Vad är intressentanalys? Exempel och tips för chefer

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är intressentanalys?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Intressentanalys är processen att identifiera individer som påverkas av ett projekt och deras behov. Denna analys inkluderar steg för att organisera och prioritera olika typer av intressentgrupper. " } } ] }

Varje projekt har intressenter – personer som har ett intresse eller inflytande i arbetet. Att veta vem som påverkas av ett projekt är nyckeln till att få acceptans och stöd för projektets framgång. Ett sätt för projektledare att genomföra detta viktiga ledningssteg är att göra en intressentanalys.

Denna analys är en del av en större plan för intressentengagemang och ger dig information om vilka dessa personer är. Den visar också hur projektet påverkar dem och vilken roll de spelar för att säkerställa att målen uppnås.

I den här artikeln visar vi vad intressentanalys är och varför det är viktigt. Du lär dig också hur man gör en intressentanalys och hittar ett exempel från verkligheten som du kan använda som referens när du skapar din egen. 🛠️

Vad är intressentanalys?

Intressentanalys är processen att identifiera personer som påverkas av ett projekt och deras behov. Analysen omfattar steg för att organisera och prioritera olika typer av intressentgrupper.

Processen fokuserar på att gruppera liknande projektintressenter utifrån hur mycket de kommer att delta, deras intresse och deras inflytande. Fokus ligger också på hur man kommunicerar med de olika typerna av intressenter.

Målet med intressentanalys är att identifiera interna och externa grupper som kan ha en inverkan på projektinitiativen i termer av makt eller intresse. Det är det första steget i intressenthantering och en viktig komponent när man ska få stöd för ett projekt. ✨

Varför är intressentanalys viktigt?

Intressentanalys är avgörande för att säkerställa framgångsrika projektresultat. Den möjliggör tidig samordning, hjälper dig att undvika potentiella hinder och skapar en kommunikationsplan för att uppnå dina mål. Här tittar vi närmare på vad som gör intressentanalys så viktig. 👀

Kolla in den bästa programvaran för intressenthantering!

Den skapar ett tydligt syfte och en tydlig strategi.

De tidiga faserna av projekt är ofta kaotiska. Genom att göra en intressentanalys får du ett tydligt syfte och kan lägga upp en strategi för att få med viktiga personer i ett tidigt skede. Det gör det enklare och effektivare att organisera kickoff-möten och möten i de tidiga faserna.

Dessutom blir projektövervakningen smidig eftersom du har en tydlig vision.

Alla intressenter kommer att veta vad som förväntas av dem och hur de kommer att dra nytta av projektets mål. Du får också en processplan som guidar dig när du behöver ge uppdateringar till olika grupper av potentiella intressenter.

Den hjälper dig att få stöd.

När du planerar ett projekt är det viktigt att i ett tidigt skede veta vem ditt arbete kommer att påverka och att få stöd. Intressentanalysen ger dig insikt i vem som kommer att hjälpa till och vem som kanske behöver lite uppmuntran för att ställa sig bakom din vision och dina mål.

Genom att samarbeta med personer som påverkar ditt projekt kan du dra nytta av deras kunskap och expertis för att skapa resultat. Dessa personer fungerar som ett slags stöd genom att ställa sig bakom ditt projekt och påverka andra intressenter att ansluta sig.

Det undviker konflikter

Inget är värre än att efter några veckor in i ett projekt upptäcka att en viktig intressent inte stöder din strategi och vill fördela resurserna på annat håll. Genom att tidigt identifiera interna och externa intressenter kan du undvika sådana problem.

Med en framgångsrik intressentanalys kan du identifiera eventuella kritiker och deras farhågor. Därefter är det dags att utforma en plan som bemöter deras invändningar och visar hur projektet gynnar dem. Om de fortfarande beslutar sig för att inte delta har du inte slösat bort projektteamets tid och kan söka efter en ny strategi.

Hur gör man en intressentanalys?

Intressentanalys ser väldigt olika ut beroende på vilken bransch du är verksam i eller vilken typ av projekt du arbetar med. I allmänhet är de grundläggande stegen desamma, även om den övergripande processen varierar. Här är en översikt över hur de flesta organisationer genomför en intressentanalys. ✍️

1. Identifiera intressenter

Det första steget är att identifiera de intressenter som har ett ekonomiskt eller emotionellt intresse i projektet. Det är en bra idé att göra listan så omfattande som möjligt. Du kan alltid begränsa den senare om det behövs, men du vill definitivt inte utelämna några viktiga aktörer.

För att identifiera intressenterna börjar du med en brainstorming-session med teammedlemmarna. Du vill snabbt fastställa projektets omfattning och samarbeta för att identifiera de viktigaste intressenterna.

Dessa kan inkludera projektintressenter som:

Var noggrann när du identifierar intressenterna och se till att dokumentera din projektledningsprocess med projektledningsprogramvara. Använd verktyg för intressentanalys, till exempel programvara för mind mapping, för att effektivisera din brainstormingprocess och hålla koll på teamdiskussionerna.

Se till att ta hänsyn till olika typer av intressenter, inklusive interna och externa intressenter. Här är en kort sammanfattning av de tre huvudtyperna av intressenter:

2. Kategorisera intressenter

När du har fastställt de viktigaste aktörerna och skapat en lista över intressenter är det dags att kategorisera dem. Målet är att dela in intressenterna i grupper baserat på gemensamma intressen eller incitament.

Det finns flera metoder för att göra detta, men vi kommer att fokusera på de två vanligaste: makt-/intressematrisen och Salience-modellen. Du kan också använda verktyg som mallar för intressentkartläggning för att underlätta processen. 🙌

Makt-/intressegrid

Denna metod, även känd som intressematris, delar upp intressenterna utifrån deras intresse och inflytande. Analysen delar in dem i fyra kvadranter och ger en tydlig visuell bild av varje persons inflytande och engagemang.

När du arbetar dig igenom listan över identifierade intressenter delar du in dem i följande fyra kategorier:

Salience-modellen

Den andra metoden kallas Salience Model och använder tre parametrar och åtta intressentkategorier. Den är idealisk om ditt företag är större eller om du arbetar med mer komplexa intressentgrupper.

Salience-modellen delar upp intressenterna utifrån tre attribut:

Dessa tre attribut utgör grunden för ett Venn-diagram med tre stora cirklar. Det finns sedan åtta områden där du kategoriserar intressenterna utifrån deras attribut.

3. Prioritera intressenter

Det sista steget i intressentanalysprocessen är prioritering. Du vet vilka som påverkas av projektet, du har delat in dem i kategorier och nu är det dags att ge högre prioritet åt dem som har störst inflytande och intresse. ✅

Prioriteringen kan komma att ändras under projektets gång. I början kan det hända att du först måste tillgodose behoven hos finansiella intressenter.

Senare kan du behöva prioritera intressenter inom utvecklingssektorn. Att veta vilka dina intressenter är och vad de behöver kommer att utgöra grunden för din prioriteringsprocess.

När du har prioriterat dina intressenter kan du samarbeta med andra teammedlemmar för att skapa kommunikationsstrategier för olika intressenter. Vissa kommer att kräva regelbundna uppdateringar på hög nivå, medan andra bara behöver korta sammanfattningar för att hålla sig à jour.

Exempel på intressentanalys

Letar du efter ett exempel på intressentanalys som du kan använda som referens när du utarbetar din egen? Vi har vad du behöver. Här går vi igenom processen för att skapa en intressentanalys med hjälp av ClickUps mall för intressentanalysmatris.

Låt oss säga att du arbetar på ett marknadsföringsföretag och genomför en intressentanalys för ett kommande projekt som innebär annonsering på en stor plattform. Detta är ett helt nytt projekt. För att säkerställa projektets framgång behöver du stöd från företagsledningen och andra teammedlemmar på marknadsavdelningen.

Du börjar med att ta reda på vilka dina intressenter är. Samla ditt team för att brainstorma och lyfta fram alla som kan ha ett intresse av eller inflytande över ditt angivna projekt. Använd tankekartor för att dokumentera processen, eller skriv bara ner namn och roller på en lista.

Några intressenter som du kanske vill ta hänsyn till är:

När du har en lista kan du samla all information på ett enkelt ställe. Använd matrisen för att lägga till information om varje individ. Mallen består av ett färgglatt rutnät som visar olika intressen och maktnivåer. Till höger fyller du i listan över intressenter och placerar dem direkt i matrisen.

Plotta de olika intressenterna i diagrammet utifrån deras intresse och inflytande. Varje ruta i tabellen är färgkodad för att enkelt kunna se vilka teammedlemmar som behöver prioriteras och vilka som bör övervakas eller informeras under processens gång.

I detta exempel på ett marknadsföringsföretag skulle du placera marknadschefen och kontrollanten på höga maktnivåer. Kontrollantens intresse skulle dock vara lägre än marknadschefens.

Detsamma gäller alla andra aktörer på din lista. Projektledare har sannolikt stort intresse men mindre inflytande. Författare som skapar dina annonser är fortfarande intressenter, även om de har både mindre inflytande och mindre intresse.

Du kan också använda ClickUps mall för intressentanalys för att skapa en lista över dina intressenter. Börja med att ladda ner mallen och klicka på ”Lägg till uppgift”. Fyll i intressentens namn, roll, e-postadress, stödnivå, inflytande och åtgärd.

Gå till vyn Intressenter efter åtgärd för att se vilka personer som bidrar till vilka aspekter av projektet. Använd filtren för att endast visa de personer som påverkar finansiella åtgärder, till exempel kontrollanten, eller de som har en roll i hanteringen av projektkontroller och planering, till exempel projektledare.

Vyn Intressenter efter stöd låter dig se vem som stöder ditt projekt och vem som har en negativ syn på arbetet. Använd denna information för att prioritera kommunikationen med de personer som behöver mer vägledning. Se till att ta itu med deras farhågor så att de kan stödja projektet.

Utnyttja dessutom stödet från viktiga intressenter för att få backup och hjälpa till att få andra personer med på tåget. Dessa personer har större inflytande över kollegor och kan ge värdefullt stöd när du behöver det som mest.

Låt oss till exempel säga att din marknadschef anser att annonsprojektet är ett utmärkt sätt att öka intäkterna och bygga upp ditt varumärke. Kontrollenheten anser dock att du slösar bort pengar. Att få marknadschefen att förklara de ekonomiska konsekvenserna av projektet för kontrollenheten kan bidra till att skapa stöd.

Vyn Intressenter efter inflytande gör det möjligt för dig att se vilka som är de mest inflytelserika intressenterna. På så sätt kan du fokusera dina kommunikationsinsatser på dessa personer. Det inkluderar både inledande möten i ett tidigt skede och regelbundna uppdateringar under hela projektet.

Nu när du vet var alla står är det dags att utarbeta en kommunikationsplan för var och en. Lägg till uppgifter i ClickUp för regelbunden övervakning och kommunikation, särskilt för de viktigaste intressenterna.

Du bör ta dig tid att se till att din controller är uppdaterad, särskilt eftersom de är skeptiska till projektet. För personer med lägre intresse kan du planera mindre frekventa uppdateringar. De med stort intresse och stor makt bör uppdateras oftast.

Automatisera möten och lägesrapporter för att hålla koll på projektets framgång och resultat. Du kan planera möten varje vecka eller varannan månad för att hålla intressenterna informerade. Tänk på att olika grupper av intressenter behöver olika rapporteringsintervall.

Utför en effektiv intressentanalys

För att vara en effektiv projektledare måste du veta hur dina projekt påverkar individerna i ditt team och på företaget. Med en effektiv intressentanalys kan du skapa en tydlig strategi, undvika konflikter och få stöd från nyckelpersoner i din organisation.

Prova ClickUp idag och börja skapa informativa intressentanalyser för alla dina viktiga projekt. Med ClickUp-verktygen sparar du tid när du skapar listor över intressenter och utvecklar de bästa tillvägagångssätten för var och en!