Öka bruttovinsten, optimera intäktstillväxten, minska den genomsnittliga handläggningstiden för supportärenden, förbättra marknadsföringsteamets prestanda – det finns dussintals processer och strategiska mål som kan spåras med rätt KPI:er.
Så hur kommer du igång? Du behöver en uppsättning bra KPI:er som är relevanta för just dina mål, och du måste lära dig att skapa ett KPI-resultatkort för att effektivt kunna följa framstegen mot dessa mål.
Är du redo att sätta igång? Läs nedan för en djupgående guide till KPI-resultatkort, plus steg för att skapa dina egna.
Vad är ett KPI-resultatkort?
Låt oss börja med vad KPI:er är: Nyckeltal (KPI:er) är mått som används för att kvantifiera och följa upp framstegen mot dina mål. Så vad är ett KPI-resultatkort?
Tänk på det som de poängblad som du och dina vänner kanske använder för att spåra era poäng under en bowlingkväll eller när ni spelar ett brädspel. Det är en visuell representation av dina KPI:er som gör det lättare att spåra och mäta framsteg mot olika mål. De spårar KPI:er på individnivå, per team eller avdelning, eller på företagsnivå.
Fördelar med att använda ett KPI-resultatkort
Det är en sak att förstå vad ett KPI-resultatkort är – men varför ska du använda dem? Det finns många skäl:
- KPI-resultatkort gör det enkelt att se mål och målsättningar – och det främjar transparensen i hela företaget.
- De håller fokus på att uppnå specifika mål, vilket i sin tur gör att människor tar ansvar ✨
- KPI-resultatkort är ett lättläst prestationsmått som låter dig spåra prestationer för individer, team, avdelningar eller till och med organisationens prestationer som helhet.
- Använd KPI-resultatkort som underlag för strategisk planering och projektprognoser.
- Eftersom KPI-resultatkort lägger tonvikten på särskilda mål eller målsättningar, ser de till att alla är i linje med din övergripande strategi.
- När du följer utvecklingen kommer du att märka att vissa områden inte utvecklas lika bra som andra – och detta ger dig insikter om vilka områden som behöver processförbättringar 🛠️
Olika typer av KPI-resultatkort
I slutändan kan KPI-resultatkort ha vilken form som helst som är mest användbar för dig och ditt team. Oavsett om du mäter den totala prestationen eller spårar mål för enskilda anställda kan du använda diagram, grafer och andra datavisualiseringar för att göra det enklare att spåra framsteg.
Vissa KPI-resultatkort visar data i listformat och använder färgkodning för att skilja mellan KPI:er som ligger på rätt spår och sådana som inte gör det.
Använd ClickUp KPI-mallen för att skapa ett snabbt och enkelt KPI-resultatkort. Denna KPI-resultatkortmall möjliggör anpassade statusar för varje uppgift eller mål, fält som låter dig lägga till olika attribut till dina KPI:er, anpassade vyer som visar dina KPI:er från olika vinklar och mycket mer.
Det finns många sätt att närma sig ett KPI-resultatkort, men det finns en metod som är särskilt populär – och den kommer vi att gå in på i detalj nedan. 👀
Det balanserade KPI-resultatkortet
Balanced Scorecard (BSC) är ett KPI-resultatkort som skapats av Dr David Norton, medgrundare av konsultföretaget Renaissance Solutions, och Dr Robert Kaplan, professor i ledarskapsutveckling vid Harvard Business School.
Denna typ av KPI-resultatkort sammanställer KPI:er som utvärderar organisationens totala prestanda ur fyra olika perspektiv.
- Det finansiella perspektivet: Dessa inkluderar mätvärden som utvärderar ditt företags finansiella resultat. Vinstmarginaler, inkomstmål och intäkter är alla exempel på finansiella KPI:er ✨
- Kundens eller intressenternas perspektiv: KPI:er ur kundperspektivet mäter faktorer som kundnöjdhet, kundlojalitet, nettopromotorscore och så vidare. För intressenterna mäter du sannolikt deras inställning, vilket inkluderar hur positivt de ser på ditt företag, deras nöjdhet och andra mått relaterade till intressenternas engagemang och framgång.
- Interna processer: KPI:er för detta perspektiv analyserar hur väl ditt företag fungerar och hur effektivt du levererar din produkt eller tjänst. Dessa prestationsmått mäter framgången för logistik, orderhantering och andra affärsprocesser.
- Lärande och tillväxt: Dessa KPI:er betraktar saker ur dina anställdas perspektiv. De mäter saker som investeringar i utbildning, kompetensutveckling, arbetsplatskultur, tekniska verktyg och resurser samt medarbetarengagemang.
Namnet säger allt: Balanced Scorecard ger dig en ”balanserad” bild av hur väl ditt företag presterar ur fyra olika – och avgörande – perspektiv. Det låter dig också snabbt identifiera potentiella problem (som minskat engagemang hos medarbetarna eller sjunkande kundlojalitet), vilket gör det enkelt att hitta källan till problemet och skapa en strategi för att hantera det innan det spårar ur.
Det bästa av allt? Att använda Balanced Scorecard hindrar dig inte från att skapa andra KPI-resultatkort. Använd gärna denna metod för att utvärdera företagets prestanda som helhet – och skapa även resultatkort på avdelnings- eller teamnivå för att enklare hantera projekt och mäta deras framgång.
Hur man skapar ett KPI-resultatkort för att förbättra projektets prestanda
Är du redo att börja skapa dina egna KPI-resultatkort? Oavsett om du vill skapa en övergripande strategikarta för ditt företag, utvärdera affärsmål eller spåra och förbättra projektflöden, följ stegen nedan. 🤩
1. Definiera omfattningen
Eftersom KPI-resultatkort övervakar allt från företagsövergripande organisatoriska mål till individuella framgångar, är det första steget att definiera omfattningen av ditt resultatkort. Säljteam spårar andra KPI:er när de uppnår sina mål än de KPI:er som en organisation som helhet kan använda för att uppnå affärsmål.
Välj mellan resultatkort för företaget som helhet, avdelningar inom företaget och team som arbetar med särskilda projekt, eller skapa resultatkort på individnivå för att uppmuntra anställda att uppnå sina egna mål.
2. Skissera dina mål
Vad vill du uppnå med dina KPI-resultatkort? Vill du förbättra kundlojaliteten eller generera mer trafik till din webbplats? Vill du förbättra marknadsföringskampanjerna eller medarbetarnas tillfredsställelse?
Välj vilket mål du vill – men innan du skapar ett KPI-resultatkort måste du tydligt beskriva dessa mål och välja rätt KPI:er att följa under resans gång.
När du definierar dina mål bör du också tänka på tidsramen. Om du till exempel vill minska kundbortfallet med en viss procentandel före slutet av nästa kvartal måste ditt resultatkort spegla framstegen mot det målet under den angivna tidsperioden.
Tips: Prova SMART-kriterierna!
Har du svårt att definiera mål? Ett sätt att tydliggöra dina mål är att följa SMART-kriterierna. ”SMART” står för Specific (specifikt), Measurable (mätbart), Achievable (uppnåeligt), Relevant (relevant) och Time-bound (tidsbundet). Genom att använda denna metod istället för att generalisera blir dina mål kristallklara.
Du kan till exempel sätta upp ett mål om att minska dina kundanskaffningskostnader (CAC) – men det är ganska vagt. Följ SMART-kriterierna för att förfina det målet.
- Specifikt: Du vill minska kostnaden för att skaffa kunder på sociala medier.
- Mätbart: Du vet hur mycket det kostar att skaffa kunder på sociala kanaler just nu – och du kommer att fortsätta analysera den informationen medan du jobbar på att sänka kostnaden.
- Uppnåeligt: Du kan inte sänka din CAC till noll, men du måste komma fram till en realistisk procentandel att sikta på.
- Relevant: Fundera över varför du strävar efter detta mål – till exempel för att din CAC ökar snabbare än andra kostnader, eller för att din CAC för en produkt är oproportionerlig jämfört med en annan.
- Tidsbegränsad: Sätt ett realistiskt datum för när du förväntar dig att nå ditt mål.
3. Välj dina KPI:er
När du har fastställt dina mål är du redo att välja KPI:er, eller hur? Inte så snabbt!
Först och främst måste du lära dig skillnaden mellan KPI:er och mätvärden så att du inte av misstag fyller ditt resultatkort med mätvärden istället för KPI:er. Här är den grundläggande skillnaden:
- Mätvärden: Vad du mäter din framgång mot
- KPI:er: Kvantifierbara mått på framsteg mot dina mål
Låt oss ta exemplet med kundanskaffningskostnaden ovan. CAC används oftast som en KPI – med andra ord använder företag den för att spåra framsteg mot att optimera sin CAC – men den fungerar också som ett mått. Jämför dina siffror med ett riktmärke eller en branschstandard. Om den genomsnittliga CAC i din bransch är 100 dollar, jämför din CAC med detta mått för att se om dina kostnader är högre eller lägre än branschstandarden.
När du har klargjort skillnaden mellan KPI:er och mätvärden väljer du KPI:er som är relevanta för de mål du vill uppnå. Det finns dussintals KPI:er att välja mellan, så ta dig tid och välj de som bäst passar det du vill uppnå.
Tips: Mindre är mer!
Du kan skapa en KPI-instrumentpanel som spårar ett tiotal KPI:er relaterade till dina mål, men ofta är det bättre att minimera. Det är som att inte se skogen för alla träd. Du vill inte gå vilse i för mycket data, och du vill definitivt inte spendera all din tid på analyser för att hålla dina KPI-rapporter uppdaterade.
Börja med cirka 10 till 15 olika KPI:er och utgå från dem. Du kanske upptäcker att du kan uppnå rätt balans för dina specifika mål genom att ta bort några eller lägga till några fler. 🌻
4. Utveckla specifika mål att uppnå
Vid det här laget bör du ha dina strategiska mål i åtanke och en lista över effektiva KPI:er som du kan använda för att följa framstegen mot dessa mål. Nästa fråga är: När kommer du att nå ditt mål?
Om du spårar försäljnings-KPI:er – kanske mäter antalet kvalificerade leads som slutligen konverterar – är ditt mål sannolikt att öka antalet konverteringar. Men med hur mycket och under vilken tidsperiod?
Att utveckla mål innebär att komma fram till specifika siffror som ska uppnås. När det gäller konverteringsgrader kanske du vill öka din nuvarande konverteringsgrad från 10 % till 15 % och nå det målet inom tre månader.
5. Hitta rätt verktyg för att följa upp dina KPI:er
Nu när du har definierat dina mål, valt KPI:er och satt upp uppnåeliga mål är du nästan i mål. Det sista steget? Välj ett verktyg som hjälper dig att följa upp dessa KPI:er.
Vissa använder Excel-kalkylblad som standard för detta, och det är ett fungerande alternativ om du bara spårar några grundläggande saker. Men kalkylblad ger dig kanske inte alla funktioner som behövs för att korrekt visualisera framstegen mot dina affärsmål.
Kom också ihåg att KPI-resultatkort delvis är avsedda att öka transparensen – och kalkylblad är inte lika lätta att dela som en KPI-instrumentpanel som alla medlemmar i ditt team har tillgång till när som helst.
Istället för att använda kalkylblad kan du överväga att använda en projektledningsplattform. De bästa av dessa plattformar erbjuder alla tänkbara funktioner – inte bara möjligheten att enkelt hantera flera projekt, utan också utrymme för dig att övervaka analyser, skapa KPI-instrumentpaneler och mycket mer.
Tips: Prova ClickUp!
Om du letar efter det enda verktyget som klarar allt är ClickUp det du behöver. Det är en projektledningsplattform som ger dig ett stort utbud av funktioner, inklusive möjligheten att planera projekt och spåra och prioritera uppgifter.
När det gäller KPI-spårning är det här ClickUp verkligen briljerar. Istället för att använda separata appar eller programvaror för ditt KPI-resultatkort kan du använda ClickUp Goals för att skapa spårbara mål som är kopplade till ditt arbete. Ännu bättre är att ClickUp Goals låter dig spåra framsteg på en mängd olika sätt. Skapa uppgiftsmål, monetära mål, numeriska mål och mycket mer, allt i en lättanvänd instrumentpanel som håller hela ditt team på rätt spår. 🙌
Uppnå dina mål med ClickUp
Vilka är dina mål? Kanske vill du börja spåra KPI:er, eller kanske behöver du en plattform för att spåra uppgifter, förbättra samarbetet eller planera projekt mer effektivt.
Varför inte alla ovanstående? ClickUp ger dig funktionerna för att uppnå alla dessa mål och mer därtill. Registrera dig gratis – och börja utforska alla sätt som ClickUp kan hjälpa dig att uppnå dina mål.