Vad kännetecknar en bra projektledare? 10 färdigheter för projektledare

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad kännetecknar en bra projektledare?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Projektledare är de personer man vänder sig till för att få saker gjorda på ett effektivt sätt. De ser till att projekten håller sig på rätt spår, att teamen samordnas och att målen uppnås. " } } ] }

Projektledare är de personer man vänder sig till för att få saker gjorda på ett effektivt sätt. De ser till att projekten håller sig på rätt spår, att teamen samordnar sitt arbete och att målen uppnås. Men vad kännetecknar en bra projektledare?

En framgångsrik projektledare bör ha en kombination av tekniska, ledarskaps- och kommunikationsfärdigheter. Nedan följer 10 nödvändiga projektledningsfärdigheter som alla duktiga projektledare måste ha för att lyckas:

1. Effektiviserar kommunikationen

Bra projektledare kan tydligt och effektivt kommunicera vad som behöver göras och när, så att alla inblandade vet vad som förväntas av dem. Detta innefattar att hålla teammedlemmarna informerade om eventuella förändringar i projektet samt att ge feedback och vägledning.

PMI säger att om den nivån av kommunikation fortsätter, "finns det en risk att man missar leveranserna eller andra resultat."

Aj. Kan för mycket kommunikation vara dåligt? Ja, när den inte är systematiserad eller tydlig eller när din ”kommunikation” består av några få e-postmeddelanden utan sammanhang. Förmågan att kommunicera har stor betydelse för ett projekts framgång eller misslyckande.

Man skulle kunna tro att effektiva projektledare vet hur man gör det med bra projektledningsverktyg. Den förmågan är en förbisedd kommunikationsfärdighet.

Ett kraftfullt projektledningsverktyg som ClickUp hjälper dig att effektivisera kommunikationen, förse intressenter/sponsorer med uppdateringar och tydligt ange när arbete och uppgifter ska vara klara.

2. Positiv inställning till arbete

Om projektledaren anser att arbetet inte är rimligt eller genomförbart, hur kommer då resten av teammedlemmarna att känna?

En bra projektledare har förmågan att förstå organisationens prioriteringar, förmedla dessa värderingar till sitt projektteam och koppla dem till enskilda projekt och uppgifter. Dessa projektledare arbetar också tillsammans med teamet för att ta fram strategier för att uppnå denna vision.

För att hålla deadlines, förfallodatum och se till att projektet följer tidsplanen bör projektledaren ha en positiv inställning till det arbete som ska utföras och hjälpa hela teamet att nå målen.

Att balansera positivitet med realism när det gäller risker och problem kräver intuition och erfarenhet, vilket leder oss till nästa punkt:

3. Löser problem

Det kanske låter självklart, men en bra projektledare kan lösa problem. Och ännu bättre, de har befogenhet att lösa utmaningar inom projektledning. Grundläggande problemlösning innefattar dessa fem steg.

Dessa fem steg verkar enkla, men ofta tar vi oss inte tid att gå igenom dem ordentligt. Vi kanske känner till problemet, men utvärderar det inte ur alla vinklar eller dokumenterar teamets tankar om vad som ska göras härnäst.

Det kan innebära att du måste ta fram penna och papper för att verkligen fokusera och tänka igenom vad som har hänt. Skriv ner varje steg i processen och anteckna idéer om vad som fungerade och inte fungerade i varje steg.

Här är ett exempel på hur du kan använda denna checklista för projektledning för att lösa ett problem för en anställd:

Steg ett: Identifiera problemet

Den anställde har svårt att hålla sina deadlines.

Steg två: Fastställ orsakerna

De har för mycket arbete och inte tillräckligt med tid för att hinna med allt.

Steg tre: Ta fram lösningar

Möjliga lösningar kan vara att delegera uppgifter till andra teammedlemmar, sätta realistiska deadlines eller använda ett projektledningsverktyg för att bättre hantera arbetsbelastningen.

Steg fyra: Analysera lösningarna

Att analysera lösningarna innebär att väga för- och nackdelar med varje lösning och avgöra vad som fungerar bäst för varje teammedlem.

Steg fem: Vidta åtgärder

När du har bestämt vilken lösning som är bäst är det dags att agera och genomföra en framgångsrik projektledningsplan.

Genom att följa denna enkla checklista för problemlösning kan du förvandla en hyfsad projektledare till en pålitlig sådan.

4. Förblir lugn

Det är visserligen inte på samma nivå som att vara akutmottagningsläkare eller polis. Men projektledaren måste balansera projektets behov med organisationens prioriteringar, teamets resultat och de personliga bidrag som de också måste göra. För att inte tala om alla frustrerande faktorer som kan ligga utanför projektledarens kontroll, som föråldrade system eller arbetsflöden.

Det kan vara stressigt.

Men en bra projektledare har förmågan att ta ett steg tillbaka, analysera nästa alternativ och dra lärdomar även mitt i motgångarna.

Projektledaren är den som måste rensa upp och ta itu med projektet igen – kanske från ett annat perspektiv. Men i det här fallet måste projektledaren veta vad som gick fel och se till att inte göra om samma misstag. En bra projektledare ska kunna identifiera vad som gick fel och föreslå alternativa lösningar (se punkt 3).

Behåll lugnet och led på ett bra sätt. Samarbeta med ditt team för att hitta rätt lösning för alla.

5. Delegerar väl

Varför är det viktigt att delegera på rätt sätt? En projektledare kan åstadkomma mer. Du kanske kan glida in i rollen och bidra under en kortare period, men så småningom kommer kraven på din tid att överväldiga dig.

Du kommer faktiskt att uppnå mer om du ger människor rätt befogenheter direkt.

”Den övre gränsen för vad som är möjligt ökar bara med varje medarbetare som du ger möjlighet att bidra med sitt bästa arbete till era gemensamma prioriteringar. På samma sätt minskar din makt med varje initiativ som du onödigt håller fast vid”, konstaterar Jesse Sostrin från PwC i Harvard Business Review.

Framgångsrika projektledare förstår styrkorna och svagheterna hos de personer de leder och utnyttjar sedan deras styrkor för att öka produktiviteten.

Att använda ett projektledningsverktyg som ClickUp hjälper dig att delegera tack vare dess transparens, rapporterings-, detalj- och kommenteringsfunktioner. Dess hierarki är användarvänlig – tillräckligt robust för tvärfunktionella team, men med sekretessinställningar som kan anpassas för chefer eller endast utvalda medarbetare.

6. Prioriterar arbetet

Alla uppgifter kan inte vara högsta prioritet. Per definition måste något hamna på andra plats. En bra projektledare förstår hur man prioriterar teamets arbete och sedan fattar rätt beslut.

Nyckeln här? Förstå skillnaden mellan brådskande och viktigt och eliminera störande faktorer. En sponsor eller projektintressent kan kräva att något ska göras omedelbart, men en bra projektledare behåller lugnet och vet hur man prioriterar det som är viktigast.

Varför är detta viktigt? För att viktiga uppgifter tillför värde. Det är värdet av Eisenhower-matrisen. Eisenhower-matrisen är ett kvadrantbaserat system där uppgifter separeras efter deras betydelse och värde.

Efter att ha förstått vikten och värdet av varje uppgift kommer en bra projektledare att uppskatta den tid som krävs för varje uppgift och sedan rangordna dem efter viktighet.

7. Samarbetar och lyssnar

Samarbete handlar om att arbeta gemensamt, och för att lyckas med det är det viktigt att lyssna aktivt. Du kan inte samarbeta utan att lyssna och försöka förstå.

Om du arbetar med ett utvecklingsprojektteam och koden inte fungerar eller inte klarar kvalitetskontrollen, bör du utvärdera situationen innan du drar några slutsatser. De första frågorna kanske inte ger dig det exakta svar du behöver – istället kan du behöva använda olika metoder för att hitta lösningen.

Genom att arbeta tillsammans kan du prova nya saker, experimentera och hitta lösningar som leder framåt.

En bra projektledare uppmuntrar samarbete i teamet och skapar en upplyftande miljö, istället för att isolera varje person i sin egen silo.

Bra verktyg – som ClickUp och andra onlineverktyg för samarbete – kan hjälpa dig att få jobbet gjort.

Genom att ha en transparent uppsättning projekt och uppgifter kan teammedlemmarna se vad de behöver göra och vilka datum de behöver ha gjort det till. Bra samarbetsverktyg ska främja produktiviteten, inte minska den.

Bonus: Mallar för CV för projektledare!

8. Hanterar tid

En av projektledarens viktigaste uppgifter är att se till att teamet håller deadlines och följer projektets tidsplan.

Det innebär inte att du måste spåra varje minut som läggs på uppgifterna eller detaljstyra varje steg (det skulle vara en mardröm), utan snarare att förstå vad som behöver göras och när det måste vara klart.

Tidshantering innefattar också att hålla koll på vad som händer just nu och vilka resurser som finns tillgängliga för olika uppgifter. Det är här ett projektledningsverktyg som ClickUp kommer till sin rätt, eftersom du kan dela upp arbetet i hanterbara delar som bidrar till ditt teams övergripande mål.

9. Fokus på intressenter

En intressent är alla som påverkar eller påverkas av ditt projekt och dess resultat.

Dessa personer har ett stort intresse av vad du gör, så du måste se till att de hålls uppdaterade om vad som händer. En bra projektledare håller intressenterna informerade, men förklarar också vad som krävs för att leverera det de efterfrågar.

Det här är vad en bra projektledare gör – de bygger relationer med sina intressenter och teammedlemmar. På så sätt kan projektledaren ta initiativet när förändringar eller utmaningar uppstår, innan det blir ett större problem.

10. Motivera

Slutligen måste en bra projektledare förstå vad som är möjligt och vilka gränserna är.

När de stöter på en utmaning bör de vara tillräckligt kreativa för att komma på egna lösningar och sätt att hantera den. De bör också tänka utanför boxen när det gäller projektledning för att hänga med i tiden. Se vad ny teknik kan göra för att projektet ska gå snabbare och bättre.

Innovativa och kreativa projektledare är drivkraften bakom projekt. De kommer med lösningar på problem som ingen visste fanns och hittar sätt att göra det som en gång var omöjligt möjligt.

Dessa tips och tekniker för tidshantering kommer att hjälpa dig:

Bli en bra projektledare för ditt team

Effektiva projektledare vet vad som krävs för att lyfta ett mediokert projekt till ett verkligt framgångsrikt projekt. Det krävs en kombination av mjuka färdigheter, ledarskap och ledarskap, tillsammans med rätt tekniska färdigheter för att prioritera arbetet och fatta rätt beslut.

Registrera dig för ClickUp idag och använd projektledningsprogramvara för att få ut det mesta av ditt team!