När du deltar i ett strategiskt möte – oavsett om det är företagsövergripande eller inom ditt team – har du troligen stött på presentationer som dokumenterar mål och nyckelresultat (OKR) samt nyckeltal (KPI).
Företag förlitar sig på dem av goda skäl – de erbjuder en datadriven, kvantitativ metod för prestationshanteringsprocessen.
79 % av företagen utformar och implementerar KPI:er årligen.
Men här är den stora frågan: När ska du använda OKR och när ska du använda KPI?
I den här bloggen går vi igenom de viktigaste skillnaderna (med exempel från verkligheten) och visar hur du kan integrera båda i dina processer för att uppnå maximal effekt.
Vad är OKR?
OKR (Objectives and Key Results) avser ett ramverk för målsättning som används av organisationer (och team) för att definiera mål och mäta prestanda.
Generellt sett består en OKR av tre komponenter:
- Mål: Ett kvalitativt uttalande som beskriver vad du vill uppnå.
- Nyckelresultat: Kvantitativa mått som mäter framstegen mot ditt mål.
- Initiativ: Strategin (specifika projekt eller uppgifter) som hjälper till att uppnå de viktigaste resultaten.
OKR ger en känsla av mening, riktning och ägarskap. De får teamen att fokusera på det som är viktigast utan att distraheras av de tiotals uppgifter med låg prioritet och liten påverkan som finns på deras att göra-lista.
Några scenarier där OKR fungerar bra är:
- Kvartalsplanering: De hjälper teamen att prioritera insatser och fokusera på de viktigaste initiativen inom ett specifikt kvartal.
- Strategiska initiativ: Att använda OKR när du lanserar nya projekt eller initiativ kan hjälpa dig att sätta upp tydliga mål, förbättra transparensen mellan tvärfunktionella team och säkerställa att alla arbetar mot samma slutresultat.
- Prestationsutvärderingar: De tillhandahåller mätbara datapunkter för prestationsutvärderingar, vilket möjliggör mer objektiv och insiktsfull feedback utan personliga fördomar.
Nu ska vi titta på hur du kan ställa in och följa upp OKR:er:
- Börja med en tydlig förståelse för din organisations vision och strategiska mål, och koppla dina OKR till din övergripande mission.
- Definiera 2 till 4 ambitiösa och uppnåbara mål som speglar vad du vill uppnå inom en viss tidsram (vanligtvis kvartalsvis).
- För varje mål, fastställ 3 till 5 mätbara nyckelresultat (mått) som kommer att spåra framstegen.
- Skapa en genomförbar plan så att alla teammedlemmar förstår hur OKR:erna stämmer överens med individuella ansvarsområden.
- Kontrollera regelbundet framstegen mot de viktigaste resultaten genom veckovisa eller tvåveckorsmöten.
- Diskutera vad som fungerade och vad som inte fungerade; använd dessa insikter för att förfina framtida OKR:er.
Exempel på OKR
Nu när vi har diskuterat OKR och när de kan gynna din organisation, låt oss titta på några specifika OKR-exempel.
⚒️ Exempel 1: Projektledning
- Mål: Förbättra effektiviteten i projektleveransen Nyckelresultat 1: Minska projektets genomförandetid med 20 % Nyckelresultat 2: Uppnå en projektbudgetavvikelse på mindre än 5 % Nyckelresultat 3: Öka intressenternas nöjdhetsbetyg till minst 90 % Initiativ: Använd projektledningsprogramvara för att spåra uppgifter, deadlines och framsteg i realtid Initiativ: Skapa återanvändbara mallar för projektplaner, riskbedömningar och kommunikationsplaner för att minska manuellt arbete
- Viktigt resultat 1: Minska projektets genomförandetid med 20 %.
- Nyckelresultat 2: Uppnå en projektbudgetavvikelse på mindre än 5 %.
- Nyckelresultat 3: Öka intressenternas nöjdhetsbetyg till minst 90 %.
- Initiativ: Använd projektledningsprogramvara för att spåra uppgifter, deadlines och framsteg i realtid.
- Initiativ: Skapa återanvändbara mallar för projektplaner, riskbedömningar och kommunikationsplaner för att minska manuellt arbete.
- Viktigt resultat 1: Minska projektets genomförandetid med 20 %.
- Nyckelresultat 2: Uppnå en projektbudgetavvikelse på mindre än 5 %.
- Nyckelresultat 3: Öka intressenternas nöjdhetsbetyg till minst 90 %.
- Initiativ: Använd projektledningsprogramvara för att spåra uppgifter, deadlines och framsteg i realtid.
- Initiativ: Skapa återanvändbara mallar för projektplaner, riskbedömningar och kommunikationsplaner för att minska manuellt arbete.
🔮 Exempel 2: Strategisk planering
- Mål: Utöka marknadsnärvaron i Asien Nyckelresultat 1: Uppnå en marknadsandel på 15 % i Asien inom ett år Nyckelresultat 2: Lansera tre nya produkter anpassade för de asiatiska marknaderna Nyckelresultat 3: Etablera partnerskap med fem lokala distributörer Initiativ: Lansera lokaliserade marknadsföringskampanjer på viktiga asiatiska marknader med kulturellt relevanta budskap Initiativ: Analysera konkurrenternas prissättning och utveckla en konkurrenskraftig prissättningsstrategi för att attrahera nya kunder
- Nyckelresultat 1: Uppnå en marknadsandel på 15 % i Asien inom ett år.
- Nyckelresultat 2: Lansera tre nya produkter anpassade för asiatiska marknader
- Nyckelresultat 3: Etablera partnerskap med fem lokala distributörer
- Initiativ: Lansera lokaliserade marknadsföringskampanjer på viktiga asiatiska marknader med kulturellt relevanta budskap.
- Initiativ: Analysera konkurrenternas prissättning och utveckla en konkurrenskraftig prissättningsstrategi för att attrahera nya kunder.
- Nyckelresultat 1: Uppnå en marknadsandel på 15 % i Asien inom ett år.
- Nyckelresultat 2: Lansera tre nya produkter anpassade för asiatiska marknader
- Nyckelresultat 3: Etablera partnerskap med fem lokala distributörer
- Initiativ: Lansera lokaliserade marknadsföringskampanjer på viktiga asiatiska marknader med kulturellt relevanta budskap.
- Initiativ: Analysera konkurrenternas prissättning och utveckla en konkurrenskraftig prissättningsstrategi för att attrahera nya kunder.
🎧 Exempel 3: Kundsupportens prestanda
- Mål: Förbättra kundsupportupplevelsen Nyckelresultat 1: Minska den genomsnittliga svarstiden för kundförfrågningar med 30 % Nyckelresultat 2: Öka kundnöjdheten i undersökningar till över 85 % Nyckelresultat 3: Lösa minst 90 % av supportärendena vid första kontakten Initiativ: Integrera en AI-driven chatbot på din webbplats för att ge omedelbara svar på rutinfrågor Initiativ: Säkerställ tillräcklig bemanning under rusningstider och implementera ett flernivåsystem för support för att hantera olika nivåer av kundförfrågningar
- Nyckelresultat 1: Minska den genomsnittliga svarstiden för kundförfrågningar med 30 %.
- Nyckelresultat 2: Öka kundnöjdheten i undersökningar till över 85 %.
- Nyckelresultat 3: Lösa minst 90 % av supportärendena vid första kontakten
- Initiativ: Integrera en AI-driven chatbot på din webbplats för att ge omedelbara svar på rutinfrågor.
- Initiativ: Säkerställ adekvat bemanning under rusningstider och implementera ett flernivåsystem för att hantera olika nivåer av kundförfrågningar.
- Nyckelresultat 1: Minska den genomsnittliga svarstiden för kundförfrågningar med 30 %.
- Nyckelresultat 2: Öka kundnöjdheten i undersökningar till över 85 %.
- Nyckelresultat 3: Lösa minst 90 % av supportärendena vid första kontakten
- Initiativ: Integrera en AI-driven chatbot på din webbplats för att ge omedelbara svar på rutinfrågor.
- Initiativ: Säkerställ adekvat bemanning under rusningstider och implementera ett flernivåsystem för att hantera olika nivåer av kundförfrågningar.
📚 Läs också: Bästa OKR-programvara (recensioner och priser)
Vad är en KPI?
Nyckeltal (KPI) är fristående, kvantifierbara mått som visar hur effektivt en organisation uppnår ett visst affärsmål. Exempel på KPI är intäkter, kundomsättning, webbplatstrafik och personalomsättning.
Det finns två typer av nyckeltal (KPI): ledande indikatorer (prediktiva mått) och efterföljande indikatorer (reflekterande mått).
Ledande indikatorer kan hjälpa organisationer att förutse framtida prestanda, medan eftersläpande indikatorer ger insikter baserade på tidigare resultat (historiska data).
Du hittar organisationer som använder KPI i flera olika sammanhang:
- Finansiella KPI:er: Mät finansiella prestationer, såsom intäktstillväxt eller vinstmarginaler.
- Operativa KPI:er: Utvärdera operativ effektivitet, såsom produktionskostnader eller cykeltider.
- Kund-KPI:er: Utvärdera kundnöjdhet och engagemang, till exempel Net Promoter Score (NPS) eller kundlojalitet.
- KPI:er för anställda: Övervaka anställdas engagemang och granska prestationer, inklusive omsättningshastighet eller anställdas nöjdhetsbetyg.
Här är en snabbguide till implementering av KPI:er:
- Identifiera mål: Bestäm vad du vill uppnå på organisations-, avdelnings- eller individnivå.
- Välj relevanta KPI:er: Välj KPI:er som stämmer överens med dina mål och ger användbara insikter.
- Sätt upp mål: Fastställ tydliga mål för varje KPI för att definiera och mäta framgång.
- Samla in data: Implementera system för att samla in och analysera data relaterade till dina valda KPI:er.
- Övervaka framsteg: Granska regelbundet KPI-prestanda för att utvärdera framsteg och göra nödvändiga justeringar.
- Kommunicera resultat: Dela KPI-resultat med intressenter för att främja transparens och ansvarsskyldighet.
👀 Visste du att? 80 % av dina resultat kommer från 20 % av dina ansträngningar. Fokusera därför på ett fåtal kritiska KPI:er som har störst inverkan.
Exempel på KPI
📌 Mätvärden för prestationsbedömning
- Försäljningsintäkter: Mäter det totala antalet avslutade affärer och intäkter som genererats av en anställd.
- Kundnöjdhet: Mäter kundernas nöjdhet med en anställds service – deras CSAT-poäng.
- Mötesnärvaro: Mäter medarbetarens närvaro vid möten och utbildningar.
📌 Mätetal för affärsresultat
- Intäktsökning: Mäter den procentuella ökningen av intäkterna under en viss period.
- Kundbortfallsfrekvens: Mäter hur snabbt kunder slutar att göra affärer med ett företag.
- Marknadsandel: Mäter den procentuella andel av marknaden som ett företag betjänar.
- Avkastning på investering (ROI): Mäter lönsamheten för en investering.
📮 ClickUp Insight: 78 % av våra undersökningsdeltagare har svårt att hålla motivationen uppe när det gäller långsiktiga mål. Det beror inte på bristande drivkraft – det är så våra hjärnor fungerar! Vi behöver se framgångar för att hålla motivationen uppe. 💪Det är precis där ClickUp kommer in i bilden.
Spåra prestationer med ClickUp Milestones, få omedelbar översikt över framstegen med rollups och håll fokus med smarta påminnelser i ClickUp. Att visualisera dessa små framsteg skapar momentum för långsiktigt arbete.
💫 Verkliga resultat: ClickUp-användare rapporterar att de kan hantera cirka 10 % mer arbete utan att bli överbelastade.
Skillnaden mellan OKR och KPI
Nu när vi har sett hur OKR och KPI var för sig kan gynna din organisation och hur du kan ställa in dem, ska vi dyka in i detaljerna för att utforska deras olika syften.
| Aspekt | OKR | KPI |
| Målsättning | Ambitiösa, kvalitativa mål med stödjande kvantitativa nyckelresultat | Specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna (SMART) mått |
| Syfte | Definiera strategisk inriktning och inspirera till handling | Följ framstegen mot specifika mål |
| Omfattning | Övergripande mål | Smala, specifika mått |
| Tidsram | Vanligtvis kvartalsvis | Kan användas för olika tidsramar – dagligen, veckovis, månadsvis och andra. |
| Flexibilitet | Mer flexibelt och anpassningsbart till förändrade omständigheter, ofta fastställt för längre perioder. | Mindre flexibel |
Målsättning
OKR betonar kvalitativa, ambitiösa och långsiktiga mål som inspirerar och utmanar organisationen. De fokuserar på ”vad” organisationen strävar efter att uppnå, till exempel ”Öka marknadsandelen” eller ”Bli branschledande inom kundnöjdhet”.
KPI:er fokuserar däremot på SMART-mått och hur du kan uppnå ett mycket specifikt mål, till exempel ”öka antalet besök på webbplatsen med 15 % till nästa månad”.
🧠 Kul fakta: Vissa experter kallar OKR för ”KPI med själ” eftersom de tillför sammanhang och syfte till mätvärdena och kopplar resultaten direkt till organisationens uppdrag.
Syfte
OKR är ett kraftfullt verktyg för att definiera strategisk inriktning, inspirera till handling och samordna team inom organisationen. De ger en gemensam förståelse för organisationens mål, motiverar medarbetarna och främjar en kultur av ansvarstagande.
KPI:er är mer beslutsorienterade. Deras huvudsakliga syfte är att spåra framsteg, mäta prestanda och identifiera förbättringsområden inom en viss process eller aspekt av verksamheten, samt att stödja datadrivna beslut.
Omfattning
OKR erbjuder vanligtvis ett övergripande ramverk som styr den övergripande strategiska visionen för organisationen, teamet eller projektet.
👉🏼 Ett OKR kan till exempel vara ”Öka marknadsandelen i Europa” eller ”Lansera en ny produkt som uppnår 10 000 nedladdningar under det första kvartalet”.
KPI:er ger detaljerad inblick i specifika affärsområden, såsom försäljning, marknadsföring, intäkter eller medarbetarnas prestationer. De fokuserar på smalare, mer specifika mått som ger en detaljerad bild av prestationen.
👉🏼 För ett säljteam kan till exempel KPI:er relaterade till OKR:et ”Öka marknadsandelen i Europa” inkludera ”Öka försäljningsintäkterna i Europa med 15 %” eller ”Utöka distributionskanalerna i tre nya europeiska länder”.
Tidsram
OKR fungerar bäst när de planeras på lång sikt, vanligtvis minst ett kvartal. Denna tidsram skapar en balans mellan kortsiktigt fokus och långsiktig strategisk inriktning, vilket möjliggör regelbundna översyner och justeringar för att hålla organisationen på rätt spår och anpassningsbar till förändringar.
KPI:er är däremot mer flexibla. De behöver bara en tidsram och kan spåras över dagar, veckor eller till och med år, som den måttstock som används i de flesta organisationer, Annual Recurring Revenue (ARR).
👉🏼 Till exempel hjälper den dagliga webbplatstrafiken till att övervaka kortsiktiga trender, medan kundomsättningsgraden vanligtvis mäts månadsvis eller årsvis. Denna flexibilitet gör det möjligt för företag att spåra prestanda på olika detaljnivåer och få insikter om både omedelbara framsteg och långsiktiga trender.
Flexibilitet
OKR är i sig flexibla och anpassningsbara till varje organisations unika behov och omständigheter. De baseras på företagets mål, mission och vision. Denna flexibilitet möjliggör justeringar för att återspegla förändrade marknadsförhållanden, nya möjligheter och oväntade utmaningar.
👉🏼 Om en konkurrent till exempel lanserar en banbrytande ny produkt kan en organisation snabbt justera sina OKR för att hantera det senaste hotet och behålla sin konkurrensfördel.
Å andra sidan bör KPI:er i allmänhet förbli konsekventa över tid för att säkerställa meningsfulla jämförelser av prestationstrender och identifiera områden som kan förbättras. Frekventa ändringar av KPI:er kan göra det svårt att spåra framsteg på ett korrekt sätt, identifiera grundorsakerna till prestationsproblem och visa effekten av förbättringsinitiativ.
OKR vs. KPI vs. KRA
Ett annat ramverk som ofta förväxlas med OKR och KPI är KRA (Key Result Areas). KRA är SMART-mål som organisationer sätter upp för att följa upp framsteg och framgångar i olika roller. De listar de viktigaste ansvarsområdena för ett visst jobb eller en viss roll.
Sammanfattningsvis:
- KRA definierar de viktigaste områdena där en organisation behöver utmärka sig.
- OKR sätter upp ambitiösa mål inom dessa nyckelområden.
- KPI mäter framstegen mot uppnåendet av dessa mål.
OKR vs. KPI vs. MBO
På samma sätt är MBO (Management by Objectives) ett ramverk som ofta används tillsammans med KPI och OKR för att mäta prestanda. MBO är en process där chefer och enskilda teammedlemmar gemensamt sätter upp mål och anpassar individuella mål till bredare organisatoriska mål.
👉🏼 Låt oss säga att ett marknadsföringsteam har som mål att öka varumärkeskännedomen för en ny serie miljövänliga sportkläder:
- OKR skulle vara att bli det ledande miljövänliga sportklädesmärket på målmarknaden.
- KPI skulle mäta den totala webbplatstrafiken från alla källor.
- MBO skulle vara det individuella målet för varje medlem i marknadsföringsteamet, till exempel att öka trafiken med 25 % under nästa kvartal med hjälp av betalda annonser.
📚 Läs också: OKR och MBO
Integrera OKR och KPI i projektledning
Genom att integrera OKR och KPI i ditt projektledningssystem kan du koppla varje enskilt projekt till ditt övergripande huvudmål. Samtidigt möjliggör de data som samlas in via KPI datadrivna beslut under hela projektets livscykel.
ClickUp, appen för allt som rör arbete, samlar alla dina behov av målsättning, uppföljning och projektledning på ett ställe, vilket gör prestationsövervakningen enkel.
📮 ClickUp Insight: Tror du att din att göra-lista fungerar? Tänk om. Vår undersökning visar att 76 % av yrkesverksamma använder sitt eget prioriteringssystem för uppgiftshantering. Ny forskning bekräftar dock att 65 % av arbetstagarna fokuserar på enkla vinster framför högvärdiga uppgifter utan effektiv prioritering.
ClickUps uppgiftsprioriteringar förändrar hur du visualiserar och hanterar komplexa projekt genom att enkelt markera kritiska uppgifter. Med ClickUps AI-drivna arbetsflöden och anpassade prioritetsmarkeringar vet du alltid vad du ska ta itu med först.
Låt oss titta på hur du kan implementera OKR och KPI i ditt projektledningssystem.
1. Definiera OKR på projektnivå
Börja med att granska organisationens övergripande strategiska mål och relevanta OKR på företagsnivå. Fråga dig sedan hur ett visst projekt kan bidra till dessa övergripande mål.
Du kan också genomföra en brainstorming-session med ditt ledningsteam för att samla in synpunkter på potentiella OKR på projektnivå. Kom ihåg att målet är att sätta upp ”ambitiösa”, resultatinriktade mål.
Med ClickUp Docs kan du samla viktig dokumentation kring målsättningsprocessen på ett ställe, medan ClickUp Brain – ClickUps egenutvecklade AI – hjälper dig att brainstorma idéer och komma fram till relevanta mål att sträva efter. Det kan också sammanfatta beslut kring mål och målsättningar, så att alla är på samma sida.
Be helt enkelt ClickUp Brain att granska dina olika dokument och föreslå OKR som kopplar ditt övergripande mål till ett specifikt projekt. Och voilà! Du får kontextuella förslag som du kan förfina ytterligare med hjälp av uppmaningar.
När du har bestämt dig för dina mål kan du be AI att skapa ett färdigt dokument som förklarar dina mål och viktigaste resultat, som du kan dela med resten av teamet.
2. Identifiera relevanta KPI:er
Nästa steg är att välja KPI:er som beräknar framstegen mot de nyckelresultat du har satt upp för dina mål. Detta ger dig värdefull insikt i projektets prestanda, hjälper dig att identifiera områden som kan förbättras och gör det möjligt att fatta datadrivna beslut för att säkerställa projektets framgång.
💡 Proffstips: Fråga dig själv: ”Visar denna KPI verkligen om vi närmar oss vårt mål?” Ett annat tips är att undvika alltför komplexa eller svårmätbara KPI:er. Välj istället mått som är lätta att förstå, följa och tolka.
3. Integrera dina OKR och KPI med ditt projektledningsverktyg
När du har bestämt dig för dina KPI:er och kontrollerat att deras datakälla är korrekt kan du inkludera dem i dina uppgifter och projekt. Du kan till exempel använda ClickUps anpassade uppgiftsstatusar som ”På rätt spår”, ”Försenad”, ”Avspårad” och andra för att övervaka dina KPI:er.
ClickUp erbjuder även gratis mallar som förenklar denna process, till exempel ClickUp OKRs-mallen. Detta superintuitiva planeringsverktyg är utformat för att hjälpa team att effektivt sätta upp, följa upp och uppnå sina OKR.
Här är vad denna OKR-mall innehåller:
- Planeringsrytm: Här beskrivs den grundläggande strukturen och tidsplanen för OKR-planering, till exempel kvartalsvisa eller halvårsvisa cykler, för att säkerställa en konsekvent och aktuell målsättning.
- OKR-listor: Dessa listor gör det möjligt för team att dela upp stora mål i specifika, mätbara delmål och följa framstegen mot varje nyckelresultat.
Mallen har också flera anpassningsbara fält som hjälper dig att kategorisera och organisera dina OKR. För varje uppgift kan du lägga till en tagg, till exempel Mål, Nyckelresultat, Planering och Spel.
På samma sätt kan du också dela in uppgifter i en specifik ”initiativ”. Ännu bättre är att en förloppsindikator spårar slutförandegraden baserat på antalet åtgärdspunkter du markerar.
När du har skapat ditt OKR-system är nästa steg att lägga till dina KPI:er. Du kan göra detta genom att lägga till några fler anpassade fält för dina uppgifter:
- Målvärde: Nummerfält för att notera KPI:s målvärde
- Faktiskt värde: Talfält för att notera det aktuella KPI:ets faktiska värde
- Skillnad: Formelfält för att ange skillnaden mellan målvärdet och det faktiska värdet.
- Framsteg (%): Ett annat formelfält för att beräkna procentandelen av det uppnådda målvärdet.
I ClickUp kan du använda nedanstående koder för att ställa in dessa formelfält:
- Skillnad: (fält(”Målvärde”) – (fält(”Faktiskt värde”)
- Framsteg: CONCATENATE((fält(”Aktuellt värde”) / fält(”Målvärde”)) * 100, ”%”)
Naturligtvis kan du använda KPI-mallen från ClickUp för att smidigt ställa in, övervaka och analysera viktiga prestationsindikatorer, så att ditt team håller sig på rätt spår mot affärsmålen. Anpassa den efter din bransch och få realtidsinsikter om prestationstrender.
Här är vad den här mallen kan göra för dig:
- Anpassade KPI-instrumentpaneler: Visualisera framsteg med dynamiska diagram och rapporter
- Automatiserad spårning: Sätt upp mål och övervaka prestanda utan ansträngning
- Samarbete och aviseringar: Tilldela KPI-ägare och få uppdateringar i realtid.
💡Proffstips: Kombinera din KPI-spårningsmall med SMART-målmallen från ClickUp för att sätta upp tydliga, genomförbara mål som stämmer överens med dina nyckeltal, så att varje mål blir specifikt, mätbart och effektivt!
4. Skapa instrumentpaneler för att följa framstegen
Nu när du har ställt in dina OKR och KPI är nästa steg att följa upp dem. Det bästa sättet att göra detta är att använda OKR-dashboards och KPI-förloppsdiagram.
Dessa konsoliderar viktiga mätvärden och uppdateringar om framsteg på en enda, lättillgänglig plats så att du inte behöver söka igenom olika kalkylblad, rapporter och datakällor.
I ClickUp har du en inbyggd funktion för målsättning och uppföljning – ClickUp Goals – som gör att du kan övervaka framstegen mot dina mål i realtid med hjälp av anpassningsbara instrumentpaneler och förloppsindikatorer. Den ger dig också en hel del alternativ för att organisera dina data, bland annat:
- Sammanfattning av framsteg: För att följa framstegen mot nyckelresultat och projektets totala slutförande.
- Gantt-diagram: För att visualisera projektets tidsplan och identifiera potentiella flaskhalsar.
- Cirkeldiagram: För att illustrera fördelningen av projektuppgifter eller resursallokering.
- Sifferwidgets: För att visa KPI:er som budgetförbrukning, kundnöjdhetspoäng och uppgiftsgenomförandegrad.
Dessa visuella rapporter kan hjälpa dig att identifiera styrkor och svagheter, upptäcka potentiella risker och fatta välgrundade beslut om olika aspekter av ditt projekt, så att allt går enligt plan.
5. Granska framstegen regelbundet
Det sista steget är att schemalägga regelbundna avstämningar (t.ex. varje vecka eller varannan vecka) för att granska framstegen. Under denna tid kan du analysera de data som samlats in genom KPI:er för att justera nyckelresultat, revidera tidsplaner eller omfördela resurser.
Bästa praxis för OKR och KPI
Slutligen följer här några bästa praxis för att fastställa och hantera OKR:
- Sätt upp mål som är ambitiösa men ändå uppnåeliga. De ska inspirera och motivera medarbetarna att nå de önskade resultaten, inte överväldiga dem och till slut utbränna dem.
- Fokusera på ett litet antal OKR (vanligtvis 2–4 mål med 3–5 nyckelresultat vardera) för att upprätthålla tydlighet och fokus.
- Uppmuntra kontinuerlig feedback mellan teammedlemmarna om deras framsteg med OKR. Detta kan hjälpa till att identifiera hinder tidigt och möjliggöra gemensam problemlösning.
På samma sätt bör du se till att göra följande när du fastställer KPI:er:
- Välj mätvärden som har tydliga och tillförlitliga datakällor och som kan kvantifieras och spåras över tid.
- Automatisera KPI-spårning så att du sparar tid och får exakta resultat.
- Använd instrumentpaneler och diagram för att visualisera KPI-data och identifiera trender och mönster.
Slutligen, se till att KPI:er stöder uppnåendet av OKR genom att välja mätvärden som direkt mäter framstegen mot de viktigaste resultaten. Denna anpassning skapar perfekt harmoni mellan organisatorisk anpassning och accelererad tillväxt.
Konfigurera AI-drivna OKR- och KPI-system med ClickUp
Sammanfattningsvis fokuserar OKR på ”vad” du vill uppnå och ”varför” det är viktigt. De utgör ett ramverk för ambitiös målsättning och strategisk inriktning.
KPI:er fokuserar på ”hur” du utvecklas mot dina mål. De tillhandahåller data för att spåra prestationsmått och identifiera områden som kan förbättras. Vanligtvis behöver du några KPI:er relaterade till varje nyckelresultat för att mäta framsteg och maximera dina OKR-insatser.
Även om detta kan göras manuellt kan automatisering av många av dessa processer med hjälp av ett projektledningsverktyg som ClickUp avsevärt öka effektiviteten och effektivisera hela OKR-processen.
Du kan till exempel utlösa uppdateringar av uppgifter baserat på KPI-framsteg, visualisera prestanda i realtid med smarta diagram och utnyttja ClickUp Brain för brainstorming och repetitiva arbetsuppgifter – två uppgifter som ofta tar mest tid. Resultatet: mindre ansträngning och större effekt!
Vill du hantera dina OKR och KPI bättre? Registrera dig gratis på ClickUp.