Var börjar och slutar ett projekt? Med en projektsponsor.
Allt från att bygga Golden Gate-bron till att anordna en födelsedagsfest kan betraktas som ett projekt. Oavsett projektets natur involverar det många intressenter under hela dess livscykel.
Av alla dessa skulle vi hävda att den viktigaste är projektsponsorn. Låt oss se hur.
Vad är en projektsponsor?
En projektsponsor initierar projektet och godkänner leveranser. De är en affärsintressent som ansvarar för planering och leverans av ett framgångsrikt projekt. De tillhör ofta den högsta ledningen, med betydande inflytande och auktoritet, även om de inte har något direkt ansvar för projektet i sig.
För en tjänsteorganisation kan en projektsponsor tillhöra en extern enhet, vanligtvis kunden. En projektsponsor är intern inom en produktorganisation och kallas ibland för projektägare.
Projektägare kontra projektledare
Eftersom både projektsponsorn och projektledaren har ledande roller förväxlas de ofta med varandra. Låt oss först klargöra skillnaderna.
| Projektsponsor | Projektledare |
| Högre chef i organisationen | Projektledare, vanligtvis inte lika senior som projektsponsorn |
| Kan vara intern eller extern | Vanligtvis internt inom den organisation som levererar projektet. |
| Ansvarig för strategiska aktiviteter och leveranser | Ansvarig för den dagliga ledningen av projektet |
| Initierar projektet | Genomför projektet |
| Godkänner projektet | Godkänner uppgifter inom projektet |
Även om projektsponsorn skiljer sig från projektledaren på flera sätt är deras samarbete avgörande för projektets framgång.
En sponsor definierar projektets mål och omfattning, medan en projektledare genomför det. De följer upp projektmått såsom tid till marknad eller kundnöjdhet.
Å andra sidan spårar projektledaren projektnivåmått såsom utvecklarnas produktivitet och kodkvalitet, vilket bidrar till högnivåmått för verksamheten.
En sponsor godkänner budget, tidsplaner osv., men projektledaren avgör om ytterligare resurser behövs och gör sådana förfrågningar.
Sponsorn och projektledaren ansvarar tillsammans för projektledningen. För att projektet ska bli framgångsrikt måste de samarbeta och förstå varandras prioriteringar.
Projektets sponsor kontra projektets intressenter
”Intressent” är ett samlingsbegrepp som används för alla som är involverade i projektet. Det kan vara en teammedlem, arbetsledare, chef, partner, leverantör, kund, myndighet eller någon mellanhand.
I den meningen är en projektsponsor också en projektintressent. Men alla intressenter är inte sponsorer.
Projektets sponsors roller
Affärsledarskap
Att sponsra ett projekt innebär mer än att bara betala för det. Projektsponsorn fungerar som en länk mellan affärsverksamheten och tekniken. De erbjuder insikter och vägledning ur ett affärsperspektiv. De guidar genomförandeteamet om kunden, organisationen, affärsstrategin och marknadsföringsplanerna.
Låt oss säga att ett detaljhandelsföretag vänder sig till ett teknikföretag för att utveckla en POS-lösning (point of sale). Projektsponsorn, en ledande befattningshavare inom detaljhandelsföretaget, informerar teknikföretaget om produktens användare, arbetsflöde, integrationskrav etc.
Även om de kanske inte specificerar de tekniska kraven, är de ansvariga för att produkten uppfyller verksamhetens behov.
Möjliggöra informationsflöde
Under hela projektet säkerställer de ett smidigt informationsflöde mellan intressenterna. De kopplar samman teammedlemmarna med de resurser och experter de behöver.
De kan till exempel koppla samman användarforskningsteamet med rätt målgrupp för att genomföra undersökningar eller övervaka beteenden.
Projektövervakning
En projektsponsor ansvarar för att sätta upp mål och identifiera framgångsmått. När projektteamet återkommer med planen granskar sponsorn omfattningen och godkänner starten.
Från tid till annan genomför de granskningar och retrospektiva analyser med projektteamet för att säkerställa att de håller sig på rätt spår. De arbetar också aktivt med att undanröja hinder längs vägen. De är ansvariga för projektets resultat.
Beslutsfattande på hög nivå
De fattar övergripande beslut om projektbudgetar och projektinriktning. De ansvarar också för att godkänna större förfrågningar från projektteamet om ytterligare resurser, förlängda deadlines etc.
Projektledare kan skapa beslutsträd för att hjälpa sponsorer att fatta viktiga beslut och beskriva konsekvenserna av dessa beslut.
Slutlig validering
En projektsponsor har befogenhet att godkänna projektets leveranser. De kontrollerar om leveransen uppfyller de tekniska och affärsmässiga kraven. Ett projekt behöver sponsorns godkännande för att avslutas och för att betalningar ska kunna göras.
Flera av dessa roller och ansvarsområden kan överlappa med en projektledares eller någon annan intressents. Låt oss därför först klargöra skillnaderna.
Vikten av att ha en projektsponsor
Rollen som projektsponsor är inte lika vanlig som rollen som projektledare. Med tanke på den strategiska karaktären hos projektsponsorns roll blir den ofta förbisedd.
I vissa fall är den också svagt definierad. Projektets sponsors roll läggs på en senior ledare som redan har flera andra ansvarsområden. Detta hindrar bara projektets framgång. Här är hur.
Affärsanpassning: Oavsett om du utvecklar teknik eller designar en ny logotyp är projektsponsorer viktiga för att säkerställa att projektet uppfyller affärsbehoven.
Relationshantering: En projektsponsor upprätthåller goda relationer med viktiga intressenter såsom kunder, leverantörer och myndigheter. De möjliggör ett effektivt projektsamarbete.
Godkännanden och finansiering: De ansvarar för att godkänna budgetar, frigöra medel och förhandla om eventuella ytterligare ansökningar.
Konfliktlösning: När det finns stora meningsskiljaktigheter skapar en projektsponsor konsensus och fattar svåra beslut. Om det till exempel råder oklarhet om hur en funktion ska definieras, vilket orsakar förvirring bland teknikteamen, hjälper projektsponsorn till att klargöra detta. De spelar en avgörande roll för att projektet inte ska fastna.
Förespråkar saken: De förespråkar projektet och dess syfte bland ledningen och styrelsen, vilket ger synlighet och engagemang från viktiga intressenter. De ser till att projektet får den uppskattning det förtjänar.
Projektledarens ansvar under olika faser av ett projekt
Nu när vi känner till projektets sponsors övergripande roll och syfte kan vi titta närmare på deras ansvar i projektets olika faser: initiering, planering, genomförande och avslutning.
Projektinitiering
Projektets sponsorer har följande ansvar när det gäller att initiera projektet:
- Definiera projektets mål och omfattning
- Godkännande av projektstadgan
- Förklara affärskraven och förväntade resultat
- Överföring av högnivåinformation om verksamheten och kunden till projektteamet
Ibland utser de projektledaren och guidar dem genom rekryteringen och introduktionen av teammedlemmar.
Projektplanering
När projektet har startat fungerar sponsorn som projektets förespråkare. Sponsorn är inte längre involverad i de praktiska detaljerna. Sponsorn styr projektplaneringsfasen och driver projektet fram till genomförandet.
- Ge den information som behövs för att planera projektet
- Fastställa baslinje för mätvärden
- Se till att projektplanen överensstämmer med affärsplanen
- Granska förfrågningar och ge godkännanden
Projektgenomförande
Här är projektets sponsors roll ännu mer begränsad. Ändå arbetar de nära projektledaren för att säkerställa en smidig genomförande.
- Övervaka framstegen då och då
- Spåra projektmått och ge feedback
- Se till att projektet går i rätt riktning och i rätt takt
- Utvärdera och godkänna förfrågningar från projektteamet om ytterligare resurser eller budgetar.
- Lös eventuella konflikter mellan intressenterna.
Projektavslutning
En projektsponsor avslutar projektet. De ansvarar för:
- Utvärdera projektets resultat mot affärskraven
- Mäta projektresultat
- Godkännande av leverans
- Godkännande av formellt projektavslut och betalningar
Sätt att arbeta effektivt med projektsponsorer
Alla projektledare arbetar regelbundet med sponsorer, minst en gång i månaden, om inte varje vecka. Deras relation är dock inte helt okomplicerad.
Projektledaren samarbetar med projektsponsorn när det gäller informationsutbyte, förståelse av affärskrav och problemlösning. Projektsponsorns roll är att skapa förutsättningar för projektledaren att lyckas.
Projektets sponsorer är dock högre chefer med större auktoritet än projektledaren. Projektledaren presenterar framsteg, resultat och data för granskning. Projektledaren rapporterar till sponsorn i denna egenskap, även om det inte rör sig om ett chef-underordnat förhållande.
Det kan vara komplicerat att navigera i denna relation. Här är några sätt som projektledare kan arbeta effektivt med projektsponsorer.
Organisera projektet
Först och främst behöver projektsponsorn insyn. De behöver veta hur projektet kommer att genomföras. Använd ett omfattande projektledningsprogram som ClickUp för att organisera projektet. Med ClickUp kan du:
- Dela upp projektet i uppgifter och deluppgifter
- Skriv beskrivningar för varje uppgift för att klargöra kraven för dina teammedlemmar; sponsorn kan validera dem vid behov.
- Ange start- och slutdatum för varje uppgift
- Inkludera prioriteringar, beroenden och taggar
Om du är en oberoende byrå eller frilansare är din kund sannolikt din projektsponsor. I sådana fall kan du prova projektledningsprogramvara för småföretag för att organisera dig själv.
Presentera dina planer
Använd ClickUp för att prognostisera projektkrav. Presentera sedan dina planer för projektsponsorn och få deras godkännande. När du har skapat projektet i ClickUp kan du använda Gantt-diagrammet för att visualisera det över tid.
Använd ClickUp Whiteboard för att förklara komplexa ämnen. Använd ClickUp Mind Maps för att skapa logiska vägar och visa arbetsflöden.
Konsolidera resurser
En projektsponsor förväntar sig att den kunskap som de har delat med projektledaren och det ursprungliga teamet överförs noggrant till alla teammedlemmar/intressenter. För att säkerställa detta:
- Lägg upp projektstadgan på ClickUp Docs
- Ställ in projektmål som ClickUp-mål och koppla ihop uppgifter så att alla kan komma åt dem.
Underlätta kommunikationen
Ingen projektsponsor vill att information ska falla mellan stolarna. Använd ClickUp-projektledning för att skapa transparens och tydlighet i kommunikationen.
- Ge sponsorn tillgång till ClickUp Workspace för fullständig insyn.
- Använd kommentarerna under varje uppgift för att diskutera frågor i sitt sammanhang.
- Tilldela sponsorn åtgärder när du behöver förtydliganden om något.
- Använd ClickUp Chat -vyn för samarbete i realtid.
Aktivera aviseringar i appen eller via e-post så att projektsponsorn aldrig missar en uppdatering.
Stärk dokumentationen av projektledningen
Alla projektsponsorer uppskattar bra dokumentation. Använd ClickUp Docs för att skriva välformaterad dokumentation för varje funktion. Koppla dem till uppgifterna så att du aldrig tappar bort dem i höstacken.
Automatisera rapporteringen
Håll din projektsponsor informerad om dina framsteg redan innan de frågar. Använd ClickUp Dashboards för rapportering i realtid med rapporter för:
- Projektets framsteg i förhållande till målen
- Burn up- och burn down-diagram
- Tidsspårning kontra uppskattningar
- Identifiera flaskhalsar i arbetsflöden
- Arbetsbelastning och resursfördelning
Om din projektsponsor begär specifika rapporter kan du skapa anpassade diagram för vad du än behöver direkt i ditt projektledningsverktyg.
Beroende på hur aktiv projektsponsorn är, behöver hen regelbundet få uppdateringar med varierande detaljer. Anpassa detaljeringsgraden och frekvensen för uppdateringar med ClickUp. Ge deras gästkonto åtkomst så att de själva kan justera sina uppdateringar.
Samarbeta smidigt med din projektsponsor med ClickUp
En projektsponsor följer dig från början till slut. Använd ClickUp för att starta projektet med självförtroende, genomföra det effektivt och avsluta det med stolthet.
Vanligtvis lägger projektledare orimligt mycket tid på att skapa rapporter för projektsponsorer varje månad. Eliminera dubbelarbete. Hantera projekten effektivt och samarbeta med sponsorn på ett och samma ställe, på ClickUp!