Om din OKR-process orsakar mer förvirring än klarhet är det dags att trycka på pausknappen och omvärdera. ⏸️
Vi förstår. Att spåra OKR kan vara överväldigande, särskilt om du gör det för första gången. Det finns dussintals affärsprioriteringar att välja mellan, sammanfatta till nyckelresultat och mäta. Ofta har teammedlemmarna en hel del frågor när mål och nyckelresultat (OKR) lanseras.
Till exempel: ”Varför är OKR viktigare än de vanliga nyckeltalen (KPI) på vårt resultatkort?” Om dina OKR-mått skiljer sig från teamets vanliga KPI kan det uppstå frågor om vad som ska prioriteras.
Om det är någon tröst så är du inte ensam om att möta utmaningar relaterade till ditt teams OKR-framsteg eller vilka OKR som ska mätas. Enligt Global State of OKRs Report 2023 angav 55,8 % av teamen att ”för många OKR ” var ett stort problem.
I slutändan handlar det om hur du spårar OKR:er för att:
- Skapa en tydlig väg från de stora målen till viktiga resultat och mät framstegen
- Dela upp teamets OKR i specifika mätvärden eller KPI:er
I den här bloggen kommer vi att fördjupa oss i hur man spårar OKR effektivt, vilka utmaningar du sannolikt kommer att möta samt vilka verktyg och bästa praxis som finns för automatiserad spårning av framsteg och OKR-hantering.
Låter det bra? Då sätter vi igång.
Vad är OKR-spårning?
OKR-spårning visar om ditt team är på rätt väg för att uppnå affärsmålen. Genom att analysera specifika mätvärden och kvantitativa nyckelresultat kan du bedöma om ditt team fokuserar på rätt uppgifter och om det finns några problem som står i vägen.
Baserat på dessa OKR-data kan du omorganisera team, optimera arbetsflöden och justera eller upprepa dina affärsmål. Ett effektivt OKR-spårningssystem eller OKR-hantering ökar sannolikheten för att uppnå de övergripande företagsmålen samtidigt som det ger värdefulla insikter för framtida cykler och kontinuerlig förbättring.
Du kan antingen spåra framstegsstatusen manuellt för olika OKR-initiativ eller använda ett OKR-verktyg för att centralisera och automatisera spårningen av dina OKR-framsteg.
Varför är det viktigt att spåra OKR?
Med tanke på alla företag som använder OKR för att sätta upp mål och spåra dem – däribland Google, Netflix och Adobe – kan fördelarna med OKR-spårning inte underskattas. De inkluderar:
Prioritera fokusområden
OKR-ramverket gör det möjligt för team att identifiera vilka uppgifter de behöver utföra för att uppnå målet. Detta gör att dina anställda bättre kan prioritera sina aktiviteter som team för att hantera komplexa affärssituationer.
Öka ägarskap och initiativförmåga
OKR är avsedda att utmana och motivera team att prestera sitt bästa. De gör det möjligt för enskilda medarbetare att se hur deras arbete påverkar verksamheten. Genom att tilldela ansvar för specifika OKR till olika personer kan du dessutom motivera dem att arbeta som ett team och skapa samstämmighet mot företagets övergripande mål.
Förbättra samarbetet
OKR:er samordnar tvärfunktionella team, anpassar mätvärden eller KPI:er och får alla att arbeta i rätt riktning. De spelar en viktig roll för att bryta ner silos och öka samarbetet när alla arbetar mot att uppnå OKR:erna.
Optimera arbetsflöden
OKR-spårning hjälper till att upptäcka brister i arbetsflödet genom att identifiera ineffektiviteter. Detta gör det möjligt att iterera och förbättra företagets OKR över tid.
Strategiska och taktiska fördelar med OKR-spårning
Med OKR-spårning kan du driva på tillväxten genom att:
Strategisk ledning
OKR:er utgör ett ramverk för att anpassa teamets/avdelningens mål till företagets strategiska mål. Detta innefattar att dela upp målen i mätbara värden, poängsätta dem och prioritera aktiviteter.
Det ger insyn i hur varje aktivitet passar in i den övergripande planen utöver vanliga metoder för prestationshantering. Den feedback som samlas in genom OKR-kontroller gör det möjligt för ledningen att sätta upp långsiktiga mål medan cheferna utarbetar stegvisa strategier för att uppnå dem.
Målsättning
Fristående mätvärden ger endast linjär rapportering och visar om prestationsmålen har uppnåtts. OKR kopplar dock samman dem med specifika KPI:er och initiativ under en fördefinierad period (vanligtvis 90 dagar). Dessutom kvantifierar de målet i specifika termer, vilket gör det mätbart.
Som OKR-ägare måste du till exempel öka återkommande försäljningen med 10 % under tredje kvartalet 2024. Genom att fastställa en prestationsbaslinje kan du sätta upp tydliga mål för ett eller flera nyckelresultat och öka sannolikheten för att uppnå dem.
Agil mjukvaruutveckling
Genom att spåra OKR är det mer sannolikt att mjukvaruutvecklingsteam avslutar projekt i tid och inom budget.
Ett typiskt exempel: Hur spårning av OKR gör agila team mer effektiva.
Anta att du är projektledare i ett agilt mjukvaruutvecklingsteam. Med hjälp av agila OKR kan du koppla utvecklingsarbetsflöden till specifika resultat.
Genom att analysera incidenter eller fel i testfasen kan du hjälpa utvecklingsteamen att optimera tidsramarna för driftsättningen.
OKR-data gör det möjligt att prioritera viktiga testaktiviteter, fastställa tidsplaner, följa framsteg och uppnå kundnöjdhet.
OKR-exempel för mjukvaruutveckling
Mål: Utveckla en mobilversion av programvaran senast [kvartal och år]
Viktiga resultat:
- Utveckla en funktionell prototyp av mobilappen senast [datum]
- Se till att varje funktion klarar minst 90 % av de fördefinierade testfallen.
- Samla in feedback från användartester med minst 30 deltagare före lanseringen.
Förstå OKR-ramverket
OKR gör det möjligt för organisationer att fokusera mer på resultat, förbättra transparensen och underlätta strategisk anpassning av de övergripande företagsmålen till teamets OKR.
Ledningsgrupper kan dock fastna i att spåra genomförda aktiviteter snarare än de faktiska resultaten, vilket kan göra att OKR-målen känns mycket likt traditionella resultatkort. Risken här är att OKR-målen börjar smälta in i de dagliga uppgifterna och att man tappar bort deras verkliga syfte: att driva fram betydande resultat.
OKR-ramverket är avsett att hjälpa dig att strukturera dina mål och nyckelresultat i en smidig hierarki. I ett idealiskt scenario bör OKR göra det möjligt för chefer att se hur de kan koppla ihop dem på ett sätt som driver företagets tillväxt, vilket hjälper chefer att bli resultatorienterade i sitt tänkande.
Men utan ett gediget system för att spåra OKR kan ditt företag förlora tid och resurser på att arbeta mot orealistiska mål. Dessutom kommer teammedlemmarna inte att kunna se hur deras prestationer påverkar företagets prioriteringar.
Ett effektivt OKR-spårningssystem gör det möjligt för organisationer att sätta upp meningsfulla mål, spåra konsekventa framsteg, hålla alla intressenter informerade och skapa momentum för att uppnå specifika mål baserat på datadrivna beslut.
Hur använder man strategisk planering när man sätter upp OKR?
Att sätta upp OKR innebär att man tar högnivåmål för företaget och begränsar dem till tre till fem nyckelresultat.
Om målet till exempel är att öka kundnöjdheten skulle du naturligtvis fokusera på viktiga resultat som lösning vid första kontakten, svarstid, nettopromotorscore (NPS), kundnöjdhetspoäng (CSAT) osv.
Om det finns flera affärsprioriteringar kan strategisk planering ordna dem i en sekvens så att varje cykel bygger på nästa tills målet är uppnått. För att göra detta:
- Börja med att identifiera och skriva ner OKR:er inom de mest kritiska områdena först.
- Samordna de viktigaste resultaten mellan teamen för att skapa en sammanhängande strategi för genomförandet. Målet är att skapa mätbara milstolpar som direkt påverkar resultatet.
- Upprätta en tydlig hierarki som kopplar samman större affärsmål med individuell prestation
Strategisk planering hjälper till att bryta ner mål i specifika mått och vidare i aktiviteter, vilket möjliggör synlighet och samarbete.
Använda prestationsindikatorer för att definiera viktiga resultat
KPI:er är specifika mått som indikerar tillväxt inom en viss aspekt av verksamheten. Till exempel har personalomsättningen ett direkt samband med din prestation som idealisk arbetsgivare.
En specifik KPI kan användas för att jämföra prestanda mellan två eller flera OKR-cykler. Du kan sedan mäta procentuell förändring mellan dina KPI:er och kombinera resultaten med feedback från teamet för att förstå vad som fungerade bra och vad som inte fungerade.
Ur ett strategiskt planeringsperspektiv kan historiska trender ge insikter om vilka nyckelresultat man bör sikta på.
Om du till exempel jämför konverteringsgraden mellan Q1 och Q2 i din OKR-programvara kan du fördjupa dig i de specifika annonskampanjer som genererade ökade försäljningssiffror och besluta om du ska fortsätta med samma kampanjer under Q3.
Hur man spårar OKR: Praktiska tips och strategier
1. Tilldela ansvar för OKR-uppföljning
Som en del av ledningsgruppen eller OKR-teamet kommer du att definiera mål baserat på övergripande affärsbehov. Detta inkluderar att fastställa nyckeltal för de olika avdelningar du ansvarar för. Du kommer också att behöva utse OKR-ansvariga som ska stödja teamen på operativ nivå.
När processen väl är igång kommer OKR-ansvariga att dela med sig av uppdateringar om framstegen, planera regelbundna avstämningar med teamen och ge feedback. På teamnivå måste du också se till att erbjuda individuell coaching och support, särskilt för nya medarbetare, för att säkerställa att alla förstår OKR:erna.
OKR-ansvarig tilldelar sedan ansvaret för specifika nyckelresultat till en eller flera personer i varje team. Dessa ansvariga har till uppgift att hjälpa teamet att hålla sig på rätt spår mot målen.
Här är ett tips: Utse OKR-ambassadörer inom din avdelning. De bör vara väl förtrogna med avdelningens arbetsflöde och kunna ge specifik och relevant feedback.
OKR-kontroller schemaläggs vanligtvis varje vecka så att du kan utvärdera teamets prestationer och samla in feedback. Under dessa kontroller har du möjlighet att interagera med OKR-ansvarig, teamchefer och andra relevanta personer.
Tillsammans kan ni genomföra en SWOT-analys för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Baserat på feedbacken och analysen kan ni justera tidsplaner, mål eller annat för att optimera er strategi.
Oavsett om du är en del av ett startup-företag som leder ett litet team eller hanterar flera avdelningar i en större organisation, bör du överväga att använda en OKR-programvara som ClickUp för att automatisera OKR-spårningen.
ClickUp har till exempel OKR-mallar som ger ett strukturerat ramverk för att tilldela OKR-ägare, spåra deras ansvar och säkerställa att alla är på samma sida.
De två vanligaste mallarna som används av agila team är:
ClickUps OKR-mappmall
På organisationsnivå är ClickUp OKR-mappmallen ett omfattande planeringsverktyg som hjälper ledare att sätta upp och uppnå högpresterande mål.
Den anpassningsbara mallen har en planeringsrytm som beskriver den grundläggande strukturen för OKR-utveckling.
OKR-listorna delar upp målen i mindre delar, gör det möjligt för chefer att övervaka framstegen och säkerställer att alla håller sig på rätt spår under hela året.
ClickUps mall för OKR-ramverk
ClickUps mall för OKR-ramverk säkerställer att alla team inom organisationen fokuserar på samma mål.
Så här använder chefer denna OKR-mall för att sätta upp och spåra mål och nyckelresultat:
- Skapa och spåra framstegen mot dina övergripande mål och målsättningar med Global OKR View.
- Få en tydlig bild av hur varje team närmar sig sina mål med OKR Progress Board View.
- Planera och spåra tidslinjer för varje mål med hjälp av tidslinjevyn
2. Planera in kontroller för att följa upp resultaten
Genom att schemalägga regelbundna och frekventa OKR-kontroller säkerställer du att teamcheferna spårar framstegen och rapporterar dem till dig.
Teamledarna kan också dela med sig av feedback från sina individuella coachningssessioner och identifiera hinder på individuell OKR-nivå innan de påverkar teamets OKR.
- Idealt sett bör OKR-möten inte vara längre än 15 minuter och helst hållas på en fredag för att undvika kollisioner med rutinmässiga teammöten.
- För det andra måste du skapa en OKR-instrumentpanel för att dela uppdateringar. För att underlätta åtkomsten bör du se till att den har filter för arbetsroller, nyckelresultat, poängsättning, viktning, uppgiftsstatus etc.
När medarbetarna uppdaterar sina OKR kan informationen synkroniseras i realtid till instrumentpanelen. Detta effektiviserar datainsamlingen mellan teamen och underlättar analysen.
3. Säkerställa transparens i OKR
När du har tilldelat ägare måste OKR-ansvarig se till att alla teammedlemmar och chefer har tillgång till OKR-planen.
Varje teammedlem bör ha tillgång till OKR:erna baserat på sin roll och funktion. Projektledaren (champion) måste se till att alla förstår hur OKR:erna på företagsnivå stämmer överens med de individuella OKR:erna.
OKR kan delas via Google Doc eller ett kalkylblad, men detta kan vara ett problem för större team med flera nyckelresultat.
Data kan till exempel matas in felaktigt om du har flera rader i ett kalkylblad. Ofta visas inte varje uppdatering direkt i kalkylbladet. Detta blir bara värre ju mer du skalar upp.
Här kommer ClickUps OKR-programvara väl till pass.
Du kan ställa in och spåra OKR i realtid med hjälp av ClickUp Goals, göra ändringar efter behov och meddela alla om ändringarna – vilket skapar transparens i OKR-cykeln.
Du kan även ställa in uppgiftsberoenden, lägga till teammedlemmar och tidslinjer samt automatisera uppföljningen av framstegen. Eller dela upp större mål i mindre delmål som sedan kan tacklas.
4. Prioritera viktiga resultat genom OKR-poängsättning
Baserat på de OKR du siktar på kan du tilldela varje nyckelresultat en prioritetsnivå. För detta kan du antingen uppskatta den relativa vikten för varje mätvärde eller använda en poängsättningsmetod med fördefinierade kriterier.
- Binär poängsättning är en metod där man antingen klarar eller misslyckas, där ett nyckelresultat antingen uppnås eller inte uppnås. Det finns ingen mellanväg för delvisa framgångar eller misslyckanden. Detta är en snabb och enkel poängsättningsmodell. Den kan dock påverka teamets moral eftersom den inte erkänner delvisa framgångar.
- En värdebaserad poängmodell tilldelar varje nyckelresultat en poäng mellan 0,0 och 1,0 baserat på graden av framsteg. Allt under 0,4 betraktas som ett misslyckande, medan en poäng mellan 0,4 och 0,6 betraktas som en delvis framgång. En poäng på 0,7 eller högre innebär att målet har uppnåtts. Denna modell erkänner delvisa framgångar med poäng mellan 0,4 och 0,6.
- Använd en procentbaserad poängsättning, där modellen mäter procentandelen fullbordade mål för att avgöra om de viktigaste resultaten har uppnåtts. Om det viktigaste resultatet till exempel var att få 10 nya företagskunder nästa kvartal och du bara uppnådde 7, skulle OKR-poängen bli 70 % (7/10*100).
5. Diskutera lärdomarna
Varje OKR-cykel ger lärdomar som du kan använda i nästa cykel. Nyckeln är att dela feedback på ett konstruktivt sätt utan att döma. Kom ihåg att målet inte är att uppnå 100 % av dina mål. OKR:er är avsedda att driva ditt team utanför deras komfortzon för att uppnå ambitiösa mål och målsättningar.
Om du dock regelbundet kan göra framsteg med OKR kommer det att motivera ditt team att anstränga sig ännu mer. När du stämmer av med teamet, se till att uppskatta de små framgångarna och erkänna deras insatser.
Övervinna hinder i OKR-spårning
1. Utmaning: Datasilos
Om varje team i din organisation använder olika system eller kalkylblad för att registrera och hantera OKR, kommer dessa data att förbli isolerade när organisationens mål spåras.
Ledare kan ha svårt att spåra företagets resultat när data är utspridd över flera kalkylblad. Idealt sett vill du att ledare ska kunna granska företagets och organisationens resultat på ett transparent sätt – på ett och samma ställe.
Lösning
En OKR-programvara centraliserar data om individer, team, avdelningar och organisationer, vilket ger alla en helhetsbild av organisationens framsteg vid varje given tidpunkt.
2. Utmaning: Vi spårar KPI:er; vi behöver inte OKR:er
Låter detta bekant? Den viktigaste skillnaden mellan KPI:er och OKR:er är att KPI:er mäter den normala verksamheten, medan OKR:er är ambitiösa mål och djärva målsättningar. De kan inte användas omväxlande, utan fungerar snarare parallellt med varandra.
Lösning
Du vill använda ett OKR-verktyg som ClickUp för att spåra KPI:er och OKR:er.
Till exempel kan ledande befattningshavare eller projektledare använda ClickUp Dashboard för att skapa en OKR-instrumentpanel för att spåra måluppfyllelsen och sammanfatta stora datamängder för att få användbara insikter.
ClickUps instrumentpanel delar upp OKR i spårbara initiativ, vilket gör projektet lättare att förstå och säkerställer att alla förstår sina bidrag och roller.
ClickUp KPI-mallen gör det däremot möjligt för teammedlemmarna att spåra framgångsmätvärden som hjälper till att uppnå OKR. Alla är överens om målen och kan spåra prestationen över tid med hjälp av lättlästa bilder.
3. Utmaning: OKR blir något man ”ställer in och glömmer bort”
En viktig utmaning med OKR är när målen sätts med entusiasm i början av kvartalet, men när prioriteringarna förändras och deadlines närmar sig blir uppföljningen en eftertanke.
Metoden att "sätta och glömma" förstör samordningen eftersom arbetet kopplas bort från företagets mål och teamets fokus blir smalare.
Lösning
ClickUp Milestones ger hela organisationen insyn i framstegen i realtid. Teamen kopplas samman genom utvecklingsbara OKR:er, vilket gör att målen hålls i sikte och att man kan visualisera hur långt man har kommit i att uppnå dem.
4. Utmaning: Brist på centraliserad tillgång till relevant dokumentation eller samarbete
OKR planeras kvartalsvis på teamnivå. På organisationsnivå tenderar de att löpa i cykler och kan vara något iterativa. Det innebär att du som teamledare har möjlighet att ompröva dina OKR varje kvartal.
Har alla i ditt team tillgång till de data du samlat in? Känner alla till framgångarna och misslyckandena?
Har du dokumentation om vad som fungerade och vad som inte fungerade? Du vill optimera OKR-spårningsprocessen med realtidsdata och dokumentera den istället för att använda gissningar eller intuition.
Lösning
ClickUp Docs är ett centraliserat arkiv där teammedlemmar, projektledare, teamledare och ledningen kan lagra all information relaterad till OKR. Detta kan inkludera data om tidigare OKR-cykler, orsaker till framgång och misslyckande, standardrutiner, hur målen spårades etc.
ClickUp Docs realtidsredigering och avancerade formateringsalternativ säkerställer att dokumenten är samarbetsvänliga, intuitiva och uppdaterade med den senaste informationen.
Förenkla OKR-spårningen med ClickUp
Även en väl utformad karta kan vara förvirrande utan kompass. På samma sätt kan otillräckliga spårningsverktyg hindra en solid OKR-process.
Om du arbetar i en växande organisation kan manuell spårning av OKR-framsteg och begränsad dataanalys orsaka strategiska blindfläckar eller, ännu värre, intäktsförluster.
Med ClickUp är det enkelt att spåra OKR. Från att skapa en hierarki för att anpassa företags- och teammål, tilldela uppgifter, använda färdiga OKR-mallar och uppdatera framstegsrapporter – ClickUp erbjuder en enda version av sanningen, uppdaterad i realtid och med enkel skalbarhet.
Låt ClickUps OKR-programvara sköta det tunga arbetet med att spåra OKR:er medan du fokuserar på tillväxtstrategin. För att komma igång med OKR-spårning rekommenderar vi att du registrerar dig gratis på ClickUp och testar tjänsten.