Den ultimata guiden till kravhanteringsplanering

Varje produkt och tjänst drivs av flera affärs- och kundbehov som kallas krav.

Men hur säkerställer du att det slutliga resultatet överensstämmer med alla dessa krav?

Enkelt: med effektiv planering av kravhantering.

I den här artikeln undersöker vi kravhanteringsplanering, varför det är viktigt och hur man skapar en gedigen kravhanteringsplan.

Psst! Vi har också ett fantastiskt erbjudande: ett verktyg som gör kravhanteringsplaneringen till en barnlek.

Låt oss sätta på oss våra Dalí-masker. 🎭

Vad är kravhanteringsplanering?

Planering av kravhantering innebär att du bestämmer hur du ska identifiera, dokumentera, analysera, implementera, spåra och kontrollera projektkraven.

Låt oss använda professorens idiotsäkra planering från Money Heist för att demonstrera.

Professorn kommer att vara vår kravhanteringsplanerare. De ändringar som görs i hans plan medan hans team rånar banken är kraven. Kraven kommer att ändra projektets omfattning (rånet).

Bonus: PRD-mallar

Nu kommer hans kravhanteringsplanering att omfatta:

Han måste också fundera ut sätt att spåra och kontrollera de ständigt föränderliga projektkraven. Tack vare överambitiösa personer som Tokyo i hans team.

Kravhanteringsplanering innefattar mycket, från att definiera projektets omfattning till att fortsätta under hela projektets livscykel.

Men varför är det viktigt?

En plan för kravhantering säkerställer att alla krav registreras, analyseras och hanteras, inklusive:

Visst, en plan för kravhantering är avgörande för projektets omfattningshantering.

Men hur skapar man en sådan plan? Låt oss ta reda på det.

9 steg för att skapa en framgångsrik plan för kravhantering

Här är stegen för effektiv planering av kravhantering:

Steg 1: Definiera projektets omfattning

Projektets omfattning innefattar att fastställa och dokumentera projektmål, leveranser, uppgifter, kostnader och deadlines.

Vanligtvis fastställer du projektets omfattning i en omfattningshanteringsplan i din projektplan eller projektbeskrivning. Sedan kan du helt enkelt kopiera den därifrån.

Utan en plan för omfattningshantering saknar intressenterna den viktiga information som behövs för att identifiera kravförändringar i ett projekt. Det blir också svårt att avgöra om du ska implementera ett föreslaget krav eller inte.

Steg 2: Identifiera projektets intressenter

Din förvaltningsplan bör nämna de åtgärder du kommer att vidta för att identifiera dem.

Först då kan du kartlägga dina intressenters krav.

Du kan hålla möten, intervjuer eller brainstorma med ditt team för att identifiera projektets intressenter. Du kan till och med handplocka varje intressent om det behövs, precis som professorn gjorde.

Steg 3: Definiera roller och ansvar för kravhanteringsarbetet

Din plan bör ange vem som är ansvarig för allt arbete med kravhantering.

Det kan vara projektledaren, en affärsanalytiker eller någon annan medlem i ditt team.

Minns du hur professorn utser Berlin att ansvara för planen?

Han ansvarade för att samla in teamets feedback och avgöra om dessa idéer stämde överens med projektplanen.

På samma sätt kommer din förvaltningsplan att definiera rollen och ansvaret för att övervaka hela kravhanteringsprocessen.

Steg 4: Hantera motstridiga krav

Det är vanligt att det finns motstridiga krav från olika projektintressenter och ditt projektteam.

Till exempel kan din kund vilja ha en app som hämtar 1000 användarposter åt gången, medan utvecklingsteamet kanske tycker att det är opraktiskt.

När det händer, ta ett tips från professorn. Han förutsåg alla potentiella konflikter mellan sitt team och polisen och planerade en handlingsplan därefter.

På samma sätt måste du inkludera i din plan hur du ska få din kund och utvecklingsteamet att enas om appfunktionen för att lösa denna kravkonflikt.

På samma sätt kan du och din analytiker behöva göra en affärsanalys för att identifiera sådana konflikter och få intressenterna att enas.

Steg 5: Utarbeta en strategi för hur du ska prioritera krav

Komplexa projekt har flera krav.

Därför bör din kravhanteringsplan fastställa en metod för att prioritera kraven. Det innefattar att identifiera vilka krav som är affärskritiska och vilka som kan tilldelas nästa sprint.

Att hjälpa teamet att fly från polisen är till exempel ett viktigare krav för professorn än att samla in alla kontanter från bankens valv.

När du prioriterar ett projektkrav bör du ta hänsyn till tekniska krav, intressenters inflytande, godkännande från viktiga intressenter etc. för att kunna fatta ett välgrundat beslut.

Steg 6: Definiera matrisen för kravspårbarhet

Kravspårbarhet avser hur du spårar projektkraven under hela projektets livscykel. Detta görs vanligtvis med en spårbarhetsmatris.

En spårbarhetsmatris är ett dokument som kartlägger och spårar användarkrav med testfall.

När du hanterar kravspårbarhet bör du också ha en kravbaslinje så att ditt team vet vad som har utlovats till kunden.

En kravbaslinje inom mjukvaruutveckling kan till exempel vara en färdig levererad produkt med en godkänd uppsättning funktioner.

Kolla in ClickUps spårbarhetsmatris!

Steg 7: Hantera förändrade krav

Förändringar är oundvikliga, oavsett hur noggrann din projektplan är.

Som projektledare bör du upprätta ett protokoll för att hantera förändrade krav när de uppstår.

För detta kan din kravhanteringsplan ha en ”förändringskontrollprocess”.

Till och med professorn hade en, vilket bara Berlin kände till.

Denna plan beskriver processen för att dokumentera alla förändringar. Den innehåller några viktiga punkter, såsom:

Steg 8: Kommunicera projektkraven

Din planering av kravhantering bör också definiera mekanismen för att kommunicera användarkrav till ditt projektteam och intressenter.

I din plan bör du ange:

Professorn använde en telefonkabel för att kommunicera med Berlin efter att varje milstolpe hade uppnåtts. Berlin informerade i sin tur resten av teamet.

Steg 9: Identifiera verktyg för att hantera krav

Slutligen bör du beskriva alla verktyg för kravhantering som du kommer att använda för att dokumentera, spåra och hantera krav.

Om du vill hålla koll på alla krav och övervaka projektets framsteg behöver du ett kravhanteringsverktyg som ClickUp!

ClickUp är en högt rankad projektledningsprogramvara som används av produktiva team över hela världen för att hantera sina projektlivscykler och kravhanteringsplanering.

Som programvara för kravhantering samlar den ditt team för att planera och samarbeta i realtid. Låt oss se hur:

A. Spåra framsteg med vyer

Med ClickUp kan du följa projekt och kravhanteringsplaner från start till mål med flera vyer.

Visualisera dina uppgifter med över 15 vyer i ClickUp, inklusive lista, tavla och kalender.

Du kan visualisera uppgifter i en lista, på en tavla eller i en kalender.

Du kan också visa beroende uppgifter eller stegen i kravhanteringsplanen i vår Gantt-diagramvy och följa hur din plan fortskrider.

För enkel planering av kravhantering får du också andra vyer som:

B. Missa aldrig en åtgärd med tilldelade kommentarer

Håll kollegor ansvariga för mindre åtgärder inom din ledningsprocess med ClickUps tilldelade kommentarer.

Med ClickUp kan du skapa en åtgärd direkt i en kommentar så att viktiga saker inte faller mellan stolarna. Den som tilldelats åtgärden kan snabbt lösa dessa kommentarer när de vidtar åtgärder.

C. Spara tid med mallar

Om du är projektledare och behöver hantera flera projekt kan du använda ClickUps mallar för att skapa en mall för kravhanteringsplanering och återanvända den för framtida projekt för att spara tid.

Du kan enkelt komma åt mallcentret från utrymmen, mappar, listor eller uppgifter.

Skapa din egen mall för kravhantering i ClickUp eller använd en färdig mall från Mallcentret.

Du kan till och med skapa eller anpassa mallar för din arbetsyta.

Men det är inte allt.

ClickUp erbjuder en mängd olika projektledningsfunktioner, till exempel:

Dessutom stöder ClickUps Forever Free Plan en mängd kraftfulla funktioner för enkel planering av kravhantering.

Och om dessa funktioner inte räcker för att övertyga dig om att använda ClickUp, kolla in varför ClickUp är det bästa verktyget för hantering av affärsverksamhet för ditt team.

När du har en gedigen plan för kravhantering kan du genomföra den och justera planen vid behov.

Behöver du hjälp med att skriva din första förvaltningsplan?

Oroa dig inte. Vi har några praktiska mallar som du kan använda.

3 mallar för kravhanteringsplaner

Här är tre mallar för kravhanteringsplanering för projektledare:

1. Mall för kravhanteringsplan

2. Mall för kravanalysdokument

3. Exempel på kravhanteringsplan

Du kan använda en av dessa mallar som exempel på en kravhanteringsplan för dina behov.

Behöver du andra mallar för produktledning? Läs den här artikeln.

När du utarbetar din plan bör du dock vara uppmärksam på några vanliga misstag som bör undvikas vid kravhanteringsplanering.

4 misstag att undvika vid planering av kravhantering

Planering av kravhantering kan vara utmanande, särskilt när det gäller komplexa projekt. Det är möjligt att göra fel i olika skeden.

Här är fyra vanliga misstag som du kan undvika som projektledare:

1. Felaktig kartläggning av intressenter

Om du inte kartlägger projektets intressenter korrekt kan ditt team hamna i en situation där de arbetar med fel intressentkrav.

Det är också viktigt att identifiera dina intressenter korrekt, eftersom flera affärskrav kommer från dem.

2. Bristande kommunikation

Om du inte kommunicerar väl med ditt projektteam, din kund och dina intressenter kan du få problem med kraven.

Kommunikation inom teamet kan också hjälpa till att upptäcka problem i ett tidigt skede, vilket sparar tid och resurser.

Dessutom, även om du inte har något att säga, säg det också.

Låt inte kunden tro att ingenting händer i projektet.

3. Att inte hålla planen iterativ

Vi vet redan att kraven förändras flera gånger under projektets livscykel.

Om dessa förändringar inte införlivas kommer resultatet inte att bli det som intressenterna önskar.

Om planen inte följer en iterativ metodik som agile kan projektteamet dock fastna i den första uppsättningen krav.

4. Använda MS Word och MS Excel för planering

Word och Excel är kanske de vanligaste verktygen som team använder för att dokumentera krav.

Med dessa verktyg kan dock dokumentversionering bli ett riktigt problem.

Spårbarhetsmatrisen som skapas i ett Excel-ark kan också bli ett nätverk av kolumner som refererar till oändliga dokument. 😰

Bonus: Matrismallar

3 Vanliga frågor om kravhantering

Här är några vanliga frågor om kravhanteringsprocessen:

1. Vad är ett krav?

Ett krav är allt som behövs eller önskas.

Den ska vara nödvändig, specifik, begriplig, korrekt, genomförbar och testbar.

Om ditt mjukvaruutvecklingsteam till exempel utvecklar en app för tidsblockering kan en funktion för tidrapportering vara ett krav.

2. Varför ska jag hantera krav?

Kravhantering hjälper inte bara till att förbättra projektets organisatoriska och operativa strategi, utan bidrar också till att:

3. Vad är en kravhanteringsprocess?

Kravhanteringsprocessen omfattar:

Är du redo att skapa en solid plan för kravhantering?

Visst, det tar tid att skriva en perfekt plan för kravhantering. Professorn hade planerat rånet sedan han var 19 år. Och det visade sig vara en plan! 😎

Oavsett hur lång tid det tar bör din plan för kravhantering omfatta alla steg som vi nämnde tidigare.

Ett smart verktyg för kravhantering som ClickUp kan hjälpa dig att göra det snabbt.

Med ClickUp kan du samarbeta och redigera ett kravdokument eller en projektledningsplan, sortera kravkonflikter och enkelt effektivisera rutinarbetet.

Det är verkligen den ultimata lagspelaren som stöttar dig i varje steg.

Varför vänta?

Prova ClickUp gratis för att skapa en gedigen plan för kravhantering precis som professorn, och vi slår vad om att dina intressenter kommer att ha ett enda ord att säga...