Vad är förändringshantering? Tre faser för en smidig övergång

Som Engagement Manager i Professional Services-teamet på ClickUp har jag hjälpt många kunder att framgångsrikt lansera vår plattform i deras organisation. Du kanske blir förvånad över att höra att det enklaste med ett projekt är att installera ClickUp.

Det är viktigt att lägga en stark grund med en väl uppbyggd hierarki och konfiguration av meningsfulla vyer! Men hur din organisation upplever förändringar kan direkt påverka framgången för alla digitala transformationer.

Förändringshantering handlar om att underlätta förändring på individnivå genom att bedöma dina intressenters behov och förbereda förändringsinitiativet därefter.

Varför förändringshantering är en viktig aspekt av affärsverksamheten

Vissa företagsledare kanske vid detta läge frågar sig: varför bry sig? Låt oss bara driva igenom förändringshanteringsprocessen så snabbt som möjligt och hoppas på det bästa.

Jag är här för att berätta att lite tid kommer att hjälpa alla genom förändringsinitiativen och leda till stora fördelar.

Först och främst, och kanske viktigast av allt, bidrar ett effektivt genomförande av förändringshantering till att garantera din avkastning på investeringen. Det säkerställer att dina medarbetare snabbt tar till sig, utnyttjar och behärskar produkten för en framgångsrik förändring.

Det minskar också behovet av att omarbeta eller se över processer, eftersom dina intressenter är mycket involverade i projektet från början till slut.

Slutligen kan din strategi för förändringshantering hjälpa dig att uppnå de mål och framgångsmått som du satte upp när du först valde ClickUp som produkt. Det är egentligen bara en försäkring för att realisera fördelarna med framgångsrik förändringshantering.

Kurt Lewins modell för förändringshantering

Kurt Lewins förändringshanteringsmodell utgår från att varje förändring som en organisation genomgår går igenom tre faser:

Syftet med att implementera denna förändringshanteringsprocess är att få människor att snabbare ta sig igenom förändringskurvan. I slutändan vill företagsledare minska den tid som spenderas i förändring och osäkerheten i botten av förändringskurvan.

Alla går igenom förändringskurvan i olika takt, så som en del av din planering måste du ta hänsyn till alla olika typer av intressenter i din strategiska vision. Nedan går vi igenom de olika stegen så att du kan hantera förändringar och genomföra dina processer på ett mer effektivt sätt.

Vi har också sammanställt en mall för förändringshantering som innehåller frågor för intervjuer med intressenter, en plan för förändringshantering och en kommunikationsplan.

Fas 1: Lossa upp

Denna fas av förändringshanteringsprocessen handlar om upptäckt och planering.

Utvärdera förändringens inverkan

Först och främst är det viktigt att identifiera vilken inverkan implementeringen av förändringen har på dina intressenter, oavsett om de påverkas direkt eller indirekt. I digitala transformationsprojekt finns det tre huvudtyper av förändringar:

1. Systemförändringar

Vid en ClickUp-implementering är det nya systemet ClickUp! Tänk på hur mycket systemet kommer att skilja sig från det nuvarande, eftersom detta kan påverka hur mycket och vilken typ av utbildning ditt team behöver.

2. Processförändringar

När du lanserar ett nytt system är det naturligt att de processer eller arbetsflöden som ditt team följer förändras i takt med det. Att ta fram dokumentation om standardiserade arbetsrutiner (i Docs!) kan vara en utmärkt resurs för ditt team.

3. Personalförändringar

Denna typ av förändring är förmodligen den som människor är mest oroliga för under en digital transformation – kommer det nya systemet att ersätta mig? Det är viktigt att beakta påverkan på dina medarbetare under förändringshanteringen i organisationen och tydligt kommunicera förväntningarna.

När du har identifierat de områden som du tror kommer att påverka ditt team mest är det dags att fråga dem! Genomför intervjuer med intressenterna för att fråga medlemmarna i ditt team vad deras största farhågor är och identifiera luckorna i organisationsförändringen för att återgå till status quo.

Till exempel kan ditt team tycka att förändringsinitiativen som kommer att påverka deras processer är relativt små, även om du själv bedömer att de är stora. Det innebär att du under projektet måste se till att inkludera extra utbildningssessioner för att få teamet att förstå hur de ska hantera förändringen.

Det kan också framkomma i intervjuerna att dina medarbetare är oroliga för att det nya systemet kommer att leda till uppsägningar. Detta skulle tyda på att du behöver inkludera tydliga budskap i din kommunikationsplan för att bemöta dessa farhågor.

Identifiera motståndare, skeptiker och förespråkare

Om du genomför intervjuer med intressenterna kommer du snart att kunna identifiera motståndarna, skeptikerna och förespråkarna.

Champions är personer som redan har övertygats om förändringen och som kommer att fungera som ambassadörer för ClickUp. De kan ha använt ClickUp tidigare eller bara vara mycket engagerade personer i ditt team.

Champions bör användas för att motivera resten av teamet och inkluderas i processen för att implementera ClickUp som ämnesexperter.

Det är nog uppenbart att motståndare är personer som är mycket tveksamma till förändringsinitiativ eller förändringar av något slag. Det är viktigt att erkänna detta, men också att begränsa dessa personers möjlighet att sprida negativa åsikter så att projektet inte saboteras. Kom ihåg negativitetsbiasen – negativitet är starkare än positivitet.

Den sista kategorin av personer är dina skeptiker. Dessa är faktiskt min favoritgrupp att ha med i en workshop när jag samlar in krav för implementeringen av ClickUp för projektledning!

Här har du de personer som är mest engagerade i projektets resultat och som kommer att ifrågasätta processer och förändra dem därefter. De kommer att tänka på saker som ledningen inte tänker på.

Identifiera ovanstående typer av personer och samarbeta med dem under projektledningsprocessen eller förändringsinitiativet!

Planera för förändringen

Nu när du har samlat all denna information är det dags att sätta den i verket! Det finns två tillgångar som jag rekommenderar för alla framgångsrika projekt med sin förändringshanteringsstrategi.

Lyckligtvis är ClickUp ett utmärkt verktyg för att ta fram och underhålla dessa planer. I vår mall för förändringshantering finns redan exempelplaner som du kan använda. I din strategi för förändringshantering bör du inkludera alla aktiviteter som du planerar att genomföra för att hjälpa ditt team att anamma ClickUp.

Några av dessa aktiviteter kan vara:

I kommunikationsplanen fastställer du uppgifter för den planerade kommunikationen som kommer att ske under förändringen. Dessa kan omfatta:

I vår mall finns det några utkast till formuleringar som du kan använda i många av dessa kommunikationer. Det finns ett antal funktioner i ClickUp som också kan hjälpa dig att ställa in detta!

Uppgifter i flera listor

Jag lägger gärna till alla mina planerade uppgifter från min kommunikationsplan till förändringshanteringsplanen så att jag får en helhetsbild av allt.

Återkommande uppgifter

För saker som veckovisa uppdateringar och styrgruppsmöten kan du använda funktionen för återkommande uppgifter för att enkelt påminna dig om att slutföra dessa aktiviteter.

Fas 2: Förändring

Förändringsfasen inträffar när förändringarna faktiskt genomförs. Detta kan vara den mest turbulenta tiden för ditt team, men om du har arbetat hårt i upptiningfasen bör du ha en plan för att ta dig igenom denna tid.

Din största utmaning under denna tid är att få alla att ta sig igenom förändringskurvan och förhindra att någon fastnar. Var beredd att ändra dina planer när saker dyker upp under projektets gång.

Om du har infört några feedbackprocesser, till exempel ett ClickUp-formulär eller en Slack-kanal, bör du börja höra om några av de problem som kan uppstå. Din ledningsgrupp är också viktig för att övervaka teamets moral och komma med observationer.

De är på plats med sina team och har koll på den allmänna stämningen. Nedan följer några orsaker till att människor kan fastna under förändringsprocessen och hur man kan hantera dem:

Förstår inte orsaken

Om någon inte förstår syftet med att införa ClickUp eller något annat nytt system i din organisation kommer de sannolikt att sakna engagemang under projektet och vara långsamma med att anamma det. Se till att du lägger tid på att förklara ”varför” för ditt team och få dina förespråkare att sprida budskapet om värdet av en framgångsrik förändring.

Rädsla för det okända

Förändringar kan vara skrämmande!

För dem som är rädda för den kommande förändringen, öka kommunikationen och se till att processen är mycket transparent. Involvera dina intressenter i förändringshanteringsprocessen för att hjälpa till att undanröja dessa tvivel – och i slutändan säkerställa att allt återgår till status quo.

Oro över egen kompetens

När man lär sig ett nytt system kan man vara orolig för om man har den tekniska förmågan att börja använda det. Se till att utbildningar planeras in inte bara vid lanseringen utan även under veckorna och månaderna därefter. Konsekvens är avgörande för att hantera förändringar.

Grupptryck (negativitetsbias)

Minns du de motståndare vi identifierade tidigare? Om rösterna från dina motståndare blir för högljudda kan det dra ner resten av teamet när ni hanterar förändringen. Minimera störningarna genom att tillhandahålla privata kanaler för feedback för dessa personer via deras chefer.

Förlora syfte och auktoritet

Om du är JIRA-experten i ditt team och JIRA plötsligt försvinner kan det göra den personen mycket nervös över sin egen roll och betydelse i teamet. Involvera alla som har dessa farhågor i lanseringen av ClickUp för att dämpa dessa farhågor.

Oro över tidigare erfarenheter

Om ditt team har upplevt förändringar tidigare i din organisation och det orsakade en hel del omvälvningar och smärta, kan ditt team vara nervöst över vad denna nästa förändring kan innebära. Du bör erkänna tidigare problem och tala om de åtgärder som vidtas för att implementera lärdomar från tidigare projekt.

Tro på att förändringen är tillfällig

På samma sätt kan människor tro att det nya systemet är en tillfällig modefluga som kommer att gå ur mode om din organisation ständigt genomgår förändringar. Betona de långsiktiga planerna för ClickUp så att människor vet att det inte bara är en ny trend.

Var beredd att anpassa din plan efter eventuella problem som kan uppstå och involvera dina team så mycket som möjligt när du hanterar förändringar i denna fas. Du kommer att klara det med ett leende på läpparna!

Fas 3: Återfrysning

Det sista steget handlar om att "frysa" förändringen så att ClickUp blir det nya normala. Detta är ofta det mest försummade steget, eftersom projektet avslutas när lanseringen är klar och alla går vidare till nästa sak.

Jag kan inte nog betona vikten av detta steg för att uppmuntra införandet av ClickUp. Ditt team har just genomgått en stor omvandling och lagt ner mycket arbete – det är dags att erkänna det!

Några av de underhållsaktiviteter som du bör inkludera listas nedan. Här har du alla möjligheter och bara du vet vad som passar bäst för din organisations kultur och övergripande affärsstrategi.

Lanseringsfest

För att avsluta förändringen kan du överväga att anordna en fest efter lanseringen. Detta kan vara ett bra sätt att visa ditt team att förändringsperioden är över och också förstärka övergången till ClickUp.

Firandet kan ta många former, till exempel att bjuda teamet på lunch eller ge alla en cupcake. Även kortsiktiga framgångar som uppstår direkt är bra att lyfta fram när du hanterar förändringar.

Tävling om arbetsplatspoäng

ClickUp har också en mycket användbar rapporteringswidget tillgänglig i våra instrumentpaneler som kallas Workspace Points. Denna widget tilldelar poäng till personer baserat på antalet uppgifter de arbetar med, slutförda uppgifter och tillagda kommentarer.

Jag har sett flera av mina framgångsrika kunder skapa en intern tävling för sina medarbetare där den person som samlar flest Workspace Points får ett presentkort. Att implementera detta vid lanseringen är ett genidrag eftersom det uppmuntrar människor att tidigt sätta sig in i ClickUp och även migrera allt sitt nuvarande arbete till systemet.

Utvärdering efter driftsättning

Det enklaste sättet att ta reda på om dina medarbetare accepterar förändringen är att fråga dem! Några veckor efter lanseringen kan du göra en ny undersökning för att höra vad de tycker om ClickUp, få feedback och förslag på förbättringar.

Det finns ofta specialfall som vi inte har tänkt på under upptäcktsfasen som dyker upp här och som kan främja en känsla av kontinuerlig förbättring av produkten. Du kommer också att upptäcka om det finns några kunskapsluckor som kan åtgärdas med extra utbildning.

Extra utbildning, kontorstider och lunch- och lär-sessioner

Om ditt team säger att de behöver extra utbildning, ge dem det! Även om de inte säger det är det värt att ge dem ytterligare möjligheter att ställa frågor och lära sig mer.

De mest framgångsrika metoderna jag har sett är till exempel kontorstider där människor kan komma med sina specifika frågor om ClickUp som kanske inte skulle tas upp under en utbildningssession.

Om du dessutom kan få dina ClickUp-ambassadörer att presentera hur de använder ClickUp i möten och sessioner som Lunch and Learns, kommer du att upptäcka att människor tar till sig de tips och tricks som deras kollegor ger dem.

Belöningar och erkännanden

För att säkerställa att hela förändringsprocessen blir en positiv upplevelse, uppmärksamma de personer och experter som bidragit till projektet. Det är en stor sak att genomföra en förändringsprocess, så belöna alla på lämpligt sätt.

Vem har nytta av en förändringshanteringsplan?

Organisationer: Förändringar är oundvikliga i företag. Det är faktiskt det enda som är konstant. För organisationer är en plan för förändringshantering avgörande för att hantera övergångar på ett smidigt sätt. Den skyddar företaget från potentiella störningar och minimerar de förluster som kan orsakas av ohanterade justeringar. Denna plan kan bidra till förbättringar, innovation och tillväxt inom organisationen.

Anställda: Det är inte bara organisationerna, utan även de anställda som har stor nytta av en omfattande förändringshanteringsplan. Den ovana och oro som förändringar medför kan ofta leda till minskad moral och produktivitet bland personalen. Med en ordentlig förändringshanteringsplan får de anställda nödvändigt stöd och vägledning under övergången, vilket minskar motståndet och förbättrar acceptansen för den nya situationen.

Ta dig igenom förändringskurvan snabbare med förändringshantering

Förändringshantering säkerställer att ditt team kommer igenom implementeringen av ClickUp utan problem. Det uppmuntrar också till användning och säkerställer att du får snabbast möjliga avkastning på investeringen.

Försumma inte något av de tre stegen – frigör, förändra och återfrys. Genom att förbereda dig för varje steg säkerställer du att du får ut mesta möjliga av din personal och av ClickUp.