på teamet. För andra kan det vara mindre produktivt att sitta i möten i över en timme. I det fallet kan kortare möten med mer regelbunden frekvens hjälpa till att täcka mer och hålla samtalen fokuserade. Att använda ClickUp som programvara för mötesprotokoll kan hjälpa dig att hålla dig till din agenda.
5. Tar diskussionsämnena slut i den här typen av möten?
Å andra sidan, om du har dagliga avstämningssamtal där det inte finns mycket att säga, kan du överväga att samla dessa till en veckovis avstämning och flytta de dagliga uppdateringarna till asynkrona samtal istället för personliga möten eller konferenssamtal.
6. Vem kommer att delta?
Möten med ett stort antal deltagare kan bli ineffektiva och leda till att inga specifika resultat uppnås. Om du till exempel behöver dela uppdateringar med en stor grupp människor kan det vara mer effektivt att skicka uppdateringen via e-post eller en plattform som ClickUp.
Alternativt kan du planera flera möten med små grupper istället för ett stort möte.
Bestämma mötesfrekvens: bästa praxis
Här är några användbara tips som kan hjälpa dig att bestämma den bästa mötesfrekvensen för dig och dina intressenter.
Begränsa mötesinbjudningarna
Håll mötena på rätt spår och enligt schemat genom att bara bjuda in personer som är direkt involverade i diskussionen eller processen. På så sätt blir mötena hanterbara och man undviker att komma in på sidospår.
Om andra måste hållas informerade, använd mötesprotokoll och sammanfattningar för att säkerställa att alla kan hålla sig uppdaterade även utan att delta personligen.
Tänk på målet och teamets storlek
Teamets storlek och förväntat resultat av projektgruppsmötena kan hjälpa dig att bestämma den perfekta frekvensen. Till exempel kan en företagsomfattande lansering av en ny prestationsutvärderingsplan kräva teammöten varannan vecka mellan teamledarna under implementeringen, men också dagliga återkommande möten mellan projektledaren och det mindre projektteamet.
Gör det enkelt för alla deltagare att delta
Planera mötesfrekvensen med hänsyn till alla deltagares platser och tidszoner. Det bör vara en dag och tid som passar alla. Om du planerar ett hybrid- eller virtuellt möte, se till att alla deltagare får möjlighet att säga sitt genom att använda verktyg som chatt och whiteboard och tydliga regler för deltagande.
Ta emot feedback
Var flexibel när du fastställer mötesfrekvensen. Om det finns betydande synpunkter på längd, schema eller andra aspekter, var beredd att ändra saker för att tillgodose deltagarnas behov. Acceptera förslag på mötesfrekvens från deltagarna om de är praktiska.
Hur du optimerar ditt teams mötesfrekvens
Om du måste planera ett fysiskt eller distansmöte, oroa dig inte. ClickUp kan hjälpa dig att vara förberedd, hålla mötet produktivt och utnyttja tiden med ditt team på bästa sätt.
Hur? Följ bara stegen nedan:
Hur man planerar en effektiv mötesfrekvens med ClickUp
- Mötesagenda: Skapa en strukturerad mötesagenda på egen hand eller använd de färdiga mötesmallarna från ClickUp och anpassa dem efter dina behov.
- Skapa en vy efter eget val: Kom väl förberedd till mötet och redo att presentera. Skapa en projektplan i tidslinje- eller Gantt-vy, planera strategier i whiteboards eller dokument, skapa en anpassad instrumentpanel för att samla all viktig information och få rapporter i en vy, och mycket mer.
- Återkommande uppgifter och förfallodatum: Skapa en uppgift i ClickUp specifikt för mötet eller ställ in den som en återkommande uppgift för att påminna dig och deltagarna om när nästa möte är. Du kan också se dina uppgifter och scheman i kalendervyn.
- Identifiera och bjud in dina deltagare: Lägg till en eller flera personer till uppgiften för att meddela vilka som deltar i mötet.
- Dela dina uppgifter, mötesagendor och andra visuella hjälpmedel: Bifoga mötesagendor, arbetsvyer och annat till uppgiften i kommentarerna eller uppgiftsbeskrivningen och dela den med ditt team, en specifik person eller en grupp personer.
- Anslut ClickUp till Zoom: Integrera Zoom med ClickUp för att när som helst kunna komma åt Zoom-appen i ClickUp och använd skärmdelningsfunktionen i Zoom för att presentera dina mötesanteckningar, dagordning, tidslinjer, rapporter i dashboards i ClickUp och så vidare.
- Använd ClickUp Chat för omedelbara uppdateringar: Minimera antalet dagliga möten genom att använda snabbmeddelanden och SyncUps i ClickUp för att dela information och uppdateringar.
- Ha ett produktivt samtal och ta anteckningar: Delta i samtalet, ta mötesanteckningar och lista åtgärdspunkter i ClickUp Docs, Whiteboards, Notepad eller inom en uppgift.
Håll dina team sammankopplade oavsett var i världen de befinner sig genom att ge dem ett projektledningsverktyg med funktioner för teamsamarbete, såsom ClickUp.
ClickUp är ett allt-i-ett-verktyg för projektledning, kommunikation och produktivitet som är utvecklat med team i åtanke. Det är i grunden ett projektledningsverktyg som låter dig, ditt team och hela organisationen planera era prioriteringar, förenkla ert arbetsflöde och hålla koll på era framsteg och tidsplaner – allt på ett och samma ställe.
När det gäller teamsamarbete erbjuder det hundratals funktioner, inklusive en samarbetsfunktion för dokument och whiteboard där teamen kan brainstorma, dokumentera strategier och mycket mer.
Effektivisera kommunikationen med den inbyggda chatten som ger ditt team ett särskilt utrymme för att chatta och ringa ljud- och videosamtal om projekt, frågor och uppdateringar.
Du kan enkelt komma åt dina e-postmeddelanden och samla alla dina konversationer på ett ställe med funktionen E-post i ClickUp, som låter dig skicka och ta emot e-post utan att lämna ClickUp. 🔥
Det finns också en kommentarfunktion som gör det möjligt för ditt team att kommentera uppgifter, dokument och bilagor för korrekturläsning och tilldela dem till en specifik person, vilket gör det enklare än någonsin att samarbeta, arbeta asynkront och ge feedback – utan att behöva schemalägga veckomöten. ☝️
Om du är en visuell lärare eller har teammedlemmar som är det, kan du helt enkelt använda Clip, ClickUps inbyggda skärminspelare, för att spela in högkvalitativa videor och skicka dem till ditt team med en kommentar. Detta är särskilt användbart när du förklarar komplexa ämnen och behöver visa en steg-för-steg-guide eller presentera en uppdatering med bilder.
Använd den här funktionen för att slippa hoppa in i ytterligare ett möte eller skapa långa e-posttrådar, något som alla i ditt team kan (och kommer att) uppskatta. 👌
Det är bara ett av många sätt att använda ClickUp för att förbättra dina möten. Lär dig mer om alla funktioner i ClickUp så att du kan maximera plattformens potential för att stödja alla dina affärs-, projekt- och kommunikationsbehov.
Förbättra din mötesfrekvens med ClickUp
Nyckeln till produktiva möten och arbetsdagar är att hitta en effektiv mötesfrekvens för dig och ditt team, och sedan använda ClickUp för att hantera dina projekt, förbättra teamkommunikationen och följa upp mål och framsteg.
Eftersom plattformen är helt anpassningsbar och erbjuder hundratals funktioner för projektledning och teamsamarbete kan du helt och hållet konfigurera ClickUp på ett sätt som stöder ditt arbetsflöde och förbättrar den tvärfunktionella kommunikationen.
Använd ClickUp som möteshanteringsprogram och dess samarbetsfunktioner för att kommunicera uppdateringar, feedback, frågor och mer för att eliminera onödiga möten från din fullspäckade kalender och ge dina team en öppen kommunikationskanal, oavsett tidszon eller var och när de arbetar. 🌎
Den integreras också med över 1 000 arbetsverktyg, inklusive videokonferensappar, Slack och mycket mer, för att hjälpa dig att effektivisera teamkommunikationen och samla allt ditt arbete på ett ställe.
Det är gratis att komma igång. Få tillgång till ClickUp idag!
