Hur man håller ett produktivt allmänt möte (med mallar)

Allmänna möten är ett smart sätt att snabbt dela information med alla personer och avdelningar i ditt företag. Men dessa möten har många deltagare, vilket innebär att de snabbt kan spåra ur utan en gedigen plan.

Oavsett om ni är fem eller 500 personer på mötet är det bäst att skapa en plan för att genomföra ett så produktivt allmänt möte som möjligt.

Använd denna steg-för-steg-guide för att planera meningsfulla och engagerande allhandsmöten för ditt team, och få dessutom några gratis mallar för att maximera dina ansträngningar. Nu kör vi! 🙌

Vad är ett allmänt möte?

Ett allmänt möte är ett virtuellt eller fysiskt möte som inkluderar alla anställda och ledare i ditt företag. Från ledningsgruppen till de yngsta medarbetarna – detta möte inkluderar i stort sett alla i din organisationsstruktur.

Allmänna möten skiljer sig från vanliga teammöten eftersom de omfattar flera avdelningar och intressenter. Det stora antalet deltagare är också en stor skillnad. Istället för några få deltagare hanterar du dussintals människor i ett enda möte.

Som mötesplanerare kommer du att ha en mer modererande roll för att:

Ditt företag kanske håller allhandsmöten regelbundet, som Googles town hall-möten, eller håller dem vid behov när något stort eller spännande händer.

Ofta använder företag allhandsmöten för att bygga upp företagskulturen, dela spännande nyheter eller ena hela företaget. Målet är inte bara att dela information utan också att peppa ditt team. 🏋️

Fördelar med att ha ett allmänt möte för ditt team

Att planera ett allmänt möte är ingen liten bedrift. Du måste jonglera med flera kalenderinbjudningar och frågor från många deltagare. Ledningen kommer också att vara där, så det är ingen press. 👀

Regelbundna allhandsmöten är fördelaktiga för ett företag eftersom de hjälper till att samordna team, skapa en kultur av öppenhet och öka medarbetarnas engagemang. Här är varför det är värdefullt att ha ett regelbundet schema för allhandsmöten:

1. Förbättrar kommunikationen på arbetsplatsen

Allmänna möten säkerställer att alla, från ledningen till enskilda medarbetare, är på samma sida. De utgör en plattform för att dela med sig av företagsnyheter, mål och viktiga beslut.

Särskilt för distribuerade team är dessa teammöten ett utmärkt sätt att hålla sig uppdaterad om allt som händer inom företaget.

Regelbundna personalmöten med hela organisationen sammanför människor som vanligtvis inte arbetar tillsammans. Att sammanföra människor är bra, särskilt när de alla har olika erfarenheter och talanger.

Om möjligt, utforma allhandsmöten som uppmuntrar medarbetare från olika avdelningar att interagera med varandra. Man vet aldrig vart deras spontana samtal kan leda.

2. Ökar transparensen och förtroendet

Du måste främja teamsamarbete inte bara inom din avdelning utan i hela företaget. Öppen kommunikation är det bästa sättet att bygga förtroende och uppmuntra dina anställda att öppna sig mer.

Ledningen kan öppet diskutera företagets resultat, utmaningar och framtidsplaner vid ett företagsövergripande möte. Detta hjälper medarbetarna att känna sig informerade, vilket minskar osäkerhet och spekulationer.

De ger också medarbetarna ett forum där de kan ta upp frågor, komma med förslag och få klarhet i företagsangelägenheter.

I stället för att isolera informationen till en avdelning eller endast mellan chefer, delar allhandsmöten information med hela företaget i ett forum som uppmuntrar till öppenhet.

3. Stärker företagskulturen

Regelbundna möten förstärker kärnvärden, mission och vision. De skapar en känsla av enighet, särskilt i distans- eller hybridteam. Samarbetet förbättras också när alla förstår företagets övergripande mål.

Allmänna möten ger ditt team fler möjligheter att umgås med varandra utanför sina normala arbetsuppgifter. Dessa extra kontakter mellan teamen främjar en gemenskapskänsla som är viktig för att bygga upp en företagskultur. 🌻

Dessutom hjälper allmänt möten nya medarbetare att orientera sig i hur ni arbetar. Om du nyligen har anställt ett antal juniora medarbetare är allmänt möten ett snabbt sätt att introducera nya medarbetare till företagskulturen.

4. Förbättrar medarbetarnas engagemang och moral

Hur ofta träffar du alla dina kollegor på ett och samma ställe?

Att samla alla ger dig en chans att skryta om dina anställdas prestationer, vilket gör underverk för teamets moral. När du planerar allhandsmöten, se till att fira:

Medarbetarna känner sig uppskattade när de får information direkt från ledningen och har möjlighet att ställa frågor. Ledare kan också inspirera teamen genom att dela med sig av framgångar och framtida möjligheter vid sådana informella sammankomster.

5. Främjar ansvarstagande och fokus

När medarbetarna ser hur deras arbete bidrar till företagets framgång känner de sig mer engagerade. De viktiga uppdateringar som delas under ett allmänt möte hjälper teamen att ta ansvar för målen och framstegen.

Ledare kan också dra nytta av ett företagsmöte för att lyfta fram prioriteringar och förstärka affärsstrategier för att skapa samstämmighet.

6. Få projektets stöd

Allmänna möten ger ditt team en varm och positiv känsla, men de har också ett arbetsrelaterat syfte. Engagemang är en viktig ingrediens i projektledning, så om du försöker övertyga ditt team (och din chef) om ett nytt initiativ är det här rätt tillfälle att få alla teammedlemmars engagemang.

Om du har beslutat dig för en ny, djärv riktning är allhandsmöten ett bra tillfälle att dela med dig av skälen till förändringen, varför den är bra och vad medarbetarna kan förvänta sig framöver.

Målet är att lugna teamets farhågor och samtidigt öka samstämmigheten kring företagets mål genom effektiva allmänt möten. ✨

Vad ska vi prata om på allhandsmöten?

Har du ansvaret för att planera nästa allhandsmöte på ditt företag? Här är några viktiga ämnen som du kan ta upp:

Är du osäker på vad du ska ta med i dagordningen för ditt allmänt möte? Vi hjälper dig. Det är enkelt att skapa en effektiv dagordning med hjälp av en mall.

Ladda ner denna mall

ClickUps mall för ledningsmötesagenda innehåller avsnitt för:

Den innehåller även färdiga format och iögonfallande grafik. På så sätt behöver du lägga mindre tid på att formatera dokument och kan istället fokusera din energi på det viktiga i mötet.

Hur man planerar och genomför engagerande allhandsmöten: Steg-för-steg-process

Allmänna möten är en fantastisk möjlighet att skapa öppenhet och gemenskap, men deltagarna kommer snabbt att bli uttråkade om mötet inte är tillräckligt engagerande. Följ dessa steg för att planera ett allmänt möte som är både roligt och informativt. 🤩

För att underlätta för dig har vi delat upp stegen i saker att göra före, under och efter teammötet.

1. Definiera målet

Beskriv tydligt syftet med mötet, oavsett om det är för att dela med sig av nyheter om företaget, fira framgångar, samordna teamen eller ta itu med problem.

Att förstå målet hjälper dig att utforma dagordningen och säkerställer att mötet ger mervärde för medarbetarna. Syftet med mötet hjälper dig också att bestämma rätt format för det.

2. Bestäm mötesformatet

Kom ihåg att detta är en annan typ av möte. Allmänna möten är inte samma sak som enskilda möten: det är många personer som deltar i detta samtal, så du måste utnyttja varje sekund på bästa sätt.

Innan du bjuder in alla till mötet bör du planera det så att informationen blir lätt att ta till sig. Det kan innebära följande:

Om du arbetar i en hybridorganisation, fundera på hur du kan ge distansarbetare en så rättvis upplevelse som möjligt för att förbättra företagskulturen och göra den mer inkluderande. Om deltagarna på plats får roliga företagsprylar kan du till exempel skicka prylarna till distansdeltagarna i förväg så att de inte känner sig utanför.

3. Bestäm datum och tid

Välj en tid som passar medarbetare på olika platser och i olika tidszoner för att maximera deltagandet.

För nationella eller multinationella team bör du ta hänsyn till tidszoner innan du planerar ett möte. Dina anställda i Kina vill förmodligen inte ta ett samtal klockan 23, så försök att hitta en tid som passar för majoriteten av företaget.

Överväg att rotera mötestiderna för att vara inkluderande eller erbjuda en inspelad version för dem som inte kan delta live.

4. Förbered kommunikationsplanen

Hela teamet kommer att delta i mötet, så det är alltid en bra idé att samla in synpunkter från andra innan du skapar en agenda. Du kanske tror att teamet vill fokusera på roliga saker som arbetsjubileer eller hyllningar, men kanske vill de istället ha ett öppet samtal med VD:n.

Ta dig tid att samla in frågor till frågestunder eller allmänt möte, skapa originella frågor för att bryta isen och samla in idéer till allmänt möte från ditt team.

Istället för att be alla svara på ett e-postmeddelande med mötesidéer kan du skapa en enkät och skicka den till hela företaget. Du kan till exempel anpassa ClickUps mall för medarbetarfeedback för att hålla reda på idéer.

Alla idéer kommer inte att vara vinnare, men du kommer definitivt att hitta nya, intressanta idéer genom att brainstorma med andra team – särskilt när du försöker diskutera företagsfrågor.

5. Utforma mötesagendan

Allhandsmöten kan vara mycket roliga, men de behöver ändå en struktur. Annars riskerar du att komma bort från ämnet och slösa bort värdefull tid på mindre viktiga frågor. Strukturera mötet med ett logiskt flöde som täcker viktiga uppdateringar, ledningsmeddelanden, medarbetarengagemang och frågor och svar.

Håll balansen – undvik att överbelasta deltagarna med information och se till att alla viktiga ämnen behandlas på ett koncist och engagerande sätt.

Det här är ett tillfälle att uppdatera alla om företagets övergripande resultat, så utforma en fokuserad och engagerande agenda. Beroende på din verksamhet kan det vara bra att avsätta tid för följande:

Ange i din agenda hur mycket tid du planerar att ägna åt varje talare eller ämne.

6. Samla in innehåll och talare

Bestäm vem som ska presentera varje avsnitt och se till att det blir en blandning av ledare och teamrepresentanter för att hålla mötet dynamiskt. Förbered bilder, viktiga diskussionspunkter och stödjande data för att göra presentationerna tydliga och effektfulla.

7. Skicka inbjudningar och påminnelser

Med agendan i handen är det dags att bjuda in alla till ditt allhandsmöte. Kommunicera mötesdetaljerna i god tid via chatt, e-post eller interna kalendrar, inklusive agendan och en länk för att delta.

Skicka vänliga påminnelser några dagar före och på dagen för mötet för att säkerställa hög närvaro.

Att planera ett allmänt möte är dock ingen liten bedrift, så om du behöver hjälp med att planera evenemanget kan du använda ClickUps mall för allmänna möten för att snabba på processen.

Ladda ner denna mall

Verktyg som ClickUp förbättrar processen för allhandsmöten, från planering till genomförande.

8. Se till att den tekniska utrustningen är klar

Testa videokonferensplattformen, mikrofonen, kameran och eventuella presentationsverktyg för att undvika tekniska problem i sista minuten.

Om du använder interaktiva funktioner som liveomröstningar, chatt eller frågestunder, se till att de är inställda och fungerar innan mötet börjar.

9. Led mötet

Börja i tid, skapa en positiv och engagerande stämning och håll dig till dagordningen för att respektera allas tid. Uppmuntra interaktion genom omröstningar, shoutouts eller livechattar, så att mötet blir engagerande istället för en ensidig presentation.

10. Besvara frågor och feedback

Avsätt tid för en öppen frågestund där medarbetarna kan ta upp frågor eller be om förtydliganden. Använd anonym frågestund om det behövs för att uppmuntra ärlig feedback och säkerställa att ledningen svarar på ett öppet sätt.

11. Sammanfatta viktiga punkter

Sammanfatta de viktigaste punkterna, besluten och nästa steg i slutet av mötet. Förstärk viktiga budskap så att medarbetarna går därifrån med tydlighet om företagets mål, förväntningar och sin roll i kommande initiativ.

Med AI kan du förbättra mötets produktivitet på flera sätt:

12. Dela en inspelning och annat material

Strax efter allmänt möte (senast 24 timmar efter) skickar du ut ett kort sammanfattande e-postmeddelande med en inspelning av mötet. Detta förstärker de punkter som diskuterats och hjälper dem som inte kunde delta att hålla sig informerade.

13. Följ upp och samla in feedback

Uppföljningen är lika viktig som planeringen av mötet. Denna avslutar processen och gör ditt team ansvarigt för åtgärderna.

Efter mötet kan du behöva göra följande:

Genom att samla in feedback via enkäter eller informella diskussioner kan du förbättra formatet, innehållet och den övergripande upplevelsen av framtida allhandsmöten.

Även om du förmodligen hoppas på glödande feedback om ditt möte är det viktigt att agera på konstruktiv kritik. Det är det enda sättet att säkerställa att dina framtida möten blir mer engagerande och effektiva. 🏆

Bästa praxis för att genomföra allmänt möten

Var transparent

Transparent kommunikation är nyckeln till ett framgångsrikt allmänt möte. Medarbetare uppskattar ärlighet och öppenhet från sina ledare.

Under mötet kan du dela med dig av uppdateringar om företaget, nyheter, nya initiativ, utmaningar och framgångar. Detta bygger inte bara förtroende utan håller också alla medlemmar informerade och aktivt involverade i verksamheten.

Ge feedback

Allmänna möten är ett utmärkt tillfälle att ge feedback till hela teamet. Erkänn och beröm prestationer, betona framsteg och uppmärksamma på ett positivt sätt områden som behöver förbättras.

Detta bidrar till att upprätthålla motivationen bland medarbetarna och främjar en kultur av kontinuerligt lärande och tillväxt.

Håll frågestunder eller informella samtal

Att införliva frågestunder eller informella samtal i dina allhandsmöten är ett utmärkt sätt att öka engagemanget.

Ditt ledningsteam kan svara på frågor eller delta i en informell diskussion i en avslappnad atmosfär. Detta interaktiva segment ger medarbetarna en unik möjlighet att uttrycka sina tankar, förtydliganden och åsikter.

Tillhandahåll visuellt material

Visuella hjälpmedel engagerar publiken och gör informationen lättare att ta till sig. Genom att inkludera diagram, grafer, bildspel eller videor som stöd för dina ämnen ökar du tydligheten och förståelsen.

En visuell presentation kan förklara komplex information snabbare och samtidigt hålla publiken fokuserad och intresserad.

Fira framgångar

Använd mötet som ett tillfälle att fira framgångar, stora som små. Att uppmärksamma individuella eller gemensamma prestationer höjer moralen och motivationen.

Uppmuntra deltagande

Uppmuntra alla teammedlemmar att delta aktivt i mötet. Ju mer engagerade de är, desto mer engagerade kommer de att bli.

Tips för allhandsmöten för virtuella team

Även om de grundläggande principerna för allhandsmöten förblir oförändrade i en virtuell miljö, kräver det vissa justeringar att genomföra ett virtuellt allhandsmöte. Här är några snabba tips för att säkerställa att ditt allhandsmöte engagerar dina virtuella team på ett effektivt sätt:

Genom att anpassa din strategi till det virtuella formatet kan du upprätthålla effektiviteten i dina allhandsmöten och se till att ditt team håller kontakten, är informerat och motiverat, oavsett var de befinner sig.

Hur vi planerar och genomför allhandsmöten på ClickUp!

I enlighet med vår kultur och våra värderingar på ClickUp har vi ett månatligt allmänt möte för att säkerställa att våra distribuerade team känner sig stödda för att kunna göra sitt bästa arbete. Naturligtvis använder vi ClickUp för att hålla processen effektiv.

Så här beskriver Sarah Gold, Growth Program Manager på ClickUp, sin process:

Vi använder ClickUp Tasks för att smidigt planera, hantera och förbereda våra månatliga teammöten. Genom att ställa in återkommande uppgifter ser vi till att allt går enligt plan.

Varje månad skapar vi deluppgifter för att organisera detaljerna, tagga relevanta intressenter och effektivisera samarbetet. Dessa deluppgifter hjälper oss att samordna med talare, komma överens om deadlines och slutföra innehållet på ett effektivt sätt.

ClickUp gör vår planeringsprocess effektiv, organiserad och verkligen samarbetsinriktad!

Planera bättre företagsmöten på kortare tid med ClickUp

Allmänna möten erbjuder en sällsynt möjlighet för alla att samlas på samma tid och plats. Men det stora antalet deltagare gör planeringsprocessen skrämmande.

Med rätt tillvägagångssätt kan du lyckas planera ett fantastiskt allmänt möte som ditt team verkligen ser fram emot.

Vem som helst kan schemalägga ett möte och använda ett verktyg för att spåra mötesprotokoll, men det krävs en riktig proffs för att planera ett enastående allmänt möte. Påskynda planeringsprocessen och lämna inget åt slumpen med rätt system.

ClickUp tillhandahåller mallar för dagordningar för allhandsmöten, färdiga arbetsflöden, uppgifter och andra verktyg som förenklar din arbetsdag.

Bättre möten är bara ett klick bort. Registrera dig för ClickUp nu – inget kreditkort krävs!