Arbetsflöden inom projektledning: definition och exempel

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är en arbetsström i projektledning?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "En arbetsström är ett verktyg för att dela upp stora arbetsuppgifter för att driva ett projekt framåt. \n\nDet är en serie relaterade uppgifter eller aktiviteter som måste slutföras för att uppnå ett specifikt mål. Arbetsströmmar kan också vara synonyma med eller innehålla dina projektmilstolpar, beroende på projektet. När de används korrekt hjälper arbetsflöden team att arbeta tvärfunktionellt för att organisera, planera och spåra sina framsteg i realtid. " } } ] }

Har du någonsin arbetat med ett projekt där någon inte får den information de behöver för att slutföra en uppgift eller nå ett delmål? Eller ännu värre, de visste inte att de hade tilldelats något?

Kanske har du själv varit den personen ibland. Även som projektledare. Så

Det är lätt att säga att dessa situationer uppstår på grund av otydliga mål, begränsade resurser eller till och med dålig kommunikation. Men dessa orsaker är symptom på ett större problem.

Nästan 40 % av alla projekt misslyckas på grund av dålig planering.

Komplexa projekt med flera team inblandade kan vara ännu svårare.

Arbetsflöden är en dynamisk lösning på detta problem. Denna guide hjälper dig att lära dig allt du behöver veta om arbetsflöden. Vi går igenom vad ett arbetsflöde inom projektledning är, dess fördelar och ger fem exempel som hjälper dig att skapa ditt eget.

Låt oss dyka in!

Vad är en arbetsström inom projektledning?

En arbetsström är ett verktyg för att dela upp stora arbetsuppgifter i mindre delar för att driva ett projekt framåt.

Det är en serie relaterade uppgifter eller aktiviteter som måste slutföras för att uppnå ett specifikt mål. Arbetsflöden kan också vara synonyma med eller innehålla dina projektmilstolpar, beroende på projektet. När det används korrekt hjälper ett arbetsflöde team att arbeta tvärfunktionellt för att organisera, planera och spåra sina framsteg i realtid.

Huvudidén bakom arbetsflöden är att varje team som är involverat i ett projekt bara behöver hantera sin del, vilket gör det lättare för projektledarna att övervaka framstegen.

Resultatet blir att projektet går snabbare och smidigare med minimalt med förvirring eller förseningar. Arbetsflöden är utformade för att dela upp arbetet i segment, så att teamen kan fokusera på de områden de är specialiserade på, vilket ökar effektiviteten.

Ett Gantt-diagram hjälper dig att visualisera vad en arbetsström är. Byggprojekt har till exempel många beroenden – milstolpar som måste uppnås innan man kan gå vidare.

Teamet som ansvarar för att skaffa tillstånd måste slutföra sin uppgift innan projektet kan gå vidare till rivningsteamet.

Det är lätt att förväxla arbetsflöden med arbetsprocesser. En arbetsprocess representerar ett projekts processkarta (eller en del av en process) som innehåller den specifika sekvensen av uppgifter som måste slutföras.

En arbetsström är inte en sekvens av uppgifter utan resultatet av olika team som arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål.

Fördelarna med att använda arbetsflöden för projektledning

Som projektledare kan du dra nytta av att använda arbetsflöden istället för traditionella uppgiftsbaserade metoder. Arbetsflöden kan driva projekt framåt med ökad hastighet och förbättrad översikt över framstegen.

Här är fyra fördelar med arbetsflöden.

1. Organiserad plan

Genom att dela upp ett projekt i mindre arbetsflöden kan projektledare utforma en tydlig och välorganiserad plan för projektet. Detta underlättar tilldelningen av uppgifter och uppföljningen av framstegen och säkerställer att alla aspekter av projektet tas upp.

Helst bör du skapa din arbetsflöde innan projektet startar. Om du gör det vet du vilka projektbegränsningar du står inför.

En arbetsflödesstrategi säkerställer att ett projekt slutförs i tid och inom budget vid varje steg längs vägen, så att projektets genomförande aldrig äventyras.

2. Eliminerar organisatoriska silos

När flera team är involverade i ett projekt är det lätt att varje team arbetar isolerat. Om du har upplevt detta är du inte ensam.

Silos på arbetsplatsen, som de kallas, är vanliga. Nästan 55 % av företagen uppger att de har silo-baserade team.

Arbetsflöden motverkar silos. De är avsedda att göra det möjligt för projektmedlemmar att snabbt och enkelt dela information mellan avdelningar eller organisationer. Detta innebär att alla hålls uppdaterade om de senaste utvecklingen i projektet, vilket eliminerar silos.

Arbetsflöden förbättrar teamsamarbetet genom att tillhandahålla ett tydligt ramverk. Teammedlemmarna vet vilka uppgifter de ansvarar för, kan visualisera dem med hjälp av rätt kommunikationsverktyg och kan samarbeta för att slutföra uppgifter som är relaterade till deras specifika arbetsflöde.

3. Gör det möjligt att enkelt identifiera områden som kan förbättras

Att spåra specifika mätvärden relaterade till varje del av projektet är avgörande för projektets framgång. Arbetsflöden hjälper även här. Genom att analysera dessa mätvärden i varje arbetsflöde kan projektledare identifiera områden där prestandan är låg och vidta åtgärder för att förbättra dem.

Låt oss säga att en arbetsström konsekvent ligger efter i schemat eller har kvalitetsproblem. Detta är en möjlighet för dig som projektledare att utföra en grundorsaksanalys för att hitta det underliggande problemet och identifiera riktade lösningar nu, istället för när det är för sent.

4. Effektiviserar arbetsflöden och processer

När områden för kontinuerlig förbättring har identifierats kan arbetsflöden optimera arbetsprocesser genom att standardisera dem i hela projektet, vilket skapar ännu större effektivitet. Detta förhindrar att teammedlemmarna duplicerar sina insatser eller slösar tid på att undersöka hur en uppgift ska utföras.

Arbetsflöden kan konfigureras för att implementera automatisering där det är möjligt, vilket minskar behovet av manuella ingrepp. Automatisering kan bidra till att minska fel, förbättra effektiviteten och frigöra teammedlemmar så att de kan fokusera på mer strategiska uppgifter.

5 exempel på arbetsflöden inom projektledning

När du tänker på projektledning kommer du förmodligen att tänka på att bygga skyskrapor och utforma programvara. Men allt som har en början, ett mittparti och ett slut är ett projekt.

Oavsett vilket projekt du arbetar med kan arbetsflöden vara till hjälp.

Vi kommer att dela med oss av fem exempel på arbetsflöden inom projektledning. När du läser är det viktigt att komma ihåg att de flesta projekt sällan, om någonsin, är helt linjära.

I varje projekt kommer du att uppleva förändringar som ligger utanför din kontroll, till exempel att en nyckelperson blir sjuk, att projektets omfattning justeras eller att budgeten minskas. Tidsplaner och processer kan komma att spåra ur. Därför behöver du skapa arbetsflöden. Dessa fem exempel bör ge dig inspiration.

1. Planera ett evenemang

Evenemangsplanering är kanske en av de enklaste formerna av projektledning. Men enkelt betyder inte obetydligt. Evenemangsplanering är en bransch värd 5,6 miljarder dollar.

Här är de viktigaste arbetsflödena du behöver för att planera nästan alla typer av evenemang.

Det här är kanske inte allt du gör. Men dessa arbetsflöden är de stora delarna av resultatet som måste uppnås för att projektet ska bli framgångsrikt.

PROFFSTIPSSkapa ett stabilt och smidigt system för evenemangsplanering med ClickUps mall för evenemangshantering och hantera alla dina unika aktiviteter på ett och samma ställe med fördefinierade vyer, anpassade statusar, anpassade fält, dokument och mycket mer. Använd den här mallen för att planera och visualisera allt från att leta efter platser till att säkra anbud, samordna ditt team och dina resurser för smidig samverkan så att jobbet blir gjort, och spåra framsteg och mål för att säkerställa att dina evenemang genomförs i tid och inom budget.

2. Bygga en mobilapp

Apputvecklingsprocessen kräver några komplexa steg. Här är de arbetsflöden som du vanligtvis kan ha i ett mobilappsprojekt:

ClickUp är utmärkt för agil projektledning och dess digitala whiteboards är ett kraftfullt verktyg för att kartlägga komplexa projekt som att bygga en app eller webbplats. Du kan använda det för att skapa alla typer av arbetsytor. Som klisterlappar:

Eller ett beroendeflödesschema:

PROFFSTIPSNär du utvecklar en ny produkt måste du ha design och användarupplevelse (UX) i åtanke. Men hur kan du samla flera detaljerade konstruktioner och arbetsflöden på ett ställe? ClickUp Whiteboards är perfekta för att plotta användarflöden, skapa wireframes och konstruera visuella representationer av komplicerade tekniska diagram. Lägg till uppgifter, dokument, listor och till och med personer på din whiteboard för att visualisera nästan vad som helst. Kom igång med introduktionen till whiteboard-mallen från ClickUp! Den innehåller en guide som hjälper dig att få ut det mesta av whiteboard-funktionen i ClickUp.

3. Lansering av varumärke

Omprofileringen kräver noggrann planering, genomförande och kommunikation mellan marknadsföring, personalavdelning och ledningsgruppen. Några viktiga arbetsflöden är:

I ett litet företag kan marknadsavdelningen ha bara en eller två anställda som arbetar inom många av dessa arbetsflöden. Ett större företag kan ha ett forsknings- och utvecklingsteam, ett grafiskt designteam, ett marknadsföringsteam, ett socialt medieteam etc., som alla arbetar tillsammans med detta projekt.

PROFFSTIPSAnvänd programvara för varumärkeshantering för att planera, spåra och hantera allt du behöver för att lansera och upprätthålla ett framgångsrikt varumärke. Du kan också dra nytta av anpassningsbara mallar för varumärkeshantering för att få tillgång till ett stabilt ramverk som hjälper dig att hålla processerna konsekventa och smidiga.

4. Kampanj för att behålla medarbetare

Personalavdelningen betraktas vanligtvis som en del av den operativa verksamheten och ses som något helt separat från projektledning. Det stämmer oftast.

Om inte en HR-kampanj har en början, ett mittparti och ett slut. Då är det ett projekt.

Här är viktiga arbetsflöden för en HR-kampanj för att behålla personal.

PROFFSTIPSFörenkla personalhanteringen och skapa den bästa medarbetarupplevelsen genom att använda en HR-plattform för rekrytering, introduktion, talanghantering och medarbetarhantering.

5. Långsiktig strategisk planering

Vårt sista exempel är ett annat projekt som bryter mot konventionerna. Långsiktig strategisk planering är inte ett projekt i den meningen att det resulterar i en konkret produkt.

Det är ett projekt för hela organisationens inriktning, så alla andra projekt är meningsfulla i organisationssammanhanget.

Arbetsflöden för strategisk planering kan omfatta:

PROFFSTIPSKolla in 10 gratis mallar för strategisk planering som hjälper dig att komma igång.

Hur du skapar din egen arbetsström

I det här avsnittet listas de grundläggande stegen för att skapa en fungerande arbetsflöde. I exempel 2 läggs tonvikten på ClickUp-funktioner som kan användas för att skapa arbetsflöden.

1. Identifiera de team och personer som är involverade

Att skapa projektarbetsflöden kräver samarbete mellan flera team och individer, var och en med sina specifika roller och ansvarsområden. Det första steget är att veta exakt vilka team och, mer specifikt, vilka personer som kommer att ingå i varje arbetsflöde.

Här är fyra breda grupper av team att tänka på, även om dessa varierar beroende på bransch.

När du kommer till visualiseringssteget bör du se till att dessa team och individer identifieras i varje ström.

2. Välj ditt kommunikationsverktyg

Arbetsflöden är utformade för att förbättra det tvärfunktionella arbetet. Men att hantera flera team och distans- eller hybridarbetare kan göra det svårt. Din kommunikation blir bara så bra som det verktyg du använder.

För att hantera detta problem är det bäst att använda projektledningsverktyg med asynkrona kommunikationsfunktioner som gör det möjligt att samarbeta samtidigt och säkerställa att alla arbetar med den senaste versionen av projektet.

I slutändan beror det rätta verktyget för dina projekt på projektets och teamets specifika behov. Det är viktigt att överväga varje verktygs egenskaper, funktionalitet och användarvänlighet innan du fattar ett beslut.

3. Visualisera din tidsplan

Innan du börjar skapa ett diagram bör du lista de viktiga milstolparna som representeras av eller ingår i varje arbetsflöde. Det behöver inte vara särskilt detaljerat – kom ihåg att det är det ditt arbetsflöde är till för.

Varje arbetsflöde bör ha sin egen rad i din tidsplan, där längden på varje rad beror på hur mycket tid det kommer att ta.

Projektets tidsram bör också representeras av en horisontell linje längst upp i diagrammet.

Vissa arbetsflöden kan ha beroenden. Identifiera dessa och se till att de visas i din visualisering. Nu är du redo att skapa en tidslinje för arbetsflödet. Du behöver bara välja rätt verktyg. ClickUp har allt du behöver på ett ställe för att visualisera din tidslinje.

4. Fastställ roller och regler för projektgruppen

Alla som är involverade i projektet måste förstå målet för varje arbetsflöde och göra sin del för att uppnå det målet. Börja med att tilldela varje teammedlem specifika roller och ansvarsområden som är relaterade till deras specifika arbetsflöde.

Detta hjälper till att säkerställa att alla vet vad de ansvarar för och vad som förväntas av dem. Fokusera sedan på dessa tre frågor:

Kolla in dessa RACI-mallar!

5. Automatisera där det är möjligt

Vi har påpekat att arbetsflöden kan automatiseras när det behövs. Fråga dig själv vad som kan automatiseras och vad som måste göras av en människa. Automatiserade processer hjälper dig också att skala upp eller ner när affärsbehoven förändras, till en mycket lägre kostnad än en anställd.

6. Utvärdera och förfina

Det är här det hårda arbetet kommer in. Övervaka regelbundet ditt arbetsflöde för att säkerställa att du gör framsteg mot dina KPI:er. Fokusera på projektets tidsplan, budget, kvalitet och intressenternas tillfredsställelse.

Sedan är det din uppgift som projektledare att göra de nödvändiga justeringarna för att hålla arbetsflödet på rätt spår.

Använd projektledningsverktyg för att klara av stora projekt

Projekt kan bli komplicerade. Det spelar ingen roll vilken bransch du är verksam i eller vilket projekt du arbetar med. Om du har deadlines eller flera team involverade, planera väl för att undvika att bli en projektstatistik.

Det är här arbetsflöden kommer in. Den här guiden har hjälpt dig att förbättra kommunikationen och produktiviteten, förfina dina arbetsflöden och förbättra samarbetet. Nu är det dags att sätta det i verket.

Ändra sättet du planerar dina projekt på och börja bygga upp din arbetsflöde redan idag. ClickUp har alla verktyg du behöver för att bygga upp din arbetsflöde och hålla dina medarbetare uppkopplade så att inget faller mellan stolarna. Kom igång gratis redan idag!

Gästskribentr:

Freya Laskowski är en SEO-konsult som hjälper varumärken att öka sin organiska trafik genom att skapa och distribuera innehåll. Hon är en citerad skribent i flera onlinepublikationer, bland annat Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance och Huffington Post.

Hon äger också CollectingCents – en blogg om personlig ekonomi som hon har byggt upp från grunden. Du kan kontakta henne på freya@collectingcents.com