9-punkts checklista för projektledning för chefer

På ClickUp fokuserar vi på processer och produktivitet.

Som projektledare vet vi att det också är två av dina mål.

För att underlätta din projektplanering kan du använda denna checklista för varje del av processen. Använd den tillsammans med projektteam eller dela den med andra projektledare i din organisation.

Du kan till och med lägga till en checklista som denna i ClickUp (mer om det strax).

Som projektledare ingår det i dina ansvarsområden att ha en plan för att skapa projektplanen.

Här är först och främst de viktigaste punkterna i en perfekt checklista för projektledning.

Checklista för projektledning

1. Fastställ vision, mål och syften

En av grunderna i projektledning är att sätta upp mål och syften för ditt projekt.

Med dina mål och målsättningar i åtanke, försök svara på dessa två övergripande frågor:

Dessa frågor hjälper dig att definiera projektets resultat och avgöra hur de löser det problem du vill åtgärda.

Sätta upp uppnåeliga mål som projektledare

Att sätta upp uppnåeliga mål är en integrerad del av ledningsprocesserna. Många team använder sig av SMART-mål.

Med ClickUp kan projektledare använda Goals för att sätta upp mål för hela teamet och sedan sätta upp delmål som uppgifter som teamet ska slutföra.

Därifrån kan du också fastställa en vision och bestämma vilken insats som krävs av teamet så att intressenter och medarbetare är med på tåget för att genomföra den. Mål hjälper också alla att förstå vad projektet kan åstadkomma. Inkludera punkter som:

En checklista för projektledning kan implementeras för att hjälpa till att nå milstolpar och uppnå projektmål.

Läs mer om Mål i ClickUp .

Bonus: Projektledning för webbplatser

2. Träffa intressenter och andra projektledare

Det här är personer som är personligt engagerade i projektets framsteg och slutresultat. De har förväntningar på projektplaneringsmetoderna och det är ditt jobb som projektledare att uppfylla dem. Återigen kommer en checklista för projektledning till undsättning!

Projektets intressenter kan vara:

Lär dig mer om projektledningsbegrepp!

3. Samla in specifikationer och krav för projektteamet

Nästa steg i din checklista för projektledning är att samla in specifikationer och krav för ditt projekt. Detta beror på vilken typ av projekt du arbetar med.

I allmänhet bör dina specifikationer och krav innehålla några resultatorienterade kriterier:

4. Skapa projektplanen

Du har gjort din research, förstår kraven och är nu redo att göra en arbetsplan.

Din naturliga instinkt kanske är att direkt börja skapa en tidsplan och schemalägga uppgifterna.

Men innan du skapar projektplanen måste du överväga vilka specifika steg som behöver göras.

Från att skriva kod till att beställa delar eller skapa skyltar – delarna och komponenterna kommer att variera beroende på ditt specifika projekt. Ingen projektledningschecklista är den andra lik, och detta steg är avgörande för dig och ditt projekts framgång.

Glöm inte riskhantering och hur du ska hantera eventuella utmanande problem eller ändringsförfrågningar som uppstår. Du bör också definiera projektets omfattning i din projektledningsplan så att inget går snett. Det kommer alltid att finnas överraskningar, men så länge du är engagerad i projektkommunikation, projektgenomförande och använder projektledningsverktyget ClickUp kommer du och ditt projektteam att vara redo för framgång!

Beakta beroenden vid projektplanering

För denna punkt på checklistan bör du också ta hänsyn till beroenden – vilka uppgifter måste slutföras innan andra uppgifter kan påbörjas. Ordna dina uppgifter och ställ in uppgiftsberoenden för att hantera milstolpar och spara tid.

I ClickUp skapar du en mapp för ditt projekt och startar sedan en lista över de olika delarna. Kanske har du olika listor baserade på de kodspråk som används. Du kan ha en för front-end och en annan för back-end. Design- och copywritingarbete också! Oavsett vilken grupp av uppgifter du har kan en lista hjälpa dig att hålla ordning på dem.

Skapa sedan individuella uppgifter för varje punkt som behöver slutföras. Ange inte några slutdatum! Men du kan lägga till relevanta detaljer eller filer. ClickUp har en rich text-redigerare som hjälper dig att betona vissa punkter, kopiera kod eller till och med citera avsnitt med kursiv stil.

5. Skapa projektbudgeten

När du är klar med projektplanen är det dags för det viktigaste: budgeten.

Detta är en tidsbaserad uppskattning av vad allt kommer att kosta för projektet.

Förhoppningsvis har dina intressenter gett dig någon form av siffror att utgå ifrån.

Men här är ett tips: titta inte på den.

Fundera över vad som krävs för att genomföra projektet på bästa sätt och inom ramen för uppdraget, och reflektera sedan över siffran.

Då vet du vad du ska ta bort och vad du ska behålla. Börja med en grov uppskattning och arbeta dig sedan fram till en mer specifik iteration.

Direkta och indirekta kostnader

Varje budget har direkta och indirekta kostnader.

Direkta kostnader inkluderar arbetskraft, hårdvara, projektledningsprogramvara och alla forskningsrelaterade kostnader (som resor eller fokusgrupper).

Indirekta kostnader behöver inte nödvändigtvis tas med i beräkningen (beroende på projektet). Dessa har konsekvenser som sträcker sig utanför ditt projekt, till exempel hyra av kontorslokaler eller kontorsmaterial. Dessa kan också användas för och gynna andra projekt.

Med ClickUps funktion för anpassade fält kan du skapa unika uppgiftskolumner för att hantera din budget eller andra numeriska värden.

Du kan till och med fastställa alla kostnader, beräkna dina budgetfält i rapporter för att hitta deras summa, genomsnitt eller intervall. Detta är det perfekta sättet att hantera kostnader och få perspektiv på ditt projekts allmänna effektivitet så att du kan skapa en resursplan för ditt projekt.

6. Fördela dina resurser

Vem ska arbeta med vad?

Det är nu du börjar fördela arbete eller tilldela uppgifter till specifika teammedlemmar. Tänk på varje persons kompetens, tidigare erfarenhet och roller och ansvarsområden inom företaget.

Ofta är det självklart att en viss teammedlem kommer att arbeta med ett projekt. Andra gånger kanske du skapar ett specialiserat team där var och en av dessa faktorer blir viktigare.

Fördela resurser och utrustning

Förutom personal kan du behöva tänka på scheman och utrustning. Behöver du beställa fler delar? Vad har du för lager just nu och räcker det för att få jobbet gjort? Vilken ytterligare programvara behöver du?

Dessa överväganden är en del av resursfördelningen. Du ansvarar för att anpassa scheman efter antalet personer du har till ditt förfogande.

Det kan innebära att du måste anställa ytterligare personal eller anlita andra leverantörer för att slutföra projektet enligt tidsplanen.

7. Skapa ett schema

När du har bestämt vilka uppgifter som behöver utföras och vilka resurser du behöver för att utföra dem kan du skapa ett schema och en tidsplan för dina projekt.

Det innebär att man uppskattar hur lång tid varje uppgift kommer att ta och sedan planerar dessa för att få fram ett rimligt uppskattat slutdatum för projektet.

Du kanske vill att specifika medarbetare uppskattar tiden åt dig, eller revidera ditt projektschema när du har fått några uppskattningar.

I ClickUp har du många alternativ för tid och scheman:

8. Fastställ din kommunikationsplan

I denna plan skapar du milstolpar för projektets framsteg och uppdateringar. Detta kan ske genom dagliga standup-möten, som i agil projektledning, veckomöten eller projektstartsmöten.

Tänk också på hur du ska hålla intressenter, projektsponsorer och andra berörda parter informerade på ett tydligt sätt, eftersom de sannolikt arbetar med flera projekt samtidigt.

Bonus: Kolla in våra 10 bästa mallar för projektstartsmöten

En del av kommunikationsplanen kommer att handla om hur du dokumenterar varje projektfas.

Med ClickUp kan du bifoga filer, ansluta till Google Drive/Dropbox och till och med bädda in kalkylblad eller andra dokument direkt i ClickUp. ClickUp kan ersätta alla andra appar för dokumenthantering och eliminera friktionen från andra verktyg.

Kommunicera med konversationer i ClickUp

Konversationer i ClickUp förbättrar din kommunikationsförmåga. Lägg till en konversation i en mapp eller lista och nämn din kollega eller projektgruppsmedlem. En avisering dyker upp i deras aviseringar och de kan svara direkt där. Konversationer är perfekta för snabba frågor.

Du kan också överväga att använda formella presentationer som uppdateringar.

Se till att du planerar dina projekt väl, använd dessa mallar för projektplanering som utgångspunkt och se till att du har både en kommunikationsplan och ett riskregister på plats innan du börjar med din projektchecklista.

Kom ihåg: Ett framgångsrikt projekt börjar med en projektvision som alla intressenter är överens om och förstår, inklusive arbetsfördelningsstrukturen ( WBS ), nyckeltal (KPI) och projektets tidsplan.

Läs mer om effektiva verktyg för teamkommunikation och arbetsfördelningsstruktur .

9. Övervaka dina framsteg

Är du på rätt spår?

Höll du deadline?

Dessa är viktiga frågor när du påbörjar ditt projekt. Tänk på vilka resultat du behöver och tillämpa detta på din projektschema. Tänk också på lärdomar från tidigare projekt du har hanterat och se till att all relevant projektinformation är tillgänglig för ditt team. Ju mer detaljerad information du kan ge i förväg, desto bättre!

Det finns flera sätt att övervaka projektets framsteg i ClickUp.

Gantt-diagram i ClickUp ger dig en översikt över vilka projekt som ligger i fas, vilka som ligger efter och den kritiska vägen för att visa dig de viktigaste uppgifterna som måste utföras.

Rapporterna i ClickUp visar också vem som arbetar med vad, hur många uppgifter som har slutförts och mycket mer.

Du kan också använda mål i ClickUp för att övervaka projektets framsteg. Ställ in ett mål och lägg sedan till en mapp, lista eller uppgifter som mål. Du kan se hur mycket framsteg du har gjort.

En annan funktion som kan hjälpa dig att övervaka framstegen är Portfolios. Denna funktion ger dig en översiktlig bild av vad som händer i ditt team genom att du kan länka utvalda listor på ett och samma ställe. Du kan anpassa dina Portfolio-vyer och till och med dela dem med andra så att alla är på samma sida när ditt projektschema fortskrider.

Bonus: Exempel på projektledning

Slutsats

Nu när vi har gått igenom de nio viktigaste stegen i en checklista för projektledning finns det ännu en praktisk PM-verktygsfunktion som kan hjälpa dig.

Ja, vi har visat dig hur ClickUp kan hjälpa dig – från förfallodatum till rapportering av framsteg och projektresultat – men det finns också en annan del av processen.

Du kan skapa en uppgiftschecklista i ClickUp som innehåller varje del av denna process. Varje gång du vill starta ett projekt kan du använda en sparad checklista som hjälper dig att genomföra varje steg.

Det är en projektplan för att starta projekt.

Här är en som jag har skapat för detta ändamål:

För att göra det ännu enklare kan du spara checklistmallar som projektledningsmallar och sedan ladda om dem när du är redo att använda dem för ditt nästa projekt.

ClickUp gör projektplanering enklare och mer produktiv för projektledare.

Samla allt ditt arbete på ett ställe och börja spara en dag i veckan med ClickUp!