Chefer har mycket att hantera.
Från ledarskapets press att uppnå mål och resultat till att handleda ditt team – det kan vara en utmaning att balansera olika förväntningar. Som ledare måste du hålla möten för att delegera uppgifter, få statusuppdateringar, brainstorma strategier och så vidare.
Alla möten, oavsett typ, behöver ett tydligt syfte, mål, användningsfall och agenda. Att skapa en agenda, sätta upp förväntningar och hålla reda på samtalet är viktiga steg för att säkerställa att mötet håller sig på rätt spår och är produktivt.
Om du vill bli en starkare teamledare och få slut på meningslösa möten en gång för alla är den här bloggen något för dig. Vi har sammanställt nio typer av möten som du behöver känna till och hur du genomför dem på rätt sätt.
Som bonus har vi inkluderat några gratis mallar som hjälper dig att få ut det mesta av ditt nästa möte!
Möteselement att tänka på innan du väljer mötesform
Att känna till de olika typer av möten som en chef kan hålla hjälper dig att skapa förutsättningar för framgång för ditt team. Effektiv möteshantering kan bidra till att öka engagemanget och samarbetet i teamet.
Istället för att vara en utmattande återkommande aktivitet kan ett effektivt möte vara en unik möjlighet att samla idéer, ge input, stimulera professionell utveckling och driva organisationens mål framåt.
Innan du väljer rätt typ av möte för ditt team bör du överväga följande möteselement:
1. Syfte: Vad är målet med mötet? 2. Deltagare: Vem ska delta och vem ska leda mötet? 3. Dagordning: Vilka ämnen behöver diskuteras och i vilken ordning? 4. Resultat: Vad hoppas du uppnå vid slutet av mötet? 5. Frekvens: Hur ofta ska mötet äga rum?
När du har övervägt dessa faktorer är det dags att välja den bästa typen av möte för ditt teams behov.
Nu ska vi dyka in i de typer av möten du behöver känna till och hur du genomför dem på rätt sätt med rätt verktyg och tekniker!
9 av de vanligaste typerna av möten
Här är nio typer av möten, tips för att genomföra varje typ på ett framgångsrikt sätt och gratis, färdiga mallar som hjälper dig att komma igång!
1. Introduktionsmöten
Onboarding-möten är det första mötet mellan anställda och deras chefer när de börjar på organisationen. Denna typ av kickoff-möte markerar starten på deras utbildning och är nödvändigt eftersom onboarding-perioden lägger grunden för en ny teammedlems framgång, eftersom det är deras första djupdykning i företagets processer och system.
Dessa möten ska hjälpa chefer att lära känna sina medarbetare och bygga relationer. Att ställa frågor som bryter isen, till exempel vad du har för hobby, vad din favoriträtt är eller andra interpersonella frågor, som hur du föredrar att få feedback eller vad som motiverar dig, är bästa praxis för dessa möten.
Introduktionsmötena bör också innehålla en översikt över deras utbildningsprogram och relevanta resurser, vilka deras teammedlemmar är och en checklista med åtgärder som ska genomföras under deras första vecka. Prova ClickUps checklista för introduktion av nya medarbetare för att stödja dina nyanställda och hjälpa dem att komma in i sina nya arbetsflöden.
2. Enskilda möten
Ett enskilt möte är ett möte mellan två personer, vanligtvis en chef och dennes direktunderordnade. Det är ett av de mest effektiva sätten för chefer att bygga relationer och förtroende med sina direktunderordnade.
Det finns olika typer av enskilda möten, och vilken typ av enskilt möte du håller kommer att återspegla innehållet i dagordningen. Till exempel kommer det första enskilda mötet som en chef har med en direkt underordnad att skilja sig mycket från ett enskilt möte som hålls varannan vecka.
På Fellow håller cheferna enskilda möten med sina direktunderställda för att lära känna dem bättre och få en känsla för hur de mår. De ställer frågor som bygger relationer samtidigt som de sätter upp förväntningar och åtgärdspunkter för att hjälpa medarbetaren att nå framgång.
Ämnena är inriktade på att kontrollera projektets framsteg och aktuella hinder samtidigt som man för karriärbyggande samtal. Oavsett hur ofta du har enskilda möten bör mötet alltid innehålla följande:
- Frågor för att bygga relationer och kolla hur det är med varandras välbefinnande och privatliv
- En diskussion om specifika eller väsentliga affärsfrågor
- Tydliga åtgärdspunkter och nästa steg efter mötet
Vikten av ett enskilt möte ligger i dess förmåga att skapa förtroende och en meningsfull relation mellan en anställd och dennes chef. En viktig faktor för att säkerställa att denna typ av möten är effektiva är att be din direktunderordnade att ansvara för att förbereda dagordningen för mötet.
Att använda ett verktyg för enskilda möten för att dokumentera samtalet och få snabb feedback är också en bra strategi för att öka mötets effektivitet. Du kan också dra nytta av ClickUps mall för enskilda möten för att underlätta ett välorganiserat möte som bygger förtroende och goda relationer.
3. Avstämningsmöten
Check-in-möten – även kallade statusuppdateringsmöten – är diskussioner där teamen samarbetar och delar med sig av framsteg inom ett specifikt ämne eller projekt. Målet är att säkerställa samstämmighet i teamet och projektet samtidigt som man lyfter fram hinder som hämmar framstegen.
Även om check-in- eller statusuppdateringsmöten inte alltid är teamets favorit, är de ett värdefullt verktyg för att lösa problem och hålla sig uppdaterad om ett projekts framsteg.
Längden på ett avstämningsmöte kan variera beroende på projektets status och storlek. Säljteamet har ofta korta dagliga säljmöten för att stämma av affärsutvecklingen och uppdateringar, som varar i 10 till 15 minuter.
Ett annat alternativ skulle vara en ledningsgenomgång under en kris där varje avdelning delar med sig av en uppdatering. Det är också möjligt att hålla längre projektgenomgångsmöten, där du behöver diskutera uppdateringar och granska tidigare åtgärder och gjorda framsteg.
Check-in-möten kan ha en informell eller formell ton, beroende på sammanhanget och din arbetsplats. Sammantaget bör en framgångsrik check-in främja öppen kommunikation mellan varje teammedlem och hålla alla involverade informerade.
Detta kan underlättas genom ett rundabordssamtal där varje teammedlem måste lägga till diskussionspunkter som rör deras projekt. Det gör det också möjligt att ta itu med eventuella hinder så att teamet kan agera snabbt och på lämpligt sätt.
För att hjälpa dig att genomföra ett produktivt möte bör du se till att du är förberedd med en lista över frågor att ställa till ditt team. Du kan också skapa förutsättningar för framgång genom att skapa en feedbackloop för att fånga upp uppdateringar, farhågor och andra viktiga anteckningar.
Ett sätt att göra detta är att skapa ett dokument för standup-möten som ditt team kan fylla i före mötet! Använd mallen för dagliga standup-möten från ClickUp och anpassa den efter ditt teams behov.
Bonus: Mallar för konferensagendor!
4. Brainstormingmöten
Ett brainstormingmöte är när ett team träffas för att generera idéer om ett specifikt ämne. Brainstormingmöten kan ske synkront eller asynkront. I ett asynkront sammanhang måste du se till att verktyg för kommunikation och samarbete på distans är tillgängliga för mötesdeltagarna.
En lyckad brainstorming är spännande! Alla samlas för att få igång sin kreativitet och generera idéer. Det finns inga gränser och inga idéer är dåliga.
Förslagen kan vara mycket enkla, men de kan också vara komplexa, och det är viktigt att som mötesarrangör betona att det inte finns några dåliga idéer. Alla mötesdeltagare förväntas delta i samtalet, så du bör se till att ditt mötesformat passar både extroverta och introverta deltagare.
Brainstormingmöten är roliga och engagerande sessioner, men kan vara mentalt utmattande för teamet, särskilt när det inte finns något system för att hålla reda på idéerna. Det kan vara fördelaktigt att schemalägga ett uppföljningsmöte för att senare begränsa och destillera specifika idéer för att maximera effektiviteten.
Prova Clickups mindmap-funktion för att fånga upp idéer och organisera din brainstorming-session.
5. Allmänna möten
Allhandsmöten innebär att alla nivåer i organisationen deltar i mötet, inklusive enskilda medarbetare, teamledare, avdelningschefer och ledande befattningshavare. Målet är att synkronisera hela företaget med relevanta uppdateringar, såsom avdelningsspecifika uppdateringar eller förändringar i företagets policyer.
Varje företag har olika rytm och diskussionspunkter för sina allhandsmöten. Ett effektivt allhandsmöte leds vanligtvis av företagets VD eller ledare, och diskussionspunkterna omfattar uppdateringar om ledarskap eller avdelningar, presentationer av nya medarbetare och mycket mer.
I podcasten Supermanagers berättade Matt Martin, VD för Clockwise, att deras allhandsmöten omfattar många olika aspekter, inklusive avdelningsuppdateringar, presentationer och en diskussionspunkt där roliga händelser från veckan delas. Dessa möten varar vanligtvis en timme.
Prova ClickUps mall för allhandsmöten för ett engagerande och välorganiserat veckomöte för hela personalen.
6. Beslutsmöten
Ett beslutsmöte är när ett team samlas för att formalisera ett beslut och gå igenom nästa steg. Dessa möten används vanligtvis för viktiga beslut som kräver ett åtagande och eventuellt en ny inriktning.
Dessa möten är standard i olika team: styrelsemöten eller projektmöten kan innefatta beslutsfattande. Viktiga beslut bör dokumenteras i ditt mötesprotokollverktyg så att teamet kan komma ihåg motiveringen bakom beslutet.
Frågor som ska besvaras under dessa möten inkluderar:
- Med tanke på våra nuvarande omständigheter och resurser, vad är det bästa alternativet för att gå vidare?
- Vem ansvarar för nästa steg? Varför?
Ett beslutsmöte kan till exempel hållas med en marknadsföringschef för sociala medier och en marknadsföringskoordinator för sociala medier för att ändra inriktningen på en misslyckad marknadsföringskampanj. Om teamet behöver utvärdera om de har rätt perspektiv och ton i kampanjen kan de träffas för att bedöma engagemanget och konverteringsresultaten och välja en ny inriktning.
Under mötet kommer de att lista varför de behöver flytta fokus och dokumentera varför den nya inriktningen verkar fördelaktig. Därför syftar denna typ av möte till att fatta och dokumentera ett beslut om att driva ett projekt eller en initiativ framåt.
Kolla in dessa mallar för beslutsmatriser!
7. Problemlösningsmöten
Problemlösningsmöten hålls vanligtvis mellan någon som står inför en utmaning och en chef eller ledare. Beroende på problemets natur kan detta möte inkludera en representant från olika avdelningar, till exempel en representant från HR eller den juridiska avdelningen. Målet med ett problemlösningsmöte är att antingen hitta en lösning på ett hinder eller utforska möjligheterna för nästa steg.
Problemlösningsmöten kan vara till nytta för alla anställda, oavsett problemets natur. Under dessa möten bör du först analysera situationen och dess orsaker, bedöma vilken riktning du ska ta och sedan skapa en handlingsplan för att lösa problemet.
Tänk på att varje steg bör dokumenteras i dina mötesanteckningar och delas med de personer som deltar i samtalet.
8. Kvartalsvisa planeringsmöten
Kvartalsplanering är den strategiska implementeringen av en årsplan uppdelad i fyra kvartal. Varje kvartal fastställs ett reviderat mål för de kommande tre månaderna. Dessa uppdaterade mål kan kommuniceras vid ett kvartalsplaneringsmöte där man diskuterar strategiska planer och firar de senaste 90 dagarnas prestationer.
Dessa möten är ett tillfälle att pressa, ge eller ta emot feedback och planera för de kommande månaderna. Varje kvartalsplaneringsmöte bör också inkludera tid för att reflektera över de senaste 90 dagarna, granska slutförda och pågående uppgifter och förbereda sig för det kommande kvartalet.
Målet med mötet är att hjälpa ditt team att nå framgång i att uppnå sina kortsiktiga mål och företagets långsiktiga mål. 💪
Nyckeln till ett effektivt kvartalsplaneringsmöte är att vara välorganiserad. Diskussionspunkterna ska vara tydliga och mål för mötet ska fastställas. Dessutom hjälper det att ta upp lärdomar från tidigare kvartal under planeringssamtalet för att överväga vilka mål som är lämpliga och relevanta.
Glöm inte att spåra dina mål i ClickUp Goals för att säkerställa att du har tydliga tidsplaner och mätbara mål.
9. Styrelsemöten
Ett styrelsemöte är ett formellt möte med hela styrelsen för en viss organisation. Dessa formella möten hålls med olika intervall, till exempel kvartalsvis eller årligen, för att diskutera återkommande och viktiga frågor, såsom policyfrågor, juridiska frågor eller KPI-rapportering, eller diverse andra frågor.
Styrelsens ordförande, även känd som mötesledare, leder mötet. Mer specifikt är målet med ett styrelsemöte att fastställa policy och strategi, granska de strategiska planerna och komma överens om en viss fråga.
Under detta möte förtecknas mötesprotokollet för att bilda ett juridiskt dokument som sedan publiceras i enlighet med styrelsens verksamhet. Publiceringen av mötesprotokollet är avgörande eftersom det är en kommunikationsstrategi mellan organisationen, styrelsen och olika externa intressenter.
Gör dina möten mer produktiva med en agenda och rätt verktyg
Det finns många olika typer av möten med olika syften. Att avgöra vilket möte som bör användas i vilken situation kan vara en utmaning för chefer.
Genom att implementera effektiva strategier för möteshantering och utnyttja rätt onlineverktyg för möten som ClickUp för att hantera ditt arbete, dina scheman, ditt team och mycket mer, kan du undvika improduktiva möten och börja genomföra samarbetsmöten som ger energi och motivation till ditt team att uppnå sina mål.
Gästskribent:
Fellow.app är den högst rankade mjukvaran för möteshantering som hjälper chefer och deras team att skapa effektiva mötesvanor genom samarbetsagendor, uppföljning av åtgärdspunkter och ett bibliotek med experttillgodogivna mötesmallar.