Hur man skapar en projektkommunikationsplan (exempel och mallar)

Som projektledare är det ditt jobb att leda team, hantera deadlines och hålla noga koll på budgeten. Den goda nyheten är att effektiv teamkommunikation kan göra ditt jobb mycket enklare – och ge ett bättre arbetsresultat.

De flesta missförstånd på jobbet uppstår på grund av dålig kommunikation. Någonstans, på något sätt, blir det missförstånd, och det är lätt för ditt team att tappa bort något.

Ingen vill ha det så, och därför är det så viktigt att projektledare skapar en dokumenterad projektkommunikationsplan i början av varje större projekt. Det kan låta som ett extra steg, men denna strategi är ett måste för att undvika förvirring, öka sammanhållningen i teamet och förbättra kvaliteten på arbetet.

Om du aldrig har utarbetat en effektiv kommunikationsplan tidigare, oroa dig inte. Läs den här guiden för att lära dig vad en projektkommunikationsplan är, varför den är så viktig och hur du skapar en.

Vi ger dig även några exempel – plus mallar för projektkommunikationsplaner – för att påskynda din kommunikationsstrategi.

Vad är en projektkommunikationsplan?

En projektkommunikationsplan är ett dokument som förklarar hur projektets intressenter ska dela information med varandra. Tänk på den som GPS:en för din projektresa.

Detta är ett strategiskt dokument som fungerar som en mall för att säkerställa att rätt information når rätt personer vid rätt tidpunkt, så att alla hålls informerade, samordnade och engagerade.

En strukturerad kommunikationsplan möjliggör effektivt samarbete och hjälper intressenter att fatta beslut i rätt tid, lösa problem snabbt och upprätthålla transparens. Utan en sådan plan kan projekt drabbas av förvirring, förseningar och felaktiga förväntningar.

Kommunikation kan låta som sunt förnuft, men ärligt talat? Det är det inte.

Ingen lär oss hur man kommunicerar, och att skriva ner saker hjälper ditt team att undvika dumma, onödiga misstag.

Om en teammedlem föredrar att skicka meddelanden via Slack, men en annan föredrar att skicka snabba e-postmeddelanden, är det stor risk att en av dem missar en viktig uppdatering från den andra. Genom att skapa en projektkommunikationsplan innan ni börjar arbeta tillsammans kan alla vara på samma sida och skapa överenskomna normer för hur ni ska samarbeta framöver.

Fördelarna med en effektiv projektkommunikationsplan

Visst är arbetskvalitet och tidsplaner viktiga, men projektets framgång beror ofta på god kommunikation. Dålig kommunikation leder däremot till omarbetningar, frustration och överskridna budgetar.

Det låter inte särskilt roligt, eller hur?

Projektkommunikationsplaner hjälper ditt team att undvika vanliga kommunikationsproblem, men de hjälper dig också att uppnå mycket mer än så.

Effektivisera arbetsflöden och tidsplaner

Kommunikationsplaner ger tydliga riktlinjer och förväntningar så att alla vet vad de behöver göra. Det effektiviserar ditt arbetsflöde och håller projektet på rätt spår.

Förbättra teamets samarbete

Underlätta bättre lagarbete genom att ge alla en tydlig förståelse för sina roller och ansvarsområden. Tydlighet ökar också engagemanget genom att hålla teamet informerat om projektets framsteg och förändringar.

Stoppa missförstånd

Missförstånd kan förvandla ett till synes enkelt projekt till en shakespearesk dramakomedi. Men en gedigen projektkommunikationsplan minskar avsevärt missförstånd och förvirring, vilket förhindrar att projektförseningar och fel sätter ditt team ur spel.

Bygg upp förtroende

Kommunikation är grunden för förtroende. Projektets transparens och öppna kommunikation gör att alla känner sig som en del av teamet. Och när ditt team litar på varandra uppstår en sund kommunikation mer naturligt.

Minimera konflikter

Som projektledare vet du hur stressiga projekt kan vara. En kommunikationsplan innehåller ett inbyggt ramverk för konfliktlösning, så att du har en handbok för att lösa eventuella problem som dyker upp under projektet.

Hantera risker

Juridiska och ekonomiska skyldigheter är alltid ett bekymmer. Ingen vill ju få ett brev från juridiska avdelningen. Lyckligtvis fungerar kommunikationsplaner hand i hand med riskhantering för att identifiera och åtgärda potentiella problem så snabbt som möjligt.

I slutändan är en väl genomförd projektkommunikationsplan ett måste för att projektet ska lyckas. Om du vill att alla ska dra åt samma håll, kan en kommunikationsplan samordna alla så att de arbetar mot samma projektmål.

Komponenter i en effektiv projektkommunikationsplan

Innan du börjar skapa din kommunikationsplan, låt oss gå igenom allt du bör inkludera i den. Här är de viktigaste komponenterna som bör ingå i en projektkommunikationsplan:

Hur man skapar en projektkommunikationsplan

Är du ny inom projektledningskommunikation? Ingen fara. Följ denna steg-för-steg-guide för att skapa en gedigen projektkommunikationsplan för ditt team.

Bestäm först en allmän kommunikationsstrategi

Börja med att bestämma en allmän strategi för din projektkommunikationsplan. Ta beslut om:

I det första steget bör du bestämma typen av kommunikation och hur ofta den ska ske. Vill du till exempel ha dagliga eller veckovisa statusuppdateringar? Kommer du att ge projektuppdateringar muntligt, eller förväntar sig teamet formella statusrapporter?

Som projektledare har du det sista ordet när det gäller kommunikationsplanen, men det betyder inte att du ska utforma den på egen hand. Håll ett uppstartsmöte med teamet för att få allas stöd.

Under mötet ska du sätta upp kommunikationsmål och samla in feedback från teamet. Du kan till exempel sätta upp ett mål att träffa projektteamet varje måndag morgon för att gå igenom veckans uppgifter, samt en uppföljning på fredagen för att följa upp framstegen.

Planera för synkrona och asynkrona kommunikationskanaler

Bestäm sedan vilka kommunikationsformer ni ska använda för projektet. Generellt sett bör er plan ta hänsyn till synkron kommunikation (som sker i realtid, till exempel chatt) och asynkron kommunikation (som är mer fördröjd, till exempel e-post).

Om ni inte arbetar inom ett område där akuta nödsituationer uppstår dygnet runt kommer ert team att använda en blandning av omedelbara och fördröjda kommunikationsmetoder.

Er projektkommunikationsplan bör specificera alla potentiella kanaler som ert team kan använda och när det är lämpligt att använda varje kanal. Varje team är olika, men er plan kan innehålla följande:

Ange normer för olika typer av kommunikation

Det är stor skillnad mellan den information som delas i ett teammöte och den information du delar med ledningen eller dina kunder.

Du kanske till exempel inte vill dela med dig av alla detaljer i ett projekt – eller dramatiken bakom kulisserna – till en kund. I så fall kan du behålla de små detaljerna för intern kommunikation.

En bra kommunikationsplan beskriver i detalj vilken typ av kommunikation ni har med vissa målgrupper. Den bör innehålla följande:

Skapa separata avsnitt i din kommunikationsplan för kundkommunikation, chefskontroller och intern kommunikation så att alla är överens om den information du delar – inklusive var och hur du delar den.

Välj dina favoritverktyg och favoritprogramvaror

När du har bestämt vilka kanaler du ska använda och vem som ska använda dem är det dags att bestämma vilka kommunikationsverktyg ditt team ska använda. Några av de vanligaste alternativen är:

Men det är bara toppen av isberget. Du behöver också pålitliga arbetsflödesverktyg som loggar alla dina uppgifter, projekt, chattar och mötesanteckningar på ett och samma ställe.

Vi vill inte skryta, men ClickUp gör allt detta och lite till. ClickUps projektledningsprogramvara ger dig en intuitiv instrumentpanel för att spåra projektets framsteg, plus tidsbesparande projektmallar, över 1 000 integrationer med andra appar och mycket mer.

Stöd samarbete mellan team

Hur sammansvetsat ditt team än är måste du samarbeta med andra team, både inom och utanför ditt företag. Om ditt projekt har en stor omfattning arbetar du troligen med ett tvärfunktionellt team som inkluderar personer från IT, ekonomi, marknadsföring och mer.

Er projektkommunikationsplan måste tydligt ange hur ert team ska interagera med varandra och med andra avdelningar. Er teamnorm kan till exempel vara att kommunicera via Zoom-samtal, men kanske accepterar personalen på ekonomiavdelningen endast skriftlig dokumentation.

Det är därför det är så viktigt att involvera alla intressenter tidigt i processen för att utforma kommunikationsplanen. När du förstår nyanserna – och, låt oss vara ärliga, konstiga egenheter – hos alla team du kommer att samarbeta med, kan du ta hänsyn till det i kommunikationsplanen.

Resultatet? Ett sammanhållet team och färre flaskhalsar.

Tilldela nyckeltal (KPI)

Precis som alla andra planer måste även din projektkommunikationsplan innehålla mätvärden och KPI:er för att mäta framgång. Mätvärden är det enda sättet att med säkerhet veta om din kommunikationsplan faktiskt fungerar.

Innan du slutför planen, välj kvantitativa mått för att bedöma hur väl ditt team kommunicerar. Det kan till exempel vara mått som:

Vi vet att det kan verka som om du har viktigare saker att göra, men att då och då kontrollera dina KPI:er för kommunikationsplanen ger dig mycket information om hur ditt team arbetar tillsammans. Det är det bästa sättet att svart på vitt bevisa om din projektkommunikation är en succé eller ett misslyckande.

Exempel på projektkommunikationsplaner

Det fina med projektkommunikationsplaner är att det inte finns något rätt eller fel sätt att skriva en plan för ditt team. Ändå vet vi att det är mycket lättare att skriva en plan när man kan titta på ett exempel för inspiration.

Vi bad ClickUp Brain att ge två exempel på projektkommunikationsplaner som kan inspirera er. Här är de!

Exempel på projektkommunikationsplan: Apputvecklingsprojekt

Här är ett annat exempel på en enkel projektkommunikationsplan för en organisations CRM-lansering och implementeringsprojekt.

Exempel på kommunikationsplan: Projekt för införande av CRM

Mallar för kommunikationsplan för projektledning

För att komma igång med din projektplan har vi sammanställt några mallar för projektkommunikationsplaner som du kan använda för ditt eget projekt. ClickUps mallar för projektkommunikationsplaner innehåller användbara avsnitt för:

1. ClickUp-mall för kommunikationsplan

Använd ClickUps kostnadsfria mall för kommunikationsplan med ifyllningsfält för att snabbt komma igång med din projektkommunikationsplan. Lägg enkelt in din företagsstruktur, genomför en PEST-analys och SWOT-analys och lista ditt teams verktyg i denna mall som är klar att använda direkt. Den innehåller till och med ett utvärderingsavsnitt för att samla in feedback från ditt team och förbättra din kommunikationsplan över tid.

Mallen är en bra utgångspunkt, men ClickUp ger dig friheten att anpassa mallen efter ditt teams kommunikationskanaler, mål och mycket mer. Se det som ett gratisverktyg som snabbar upp formateringen så att du kan fokusera på det väsentliga i din kommunikationsplan för projektledning.

2. ClickUp-mall för kommunikationsmatrisrapport

Om du letar efter ett enkelt sätt att hålla dig uppdaterad med ditt team är ClickUps mall för kommunikationsmatris ett utmärkt kommunikationsverktyg för att hålla dina viktigaste intressenter informerade.

Denna detaljerade rapport hjälper dig att kartlägga vem som är ansvarig för kommunikationen med vilka parter och säkerställer att alla känner till sina roller. Mallen innehåller avsnitt där du kan anteckna kommunikationsaktiviteter, syfte och sammanhang, vilket är användbart för virtuella team.

3. ClickUp-mall för checklista för produktlansering

ClickUps mall för checklista för produktlansering är utformad för att säkerställa en felfri kommunikationsplanering, så att inga steg missas. Med tanke på produktlanseringsprocessens komplexa natur är det avgörande att den övervakas kontinuerligt.

Om ditt team arbetar asynkront och inte alltid samarbetar i realtid kan denna checklista, som samlar viktiga uppgifter på ett enda ställe, eliminera oklarheter för alla teammedlemmar.

Bästa praxis för en kommunikationsplan för projektledning

När du har skapat din projektkommunikationsplan bör du ha några tips i åtanke för att kunna genomföra planen på ett så effektivt sätt som möjligt.

Var konsekvent och transparent

Håll dig till den överenskomna kommunikationsplanen för att upprätthålla förtroende och öppenhet. Dela både framgångar och utmaningar för att främja förtroende och proaktiv problemlösning.

Se till att kommunikationen är interaktiv och inte bara enkelriktad. Uppmuntra intressenterna att framföra sina farhågor eller förslag och ta itu med deras feedback omedelbart.

Lös kommunikationsproblem eller missförstånd omedelbart för att förhindra att de eskalerar.

Fokusera på det som är viktigt

Fokusera på att först och främst förmedla viktig information, särskilt under pressade tidsramar eller perioder med hög arbetsbelastning. Använd instrumentpaneler, diagram och infografik för att förmedla komplex information snabbt och effektivt. Håll mötena fokuserade, koncisa och relevanta för deltagarna för att undvika onödiga störningar.

Uppmärksamma prestationer och milstolpar för att hålla moralen hög och projektets intressenter motiverade.

Standardisera processer

När ni börjar genomföra kommunikationsplanen, se till att ni tar er tid att upprätta standardiserade processer och SOP:er. Detta kommer att skapa konsekvens, minska förvirring och göra kommunikationen mer effektiv.

Genom att använda standardiserade mallar, verktyg och processer minskar tiden som läggs på repetitiva uppgifter som att skriva uppdateringar eller skapa rapporter. Dokumentera all viktig kommunikation och alla beslut som fattas för att skapa en tydlig revisionsspår. Använd samarbetsverktyg och miljöer för att hålla alla engagerade och samordnade.

Standardiserade processer gör det enklare att replikera kommunikationsplaner mellan projekt eller anpassa dem för större team. Tydliga standarder minskar risken för missförstånd och hjälper nyanställda att komma igång snabbt.

Var flexibel

Var flexibel och anpassa planen utifrån projektets utveckling, feedback från intressenter eller oförutsedda utmaningar.

Granska regelbundet KPI:er för kommunikation för att identifiera brister och förbättra processer. I slutet av projektet ska du granska kommunikationsprocessen för att identifiera lärdomar och förbättra framtida planer.

Vem har nytta av att använda en projektkommunikationsplan?

Dela projektinformation på kortare tid med mallar

Teamkommunikation har en direkt inverkan på framgångsrik projektledning. God kommunikation är ett måste, oavsett om du arbetar inom din egen avdelning, i ett distansarbete eller i ett tvärfunktionellt team.

Innan du skickar ett projektmejl bör du först skapa en projektkommunikationsplan så att hela teamet är på samma sida. Lyckligtvis behöver du inte lägga timmar på att skapa den perfekta kommunikationsplanen.

ClickUp samlar din kommunikationsplan, uppgifter, chattar och team på en enda intuitiv plattform. Spara tid, snabba upp dina arbetsflöden och effektivisera teamkommunikationen med en plattform som är skapad för upptagna team.

Prova själv: Registrera dig för ClickUp gratis nu.