Att skapa en tydlig och koncis projektplan är ofta det första steget i projektledning, oavsett om du arbetar med ett projekt som varar en vecka eller ett år.
Projektledare ansvarar för viktiga uppgifter som att definiera projektets omfattning, mål, budgetar, schemaläggning, resursfördelning och övergripande uppgiftshantering.
Kärnan i alla dessa viktiga uppgifter är att skapa en projektplan. En bra projektplan bidrar i hög grad till att projektet löper utan onödiga flaskhalsar och störningar.
Oavsett hur organiserad du är finns det alltid en risk att du missar något på din inköpslista. Detsamma gäller när du skapar en projektplan.
Med så många rörliga delar kommer du att missa några komponenter när du bygger projektplanen från grunden. Det är där mallarna för projektöversikt kommer till nytta.
Vad är en mall för projektöversikt?
En projektöversiktsmall är ett fördesignat, anpassningsbart dokument med all viktig information om ditt projekt. Detta inkluderar omfattning och mål, intressenternas roller, tidsplaner, scheman, budgetar, risker, leveranser och beroenden.
Naturligtvis är kraven för varje projekt unika. Oavsett om du bygger en bro eller planerar en marknadslansering för din app, säkerställer en noggrant utformad projektplan att dessa unika faktorer alltid beaktas.
- Dessa mallar hjälper dig att kombinera planen på ett systematiskt och strukturerat sätt.
- Projektplanen eller översikten kommer så småningom att fungera som referens för alla inblandade. På så sätt kan du säkerställa att alla intressenter har en gemensam förståelse för projektets omfattning, genomförande och viktiga milstolpar.
- Om ett projekt hamnar ur kurs hjälper en bra projektplan att få projektet tillbaka på rätt spår.
Vad kännetecknar en bra mall för projektöversikt?
Det finns två huvudsakliga egenskaper att tänka på när du väljer en mall för projektöversikt: möjligheten att anpassa mallen och dess omfattning. Mallen måste innehålla alla viktiga aspekter av en projektplan. Den bör också vara tillräckligt anpassningsbar för att passa dina unika behov.
Det finns många mallar för projektplaner, men välj en väl utformad, användarvänlig mall. Du vill att mallarna ska ha integrations-, versionshanterings- och samarbetsfunktioner för att täcka alla dina behov.
De flesta mallar har en version av dessa komponenter beroende på format och syfte:
- Projektets titel och mål
- Projektets omfattning och tidsplan
- Intressenter
- Viktiga leveranser
- Fasvis schema
- Uppgiftslista
- Specificerade kostnader och budget
- Resursallokering
- Riskbedömning
- Stödjande dokumentation
- Parametrar för kvalitetskontroll
- Kommunikationsplan
- Framstegsspårare och statusar
10 kostnadsfria mallar för projektöversikt
Vi har sammanställt en lista som kan användas för en rad olika projekt. Här är de mest populära gratis mallarna för projektöversikter som hjälper dig att komma igång med din projektplanering.
1. ClickUp-mall för projektöversikt
ClickUp Project Outline Template erbjuder ett effektivt sätt att planera och organisera projekt med en serie steg. Det hjälper dig att snabbt komma igång med planeringen och lista alla nödvändiga element. När man genomför ett projekt är synlighet en viktig fråga, och detta format är utformat för att hantera just det.
- Med mallen kan du skapa uppgifter, tilldela dem till respektive intressenter och skapa anpassade statusar för dessa uppgifter.
- Du kan också skapa anpassade fält för att kategorisera och lägga till attribut för att visualisera projektets framsteg i varje steg.
- Intressenter kan lägga till prioritetsmärken, lämna kommentarer och ange tydliga deadlines.
Detta gör det möjligt för teamet att planera sina uppgifter och navigera i projektet på ett effektivt sätt. Dessutom erbjuder ClickUp flera olika vyer, såsom listor, Gantt-diagram, kalendrar och arbetsbelastningar.
Vi rekommenderar att du använder den här mallen för projekt med flera nivåer av uppgifter och deluppgifter.
2. ClickUp-mall för projektplanering
Med ClickUp Project Planner Template kan du navigera i projektplaneringens komplexitet. Du kan hålla reda på alla projektplaner på ett och samma ställe – oavsett projektets storlek.
Med hjälp av Kanban-vyn i mallen kan flera användare anpassa uppgifter och uppdatera deras framsteg. Denna planeringsverktyg kan ersätta dina dagliga stand-up-möten och spara tid för ditt team genom att ge en tydlig översikt över uppgifternas status och framsteg.
Med anpassad åtkomstkontroll kan viktiga intressenter hålla sig på rätt kurs, hållas informerade om förändringar och samarbeta nära.
Det fantastiska med denna planerare är att den bryter ner komplexiteten i stora projekt till hanterbara och uppnåbara mål. Samtidigt som ansvar delegeras ger detta struktur åt ditt team och gör projektet mindre överväldigande.
3. ClickUp-mall för projektplan
ClickUp-projektplanmallen hjälper dig att skapa en projektplan som är tillräckligt detaljerad för komplexa projekt. Den är perfekt om du hanterar flera sammankopplade projekt som kräver detaljerad planering och strukturering. Med den här mallen kan du skapa detaljerade projektplaner med tydliga milstolpar och mål.
Oplanerade beroenden kan sabotera ett projekt. Men den här mallen kartlägger alla beroenden för att undvika flaskhalsar. Du kan också ställa in prioriteringar, övervaka dagliga framsteg och hålla ett överblick över alla dina uppgifter.
Använd den här mallen varje gång du har ett projektstartsmöte för att beskriva omfattningen, kraven och beroenden så att du kan införliva dessa detaljer i din projektplan.
4. ClickUp-mall för företagsöversikt
ClickUp Company Overview Template är ett utmärkt alternativ för att skapa en omfattande översikt över din organisation som kan användas för interna eller externa team. Ditt företag har ofta flera pågående projekt som så småningom konvergerar mot ett långsiktigt mål.
I en snabbt växande organisation är det lätt för teamen att tappa helhetsperspektivet på grund av interna silos och bristande insyn i andra avdelningar.
Mallen för företagsöversikt ger teamen insyn i hur deras mål hänger ihop med organisationens mål. Dessutom blir det enklare för ledare att få en omfattande översikt över alla projektplaner på ett och samma ställe, vilket säkerställer en god samordning mellan teamen och att ingen dubbelarbete uppstår.
5. ClickUp-mall för projektdokumentation
Dokumentation är avgörande under hela projektet. Det hjälper teamen att hålla reda på den viktigaste informationen, oavsett om det gäller mål och syften, beslut som fattats under möten eller ändringar i strategin under ett projekt. Det är viktigt att dokumentera allt.
Helst vill du ha projektdokumentationen för hela projektets tidsplan tillgänglig på ett enda ställe.
ClickUp-mallen för projektdokumentation erbjuder just det.
Ditt team kan komma åt, utforska och se alla dokument som krävs för projektet. Med en tydlig struktur minskar denna mall tiden för dokumentation genom att tillhandahålla en centraliserad plattform för intressenter och andra avdelningar att samarbeta bättre.
Förlora aldrig en viktig fil eller konversation med den här mallen.
6. ClickUp-mall för programsammanfattning
Med så många rörliga delar i ett projekt behöver du ett snabbt sätt att sammanfatta framstegen och hålla ditt team synkroniserat.
ClickUp-programöversiktsmallen är ett bra verktyg för att skapa en översiktlig bild av ditt program för intressenter. Den hjälper dig att visualisera helheten med intuitiva diagram och grafer. Och hålla deadlines med påminnelser och aviseringar.
Med den här mallen kan du effektivisera dina arbetsprocesser med färgkodade etiketter, taggar och kategorier. För team som hanterar flera projekt förenklar den här mallen översikten över alla pågående aktiviteter i alla projekt.
Samtidigt kan du få en snabb översikt över varje projekt och dess framsteg på din instrumentpanel.
7. ClickUp-mall för projektomfattning på whiteboard
När du startar ett projekt är idégenerering och planering vanligtvis de två första stegen. De utgör grunden för projektet.
En stor del av planeringen går åt till att fastställa projektets omfattning. Projektets omfattning driver berättelsen framåt för projektplaneringen.
Därför är det viktigt att ha en mall som anger ett tydligt omfattning för ditt projekt.
ClickUp Project Scope Whiteboard Template erbjuder ett visuellt och kollaborativt sätt att komma på idéer och fastställa tidsplanen. Du kan fritt komma på idéer samtidigt som du strukturerar dem med hjälp av denna mall. Du kan enkelt fastställa ett projektomfång uppdelat i mindre delmål och mål.
Kombinera denna mall med ClickUp Whiteboards för att driva din planerings- och idéskapandeprocess.
Kom överens om ett exakt omfattning och dela det med intressenter och teammedlemmar så att alla kan hänvisa till det när som helst för att hålla sig uppdaterade.
8. Excel-mall för projektets tidsplan från Vertex42
Även om de inte är de mest användarvänliga eller intuitiva, har kalkylblad använts de facto för projektplanering. Excel-mallen för projektets tidsplan från Vertex42 är ett enkelt sätt att skapa en tidsplan för projektet i ett kalkylblad.
Mallen innehåller avsnitt för uppgifter, startdatum, slutdatum, varaktighet och beroenden. Den använder stapeldiagram för att visa milstolpar och framsteg. Eftersom mallen finns i ett kalkylblad är den tillgänglig för alla teammedlemmar och intressenter, vilket främjar ett effektivt samarbete.
9. Mall för projektets tidsplan från OfficeTimeline
Mallen för projektets tidsplan ger en visuell översikt över projektets tidsplan och mål. Den innehåller funktioner som färgkodning, uppgiftsgruppering och beroenden. Den hjälper dig att effektivt kommunicera projektets värde till ledare, intressenter och teammedlemmar.
Du kan använda den här mallen som en del av din elevator pitch till ledningen. Den lyfter fram projektets viktigaste pelare, såsom mål, syften, beroenden och potentiella risker.
Med tiden kommer denna projektsammanfattning också att fungera som dokumentation för retrospektiv analys.
10. PowerPoint-mall för projektöversiktspresentation från SlideEgg
En presentation är ett visuellt tilltalande sätt att presentera din projektidé. Pitch deck är ett perfekt exempel på hur effektiva presentationer kan vara. De miljarder dollar som samlats in i investeringar är ett bevis på dess framgång.
SlideEgg PowerPoint-översiktspresentationsmallen är en bra utgångspunkt för att skapa en PowerPoint-presentation om ditt projekt.
Denna projektplanmall innehåller bilder för att presentera ditt projekt och diskutera dess mål, syften, resultat och tidsplan. Med en gedigen projektöversiktspresentation kan du känna dig trygg inför ett projektförslagsmöte där du ska visa upp värdet av ditt projekt.
Innan du säger ja
Projektplanmallar är viktiga inom projektledning. En bra mall är tydlig, koncis, anpassningsbar och uppdateras regelbundet för att återspegla förändringar.
Det är bra att integrera dina mallar för projektöversikt med din projektledningsprogramvara. Det underlättar uppdatering och delning av information och gör att mallen alltid är anpassad efter ditt teams framsteg.
Tänk igenom dina viktigaste behov innan du väljer en mall och ge ditt team möjlighet att starta sitt projekt med fullständig tydlighet. 🎉