Cirka 80 % av företagen använder CRM-programvara för försäljningsrapportering och processautomatisering.
Men här är saken: att bara ha ett CRM-system betyder inte att du utnyttjar dess fulla potential. Om du bara loggar samtal och uppdaterar affärsstadier går du miste om något.
CRM-rapportering kan faktiskt visa dig historien bakom dina siffror, vad som rör sig, vad som står stilla och vad som behöver åtgärdas. Oavsett om du är en försäljningschef som försöker upptäcka trender eller en säljare som vill nå dina mål, kan bra rapportering göra ditt liv enklare.
I den här artikeln går vi igenom vad CRM-rapportering är, varför det är användbart och hur du gör det utan att bli överväldigad.
Vad är CRM-rapportering?
CRM-rapportering är processen att använda data från ditt CRM-system för att spåra försäljningsaktiviteter, övervaka teamets prestanda och förstå din pipeline. Det hjälper dig att se vad som fungerar, vad som inte fungerar och var du behöver fokusera i ditt CRM-arbetsflöde.
En bra CRM-rapport innehåller vanligtvis viktiga mått såsom affärsstadier, vinst-/förlustprocent, intäktsprognoser, samtalsloggar och uppföljningar. Du kan filtrera efter säljare, tidsperiod och leadkälla för att upptäcka mönster eller luckor. Vissa rapporter ger en helhetsbild av hela teamet samt individuella prestationer, medan andra kan ge dig insikter om din försäljningseffektivitet.
Kort sagt, CRM-rapportering gör det enklare att hålla koll på din försäljning utan att behöva gräva i en massa kalkylblad.
👀 Visste du att? Över 45 % av analytikernas tid går åt till att förbereda eller rensa data istället för att analysera den.
⭐️ Utvalda mallar
ClickUp Simple CRM Template är en lättanvänd lösning utformad för småföretag och nystartade företag för att hantera kundrelationer utan komplexiteten hos traditionella CRM-verktyg. Med anpassningsbara fält för kontaktuppgifter, affärsstadier och prioriteringar centraliserar denna mall all din kunddata på ett ställe.
ClickUps enkla CRM-mall är perfekt för team som vill ha ett strömlinjeformat, flexibelt CRM-system. Den hjälper dig att hålla ordning, förbättra kundinteraktionerna och växa ditt företag – allt inom ClickUp-plattformen.
Varför CRM-rapportering är viktigt
Innan vi går in på detaljerna, låt oss diskutera varför CRM-rapportering bör vara en av dina prioriteringar.
Den visar dig vad som verkligen händer.
CRM-rapporter ger dig en tydlig bild av din försäljningsprocess, vad som fungerar, vad som fastnat och vem som avslutar affärer. Istället för att gissa vet du exakt hur läget ser ut.
Du kan se hur leads flödar genom din pipeline och var de flesta faller bort. Det är ett enkelt sätt att omvandla rådata till användbara insikter om din försäljningstratt.
Du upptäcker problem tidigt
Ligger en affär för länge i ett steg? Missas uppföljningar? Rapportering hjälper dig att upptäcka problem innan de blir större.
Det är lättare att rätta till en trög vecka än ett dåligt kvartal. Tidiga signaler ger dig möjlighet att ingripa, coacha eller justera innan saker och ting spårar ur.
Alla är på samma sida
Med delade anpassade rapporter ser hela ditt team samma siffror. Det blir ingen förvirring, inga överraskningar – bara tydlig, uppdaterad information som alla kan agera på. Detta hjälper chefer att genomföra bättre avstämningar och säljare att veta exakt vad som förväntas. Inget mer mejlande fram och tillbaka eller letande i gamla anteckningar.
Det gör det enklare att följa upp mål
Är du på väg att nå månadsmålen? Rapporterna visar framstegen i realtid, så att du inte behöver stressa i slutet av kvartalet. Du kan dela upp målen efter säljare, region eller produkt för att se vad som bidrar mest till ditt totala affärsresultat. Det förvandlar stora mål till hanterbara delmål.
Hjälper dig att fatta välgrundade beslut snabbare
Istället för att förlita dig på magkänslan kan du använda verkliga data från projektrapporter för att bestämma vad du ska göra härnäst, oavsett om det handlar om att justera din pitch, ändra uppföljningstidpunkten eller fokusera på bättre leads. Du lägger mindre tid på att diskutera och mer tid på att agera. Och när planerna inte fungerar är det lättare att se varför och snabbt ändra riktning.
💡 Proffstips: Vill du spåra mål, leads och rapporter på ett och samma ställe? Utforska ClickUp för säljteam – det är utformat för att hantera alla steg i din pipeline, från prospekt till avslut.
Typer av CRM-rapporter att spåra
74 % av säljarna säger att CRM-system har förbättrat deras tillgång till kunddata, medan 64 % noterade en förbättring i hanteringen av kundrelationer.
Men för att uppnå sådana resultat måste du veta vilka rapporter du ska spåra. Här är de viktigaste typerna av CRM-rapporter som varje team bör övervaka för att omvandla datainsikter till handling.
1. Rapporter om försäljningspipeline
Försäljningspipeline-rapporter visar hur affärer utvecklas genom varje steg, vilket hjälper dig att upptäcka problem tidigt och behålla momentum. Dessa rapporter ger dig en tydlig bild av pipeline-hälsan och var du ska fokusera. Här är vad du ska titta på:
- Konverteringsfrekvens: Andelen affärer som går från ett steg till nästa. En nedgång här kan tyda på dålig leadkvalitet eller brister i din försäljningsprocess.
- Steghastighet: Hur länge affärer stannar i varje steg. Om ett steg tar för lång tid kan det tyda på förseningar i uppföljningen eller oklara nästa steg.
- Affärens ålder: Den totala tiden som en affär har varit öppen. Affärer som ligger för länge är mer benägna att stanna upp eller fallera, så de kan behöva återupptas eller ett beslut.
⏩ Instant Toolkit: Kom igång direkt med ClickUps mall för försäljningspipeline-rapport.
2. Aktivitetsrapporter
En försäljningsaktivitetsrapport spårar de dagliga åtgärder som ditt säljteam vidtar. Den spårar ditt teams försäljningsframsteg med viktiga åtgärder, såsom samtal, e-postmeddelanden och möten, för alla säljare eller team. Se vem som är aktiv, vem som kanske halkar efter och var stöd eller coaching behövs.
- Gjorda samtal: Spårar antalet samtal per säljare. En minskning kan tyda på lågt engagemang eller låg produktivitet.
- Skickade e-postmeddelanden: Räknar alla e-postmeddelanden från potentiella kunder och kunder. Användbart för att förstå kommunikationsvolymen.
- Hållna möten: Loggar schemalagda demonstrationer, incheckningar och upptäcktsamtal. Färre möten kan återspegla luckor i pipeline.
⏩ Instant Toolkit: Här är en mall för aktivitetsrapport som inspiration!
3. Prognosrapporter
Prognosrapporter hjälper dig att förutsäga framtida försäljning och sätta realistiska mål utifrån aktuell data. De fokuserar på prognostiserade intäkter och sannolikheten för att affären går i hamn, vilket ger ditt team en tydlig bild av vad som sannolikt kommer att avslutas.
Sådana insikter och försäljningsprognoser förbättrar försäljningsresultatet genom att möjliggöra en mer effektiv resursfördelning och affärer med hög sannolikhet. Det hjälper dig att spåra viktiga mätvärden som:
- Prognoserad intäkt: Den beräknade intäkten från affärer som förväntas avslutas inom en viss period. En intäktsprognosrapport hjälper dig att sätta realistiska mål och fördela resurser.
- Sannolikhet för affärsuppgörelse: Sannolikheten för att en affär kommer att avslutas, baserat på faktorer som affärens stadium, kundengagemang och tidigare trender. Det hjälper till att prioritera insatser.
⏩ Instant Toolkit: Kolla in dessa gratis prognosmallar!
4. Rapporter om kundlojalitet och kundbortfall
Rapporter om kundlojalitet och kundbortfall ger värdefull information om hur bra du är på att behålla kunder och var du eventuellt tappar dem. Dessa rapporter analyserar kundbeteende för att identifiera mönster som leder till lojalitet eller bortfall.
Med hjälp av CRM-rapporteringsverktyg kan du spåra kundlojalitet, upptäcka tidiga tecken på kundbortfall och justera dina strategier för att förbättra verksamheten. Att förstå varför betalande kunder stannar eller lämnar hjälper dig att skapa riktade åtgärder som ökar kundnöjdheten och långsiktig tillväxt.
⏩ Instant Toolkit: Här är en mall för kundlojalitetsundersökning som gör processen smidigare!
📖 Läs också: De bästa exemplen på CRM-programvara och deras användningsfall för att öka produktiviteten
5. Rapporter om lösning av supportärenden
Rapporter om supportärenden ger dig praktisk information om hur snabbt ditt team löser kundernas problem. Genom att övervaka kundinteraktioner, svar och genomsnittliga lösningstider kan du förbättra kundservicen och öka kundnöjdheten.
De flesta CRM-plattformar låter dig skapa anpassade CRM-rapporter för att fokusera på det som är viktigast för ditt team. Du kan också använda analysverktyg från tredje part för ännu djupare analyser. Dessa rapporter hjälper dig att fatta välgrundade och datadrivna beslut som gör att din support fungerar smidigt.
⏩ Instant Toolkit: Denna mall för helpdesk-ärenden kan vara precis vad du behöver!
🧠 Kul fakta: En sumerisk kilskriftstavla är ett av de tidigaste rapporteringsdokumenten. Den användes för att spåra ölransonerna för arbetarna.
Viktiga CRM-rapporteringsmått
Att spåra rätt mätvärden kan göra hela skillnaden när det gäller att få ditt företag att växa. Faktum är att datadrivna företag har 23 gånger större sannolikhet att överträffa sina konkurrenter när det gäller att skaffa kunder, cirka 19 gånger större sannolikhet att upprätthålla lönsamheten och nästan sju gånger större sannolikhet att behålla sina kunders lojalitet.
Här är de viktigaste nyckeltalen som alla företag bör följa med hjälp av CRM-rapporteringsverktyg för att driva på tillväxten och optimera försäljningsstrategierna:
- Leadkonverteringsgrad: Andelen leads som blir kunder, vilket visar hur effektiva dina försäljnings- och marknadsföringsinsatser är när det gäller att avsluta affärer.
- Kundanskaffningskostnad (CAC): Den totala kostnaden för att skaffa en ny kund. Den hjälper dig att mäta effektiviteten i dina försäljningsstrategier och marknadsföringsutgifter.
- Genomsnittlig svarstid: Hur snabbt ditt team svarar på kundförfrågningar. Snabbare svar förbättrar ofta kundnöjdheten och försäljningsresultaten.
- Försäljningscykelns längd: Den genomsnittliga tiden det tar att avsluta en affär. Genom att spåra detta kan du identifiera flaskhalsar och optimera dina rapporteringsmöjligheter.
- Kundens livstidsvärde (CLV): Den totala intäkten som förväntas från en kund över tid. Det är en viktig mätparameter för att förstå långsiktig affärstillväxt.
- Försäljningstrender: Mönster, förändringar i försäljningen över tid, som hjälper dig att anpassa dina affärsstrategier baserat på försäljningsdata.
- Churn rate: Andelen kunder som förlorats under en viss period. Lägre churn innebär bättre kundlojalitet och sundare tillväxt.
- Pipeline-värde: Den totala potentiella intäkten i din nuvarande försäljningspipeline, viktig för prognoser och för att sätta realistiska mål.
📮 ClickUp-insikt: 45 % av arbetstagarna har funderat på att använda automatisering, men har inte tagit steget. Faktorer som begränsad tid, osäkerhet om de bästa verktygen och överväldigande val kan hindra människor från att ta det första steget mot automatisering. ⚒️
Med sina lättbyggda AI-agenter och naturliga språkbaserade kommandon gör ClickUp det enkelt att komma igång med automatiseringar. Från automatisk tilldelning av uppgifter till AI-genererade projektsammanfattningar kan du låsa upp kraftfull automatisering och till och med bygga anpassade AI-agenter på några minuter – utan någon inlärningskurva.
💫 Verkliga resultat: QubicaAMF minskade rapporteringstiden med 40 % genom att använda ClickUps dynamiska instrumentpaneler och automatiserade diagram, vilket förvandlade timmar av manuellt arbete till realtidsinformation.
Hur man skapar CRM-rapporter (steg för steg)
Att skapa effektiva CRM-rapporter behöver inte vara komplicerat. Med rätt rapporteringsverktyg kan du enkelt samla in, organisera och analysera dina kunddata i bara några få steg.
Låt oss gå igenom en enkel process för att skapa rapporter som hjälper ditt team att fatta smartare beslut och uppnå bättre resultat.
Steg 1: Definiera målet
Innan du dyker in i data är det viktigt att veta exakt vad du vill uppnå med din CRM-rapport. Vill du förstå hur mycket intäkter ditt team genererade under förra kvartalet?
Eller kanske vill du spåra framgången för dina insatser för att generera leads? Att sätta upp tydliga mål hjälper dig att fokusera på rätt data och undvika informationsöverflöd.
En bra metod är att göra dina mål specifika och mätbara. Istället för att säga "förbättra försäljningen" kan du till exempel sätta upp målet "öka intäkterna från nya leads med 15 % under nästa kvartal".
Detta gör det enklare att följa framsteg och justera strategier. Använd appar för måluppföljning för att övervaka hur mycket som faktiskt blir gjort.
ClickUp Goals låter dig sätta upp realistiska mål för avancerad rapportering och hjälper dig att hålla dig på rätt spår.
Anta till exempel att du vill mäta hur mycket intäkter ditt säljteam genererar varje kvartal eller utvärdera dina insatser för att generera leads för att samla in viktig information.
Börja med att skapa ett mål i ClickUp med målsättningen ”Generera 500 000 dollar i försäljningsintäkter under detta kvartal”. Dela sedan upp detta stora mål i mindre, spårbara nyckelresultat som ”Avsluta 20 affärer denna månad” eller ”Planera 50 säljsamtal per vecka”.
Nu kan du tilldela dessa nyckelresultat till teammedlemmar som uppgifter, så att alla vet vad de ska fokusera på. När de slutför uppgifterna sammanställs framstegen automatiskt till det övergripande målet.
Övervaka framstegen i realtid med visuella diagram och försäljningsdashboards och spåra framstegen mot relaterade mål genom att gruppera dem i mappar som sprintcykler, OKR eller veckovisa medarbetarpoängkort. På så sätt hämtar dina CRM-rapporter data som är direkt kopplade till dessa tydligt definierade mål, vilket hjälper dig att hålla dig på rätt spår och driva ditt företag framåt.
👀 Visste du att? Merparten av företagsdata, mellan 60 % och 73 %, används inte alls i analyser.
Steg 2: Välj rätt data och filter
När du har fastställt ditt mål är nästa steg att ta reda på exakt vilka data som ska inkluderas i din CRM-rapport. Målet här är att hålla rapporten fokuserad och relevant, eftersom för mycket data kan göra det svårare att upptäcka vad som är viktigt.
Tänk alltså på vad du faktiskt behöver för att mäta ditt mål. Om du till exempel spårar intäkter behöver du information om affärsvärden, slutdatum och säljare. Om du fokuserar på leads behöver du information om leadkälla, status och uppföljningsaktivitet.
Här är några tips som kan hjälpa dig:
- Håll dig till målspecifika data och ta bara med de fält som är direkt relaterade till ditt rapporteringsmål.
- Segmentera efter tid eller team. Använd filter för att jämföra resultat per vecka, månad eller säljare.
- Undvik röriga tabeller och håll det enkelt. Fler kolumner och mätvärden betyder inte alltid större tydlighet.
Du kan göra processen smidigare genom att använda ClickUps anpassade fält. Du kan till exempel skapa fält som:
- Affärsvärde för att spåra intäkter
- Lead Source för att förstå var leads kommer ifrån
- Status för att se var varje affär eller lead befinner sig
När dina anpassade fält är på plats kan du använda filter för att begränsa vyn. Vill du se alla affärer över 50 000 rupier som avslutades under kvartalet? Filtrera efter affärsvärde och avslutningsdatum. Behöver du fokusera på bara en initiativ från dina marknadsföringskampanjer? Filtrera efter leadkälla.
Dessa filter hjälper dig att fokusera på det som är viktigt så att din rapport förblir tydlig, användbar och direkt kopplad till ditt mål.
Steg 3: Välj en visualisering
Nu när du har sorterat dina data är nästa steg att bestämma hur du ska presentera dem på ett sätt som är lätt att förstå. Ett välvalt diagram kan omedelbart lyfta fram mönster eller problem, medan ett rörigt diagram kan dölja insikterna.
Det bästa är att anpassa diagrammet efter budskapet. Använd bilder som gör jämförelser, framtida trender och uppdelningar lätta att förstå. Håll det rent, undvik onödiga färger och proppa inte in för mycket i en vy.
ClickUp Dashboards erbjuder flera visualiseringsalternativ att välja mellan, inklusive:
- Linjediagram: Ett bra val om du vill identifiera trender över tid, till exempel månatliga intäkter och leadtillväxt.
- Stapeldiagram: Perfekt för att jämföra teamets prestanda, affärsstorlek per region och leadkällor på din projektdashboard.
- Trattdiagram: Användbara för att visualisera hur leads rör sig genom din pipeline och var bortfall sker.
- Cirkeldiagram: Bäst för att visa proportioner, till exempel fördelning av leadkällor och affärstyper.
- Heatmaps: Perfekt för att upptäcka perioder med hög aktivitet, identifiera flaskhalsar i arbetsflöden och spåra kundernas avhoppspunkter.
📖 Läs också: Exempel och mallar för projektledningspaneler
Steg 4: Automatisera rapportuppdateringar
Att uppdatera rapporter manuellt tar tid, ökar risken för mänskliga fel och saktar ner beslutsfattandet. Genom att automatisera rapportuppdateringar säkerställer du att ditt team alltid har tillgång till information i realtid utan repetitiva rutinarbeten. Det frigör bandbredd för mer effektiva uppgifter och hjälper dig att upprätthålla noggrannhet och konsekvens i alla dina dashboards.
Här är några bästa praxis som du behöver följa för att automatisera CRM-rapporter:
- Definiera tydliga triggers: Välj rätt händelser, till exempel slutförda uppgifter eller statusändringar, som ska initiera en uppdatering.
- Standardisera datakällor: Se till att dina rapporter hämtar data från konsekventa, uppdaterade fält i alla projekt.
- Schemalägg regelbundna synkroniseringar: Automatisera rapporter så att de uppdateras med bestämda intervall (dagligen, veckovis) för att hålla intressenterna informerade.
- Testa innan du lanserar: Validera din automatisering i liten skala för att säkerställa att den fungerar som avsett.
- Ställ in aviseringar: Meddela rätt personer när rapporter uppdateras, så att ingen missar viktiga ändringar.
ClickUp Automations erbjuder över 100 åtgärdsutlösare som gör det enkelt att effektivisera rapporteringsflöden med minimal konfiguration. Du kan skapa anpassade regler med ett enkelt format: ”När detta händer, gör då det”.
Du kan till exempel utlösa en rapportuppdatering och en avisering när en uppgift flyttas till ett visst steg eller när ett anpassat fält ändras. På så sätt hämtas data automatiskt till din CRM-instrumentpanel i realtid.
Steg 5: Dela och schemalägg rapporter
Att skapa rapporter är bara halva jobbet, men att visa dem för rätt personer vid rätt tidpunkt är det som driver handling.
Genom att dela och schemalägga rapporter säkerställer du att alla är samordnade, informerade och redo att agera. Oavsett om det handlar om veckovisa försäljningsuppdateringar eller månatliga prestationsutvärderingar, skapar en konsekvent distribution av rapporter transparens och momentum i hela teamet.
Dessutom slipper du manuellt skicka rapporter fram och tillbaka när du automatiserar delning och schemaläggning. På så sätt håller du alla intressenter uppdaterade utan att behöva jaga uppdateringar eller sammanställa data varje gång.
ClickUp gör det enkelt att dela rapporter med inbyggd schemaläggning, behörigheter och anpassningsbara instrumentpaneler. Om du känner dig överväldigad av all CRM-data och inte vet hur du ska organisera segmenten, använd ClickUp CRM-mallen.
Det inkluderar färdiga instrumentpaneler, kontaktpipelines och rapportvyer, alla skapade för ökad synlighet och samarbete. Du kan schemalägga att rapporten skickas via e-post, länka instrumentpaneler direkt till uppdateringar eller automatisera leveransen med ClickUp Automations. Det är allt du behöver för att hålla ditt team och dina intressenter uppdaterade utan att behöva lyfta ett finger varje gång.
Brenna Keenan, digital marknadsföringschef på SSM Creative Collective, säger om ClickUp CRM:
ClickUp är det bästa projektlednings- och CRM-verktyget jag har stött på. Tack vare dess mångsidighet kan du verkligen hantera alla dina uppgifter på ett och samma ställe utan att behöva teckna flera prenumerationer på andra tjänster.
ClickUp är det bästa projektlednings- och CRM-verktyget jag har stött på. Tack vare dess mångsidighet kan du verkligen hantera alla dina uppgifter på ett och samma ställe utan att behöva teckna flera prenumerationer på andra tjänster.
Lär dig hur du skapar en enkel AI-agent i ClickUp för att automatisera CRM-rapporteringsprocesser:
🧠 Kul fakta: Charles Minards flödeskarta över Napoleons invasion av Ryssland kallas ofta den bästa statistiska grafiken som någonsin ritats. Den visar arméns storlek minska i brutala detaljer när temperaturen sjunker, en bokstavlig datavisualisering av nederlaget.
Vanliga misstag vid CRM-rapportering
CRM-rapporter är avsedda att hjälpa dig att fatta bättre beslut. Men alltför ofta blir de röriga, svåra att läsa eller helt enkelt ignorerade. Här är några vanliga misstag som kan förstöra din rapportering, och hur du åtgärdar dem:
- Spåra allt: Att samla in för mycket data gör det svårare att upptäcka vad som faktiskt är användbart. En överfylld CRM-rapport med alla möjliga mätvärden kommer bara att förvirra ditt team, så fokusera bara på KPI:er som är relevanta för specifika arbetsflöden
- Att ignorera sammanhanget: Att fira 100 nya leads låter fantastiskt – tills du inser att 80 av dem kommer från en giveaway och inte är kvalificerade. Siffror utan sammanhang kan vara missvisande och leda till dåliga beslut.
- Glöm inte din målgrupp: Olika roller kräver olika insikter. En teamledare kanske vill ha individuella prestationsdata, medan ledningen kanske är mer intresserad av trender och intäkter. Skräddarsy rapporterna efter läsaren.
- Hoppa över regelbundna granskningar: Rapporter som bara ligger där hjälper ingen. Om ditt team inte kontrollerar rapporterna regelbundet kommer de inte att agera på uppgifterna. Konsekvens är det som gör rapporter värdefulla.
- Manuell uppdatering av rapporter: Manuella uppdateringar ökar risken för fel och förseningar, och du riskerar att data blir inaktuella. Automatisera därför rapportuppdateringar för att förenkla processen och öka noggrannheten.
- Använd inte mallar: Att börja om från början varje gång leder till röriga rapporter och inkonsekventa layouter. Mallar för försäljningsrapporter sparar tid, håller ordning och gör processen mycket smidigare.
- Överkomplicerade bilder: Om någon måste fråga vad en graf betyder, fyller den inte sin funktion. Håll dig till bilder som förmedlar ett tydligt och omedelbart budskap.
Effektivisera ditt CRM-rapporteringsflöde med ClickUp
Med rätt inställningar, tydliga mätvärden och några smarta automatiseringar kan du förvandla dina CRM-data till en pålitlig informationskälla för hela ditt team. Men för att rapporteringen verkligen ska bli enkel behöver du ett verktyg som samlar allt – data, uppgifter, mallar och uppdateringar – på ett och samma ställe.
ClickUp hjälper dig att automatisera rapportuppdateringar, schemalägga delning, minska manuellt arbete och skräddarsy insikter för varje intressent. Från CRM-mallar till realtidsdashboards ger det dig full kontroll över hur dina data organiseras och levereras.
Registrera dig gratis hos ClickUp och förenkla ditt rapporteringsflöde, så att ditt team kan lägga mindre tid på att skapa rapporter och mer tid på att agera utifrån dem.