Det finns gott om ledarskapskunskap runt om i världen. Företagsledare, forskare och publikationer skapar teorier och utformar nya strategier hela tiden.
Ta till exempel strategier för målsättning. OKR, KPI, balanserade styrkort, SMART-mål, Get Things Done-metoden, WOOP-ramverket etc. är bara några av de många som finns tillgängliga idag. I takt med att marknaden och ekonomin utvecklas utvecklas nya ramverk varje dag.
Trots hård konkurrens från flera nya system är de två principerna för målsättning som har stått sig genom tiderna Objectives and Key Results (OKR) och Management by Objectives (MBO).
I det här blogginlägget kommer vi att utforska dem båda i detalj och undersöka skillnaderna mellan OKR och MBO.
Vad är MBO?
Management by Objectives (MBO) är en metod för prestationsutvärdering som hjälper hela organisationen att sätta upp tydligt definierade mål och strategiskt arbeta mot dem över tid.
MBO, som utvecklades av managementkonsulten Peter Drucker i hans bok ”The Practice of Management” från 1954, kännetecknas av följande:
- Anpassning: Individuella mål anpassas efter organisationens mål, vilket säkerställer att alla arbetar för att uppnå samma resultat.
- Planering: MBO gör det möjligt för chefer att planera rätt tillvägagångssätt för att uppnå de uppsatta målen.
- Samarbete: I MBO arbetar chefer och medarbetare tillsammans för att sätta upp egna mål baserade på historiska resultat och en vision för framtiden.
- Flexibilitet: MBO är inte rigid i sina rekommendationer; organisationer är fria att utforma sina mål och prestationsplaner efter sina behov.
Hur fungerar MBO-processen?
I sin enklaste form är målstyrning ett sätt att sätta upp mål och arbeta mot dem. Med tiden och i större skala kan det dock bli otroligt komplicerat. Följande femstegsprocess hjälper dig att genomföra det effektivt, oavsett storleken på din organisation.
Mål: Chefer och medarbetare definierar gemensamt specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna (SMART) mål. Dessa mål är i linje med organisationens övergripande mål.
Handlingsplaner: Chefer skapar handlingsplaner för att uppnå sina teams mål. Anställda gör det för sig själva. Detta steg innefattar vanligtvis att definiera resurser, tidsplaner och ansvarsområden.
Uppföljning: Team använder ramverk för prestationshantering och granskningsprocesser såsom check-ins, utvärderingar och enskilda möten för att säkerställa att målen är på rätt spår.
Utvärdering: I slutet av den angivna perioden utvärderar teamen resultatet för varje mål de har satt upp. Om det behövs justerar de målen eller handlingsplanerna under resans gång.
Feedback: Baserat på utvärderingen ger cheferna feedback till sina anställda. Det är också i detta steg som de anställdas belöningar, såsom löneökningar, befordringar etc., fastställs.
Cykeln upprepas med nya mål för nästa period, och processen med anpassning och förbättring fortsätter.
Vilka är för- och nackdelarna med MBO?
Liksom alla målsättningssystem har MBO sina för- och nackdelar. Baserat på din organisations storlek, struktur, mål etc. kan du välja att anpassa MBO för att dra nytta av det som fungerar och minimera det som inte fungerar.
Fördelar med MBO
Samordning: MBO samordnar individuella mål, teammål och organisationsmål. Detta minimerar avsevärt risken för att människor gör sina egna saker utan en enhetlig riktning.
Tydlighet: Genom att sätta upp tydliga och specifika mål får medarbetarna veta vad som förväntas av dem. Detta minskar oklarheter och den emotionella belastning som de måste bära som en del av sitt arbete.
Engagemang: Målsättningen i MBO görs i samarbete med teamet, vilket ökar deras engagemang, ansvarskänsla och övergripande motivation att uppnå sina mål.
Nackdelar med MBO
Tidskrävande: Processen att sätta upp, granska och utvärdera mål kan vara tidskrävande, särskilt i stora organisationer.
Komplext: Att förmedla målen från organisationsnivå till varje individ kräver en komplex process. Varje förlust i översättningen kan göra hela processen meningslös.
Smal fokus: MBO prioriterar kvantifierbarhet. Som ett resultat kan ett alltför stort fokus på specifika, mätbara mål leda till att andra kvalitativa områden, såsom innovation eller teamsamarbete, försummas.
Kortsiktigt tänkande: MBO kan ibland uppmuntra till kortsiktigt tänkande, där medarbetarna prioriterar omedelbara mål framför långsiktig tillväxt eller hållbarhet.
Allt detta är bra, men hur ser MBO ut i praktiken, undrar du? Här är svaret.
Exempel på MBO från verkligheten
Om du skulle tillämpa målstyrning på olika delar av din organisation skulle det kunna se ut så här.
1. MBO inom försäljning
Mål: Öka kvartalsomsättningen med 10 %.
Handlingsplan:
- Identifiera X antal ytterligare potentiella kunder med hög potential
- Öka kundkontakterna med 25 %.
- Förbättra konverteringsgraden från 20 % till 23 %.
Övervakning: Implementera ett nytt CRM-system för att förbättra spårningen och uppföljningen av leads.
Utvärdering: I slutet av varje kvartal mäter du den procentuella ökningen av försäljningsintäkterna och jämför den med målet på 10 %.
2. MBO inom marknadsföring
Mål: Öka webbplatsens trafik med 35 % inom sex månader.
Handlingsplan:
- Skapa tre nya innehållselement varje vecka, inklusive blogginlägg, infografik och videor.
- Optimera webbplatsen för att förbättra sökmotorrankningen
- Kör riktade onlineannonser för att driva trafik
Övervakning: Ställ in webbplatsanalys i realtid med noggranna rapporter.
Utvärdering: Mät ökningen i trafik och bedöm om du uppnår målet på 35 %.
3. MBO inom kundservice
Mål: Förbättra kundnöjdheten (CSAT) med 20 % under nästa kvartal.
Handlingsplan:
- Minska den genomsnittliga svarstiden på kundförfrågningar till under 2 minuter.
- Minska väntetiden till under 10 sekunder
- Inför en självbetjäningschattbot för vanliga frågor.
Övervakning: Implementera ett system för kundfeedback för att spåra CSAT-poäng.
Utvärdering: Mät CSAT och jämför med målet om 20 % förbättring.
Nu har vi en fullständig bild av hur MBO ser ut. Låt oss se hur OKR står sig i jämförelse.
Vad är OKR?
Objectives and Key Results (OKR) är ett ramverk för målsättning inom organisationer som introducerades på 1970-talet. Ramverket består av två huvudkomponenter: övergripande kvalitativa mål och inbäddade, mätbara nyckelresultat.
Hur fungerar OKR-processen?
Team inom en organisation samlas för att definiera två specifika saker, nämligen mål och nyckelresultat.
Mål: Högnivåmål av kvalitativ karaktär som definierar vad du vill uppnå. De är ambitiösa, inspirerande och utformade för att driva organisationen eller teamet framåt.
Nyckelresultat: Specifika, mätbara resultat som visar framstegen mot målen. Varje mål har vanligtvis 3–5 kvantifierbara nyckelresultat, vilket gör det möjligt för teamen att mäta framstegen och avgöra om de har uppnått målen.
I samband med OKR har du kanske hört talas om balanserad styrkort. Här är en introduktion till hur OKR och balanserade styrkort ser ut.
För- och nackdelar med OKR
OKR-ramverket, som populariserades av Andrew Grove, tidigare VD för Intel, i hans bok "High-output Management", är mycket vanligt inom teknikbranschen och används av Google, Microsoft, Twitter, Uber och andra. Här är varför.
Fördelar med OKR
Samordning: Precis som MBO hjälper OKR till att samordna individuella mål, teammål och organisationsmål, vilket säkerställer att alla arbetar mot samma strategiska prioriteringar.
Transparens: OKR delas vanligtvis inom hela organisationen, vilket främjar transparens. Denna synlighet främjar ansvarstagande, eftersom alla kan se vad andra arbetar med och hur det går.
Anpassningsförmåga: Vanligtvis sätter man upp OKR för kortare perioder (t.ex. kvartalsvis), vilket gör det möjligt för organisationer att snabbt anpassa sig till förändringar. Team kan revidera eller sätta upp nya OKR när prioriteringarna förändras.
Trots det är OKR inte perfekt.
Nackdelar med OKR
Sifferfokuserat: Att prioritera mätbara nyckelresultat kan leda till en ”sifferdriven” kultur, där kvalitativa aspekter av arbetet, såsom kreativitet och innovation, undervärderas.
Kortsiktig utsikt: Eftersom du sätter OKR för kortare perioder kan du ibland förbise långsiktiga strategiska mål, vilket kan leda till potentiell bristande samordning.
Komplexitet: Om OKR-processen inte hanteras på rätt sätt kan den bli komplex och överväldigande, särskilt om det finns för många mål eller nyckelresultat. Detta kan leda till förvirring och bli kontraproduktivt.
Verkliga exempel på OKR
Hur ser detta mycket populära ramverk för målsättning ut i verkligheten? Här är några OKR-exempel som illustrerar detta.
1. OKR inom försäljning
Mål: Öka kvartalsintäkterna från nya kunder.
Viktiga resultat
- Sluta avtal med minst fem nya kunder.
- Uppnå 500 000 dollar i intäkter från nya konton
- Öka den genomsnittliga affärsstorleken med 10 % jämfört med föregående kvartal.
2. OKR inom produktledning
Mål: Lansera en ny funktion för att förbättra användarretentionen.
Viktiga resultat
- Öka användarretentionen med 30 % inom tre månader efter lanseringen av funktionen.
- Få 90 % av kunderna att ha använt den nya funktionen minst en gång.
- Få ett CSAT-betyg på sju eller högre för den nya funktionen i undersökningar efter lanseringen.
3. OKR inom teknik
Mål: Förbättra systemets tillförlitlighet och minska driftstopp.
Viktiga resultat
- Minska systemets driftstopp med 60 % jämfört med föregående kvartal.
- Uppnå 99,9 % drifttid för affärskritiska applikationer
- Lös 95 % av kritiska buggar inom 24 timmar efter upptäckt
Bonus: Här är några projektledningsmål som du kan överväga.
Om du är uppmärksam har du säkert lagt märke till den lilla skillnaden mellan OKR- och MBO-processerna. Här är detaljerna.
Skillnaden mellan MBO och OKR
Både MBO och OKR fokuserar på att dela upp sina egna organisatoriska mål i mätbara mål på team-/individnivå för en mer effektiv implementering. Där slutar likheterna. Här är de viktigaste skillnaderna mellan de två enligt olika parametrar.
| Aspekt | MBO | OKR |
| Struktur | MBO-mål sätts upp för varje individ/avdelning i linje med organisationens övergripande mål. Därefter skapas handlingsplaner, övervaknings-, utvärderings- och belöningsprocesser. | OKR består av övergripande mål som stöds av 3–5 nyckelresultat (eller delmål). Hur teamen uppnår dessa mål är upp till dem själva. |
| Tidsplan och implementering | Målen i MBO fastställs för ett år och fokuserar på planering och definition av de steg som krävs för att uppnå dem. Processen kan bli rigid eller till och med föråldrad under året, med mindre frekventa uppdateringar. | OKR fastställs för kvartalet. Detta ramverk uppmuntrar till att sätta ambitiösa mål och betonar regelbundna avstämningar och uppdateringar. Fokus ligger på flexibilitet, smidighet och att utvecklas i takt med marknadens krav. |
| Process för prestationsbedömning | MBO fastställer utvärdering och belöningar i slutet av processen. Utvärderingar sker i slutet av året, vilket kopplar prestationer nära till ersättning och befordringar. | I OKR är prestationshanteringen dynamisk och kontinuerlig. Du kommer regelbundet att granska uppnåendet av viktiga resultat och använda detta som ett verktyg för kontinuerlig förbättring och anpassning. |
| Transparens | MBO håller målen privata. Det läggs liten vikt vid transparens inom organisationen. | OKR är vanligtvis transparenta och synliga i hela organisationen. Denna transparens främjar samordning och ansvarstagande. |
Tillämpning
MBO och OKR tillämpas också på olika sätt i olika scenarier. Låt oss till exempel säga att målet för HR-avdelningen är att minska personalomsättningen.
I MBO
- Handlingsplanen skulle vara att genomföra en normalisering av ersättningen, implementera en plattform för medarbetarengagemang, effektivisera avgångssamtal etc.
- Teamen kommer att övervaka avgångar från organisationen och motsvarande orsaker.
- De kommer att utvärdera personalomsättningen mot målen.
I OKR
De viktigaste resultaten skulle vara
- Medarbetarnas nöjdhetsbetyg
- Kundbehållningsgrad
- Slutförande av onboardingprocesser etc.
Som du kan se har dessa två ramverk något olika tillvägagångssätt för att uppnå mål. Är det ena bättre än det andra? Det beror kanske på vad du använder det till.
Fördelar med OKR jämfört med MBO
OKR är extremt populärt. Larry Page, medgrundare av Google, går till och med så långt som att säga: ”OKR har hjälpt oss att uppnå en tiofaldig tillväxt, många gånger om.” Så det är uppenbart att det har något att erbjuda. Låt oss se vad.
Agilitet
OKR-ramverket rekommenderar kvartalsvisa översyner, ibland ännu oftare. Detta är utmärkt för branscher som utvecklas snabbt, till exempel teknikbranschen, eftersom det möjliggör frekventa justeringar och omställningar. I grund och botten gör det teamen mer flexibla.
Kontinuerlig förbättring
De kortare granskningscyklerna i OKR innebär att prestationen diskuteras regelbundet. Teamen genomför retrospektiva analyser, identifierar grundorsakerna till problem och åtgärdar dem nästan omedelbart. Detta möjliggör kontinuerlig förbättring, vilket är grunden för agila mjukvaruteam.
Ambitiös
OKR är i allmänhet ambitiösa mål, dvs. högt satta mål som utmanar gränserna för vad teamen kan uppnå. Detta främjar en tillväxtorienterad inställning, eftersom teamen motiveras att tänka större och utmana status quo.
MBO tenderar däremot att vara mer riskavvikande och fokuserar på uppnåeliga, ofta konservativa mål.
Icke-mätbara faktorer
Trots att OKR fokuserar starkt på mätbara resultat, finns det även utrymme för kvalitativa mål. Faktum är att målen i OKR-ramverket rekommenderas att vara kvalitativa och ambitiösa. Detta hjälper teamen att tänka bortom begränsningarna av det som redan finns.
Att införa OKR och MBO i teamet
Att OKR har en något större fördel betyder inte att MBO är ineffektivt. Beroende på din organisations mål, bransch, storlek, produkt etc. kan det ena ha en fördel i spelet mellan OKR och MBO.
Vi har därför sammanställt ett omfattande ramverk för att implementera båda inom din organisation med hjälp av målsättningsprogramvara som ClickUp.
Definiera mål
Det första steget i implementeringen av MBO eller OKR är att definiera målet. Se till att de är:
- I linje med företagets mission, vision och långsiktiga mål
- Relevant för organisationens övergripande strategi
- Tydligt nog för att alla teammedlemmar ska förstå och acceptera
Mål i MBO
Om du använder MBO-ramverket kan det vara en god idé att sätta upp SMART-mål. Det innebär att du sätter upp specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna mål för varje individ och team.
ClickUp Goals erbjuder en fantastisk virtuell plats där du kan sätta upp, följa, hantera och uppnå alla dina mål på ett och samma ställe. Det ger dig faktiskt ett ramverk för målhantering där du kan dela upp målen i handlingsplaner och sätta upp dem som uppgifter för enkel uppföljning. Om du är ny på detta kan du prova någon av dessa mallar för målsättning.
Mål i OKR
Om du däremot använder OKR, sätt upp mer ambitiösa och kvalitativa mål. Använd ClickUp Docs eller ClickUp Whiteboards för att samarbeta med teamet om vad som ska mätas och hur.
När du är redo att sätta upp målen behöver du inte börja från scratch. Använd ClickUps OKR-mall för att sätta upp planeringsrytmen, lista mål, övervaka framsteg och mycket mer. Denna lättanpassade mall erbjuder en rad olika vyer som hjälper dig att enkelt hantera hela OKR-planen. Du kan välja den vy som passar dina behov.
Om du är osäker, be om hjälp. Använd ClickUp Brain för att komma på idéer och brainstorma strategiska mål. Be AI:n att generera OKR:er baserat på befintliga uppgifter i ett projekt. Använd det för att skapa flera OKR:er och MBO:er på nolltid.
Konfigurera övervakning
Oavsett om du använder MBO eller OKR måste du övervaka framstegen. I MBO följer du upp framstegen i handlingsplanerna. Med OKR utvärderar du framgången utifrån nyckelresultat.
ClickUp Dashboard är det perfekta stället för att övervaka och förbättra organisationens prestanda inom olika mål och mätvärden. Denna mycket anpassningsbara instrumentpanel låter dig lägga till widgets för mål som är viktiga för dig.
Om du använder OKR har ClickUp en fördefinierad OKR-instrumentpanel som hjälper dig att visualisera dina prestationer, identifiera flaskhalsar och upptäcka risker i ett tidigt skede.
Genomför effektiva utvärderingar
Prestationsutvärderingar i MBO
MBO uppmuntrar team att genomföra formella prestationsutvärderingar i slutet av varje år. Du kan lägga till kvartalsmöten för att diskutera framstegen under kortare perioder. Oavsett vilket alternativ du väljer bör du överväga att använda utvärderingsverktyg för att automatisera delar av processen.
Ta dig tid att diskutera feedback, justera planer och hålla målen på rätt spår. Använd ClickUps mall för prestationsutvärdering för att effektivisera diskussioner, följa upp enskilda medarbetares prestationer och driva på gradvisa förbättringar över tid.
Skapa en tydlig koppling mellan måluppfyllelse och belöningar, såsom ersättning, bonusar eller befordringar.
Kontinuerlig förbättring i OKR
OKR-målformuleringssystem uppmuntrar till kortare granskningscykler, vanligtvis ett kvartal. Agila team genomför dock retrospektiva analyser för varje sprint (två veckor) eller varje månad. Detta bidrar till kontinuerlig prestationshantering, att hålla sig på rätt spår med de olika rörliga delarna och att få större kontroll.
För att genomföra effektiva utvärderingar,
- Samla in data kring viktiga mätvärden
- Diskutera orsakerna till att målen inte uppnåddes (om du överskred målen, fundera på om dina mål var för lätta).
- Utforska strategier för att förbättra prestationen
- Återbekräfta dina mål och nyckelresultat
ClickUps mall för OKR-ramverk hjälper dig att hantera hela processen utan ansträngning. Använd denna mycket anpassningsbara mall för att klargöra ditt teams mål, identifiera viktiga resultatområden, sätta upp mål och uppnå dem.
Om den här mallen inte uppfyller dina behov kan du kolla in ClickUps andra OKR-mallar.
Flytta dina mål från att-göra-listan till klara-listan med ClickUp
Branschens övergång från MBO till OKR speglar ett växande behov av flexibilitet, transparens och ambition i dagens affärsliv. OKR passar bättre för snabbrörliga teknikteam, medan MBO kan vara rätt metod för säljteam som behöver tydlighet och orubbligt engagemang.
I grund och botten är MBO det rätta valet om du fokuserar på långsiktig planering med en tydlig genomförandeväg. Om du däremot behöver anpassa dig snabbt till förändringar och uppmuntra ambitiöst, tvärfunktionellt samarbete är OKR mer effektivt.
Oavsett vilken metod du väljer behöver du ett omfattande projektledningsverktyg som fungerar som OKR-programvara för att planera, hantera och uppnå dina mål. ClickUp gör precis det. Prova ClickUp gratis idag!