{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är KPI:er för projektledning?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "KPI:er inom projektledning avgör projektets framsteg (eller projektets tidsplan)" } } ] }
”Bättre att vara säker än ledsen” är en sådan kliché, eller hur?
Trots detta försummar vissa projektledare att samla in data som skulle kunna hjälpa dem att förhindra att projekt spårar ur. Men här är saken: Även de mest noggrant utarbetade projektplanerna är inte problemfria.
Problem uppstår nästan oundvikligen under projektets livscykel. Det kan handla om avvikelser från projektmålen eller att projektet misslyckas helt.
Oavsett vilket är det projektledarens uppgift och syftet med KPI:er för projektledning att undvika dessa problem i tid.
Läs vidare och bekanta dig med vårt urval av KPI:er för projektledning (med exempel). Vi vill att du ska lära dig vad varje indikator betyder och identifiera de som är mest relevanta för ditt projekts prestanda.
⏰ 60 sekunders sammanfattning
Spåra rätt KPI:er för att hålla budgeten, möta deadlines och hantera resurser effektivt.
- Kostnadsprestandaindex (CPI): Får du ut mesta möjliga av din budget?
- Kostnadsavvikelse (CV): Hur mycket överstiger eller underskrider du budgeten?
- Planerat värde (PV): Vilket arbete borde vara utfört vid det här laget?
- Tid för att skapa budget: Hur lång tid tar det att skapa en budget?
- Antal budgetjusteringar: Hur många gånger behöver budgeten revideras?
- Schemaläggningsprestandaindex (SPI): Ligger du före eller efter schemat?
- Schemaavvikelse (SV): Hur långt från din planerade tidsplan befinner du dig?
- Resurskapacitet (RC): Har du tillräckligt med personal för att få jobbet gjort?
- Andel slutförda uppgifter i tid: Hur många uppgifter slutförs enligt tidsplanen?
- Planerade vs. faktiska timmar: Tar uppgifterna mer eller mindre tid än väntat?
- Personalomsättning: Hur ofta lämnar teammedlemmar projektet mitt i arbetet?
- Net Promoter Score (NPS): Hur nöjda är dina kunder eller intressenter?
- Fakturerbar utnyttjandegrad: Hur stor andel av arbetet är faktiskt fakturerbart?
- Genomsnittlig kostnad per timme: Hur mycket kostar varje arbetstimme ditt projekt?
Genom att följa dessa KPI:er kan du upptäcka problem i ett tidigt skede, fatta smartare beslut och se till att projekten löper smidigt.
ClickUp gör det enklare med verktyg som:
- Dashboards för realtidsuppföljning av KPI:er
- Mål att sätta upp och övervaka projektets milstolpar
- Tidsspårning för att jämföra planerade och faktiska timmar
Vad är KPI:er för projektledning?
KPI:er för projektledning – eller nyckeltal – är relevanta variabler för att mäta projektets prestanda eller vägen till ett framgångsrikt slutförande av projektet. De indikationer du får genom att mäta och ibland kombinera dessa variabler har två syften:
- KPI:er inom projektledning avgör hur projektet fortskrider (eller projektets tidsplan).
- Projektlednings-KPI:er avslöjar svagheterna i ditt projekt och de potentiella variabler som kan leda till misslyckande.
Dina nyckeltal kan till exempel avslöja svaga punkter i en process, en uppdragstagare eller en uppgift. Men det är upp till dig som projektledare eller teamledare att göra korrigeringar eller förbättringar för att eliminera eller stärka dessa punkter innan det är för sent.
Hur KPI:er används för att avgöra om ett projekt är framgångsrikt
KPI:er inom projektledning är inte beroende av subjektivitet. Istället baseras de på kvantitativa data – ofta ett mätbart värde som du kan jämföra med dina projektmål.
Du bör dock inte använda KPI:er i projektledning och prestationsmått omväxlande. KPI:er är mått – båda mäter projektets framgång. Men inte alla mått är tillräckligt viktiga för att bli KPI:er.
Läs vår artikel om KPI-mått för att lära dig mer!
En annan skillnad som du måste vara medveten om är skillnaden mellan mål och nyckelresultat och nyckeltal. De flesta OKR-exempel som du kommer att stöta på fungerar som ett ramverk för målsättning, medan KPI:er mäter faktorer som bidrar till att uppnå dessa mål och önskade resultat.
Hela projektteamet måste enas om de viktigaste prestationsindikatorerna för att kunna bedöma projektets hälsa och veta vad som kännetecknar framgång. Men dina mål är inte bara svar på dina projektledningsutmaningar, de är också det som avgör riktningen och resonemanget för ett visst projekt.
Om du behöver mer information för att bättre kunna skilja mellan de två, kolla in vår guide om OKR vs. KPI!
15 viktiga KPI:er för projektledning
Det finns många exempel på KPI:er för projektledning som väntar på att du ska upptäcka dem. Men vi vill att du fokuserar på endast några av dem tills du förstår sambandet mellan projekt-KPI:er och mål.
Att lära sig ett begränsat antal KPI:er till att börja med hjälper dig dessutom att vara selektiv. För frestelsen att använda alla KPI:er för projektledning som finns är bara kontraproduktiv.
Du måste kasta bort de KPI:er som inte faktiskt indikerar framgång i ditt projekt. Och du kommer bara att utveckla förmågan att identifiera dessa indikatorer med erfarenhet.
Du kan inte heller överväldiga dina projektledare och team med för mycket data. Varje nyckeltal bör vara meningsfullt och i lagom mängder så att ditt team kan agera utifrån det. Du bör förlita dig på KPI:er i projektledning för att anpassa teamet efter dina övergripande mål.
Vi har sammanställt en lista med KPI:er för fyra vanliga områden som är viktiga för ett framgångsrikt projekt:
KPI:er för projektbudget
Att hantera ett projekts pengar och betalda resurser utan en budget skulle vara en katastrof som väntar på att inträffa. Och ärligt talat skulle det vara ekonomiskt oansvarigt. Det är därför projektledare fastställer en faktisk budget direkt när ett projekt inleds. Och de övervakar kontinuerligt kostnadsavvikelsen jämfört med budgetavvikelsen hela vägen fram till projektets slutförande.
Du kan behöva höja eller sänka projektets budget på grund av utgifter eller inställda projekt. Dessutom kan du vilja omfördela hela projektbudgeten eller bara delar av den till andra aktiviteter, arbetspaket eller till och med till flera projekt.
Låt oss titta på några projekt-KPI:er för att hantera din budget mer effektivt:
1. Kostnadsprestationsindex (CPI)
Formel: CPI = EV / AC, där
- EV (eller intjänat värde, vilket innebär den planerade kostnaden för det faktiskt utförda arbetet) = % av utfört arbete * budget för att utföra 100 % av arbetet
- AC (eller faktisk kostnad) = pengar som spenderats på utfört arbete
Resultat: Om CPI < 1 är projektets kostnad för närvarande högre än förväntat.
Skapa en budget med hjälp av mallar för budgetförslag!
2. Kostnadsavvikelse (CV)
Formel: CV = EV – AC
Resultat: Om CV < 0 är projektets faktiska kostnad för närvarande högre än den förväntade.
3. Planerat värde (PV)
Formel: PV = BAC * planerat arbete, där
- BAC (budget vid slutförande) = godkänd budget
- Planerat arbete = arbete som förväntas vara slutfört vid en given tidpunkt
Exempel: PV är 23 000 dollar om 100 % av arbetet förväntas kosta 100 000 dollar och 77 % av arbetet har planerats.
ANPASSNING AV DIN PLANERADE BUDGETProffstips: Jämför PV med AC och justera projektets budget därefter för bästa avkastning på investeringen (ROI). Använd denna information i framtida projekt och fortsätt att utvärdera för att få mer precisa uppgifter.
4. Cykel tid för budgetering
Detta är den tid som läggs på att budgetera projektet. Det inkluderar alla aktiviteter – särskilt planering – som ingår i att ta fram och komma överens om den mest realistiska budgeten.
VAD ÄR PLANERAT VÄRDEProffstips: Koppla denna KPI till andra KPI:er för att förstå om den tid som lagts på en planerad budget var tillräcklig för att uppnå projektets framgång eller mål.
5. Antal poster i budgeten
I en budget med enskilda poster grupperas utgifterna efter kategorier, till exempel faser eller arbetspaket. Ett lågt antal enskilda poster i denna typ av budget indikerar att det blir svårare att följa budgetutgifterna.
6. Antal budgetiterationer
Detta är antalet versioner som projektets budget hade innan den slutgiltigt godkändes. För många iterationer indikerar att dina projektledare sannolikt har lagt tillräckligt med tid på att planera budgeten, som förväntat.
LEDER DEN BUDGETERADE KOSTNADEN TILL FRAMGÅNGProffstips: Jämför denna KPI med andra indikatorer för att avslöja sambandet mellan budgetplaneringstid och projektets framgång. Detta hjälper dig att mäta framstegen mot
Punktlighet
Enkelt uttryckt handlar projektledning om två saker: pengar och tid. Målet är att nå alla milstolpar inom budget och i tid.
Men om ditt projekt har många faser, arbetspaket och aktiviteter är det en utmaning i sig. Det blir komplicerat att uppskatta hur många uppgifter du kommer att ha, hur lång tid det tar att slutföra dessa uppgifter, vilka resurser som finns tillgängliga och hur mycket ditt schema kan variera.
Som ett resultat av detta kan projektets genomförande hamna efter i schemat och företaget förlora pengar. Här är några KPI:er för projektets tidsplan som hjälper dig att undvika att missa dina milstolpar så att hela teamet håller sig till schemat.
7. Schemaläggningsprestandaindex (SPI)
Formel: SPI = EV / PV
Exempel: Om 53 % av det planerade arbetet har slutförts och budgeten för att utföra 100 % av arbetet är 100 000 dollar, är SPI 0,53 (eller 53 %). Beräkningen är (53 % * 100 000 dollar) / 100 000 dollar.
Resultat: Om SPI < 1 ligger projektet för närvarande efter i schemat.
ÄR DET PLANERADE VÄRDET MENINGSFULLT FÖR DIN SPIProffstips: Överväg att öka effektiviteten hos dina resurser om ditt projekts SPI < 1.
8. Schemaavvikelse (SV)
Formel: SV = EV – PV
Resultat: Om SV < 0 ligger projektet för närvarande efter i schemat.
Varning: SV uttrycks i monetära enheter, till exempel dollar, inte i tidsenheter, till exempel dagar eller månader.
ÄR DET PLANERADE VÄRDET MENINGSFULLT FÖR DIN SPIProffstips: Överväg att öka effektiviteten i dina resurser om ditt projekts schemaprestationsindex är < 1.
9. Resurskapacitet (RC)
Formel: resurskapacitet = tillgängliga arbetstimmar per dag * antal arbetsdagar som tilldelats projektet
BÄSTA PRAXIS FÖR RCProffstips: Anpassa projektets tidsplan efter dina resursers kapacitet eller ta in fler teammedlemmar för att höja din RC. Den dagliga tillgängliga tiden måste exkludera raster. Eftersom du beräknar RC för ett specifikt projekt måste du exkludera den tid som läggs på andra projekt.
10. Andel slutförda projekt i tid
Formel: (antal projekt som slutförts i tid / totalt antal projekt) * 100 %
Definiera prestationsnivåer, särskilt en underprestationsnivå på, låt säga, 90 %. Betrakta sedan alla projektledare med en tidsenlig slutförandegrad under den nivån som underpresterande och signalera till dem att de behöver en prestationsförbättringsplan.
11. Planerade vs. faktiska timmar
Formel: planerad varaktighet – faktisk varaktighet, där planerad varaktighet är den tid som är planerad för att utföra arbetet, och det är en uppskattning.
Resultat: Om < 0, har du underskattat projektets tidsplan.
Kvalitet
Nästa KPI:er utvärderar hur väl genomförandet av dina projekt gick. Men de avgör också om de levererade resultaten uppfyllde intressenternas förväntningar utöver de utförda uppgifterna.
Vissa kvalitets-KPI:er visar om kvaliteten på det arbete som utförts inom dina projekt var positiv. Andra kvalitets-KPI:er visar om miljön i vilken dina team genomförde dina projekt var positiv. Med andra ord är kvalitets-KPI:er mått på antingen kund- eller medarbetarnöjdhet.
12. Personalomsättning
Formel: (antal anställda som har lämnat företaget / genomsnittligt antal anställda) * 100 %
Resultat: En hög personalomsättning kommer sannolikt att leda till ineffektivitet i projektet, såsom missade milstolpar, oförutsedda utgifter och, i förlängningen, låg kundnöjdhet.
13. Net Promoter Score (NPS)
Denna KPI mäter kundnöjdhet och varumärkeslojalitet genom en enkät med en enda fråga. NPS är ett tal mellan -100 och 100, där du strävar efter att nå så högt som möjligt.
Om du äger eller hanterar projekt för ett företag eller varumärke med en enda produkt skulle frågan i undersökningen vara: ”Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera vår produkt till dina vänner och kollegor?” Och om du äger eller hanterar projekt för ett varumärke med flera produkter skulle du justera frågan och nämna ”varumärke” istället för ”produkt”.
Respondenterna i NPS-undersökningen betygsätter sannolikheten att rekommendera din produkt eller ditt varumärke på en skala från 0 till 10, där 0 är mycket osannolikt och 10 är extremt sannolikt. Beroende på sina svar delas respondenterna sedan in i tre kategorier.
- Promotorer. Med ett betyg på nio eller tio är promotorer lojala kunder som är entusiastiska över din produkt eller ditt varumärke och som sannolikt kommer att rekommendera ditt erbjudande till andra.
- Passiva. Passiva kunder som ger sju eller åtta poäng är nöjda med din produkt eller ditt varumärke. De är dock inte tillräckligt nöjda för att sprida information om det, vilket gör dem sårbara för konkurrerande erbjudanden.
- Kritiker. Kritiker får poängen 0–6 och är missnöjda med din produkt eller ditt varumärke och kommer sannolikt aldrig att köpa från dig igen. De kan till och med övertala andra att inte köpa från dig.
Formel: % av förespråkare – % av kritiker
Förvandla kritiker till förespråkare för att öka kundlojaliteten. Du kan skapa anpassade formulär för att få viktig feedback från dina kunder som hjälper dig att höja ditt NPS.
Effektivitet
KPI:erna nedan mäter projektets kostnadseffektivitet. Och det är nära kopplat till hur du använder dina resurser.
Använder de sin tid på projektarbetet på ett effektivt sätt? Och använder du dina resurser på ett effektivt sätt?
Med andra ord: lägger du mer tid och pengar på ditt projekt än vad du fakturerar dina kunder? Effektivitets-KPI:er är indikatorer som hjälper dig att dra slutsatser om kostnadsvariationer mellan olika projekt.
14. Fakturerbar utnyttjandegrad
Detta är din viktigaste KPI för att utvärdera dina teammedlemmars prestationer under projektets genomförande. Den ger dig insikt i den tid ditt team har lagt ner på att generera intäkter och de intäkter du faktiskt kommer att få från dina kunder.
Formel: (antal fakturerbara timmar/antal timmar som lagts ner på projektarbetet) * 100 %
UNDVIK ATT BRÄNNA UT DITT TEAMProffstips: Undvik att sträva efter maximal utnyttjandegrad. Det skulle maximera dina intäkter, men din personal skulle riskera att bränna ut sig, vilket skulle kosta dig dyrt.
15. Genomsnittlig kostnad per timme
Räkna samman alla kostnader för att ge dina anställda de förutsättningar de behöver för att genomföra projektet på ett framgångsrikt sätt. Det kan handla om allt från löner och förmåner till kontorsutrustning, för att nämna några exempel.
Jämför den genomsnittliga kostnaden per timme med projektets resultat. Om det senare överstiger det första, har din personal använt sin projekttid eller planerade timmar effektivt. Som ett resultat har du också spenderat dina pengar effektivt!
Vem har nytta av att sätta upp KPI:er?
Företag: Alla företag som vill kontinuerligt förbättra sin verksamhet, övervaka prestanda och säkerställa projektets framgång kommer att ha nytta av att fastställa KPI:er. De tillför ett kvantifierbart mått på målen, vilket gör det lättare för företag att följa framstegen och fatta datadrivna beslut. KPI:er ger företag möjlighet att få realtidsinsikt i sin verksamhet och vid behov korrigera kursen.
Projektledare: För projektledare är det avgörande att fastställa KPI:er för att uppgifterna ska kunna utföras smidigt och projektmålen uppnås. KPI:er ger en tydlig färdplan för förväntade resultat och delar upp komplexa projekt i hanterbara delar. De ger projektledare ett sätt att mäta om teamet är på rätt spår eller om justeringar behövs, vilket minimerar riskerna.
Hur man spårar KPI:er för projektledning
När du har valt dina KPI:er för projektledning måste du eller dina projektledare övervaka dem.
Du kan börja med att skapa en KPI-dashboard i Excel. Men om ditt projekt är komplext med stora budgetar, kräver flera intressenter och resurser och innebär många tidsbegränsningar och uppgiftsberoenden, behöver du en mer robust projektledningsmetod!
Det är då vi kommer in i bilden med ClickUp. Vår KPI-programvara ger dig den KPI-rapportering du behöver, oavsett vad det är. Och ClickUps samling av projektledningsmallar ger dig ett försprång. Den effektiviserar upprättandet av projekt med den konfiguration som dina KPI-rapporter bygger på.
Dessutom låter ClickUp dig koppla uppgifter från olika team till ett enda, mätbart mål. Tillsammans med tydligt fastställda tidsplaner gör vår programvara det möjligt för dig att spåra mål automatiskt. Men det slutar inte där! Använd ClickUp för att spåra fasavslutningar och till och med OKR.
Koppla uppgifter till mål. Organisera sedan relaterade mål i mappar för automatisk, övergripande framstegsspårning på ett enda ställe. Prova ClickUp Goals och upptäck hur korrekt övervakning av KPI:er för projektledning ser ut!