Känner du någonsin att ditt teams att göra-lista för en kund är en hög med brinnande bowlingkäglor som du försöker jonglera med?
Men du har ingen talang för att jonglera och har redan bränt ett av dina ögonbryn? Om du känner igen dig i detta scenario behöver du en ny strategi för arbetsbelastningshantering.
Arbetsbelastningshantering är det superlim som håller ihop dina affärsprocesser.
Utan den skulle din pappershöga kännas lika hög som Mount Everest. Dina projektplaner skulle vara lika oorganiserade som din tonårings sovrum. Och dina anställdas uppgiftslistor skulle vara lika oändliga som deras flöden på sociala medier!
Men vad är arbetsbelastningshantering egentligen? Och hur i hela friden börjar man implementera det i sitt företag?
I den här artikeln diskuterar vi vad det är, hur det fungerar och vilket verktyg för arbetsbelastningshantering som är bäst för att hjälpa dig att implementera det. Ta fram brandsläckaren och släpp bowlingkäglorna – nu sätter vi igång!
Vad är arbetsbelastningshantering?
Arbetsbelastningshantering är processen att effektivt fördela och hantera teamets arbete för att maximera produktiviteten. Det kan verka som en enkel idé, men låt dig inte luras. Om den försummas kan den faktiskt öka din befintliga arbetsbelastning.
En studie från National Library of Medicine från 2021 visade faktiskt att anställda är mindre nöjda när de upplever att de har en överväldigande arbetsbelastning. Detta leder till lägre produktivitet och högre utbrändhet och personalomsättning.
Slutsatsen?
Effektiv arbetsbelastningshantering är mycket viktigt!
Varför är arbetsbelastningshantering viktigt?
När du hanterar arbetsbelastningen i teamet på rätt sätt händer några fantastiska saker:
- Du kommer att se ökat teamarbete och samarbete inom din organisation.
- Dina teammedlemmar kommer att leverera högkvalitativt arbete samtidigt som de håller deadlines.
- En anställd blir produktiv och samtidigt nöjd med sitt jobb och sina ansvarsområden.
Låter som en dröm, eller hur? Låt oss nu titta på hur du kan implementera effektiv arbetsbelastningshantering i verkligheten.
7 steg för att effektivt hantera arbetsbelastningen
Arbetsbelastningsplanering är lite som att plantera ”magiska bönor” i din organisation.
I början kan du möta lite motstånd. Men med tiden kommer dina teammedlemmar (och i förlängningen även dina kunder) att kunna skörda stora fördelar från arbetsbelastningshanteringen.
Här är en steg-för-steg-guide för att effektivisera processen för arbetsbelastningsfördelning.
1. Använd ett verktyg för arbetsbelastningshantering
Olika team inom din byrå kan använda helt olika arbetsverktyg. Detta gör det svårare än nödvändigt att tilldela teammedlemmarna specifika uppgifter eller projekt.
Dessutom kommer alla dina företagsdata att spridas över massor av appar, eller ännu värre: gå förlorade i en flod av e-postkedjor. Detta leder till att ditt team slösar värdefull tid på att spåra nödvändiga data eller kundförfrågningar, vilket innebär att varje projekt tar längre tid än det borde.
Lösningen? Innan du börjar, samla alla dina team på ett enda arbets-OS (operativsystem). Det kommer att fungera som ett datacenter för alla dina affärsprocesser och som ett enda verktyg för att hantera dina anställdas arbetsbelastning.
Låt oss först ta upp det uppenbara: vi kanske är partiska, men vi tycker att det är mycket enklare att hantera arbetsbelastningen med rätt app, som ClickUp. Och om du redan använder någon annan app kommer du att bli förvånad över hur enkelt det är att importera alla dina aktuella projektuppgifter till vår plattform.
KOM HIT ClickUp-bonus: ClickUp gör det superenkelt att navigera genom flera projektuppgifter och deluppgifter för flera kunder. Kolla in snabbstartsguiden för att hantera ditt teams arbetsbelastning på nolltid! Dessutom, om du redan använder befintliga projektledningsverktyg som Basecamp, Trello eller Asana, låter ClickUp dig importera data från vilket verktyg som helst på bara en minut!
2. Utvärdera teamets uppgifter och kapacitet
Kapacitetsplanering är grunden för effektiv arbetsbelastningshantering. Det är processen att räkna ut hur mycket tid och resurser som krävs för att slutföra ett projekt, och för att göra det rätt måste du anpassa uppgiftskraven efter teamets kapacitet.
Kolla in dessa verktyg för kapacitetsplanering & mallar för kapacitetsplanering!
Låt oss ta en titt på hur du kan skapa ett agilt system för arbetsbelastningshantering för ditt team.
Skapa en uppgift och tidsuppskattning för varje projekt
Börja med att lista alla affärsprocesser som ditt team hanterar i ett visst projekt. Dela sedan upp dem genom att skapa hanterbara ClickUp-uppgifter. Om en uppgift verkar komplicerad, dela upp den i mindre projektdelmål.
Se till att du listar alla uppgifter, oavsett hur triviala de är. Detta kan inkludera administrativa uppgifter som hantering av inkorg, dokumentation av processer och till och med att hämta kaffe varje dag!
Det kan verka dumt, men att utelämna vanliga uppgifter som tar upp daglig arbetstid är ett vanligt misstag inom tidshantering. Det är mycket bättre att avsätta tid för kaffepauser än att alltid ligga 15 minuter efter schemat.
Men det är inte det enda du behöver uppskatta: du måste också räkna ut hur mycket tid varje uppgift helst bör ta. Det kan göras på flera sätt:
- Uppskattning baserad på informationen i en uppgifts projektplan
- Använd ett verktyg för tidrapportering eller projektledning.
- Basera tiden för varje uppgift på tidigare erfarenheter.
Om du inte är säker på hur lång tid en uppgift bör ta eller hur lång tid den har tagit tidigare, kan du använda ClickUps Chrome-tillägg för att spåra den tid som läggs på varje uppgift.
Mät varje anställds personliga kapacitet
Teamets produktivitet är avgörande.
När man tänker på resurshantering handlar det inte bara om att fördela ett lika stort antal uppgifter till medarbetarna. Varje individ har olika arbetsstil och kompetens. Vissa kan hantera flera tekniska uppgifter samtidigt, medan andra inte kan det.
Bonus: Verktyg för resurshantering
Nu måste du ta reda på varje teammedlems arbetsbelastningskapacitet. Så vad är det bästa sättet att göra detta? Jo, med hjälp av funktioner för hantering av teamets arbetsbelastning!
I arbetsbelastningsvyn kan du ställa in en daglig/veckovis arbetsbelastningskapacitet för varje enskild användare baserat på dina samtal med dem. Du kan ställa in kapacitet för timmar, uppgifter eller till och med Scrum-storypoäng.
Be helt enkelt dina anställda om deras åsikter. Be varje teammedlem att privat berätta hur de känner om sin individuella arbetsbelastning. Skriv ner vad de har för arbetsuppgifter och om de kan hantera fler eller behöver färre uppgifter.
På så sätt vet du om dina anställda har en överväldigande arbetsbelastning och kan omfördela arbetet vid behov.
Var klok och prioritera!
Alla uppgifter är inte lika viktiga. En tur till Starbucks är inte lika viktig som att slutföra redigeringen av en kunds blogginlägg. Därför måste du lära dig att prioritera.
Prioritering hjälper dig att säkerställa att du alltid fokuserar på de viktigaste sakerna först, oavsett hur stor kapacitet ditt team har. Det hjälper dig att lägga mest energi på hårda deadlines och inte stressa för mycket över saker som kan skjutas upp.
För att prioritera rätt måste du tydligt kommunicera med ditt team vilka uppgifter som måste slutföras först, vilka som har fasta deadlines och vilka som kan skjutas upp om det behövs. När du fattar dessa beslut rekommenderar vi att du använder en enkel poängmatris med 3 möjliga poäng för följande komponenter:
- Vem var den som begärde projektet? Vem som begär uppgiften är en viktig faktor. Om VD har begärt något spelar uppgiftens strategiska värde eller beroenden ingen roll – den får automatiskt högsta prioritet. Ge detta betyg ”1” om det är en begärare på lägre nivå eller en enskild person. Ge detta betyg ”2” om det är en teamledare. Ge detta betyg ”3” om det är en ledande befattningshavare.
- Sätt betyget ”1” om det är en lägre nivå eller en enskild begärare.
- Sätt betyget ”2” om det är en teamledare.
- Ge detta betyg ”3” om det är ledande befattningshavare.
- Är projektet en del av ett beroende? Om uppgiften måste slutföras innan andra teammedlemmar kan utföra sin del av projektet, bör den ges högre prioritet eftersom den påverkar andra personer. Ge detta betyg ”1” om det är ett engångsprojekt som är oberoende av dina andra uppgifter. Ge detta betyg ”2” om det är en del av ett beroendeförhållande, men det övergripande projektet inte är tidsbegränsat. Ge detta betyg ”3” om det är en del av ett beroendeförhållande och det övergripande projektet har en fast deadline.
- Sätt betyget ”1” om det är ett engångsprojekt som är oberoende av dina andra uppgifter.
- Markera detta med ”2” om det är en del av ett beroende, men det övergripande projektet inte är tidsbegränsat.
- Ge detta betyget ”3” om det är en del av ett beroendeförhållande och det övergripande projektet har en fast deadline.
- Sätt betyget ”1” om det är en lägre nivå eller en enskild begärare.
- Sätt betyget ”2” om det är en teamledare.
- Ge detta betyg ”3” om det är ledande befattningshavare.
- Sätt betyget ”1” om det är ett engångsprojekt som är oberoende av dina andra uppgifter.
- Markera detta med ”2” om det är en del av ett beroende, men det övergripande projektet inte är tidsbegränsat.
- Ge detta betyget ”3” om det är en del av ett beroendeförhållande och det övergripande projektet har en fast deadline.
- Är projektet kopplat till en större företagsstrategi eller initiativ? Projekt som är kopplade till större företagsmål bör prioriteras framför projekt som behövs för mindre, avgränsade initiativ. Ge betyget ”1” om det är ett avgränsat projekt som inte är kopplat till en större strategi. Ge betyget ”2” om det är löst kopplat till större strategiska initiativ. Ge betyget ”3” om det är en integrerad del av ett större företagsinitiativ.
- Ge detta betyget ”1” om det är ett avgränsat projekt som inte är kopplat till en större strategi.
- Ge detta ”2” om det är löst relaterat till större strategiska initiativ.
- Ge detta betyg ”3” om det är en integrerad del av ett större företagsinitiativ.
- Ge detta betyget ”1” om det är ett avgränsat projekt som inte är kopplat till en större strategi.
- Ge detta ”2” om det är löst relaterat till större strategiska initiativ.
- Ge detta betyg ”3” om det är en integrerad del av ett större företagsinitiativ.
Använd denna matris för att göra en objektiv bedömning av varje projekts prioritet – och se till att teammedlemmarna vet om en uppgift har flexibel deadline.
FÖRSTA SAKEN ClickUp Bonus: Enkla verktyg för arbetsbelastningshantering i teamet gör det enkelt att ange en prioritet för varje viktig uppgift, från ”Låg” till ”Brådskande”. Att sortera efter brådskande ärenden hjälper ditt team att visualisera sina högst prioriterade uppgifter. Du kan till och med skapa enkla automatiseringar i ClickUp för att ange en specifik prioritetsnivå när en uppgift tilldelas en viss person eller når ett förfallodatum.
3. Använd resursfördelning för att hantera teamets arbetsbelastning
När du har utvärderat teamets uppgifter och kapacitet är det dags att fördela arbetet, eller hur? Men vänta... inte så fort.
Du kan inte bara välja vem som helst för vilket gammalt projekt som helst. Jo, kanske kan du det. Men det skulle vara ungefär lika effektivt som att be Hulken att vika origamisvanar.
Bonus: Resursutjämning
Tilldela rätt personer rätt uppgifter
Nyckeln till intelligent arbetsbelastningshantering är att tilldela rätt arbetsomfång till rätt person. Se till att du eller din projektledare känner till varje teammedlems kompetens, temperament, tillgänglighet och styrkor innan jobbschemaläggningen påbörjas.
Om en av dina anställda till exempel är duktig på detaljer men har svårt med pressade deadlines är hen förmodligen inte det bästa valet för ett brådskande projekt. På samma sätt är din kreativa tänkare med helhetssyn kanske inte den bästa korrekturläsaren.
Ta hänsyn till varje individs unika styrkor och tilldela sedan de högst prioriterade uppgifterna först. När det är klart kan du tilldela resten (oroa dig inte, du kommer att hinna gå till Starbucks ... så småningom).
Vill du få extra poäng som chef? När du fördelar arbete till en teammedlem, låt dem veta varför du valde just dem för den uppgiften. Det gör deras arbete mer meningsfullt och engagerande.
Ju mer självsäkra dina anställda är i sina uppgifter, desto högre blir deras produktivitet. Så enkelt är det!
Skapa realistiska deadlines
När du har fördelat alla uppgifter måste du sätta deadlines för dem. När du börjar med arbetsbelastningsplanering bör du fokusera på att göra dessa deadlines uppnåeliga!
Även med de mest intuitiva apparna som ClickUp bör du räkna med en viss inkörningsperiod medan ditt team lär sig de nya arbetsflödena. Gör dina deadlines för den första omgången så förlåtande som möjligt.
Använd den information du samlat in om tidigare uppskattningar av uppgiftstider, medarbetarnas kapacitet och kända kompetensområden för att göra en så bra uppskattning som möjligt av hur lång tid varje uppdrag bör ta. Lägg sedan till lite extra tid för oförutsedda omständigheter.
När medarbetarna klarar dessa deadlines kommer det att bygga upp deras självförtroende och förtroendet för ditt fantastiska nya system. Att ha rätt verktyg för att redigera arbetsbelastningen – och göra det snabbt – är avgörande för produktiviteten för alla teamledare.
TEAMWORK > TALANG ClickUp-bonus: Det är enkelt att fördela uppgifter i ClickUp! Skapa bara en uppgift och tilldela den till en eller flera medarbetare eller team. När du har fördelat uppgifterna anger du startdatum och förfallodatum för varje teammedlem. Oroar du dig för att hantera motstridiga deadlines? Visualisera teamets uppgifter genom tidslinjevyn för att balansera allas start- och förfallodatum, allt från en enda projekttidslinje.
4. Hjälp dina anställda att planera med mallar för arbetsbelastningshantering
Okej, så du har identifierat dina uppgifter och hur lång tid de kommer att ta, och du vet vilka anställda som är ansvariga för vad. Nu är det bara att köra på autopilot, eller hur?
Men vänta lite!
Om denna modell för arbetsflödesplanering är ny för ditt team kan de (och du!) behöva lite extra stöd för att komma igång. Och även om arbetsflödet inte är nytt, ju mer utvecklad din arbetsbelastningshanteringsmodell blir, desto mer bör din process standardiseras.
Mallar har två funktioner för arbetsbelastningshantering: De hjälper team som är nya i processen att komma igång snabbare, och de hjälper erfarna team att automatisera fler av de bra saker som de vet fungerar.
Här är fem mallar för arbetsbelastning som hjälper dig att komma igång:
1. ClickUp-mall för medarbetares arbetsbelastning
Med ClickUps mall för arbetsbelastning för anställda kan teammedlemmar och chefer fastställa sin dagliga och veckovisa arbetsbelastningskapacitet och se hur mycket arbete som tilldelats varje anställd.
2. ClickUp-mall för schemaläggning
Med ClickUps mall för schemaläggning kan teammedlemmarna övervaka och visualisera sina tidigare, nuvarande och kommande arbetsuppgifter med hjälp av tekniken för tidsblockering.
3. ClickUp Enkel mall för uppgiftshantering
Vill du förenkla dina teams uppgiftslistor? Prova ClickUps enkla mall för uppgiftshantering för att ge dina anställda möjlighet att få en personlig daglig lista med uppgifter, inklusive arbete, personliga projekt, ledighet etc.
4. ClickUp-mall för 1-mot-1-samtal mellan anställd och chef
Arbetsbelastningshantering börjar med att medarbetarna förstår vad som förväntas av dem. Det innebär att du, som teamledare, måste tydligt definiera produktionsmål, tidshantering och projektprioritering. Det bästa sättet att få alla medarbetare att dra åt samma håll är med ett detaljerat 1-mot-1-dokument som spårar alla dessa aspekter.
5. ClickUp-mall för mötesuppföljning
En effektiv arbetsbelastning börjar med att organisera dina dagliga arbetsuppgifter. Därför är det så viktigt att använda en mall för att spåra dina möten så att du vet var din tid går åt och vad du kan göra för att underlätta din arbetsbelastning.
MALLAR, MALLAR, MALLAR! ClickUp-bonus: Vi är stora fans av mallar som hjälper ditt team att hålla sig på rätt spår och vara organiserat. Vill du se mer? Kolla in vår fullständiga sammanställning av projektledningsmallar eller besök ClickUp Template Center för hundratals sätt att komma igång snabbare!
5. Prioritera kommunikation och samarbete
Vi kanske har glömt hur man löser matematikuppgifter från åttonde klass, men här är en formel som du måste lära dig utantill:
Arbetsbelastningshantering = stresshantering
Ju mindre stress vi utsätts för, desto lättare blir det att hantera vår arbetsbelastning. Så vad är den största källan till stress på arbetsplatsen?
En undersökning från Wrike visade att det handlar om att skapa åtta tecken långa lösenord med en siffra, en stor bokstav och ett symbol. Ja, det och bristande kommunikation och samarbete.
Även positiva förändringar kan orsaka stress när de är helt nya. Efter att du har implementerat ditt nya system för uppgiftshantering bör du regelbundet kolla med ditt team för att säkerställa att de känner sig stödda.
Inför regelbundna teammöten
Särskilt när denna process fortfarande är ny bör du medvetet försöka planera in enskilda möten med dina teammedlemmar. Kommunikation är nyckeln till förändringshantering och till att få dina anställda att acceptera nya processer. För en framgångsrik förändringshanteringsprocess kan du använda frågorna nedan för att få ärlig feedback från dina team:
- Är din nuvarande arbetsbelastning realistisk, och om inte, hur skulle den kunna ändras?
- Finns det hinder som hindrar dig från att slutföra aktuella projekt?
- Hur säker är du på att kommande deadlines kommer att hållas?
- Vilka är dina största utmaningar med det nya systemet?
- Har du några förslag eller idéer om hur processerna kan förbättras?
Prova dessa verktyg för förändringshantering!
Förbered dig för förändringar med mallar för successionsplanering!
Tänk på att fler möten i din och dina medarbetares scheman kan minska produktiviteten – precis tvärtom mot vad du vill uppnå! Fundera därför på hur du kan göra dessa avstämningar så smidiga och effektiva som möjligt.
Överväg att göra detta via Slack, till exempel, så att teammedlemmarna kan uppdatera dig när det passar dem utan att störa deras arbetsflöde. Vissa anställda kommer aldrig att känna sig helt bekväma med att ventilera sina problem till sin chef – och det är helt okej!
Håll ett veckovis teammöte där alla kan samlas för att dela strategier och ventilera klagomål. Överväg också att använda en anonym deltagarapp som ScatterSpoke så att alla kan dela med sig av sina känslor på ett avslappnat sätt.
Lägg tonvikten på samarbete, inte avbrott
Det finns väl inget mer irriterande än att skicka ett viktigt meddelande till en anställd och sedan inte höra något från hen på flera timmar? Jag menar, vilken del av ”Var är min latte?” förstod hen inte?!
Skämt åsido, obehandlade meddelanden bromsar din framsteg och gör det svårt för dig att hantera din arbetsbelastning. När du utformar din arbetsbelastningshanteringsprocess, se till att fokus ligger på att bryta ner silos, inte bygga nya.
Skapa teamuppgifter så att alla kan se vad de andra teammedlemmarna håller på med. Om de kan se status utan att behöva avbryta någon annans arbetsflöde? Ännu bättre.
KAN DU TILLDELA KOMMENTARER?! ClickUp-bonus: Använd ClickUp för att lämna en kommentar på varje uppgift. Anställda får omedelbart ett meddelande, så de kan inte komma med några ursäkter för att de inte sett din begäran. Och om du behöver att personen gör något brådskande, konvertera din kommentar till en uppgift och tilldela den till personen. Anställda får ett meddelande och kommentaren dyker upp i deras uppgiftslista. När de är klara kan de klicka i kryssrutan Löst för att visa att de har slutfört uppgiften. Voilà.
6. Spåra arbetsbelastningens prestanda med hjälp av instrumentpaneler
Arbetsflödeshantering är en ständig cykel. Du måste gå igenom varje steg flera gånger för att uppnå kontinuerlig förbättring. Men hur ska du mäta om det fungerar?
Det finns alltid den svåra vägen. Du kan föra noggranna tabeller över varje klagomål, missöde och uppfylld (eller missad) deadline. Under varje ny uppgiftscykel kan du leta efter mönster och vanliga problemområden, prova den gamla metoden att gissa och kontrollera för att se om det hjälper att ändra saker.
Är du redo för den enkla vägen?
ClickUps instrumentpanel kan fungera som ditt kontrollcenter där du övervakar och spårar hur väl ditt team hanterar sin arbetsbelastning. Du kan fylla varje instrumentpanel med massor av anpassade widgets som diagram, beräkningar, textblock och mycket mer, där varje widget hämtar specifika data från hela ditt team!
Men det är inte allt. Du får också tillgång till massor av widgets för uppgiftsrapportering som ger dig detaljerad information om hur ditt team hanterar uppgiftshanteringen. Du kan till exempel använda:
- Hastighetsdiagram: Bestäm slutförandegraden för en uppsättning uppgifter och uppskatta bättre teamets faktiska arbetsbelastningskapacitet.
- Kumulativa flödesscheman: Kontrollera hur väl ditt projekt fortskrider och identifiera flaskhalsar som kan ha uppstått till följd av dålig arbetsfördelning.
- Mål: Fastställ och följ upp affärsmål, målsättningar och OKR:er.
ClickUp-bonus: Ett annat bra sätt att övervaka arbetsbelastningen i ditt team är att använda Box View. Det visualiserar vad en anställd arbetar med samt deras aktuella arbetskapacitet. Du kan enkelt identifiera vem som är överbelastad och omfördela uppgifter till dem som kan ta på sig mer.
BOX IT UP ClickUp Bonus: Ett annat bra sätt att övervaka arbetsbelastningen i ditt team är att använda Box View. Det visualiserar vad en anställd arbetar med samt deras aktuella arbetskapacitet. Du kan enkelt identifiera vem som är överbelastad och omfördela uppgifter till dem som kan ta på sig mer.
7. Automatisera arbetet och centralisera synligheten
När du har löst eventuella problem i arbetsflödet under de första cyklerna kan du leta efter fler möjligheter att ytterligare förbättra din effektivitet.
Hoppa inte över detta steg!
Under ett projekts livscykel kommer det att uppstå situationer då ditt team måste hantera en tung arbetsbelastning. Arbetsbelastningshantering hjälper dig att vara proaktiv med dessa tidsbesparande strategier redan nu, så att du slipper stress senare.
Automatisera repetitiva uppgifter
Det enklaste sättet att minska den faktiska arbetsbelastningen är att identifiera rutinmässiga uppgifter som kan utföras automatiskt. Faktum är att din organisation kan spara upp till två timmar om dagen genom att automatisera arbetsbelastningshanteringen! Dessa verktyg kan automatisera större delen av uppgiftshanteringsprocesserna.
Visst, du kan alltid välja och vraka bland färdiga automatiseringsverktyg. Men varför belamra teamets applikationer när du kan investera i en allt-i-ett-programvara för arbetsbelastningshantering som är fullspäckad med automatiseringar?
Anta att du vill skapa en automatisering som gör att en anställd omedelbart får veta när de har en ny brådskande uppgift att utföra. Turligt nog är du en briljant beslutsfattare och har beslutat att använda ClickUp för arbetsbelastningshantering!
Allt du behöver göra är att använda automatiseringen: ”När en uppgift ges prioriteten ”Brådskande” ändras uppgiften automatiskt till ”Öppen”. Bam. Så snart en uppgift märks som brådskande kommer din anställd att få reda på det.
Välj från en lista med över 50 inbyggda automatiseringar eller skapa dina egna!
Använd en Kanban-tavla för att få ett annat perspektiv.
En Kanban-tavla är ett kompakt men kraftfullt verktyg som säkerställer att dina affärsprocesser fungerar smidigt. Hur fungerar det?
Det visualiserar ditt projekts arbetsflöde och visar statusen för varje uppgift på en överskådlig fysisk eller virtuell uppgiftstavla. Ditt team kan sedan dra och släppa uppgifter till relevanta statuskolumner allteftersom de fortskrider, så här:
På så sätt kan hela teamet se projektets framsteg i realtid. Denna arbetsbelastningshanteringsprocess ger alla inblandade en bättre uppfattning om hur lång tid ett projekt tar och vem som är ansvarig för varje del av det.
Projektledaren bör också identifiera vilka uppgifter som ligger stilla på Kanban-tavlan, vilket indikerar flaskhalsar i processen. De kan sedan tilldela en resurs (eller en teammedlem) för att hjälpa dem att lösa uppgiften.
ANPASSA DIN VY EFTER DINA BEHOV ClickUp-bonus: Vi erbjuder en Kanban-tavla för projektledning, Gantt-diagram för att visualisera beroenden och andra vyer så att du kan välja det perspektiv som fungerar bäst för ditt team. Använd flexibla vyer för att visualisera uppgifter i en uppgiftslista, Kanban-tavla eller tidslinjevy.
Vanliga frågor om arbetsbelastningshantering
Vilka är de vanligaste utmaningarna inom arbetsbelastningshantering?
Utmaningarna med arbetsbelastningshantering kan variera beroende på bransch, företagsstorlek och individuella ansvarsområden. Några vanliga utmaningar är dock:
- Överväldigande arbetsbelastning: Det kan vara svårt att hantera en arbetsbelastning som är för tung eller krävande, vilket kan leda till stress, utbrändhet och minskad produktivitet.
- Bristande prioritering: Utan tydliga prioriteringar kan det vara svårt att avgöra vilka uppgifter som är viktigast och hur resurserna ska fördelas på ett effektivt sätt.
- Dålig tidshantering: Tidshanteringstekniker är viktiga för arbetsbelastningshantering, men många individer kämpar med uppskjutande, distraktioner och andra produktivitetsfällor.
- Otillräckliga resurser: Brist på resurser, såsom personal, teknik eller budget, kan hindra en individs förmåga att hantera sin arbetsbelastning effektivt.
- Scope creep: Förväntningarna kan förändras eller utvidgas utöver vad som ursprungligen överenskommits, vilket leder till en ökning av arbetsbelastningen utan motsvarande ökning av resurserna.
Vem ska hantera arbetsbelastningsplaneringen?
Beroende på hur din organisation är strukturerad kan arbetsbelastningshanteringen ske enskilt eller i grupp.
Om ditt företag är mycket uppdelat och avdelningarna verkar fungera som egna miniföretag, är det förmodligen mest logiskt att vara en ensamvarg i din planering. Men team som är mycket samarbetsvilliga och ofta arbetar med andra för att slutföra projekt behöver förmodligen att alla slår sina kloka huvuden ihop.
Vilka är fördelarna med effektiv arbetsbelastningshantering?
Verktyg för arbetsbelastningshantering hjälper dig att se allt som händer inom företaget. Och det ger ditt team samma insyn!
Att se var projekten befinner sig kan eliminera kommunikationsproblem och projektsilos. Och viktigast av allt? Det hjälper ditt team att hålla sig på samma sida och arbeta effektivt. Och det betyder fler nöjda kunder som får sina projekt i tid.
System för arbetsbelastningshantering har också följande funktioner:
- Se till att inga projektresurser (programvara, tid, medarbetarnas kompetens) går till spillo.
- Ger dig en kristallklar bild av hur ditt projekt fortskrider.
- Visa vilka affärsprocesser som bromsar ditt arbete
- Informera om deadlines och projektbudgetar
- Minska kommunikationsklyftorna mellan olika avdelningar
Implementera effektiv arbetsbelastningshantering med ClickUp
Arbetsbelastningshantering är som ett första hjälpen-kit för din organisation. Det är ett utmärkt sätt att skydda ditt teams välbefinnande när de har en tung arbetsbelastning. Dessutom ger det dem en omedelbar produktivitetsökning!
Att hantera arbetsbelastningen manuellt är dock svårt. Du behöver ett dedikerat projektledningsverktyg – som inte bara är praktiskt för erfarna projektledare – för att utföra alla tunga uppgifter som arbetsfördelning, uppföljning av teamets framsteg, skapande av rapporter och mycket mer.
Lyckligtvis har verktyg som ClickUp massor av funktioner, inklusive tidslinjevy, arbetsbelastningsvy och boxvy, som gör att denna process går smidigt.
Med ClickUps kostnadsfria plan får du obegränsat antal användare och obegränsat antal projekt. Med den betalda planen får du obegränsat lagringsutrymme och obegränsade integrationer som hjälper dig med teamets arbetsbelastning.
Så registrera dig på ClickUp och diagnostisera och åtgärda dina produktivitetsproblem redan idag!