Vi är alla vana vid att använda nyckeltal (KPI) för att övervaka våra framsteg mot målen över tid. Din chef kanske övervakar dina KPI:er, eller så är det du som ansvarar för att sätta upp dem för ditt team.
Men vad är det för nytta med all denna data om du inte gör något med den?
Det är här KPI-rapporter kommer in i bilden. I den här guiden går vi in på detaljerna om vad KPI-rapportering är, varför det är viktigt, vilka mätvärden du bör spåra och mycket mer. Låt oss dyka in och utforska allt som finns att veta om att skapa och hantera KPI-rapporter. 🙌
Vad är en KPI-rapport?
En KPI-rapport är en fysisk eller digital fil som sammanställer prestationsdata för alla KPI:er som du för närvarande spårar. Det är i huvudsak den plats där alla dina KPI-data konsolideras – vanligtvis i en KPI-instrumentpanel – så att det blir lättare för dig att förstå dina data och utvärdera dina nyckeltal.
KPI-rapporter är vanligtvis mycket visuella, så att du och dina teammedlemmar snabbt kan tolka data för att identifiera trender eller utmaningar inom olika affärsmål.
Många team använder en KPI-instrumentpanel som visuellt gränssnitt för att övervaka KPI:er, med rapporterna själva bakom som erbjuder ytterligare data och information.
Varför är KPI-övervakning och rapportering viktigt?
KPI-rapportering ger dig möjlighet att på ett och samma ställe få en överblick över dina resultat i förhållande till alla dina viktigaste KPI:er. Det i sig är värdefullt, men att investera i ett system för att övervaka nyckeltal ger dig ytterligare fördelar.
De bästa KPI-rapporterna gör det möjligt för dig att:
- Spåra dina viktigaste mätvärden visuellt (återigen, vanligtvis från visuella KPI-instrumentpaneler)
- Spåra historiska data och sätt upp riktmärken och mål för framtiden.
- Anpassa och identifiera KPI-rapporteringsmått, trender och mönster
- Identifiera flaskhalsar, problem och projektbegränsningar
- Visa ditt värde eller dina framsteg för intressenterna
- Få tillgång till detaljerade insikter och prestationsdata för att fatta affärsbeslut.
KPI-rapporter är inte bara ett bättre alternativ för datavisualisering – de guidar dig mot dina mål, övervakar dina framsteg och visar dina framgångar hittills. 🏆
Mätvärden vs. KPI: Vad skiljer dem åt?
KPI:er och affärsmätvärden verkar likna varandra, men det finns en viktig skillnad. Så här skiljer du mellan KPI:er och affärsmätvärden:
- Om ett mått spårar din prestation i förhållande till ett viktigt affärsmål är det en nyckeltal.
- Om ett mått spårar din prestation över ett (kärn-/icke-kärn-) affärsmål är det ett affärsmått.
Tänk på KPI:er som en delmängd av affärsmätvärden som endast fokuserar på det som är viktigast för ditt företag.
En viktig prestationsindikator inom säljteamet kan till exempel vara total försäljning. Det är en datapunkt som hela teamet kan mäta och övervaka över tid. Dessutom påverkar dessa datapunkter andra delar av din verksamhet – tänk till exempel på KPI:er för marknadsföring.
En relaterad affärsmätvärde skulle vara omsättningshastighet, som är en faktor som påverkas av antalet eller volymen av försäljningen, men som har en mycket större räckvidd. ✅
Mätvärden som du förmodligen vill inkludera i KPI-rapporter
Även om KPI:er och mätvärden är olika, har båda sin plats i en KPI-instrumentpanel. När du rapporterar dina framsteg mot enskilda KPI:er är det användbart att visualisera dessa mot dina övergripande affärsmätvärden – de siffror som definierar din framgång mot dina mål.
Vissa företag betraktar mätvärden som endast övergripande höjdpunkter, medan andra använder mätvärden och KPI:er på ett mycket mer utbytbart sätt. Vilka KPI-mätvärden som är viktiga för dig beror på din bransch och roll, men vanliga mätvärden som ingår i KPI-rapporter är bland annat:
- Total försäljning
- Kundlojalitet
- Kundnöjdhet
- Marknadsandel
- Medarbetarnas trivsel
- Kundanskaffningskostnad
- Kundens livstidsvärde
- Avkastning på investering
- Avgångsfrekvens
- Nettovinstmarginal
- Intäktstillväxt
- Konverteringsfrekvens
- Kassaflöde
Fundera över vilka affärsmått och KPI-exempel som passar bäst för din roll och dina ansvarsområden, och använd dem i din KPI-rapportering. På så sätt får du en bättre bild av hur dina individuella KPI:er hänger ihop med framgång i större skala.
De tre vanligaste typerna av KPI-rapporter du bör känna till
De flesta KPI-rapporter för företag är otroligt omfattande och kan hantera alla typer av prestationsdata.
Det finns dock fortfarande tre olika typer av rapporter som du använder för olika ändamål:
1. Operativa rapporter
Operativa rapporter fokuserar på ditt faktiska resultat i den dagliga verksamheten. Datapunkterna i operativa rapporter övervakas regelbundet för att utvärdera ditt faktiska resultat i förhållande till dagliga, repetitiva aktiviteter och affärsmål. 💰
Exempel på operativa rapporter inkluderar:
- Försäljning (månadsvis, kvartalsvis eller årsvis)
- Kassaflöde
- Gäldenärer eller fordringsägare
Genom att regelbundet följa upp dessa mätvärden och KPI:er får du insikt i prestandan och möjlighet att göra justeringar utifrån potentiella hinder, utmaningar eller möjligheter. Team som regelbundet övervakar sin försäljning eller sitt kassaflöde får möjlighet att agera snabbare, vilket leder till färre problem och ökad tillväxt.
2. Analytiska rapporter
Dessa rapporter är inriktade på att ge dig detaljerade analytiska insikter om dina viktigaste mätvärden. De lyfter vanligtvis fram trender för prestationsindikatorer som visar om du är på rätt väg. 🌻
Exempel på analytiska rapporter inkluderar:
- Försäljningstillväxt jämfört med föregående år eller kvartal
- Kundlojalitet
- Kundnöjdhetsbetyg
Analytiska rapporter fungerar som ett användbart riktmärke för var du befinner dig nu, var du har varit och hur din framtid kan se ut. Använd dessa rapporter för att reflektera över vad som har fungerat bra och identifiera områden som behöver förändras eller förbättras innan de blir ett problem i framtiden.
3. Strategiska rapporter
Strategiska rapporter fokuserar på att ge dig detaljerad insikt i den aktuella statusen för din affärsstrategi, företagets hälsa och vart det är på väg. Beslutsfattare använder dessa rapporter för att få praktisk insikt i sin fortsatta tillväxt. 📈
Exempel på strategiska rapporter:
- Andel av försäljningen från en specifik produkt, marknadsföringskampanj eller region
- Marknadsandel över tid
- Kommande projekt
Dessa strategiska rapporter ger dina beslutsfattare och intressenter värdefull information så att de kan fatta välgrundade beslut. Genom att identifiera en trendökning från en marknadsföringskampanj kan du prioritera utgifterna och justera andra kampanjer för att uppnå största möjliga effekt.
Genom att övervaka din inkommande projektlista kan du känna dig trygg med att ditt arbetsflöde är stabilt eller få motivation att sluta nya avtal.
Hur man skapar en pålitlig och insiktsfull KPI-rapport
Du förstår dina övergripande affärsmått och dina övergripande KPI:er. Förhoppningsvis inser du värdet av en KPI-instrumentpanel eller rapport för att verkligen kunna utnyttja insiktsfulla datapunkter.
Nu ska vi visa dig hur du skapar din egen KPI-rapport för att bättre planera, bygga och dela dina mätvärden med hjälp av KPI-programvara.
1. Definiera dina mål
Bestäm vad du vill uppnå med dina KPI-rapporter. Bekräfta målet för rapporten, hur den ska användas, huvudmålgruppen och hur du ska dela den.
Dessa kriterier hjälper dig inte bara att bättre förstå dina egna strategiska mål, utan ger dig också information om hur du ska utforma rapportens design och funktionalitet. 🎯
2. Bestäm vilka specifika KPI:er du vill spåra
Det finns hundratals exempel på KPI-rapportering som du kan övervaka, men du behöver inte täcka alla. Bestäm vilka KPI:er som är mest värdefulla utifrån dina mål och förbered data så att den är redo att visas.
Granska dina interna register för att se om du redan spårar denna KPI eller om du behöver skapa ett nytt system. Fundera över om datakällan är korrekt, vem som ansvarar för att hålla den uppdaterad och vilka åtgärder du behöver vidta innan du kan använda den i din rapport.
KPI:er behöver inte alltid relatera till monetära värden eller produktionssiffror. Vissa KPI:er som du kanske vill överväga handlar om tidshantering.
Därför är ClickUps rullande tidsfunktion i instrumentpaneler ett utmärkt val för att spåra uppgifter i olika utrymmen och inom en specifik tidsram.
3. Välj hur du vill visualisera dina KPI:er
Råa KPI:er presenteras ofta i form av siffror eller uttalanden och är inte lätta att förstå vid första anblicken. För att dina KPI-rapporter ska bli användbara måste du använda datavisualisering för att kommunicera ditt företags resultat på ett mer meningsfullt sätt.
Bestäm det bästa sättet att presentera dina data och utforma sedan diagram, grafer och diagram med ett datavisualiseringsverktyg. Håll din presentation enkel.
Målet är att snabbt kommunicera insikter och trender. Intressenter och chefer kan alltid fördjupa sig i dina KPI-rapporteringsexempel om de vill få mer detaljerad information. 📊
4. Använd programvara för att skapa en KPI-rapport
Att manuellt skapa egna KPI-rapporter är tidskrävande och kan leda till fel. Det finns ett mycket bättre sätt att skapa och övervaka dina KPI-rapporter – nämligen med ClickUp Goals.
ClickUp Goals introducerar ett nytt sätt för ditt team att spåra mål och nyckelresultat (OKR) samt målsättningar. Vår mycket visuella plattform gör det möjligt för dina teammedlemmar att hålla sig på rätt spår tack vare tydliga mål, användarvänliga tidslinjer och automatisk spårning av framsteg.
Lägg till dina egna mål, målsättningar eller KPI:er och anpassa dem helt efter dina behov. Spåra framsteg med numeriska, monetära, sant/falskt- eller uppgiftsmål. Visualisera dessa data i en mycket visuell KPI-rapporteringsdashboard som gör att du kan se dina framsteg mot flera KPI:er samtidigt.
Det är enkelt att skapa din egen KPI-rapport med ClickUp Goals, men om du letar efter ett ännu enklare sätt har vi lösningen för dig. KPI-mallen från ClickUp är förkonfigurerad och innehåller allt du behöver för att övervaka dina mätvärden och KPI:er – allt du behöver göra är att lägga till dem i mallen.
5. Dela din KPI-rapport
När din KPI-rapport är klar kan du börja dela den med intressenter, beslutsfattare, teammedlemmar och alla andra som är intresserade av dina framsteg.
Om du använder ClickUp för din KPI-rapportering är det enkelt att dela dina rapporter med vem som helst när som helst. Samarbete och kommunikation förbättrar alltid dina processer så att du får den mest framgångsrika strategin för KPI-rapportering.
Använd inställningarna för sekretess och delning för att anpassa vem som har tillgång till vilka mål, och tagga teammedlemmar så att de kan övervaka sin individuella påverkan på specifika mål och målsättningar. 💬
9 exempel på KPI-rapporter och mallar som förenklar processen
Du kan skapa en KPI-rapport baserad på valfri mätparameter eller KPI i valfritt team, oavsett om det gäller försäljning, drift, HR eller marknadsföring. Låt dig inspireras av dessa exempel på KPI-rapporter och upptäck ett nytt sätt att övervaka och presentera dina data med hjälp av vår favoritprogramvara för KPI-rapportering och målspårningsapp, ClickUp.
1. ClickUp Balanced Scorecard Whiteboard-mall
Balanced Scorecard-mallen från ClickUp är ett av de mest visuella sätten att spåra data och se framsteg inom ett antal KPI:er, inklusive operativa KPI:er, marknadsförings-KPI:er och finansiella KPI:er.
Bjud in teammedlemmarna att analysera data, förstå kundernas behov, sätta upp mål och följa olika KPI-framsteg med denna mall för ett balanserat styrkort för samarbete.
2. ClickUp-mall för företagets OKR och mål
Alla företag har OKR, mål och målsättningar som de vill följa upp. Med ClickUps mall för företagets OKR och målsättningar kan du enkelt göra just det i den bästa OKR-programvaran som finns på marknaden idag.
Med den här mallen för målsättning kan du prioritera specifika mål och samordna teammedlemmarna kring samma mål.
3. ClickUp-mall för lärande och utvecklingsprojekt
För många organisationer har det blivit en viktig KPI att följa upp sina anställdas lärande och utveckling. Använd ClickUps mall för lärande- och utvecklingsprojekt för att sätta upp ett mål för ditt nästa lärandeprojekt och följ sedan upp KPI-framstegen så att du kan rapportera om projektets effekter på ett mer effektivt sätt.
4. Mall för månatlig rapport om företagets status från ClickUp
Om du måste lämna en månatlig uppdatering eller projektstatusrapport för ditt team eller din avdelning är ClickUps mall för månatlig affärsstatusrapport ett effektivt exempel på en KPI-rapport för dig.
Denna rapport i memostil gör det möjligt för dig att spåra och visualisera prestationsmått och lägga till sammanfattningar och sammanhang i form av en rapport.
5. ClickUp OKR-ramverksmall
Att övervaka dina OKR:er i hela företaget kan bli överväldigande om du inte har ett system som fungerar. Använd OKR Framework Template från ClickUp för att införa en mer robust process som gör det möjligt för dig att sätta upp SMART-mål och följa deras framsteg i realtid.
6. ClickUp-mall för kvartalsvis verksamhetsöversikt
Att kontrollera dina framsteg varje kvartal har blivit en användbar vana för de flesta organisationer. Använd ClickUps mall för kvartalsvis verksamhetsöversyn för att effektivisera processen och presentera dina KPI-framsteg på ett mer visuellt sätt.
7. ClickUp-mall för KPI-instrumentpanel för försäljning
Försäljnings-KPI:er är ett måste för alla effektiva säljteam. Använd ClickUps mall för försäljnings-KPI:er för att motivera ditt team att nå gemensamma mål, med en design som gör det möjligt för alla att se vilka KPI:er som är mest värdefulla och hur framstegen ser ut hittills.
8. ClickUp Warehouse KPI-instrumentpanelmall
Precis som säljteam är lagerteam starkt motiverade av sina KPI:er. ClickUps mall för lager-KPI:er har utformats speciellt för lagerteamens behov med KPI-spårning, datavisualisering i realtid och viktiga operativa insikter.
9. Mall för veckovis statusrapport i ClickUp
Om du rapporterar om mätvärden som förändras dagligen är en veckorapport till ditt team ett utmärkt sätt att hålla alla informerade och motiverade att nå era gemensamma mål. Använd ClickUps mall för veckorapport för att kommunicera dina framsteg vecka för vecka, så att du kan övervaka framstegen och vidta åtgärder snabbt.
Gör KPI-rapporteringen enklare med ClickUp
Att använda KPI:er är ett av de enklaste sätten att hålla koll på dina viktigaste affärsmål och målsättningar. Men kom ihåg att valet av KPI:er bara är en del av processen: du behöver också ett sätt att spåra dem.
Det finns inget enklare sätt att göra det än med ett avancerat verktyg för affärsrapportering som ClickUp. Vår allt-i-ett-plattform har allt du behöver för att hålla koll på dina KPI-framsteg och mäta prestanda.
Prova ClickUp gratis idag och upplev ett bättre sätt att hantera KPI-rapportering. ✨