Hur man förbereder sig för möten med chefer på högre nivå och enskilda samtal

Ett möte mellan en anställd och dennes chefs chef – även känt som ett möte med chefen över chefen – ses vanligtvis som en eskaleringsmekanism. Den allmänna uppfattningen är att man involverar en ledare när det uppstår ett problem. Men så borde det inte vara.

Skip-level-möten, när de genomförs regelbundet, hjälper medarbetare och ledare att dela kunskap. Det gör det möjligt för dem att dela med sig av insikter som de får från sin unika position och sitt unika perspektiv.

En kundtjänstmedarbetare som har nära kontakt med kunderna kan till exempel ha insikter om deras problemområden. COO:n, som har nära kontakt med VD:n, kan ha mer kunskap om strategin och framtidsplanen. När dessa två träffas underlättar det utbytet av affärsinformation.

I det här blogginlägget undersöker vi hur du som chef för chefer kan utnyttja möten med chefer på högre nivå till organisationens fördel.

Vad är ett möte med chefer på olika nivåer?

Ett skip-level-möte är ett samtal mellan en anställd och dennes chefs chef utan att mellanchefen är närvarande. Det hoppar över en nivå i organisationshierarkin, därav namnet.

Låt oss till exempel säga att du är försäljningschef för en stad och att dina direktunderställda är klusterchefer. Varje kundchef kan ha försäljningsutvecklingsrepresentanter (SDR) som rapporterar till dem.

Ett möte med chefer på högre nivå äger rum mellan dig och SDR:erna utan att klusterchefen är närvarande.

Fördelar med möten med chefer på högre nivå

Under en given vecka kan chefer träffa sina team ofta – vid standups, utvärderingar, kundmöten etc. När en anställd står inför en utmaning vänder de sig till sin direkta chef och upprätthåller därmed en samarbetsrelation.

För chefer på nästa nivå är detta dock inte fallet. De är ofta långt ifrån sina direktunderställdas team och deras arbete. Möten med chefer på högre nivå överbryggar denna klyfta.

Fördelar med möten med chefer på högre nivå för anställda

Att få sin röst hörd: Ofta kan anställda möta utmaningar som deras närmaste chefer inte kan lösa. Ett exempel är inköp av ett dyrt nytt verktyg, som den närmaste chefen kanske inte har befogenhet att godkänna.

I sådana fall gör möten med chefer på högre nivå det möjligt för dem att ta upp sina problem med någon som har större auktoritet.

Känna sig sedd: Anställda, särskilt de som arbetar ute på fältet eller utanför kontoret, kan känna sig isolerade i sitt arbete. Även om de samarbetar med kollegor eller närmaste chefer kan de känna sig utanför det större syftet med sitt arbete.

Möten med chefer på högre nivå – precis som allmänt möten eller företagsutflykter – hjälper medarbetarna att känna sig sedda, vilket höjer deras moral.

Dela insikter: Medarbetare på fältet har fingret på pulsen när det gäller kunderna, vilket är av enormt värde för organisationen. En SDR som säljer ett tidrapporteringsverktyg kanske upptäcker att kunderna vill kunna konvertera dessa poster automatiskt till en tidrapport.

Sådana insikter når kanske inte produktteamet i den hektiska vardagen. Ett möte med chefer på högre nivå erbjuder en plats och tid för att dela med sig av insikter som kan omsättas i praktiken omedelbart.

Förstå organisationens strategi: Det är inte alla anställda som har en tydlig bild av företagets strategi. En mjukvaruutvecklare kanske vet allt om den funktion de utvecklar, men inte varför den lades till i produktplanen.

Möten med chefer på högre nivå hjälper ledare att förmedla sin vision och strategi till hela organisationen.

Fördelar med möten med chefer på högre nivå för ledare

Identifiera dolda möjligheter: Ledare kan få direkt och specifik feedback från dem som arbetar på fältet. Den ekonomimedarbetare som betalar räkningarna kanske märker att organisationen spenderar för mycket på dubbla verktyg.

En vanlig dag kanske de struntar i detta. Under ett möte med chefer på högre nivå kan de rapportera detta till CFO, vilket kan innebära besparingar på tusentals dollar.

Effektiv problemlösning: När teamkommunikationen filtreras av flera ledningsnivåer kan den bakomliggande orsaken gå förlorad. Möten med chefer på högre nivå kan hjälpa ledningen att komma till botten med kritiska frågor. Det kan bidra till att optimera arbetsflödet ur slutanvändarens perspektiv.

Tillgång till kundinsikter: Ledare talar sällan direkt med kunderna, såvida det inte rör sig om en stor/viktig kund. Ett möte med chefer på högre nivå är ett tillfälle att samla in ärlig feedback om alla kunder utan att träffa var och en av dem individuellt. Detta är ett utmärkt sätt att samla in organisatorisk kunskap.

Höj medarbetarnas moral: Möten med chefer på högre nivå säkerställer att medarbetarna blir sedda och hörda av organisationens ledare. Detta gör att medarbetarna känner sig mer engagerade och uppskattade. Medarbetare som känner att deras arbete är viktigt blir motiverade att göra mer.

Hantera personalfrågor: Människor står ut med dåliga chefer eftersom de inte vill framstå som bråkmakare. Möten med chefer på högre nivå underlättar en 360-graders utvärdering av mellanchefer. På så sätt kan ledare ta itu med medarbetarnas problem och utbilda cheferna att bli bättre.

I grund och botten gör möten med chefer på högre nivå det möjligt för ledare att förändra saker. Det ger dem tydligare insyn. Det hjälper dem att göra förbättringar snabbt och effektivt. Som ett resultat ser medarbetarna att deras feedback värdesätts och respekteras.

Med tiden skapar detta lojalitet hos medarbetarna, vilket leder till bättre personalbehållning och bättre ekonomiskt resultat för organisationen.

Hur man förbereder sig för och planerar möten med chefer på högre nivå

Som chef för chefer är det du som ansvarar för att schemalägga regelbundna möten med chefer på högre nivå. Här är några tips på hur du kan förbereda och schemalägga möten med chefer på högre nivå till din fördel.

1. Informera den rapporterande chefen

När dina teammedlemmar ser en mötesförfrågan från sin chefs chef kommer de att undra: ”Ska de säga upp mig?” När dina direktunderordnade hör att du har pratat med deras team kommer de säkert att känna sig osäkra.

Ett möte med chefer på högre nivå kan vara känslomässigt utmattande för dina team. För att undvika att utsätta dina team för onödig stress, fundera över hur du vill gå tillväga vid dina möten med chefer på högre nivå.

Använd ett verktyg för processkartläggning för att identifiera alla uppgifter du behöver slutföra innan du går in i ett möte med chefen. Här är några steg att tänka på.

2. Ta reda på vem du ska träffa

Låt oss säga att du har fem direktunderställda och att var och en av dem leder ett team med fem medlemmar. Då kommer du att behöva träffa 25 personer med olika personligheter, arbetsstilar, prioriteringar och färdigheter. Innan du går in i ett möte med dem, försök att förstå dem.

Samla in information om dem i förväg. Du kan ta reda på deras roll, ansvarsområden, mål och prestationer hittills från ditt personaladministrationssystem [HRMS].

För att lära känna dem som personer kan du använda något som Clickups mall om mig. Be dem svara på frågor om sina värderingar, styrkor, erfarenheter och mer.

Använd dessa data för att förutse deras problem och fundera över dina svar i förväg.

3. Planera möten med chefer på högre nivå noggrant

Den bästa frekvensen för möten med chefer på högre nivå är en gång per kvartal. Om du väntar längre än så kan du framstå som oärlig och som att du bara kryssar av en ruta. Om du gör det oftare än så kan det bli en belastning för din schemaläggning.

Det är inte lätt att träffa 25 personer varje kvartal. Därför är det viktigt att planera dina möten med chefer på högre nivå på rätt sätt. Vi rekommenderar en av följande två metoder.

Batchschemaläggning: Fem 20-minutersmöten om dagen under en vecka varje kvartal. Detta kommer att ta upp hela veckan, men det hjälper dig att samla in all information på ett holistiskt och kontextuellt sätt. Det ger dig också resten av kvartalet på dig att vidta åtgärder utifrån den feedback du har samlat in.

Kontinuerlig schemaläggning: Alternativt kan du träffa två personer varje vecka under kvartalet. Detta hjälper dig att sprida mötena över tid och följa utvecklingen noggrannare.

Beroende på din kontrollspännvidd, schemalägg möten på ett sätt som fungerar för dig. Se till att inte samla 2-3 personer i en session eller ha gruppmöten. Ett bra möte med chefer på högre nivå är alltid ett enskilt möte.

4. Tänk på bandbredden när du planerar möten med chefer på högre nivå

Kom ihåg att du inte är den enda som är upptagen i organisationen. Tänk därför på arbetsbelastningen för ditt skip-level-team innan du planerar ett möte. Ditt projektledningsverktyg bör kunna visa hur upptagna teammedlemmarna är.

Clickups arbetsbelastningsvy ger en samlad realtidsvy över vad varje teammedlem gör och om de kan avsätta 20 minuter för att prata med dig.

Å andra sidan behöver även din bandbredd uppmärksamhet. ClickUps kalendervy hjälper dig att se alla dina möten på ett ställe, så att du kan se till att du inte blir överväldigad av för många möten.

5. Skapa en agenda för möten med chefer på högre nivå

Det finns inget mer slösaktigt än ett möte utan agenda. Med tanke på att ett möte med chefer på olika nivåer knappt varar i tjugo minuter behöver du en tydlig plan. Clickups mall för agenda för möten med chefer på olika nivåer är en utmärkt utgångspunkt.

När du planerar dagordningen, tänk också på frågor du kan ställa under mötet med chefen. Här är några exempel.

Om du är en CFO som träffar en medarbetare på kundreskontraavdelningen kan du fråga:

Om du är försäljningschef i en stad och pratar med SDR:er kan du fråga:

Överväg att ställa följande frågor vid varje möte:

Dela denna agenda för möten med chefer på högre nivå med dina anställda några veckor i förväg så att de kan fundera på den och komma väl förberedda.

6. Förbered dig på att svara på svåra frågor

Möten med chefer på högre nivå kan också vara svåra för dig. Dina teammedlemmar kommer att utnyttja detta tillfälle för att diskutera sina bekymmer (vilket är precis vad du också vill!). Var därför beredd att ta itu med dem. Samla alla fakta och siffror. Bestäm vilken information du är redo att dela med dem.

Oavsett hur mycket du förbereder dig, beror effektiviteten i ett möte med chefer på andra nivåer i hög grad på hur du deltar i samtalet. Så här kan du förbättra det.

Hur man har ett framgångsrikt möte med chefer på högre nivå

Börja långt före mötet

När du skickar dagordningen för mötet med chefen till ditt team, uppmuntra dem att granska den och lägga till sina egna punkter. När de gör det, var proaktiv och bekräfta deras bidrag.

Detta är ett av de enklaste sätten att skapa förtroende. Ditt svar visar dem att du verkligen bryr dig om mötet med chefen och om dem som personer.

Samla de verktyg du behöver för att genomföra framgångsrika möten med chefer på olika nivåer. Det kan vara ett AI-verktyg för mötesprotokoll eller sammanfattningar, en app för måluppföljning, programvara för samtalsinspelning eller din favoritpapper och penna.

Kom med tydliga mål

Gå in i mötet med en klar bild av vad du och din skip-level-medarbetare vill uppnå med samtalet. Ett verktyg som ClickUp hjälper dig att spåra mål och skapa en struktur för mötet.

Fortsätt från tidigare möten med chefer på högre nivå

Om du har haft möten med denna person tidigare, fortsätt därifrån. Bekräfta dina åtgärdspunkter och framsteg sedan dess. Om du inte har kunnat lösa ett problem, förklara varför.

När en anställd känner att det inte kom ut något av det förra mötet är det mindre troligt att hen kommer att delta med samma entusiasm denna gång. Försäkra om vikten och betydelsen av mötet med chefen över chefen.

Ha ett öppet sinne

Även om du har förberett dig för mötet och lärt dig mer om personen, kom ihåg att mötet handlar mer om dem än om dig. Ställ därför frågor och lyssna tålmodigt utan att avbryta.

Var öppen. Ha inga förutfattade meningar eller idéer som du har hört från andra. Döm inte under mötet.

Ge feedback

Medarbetarna vill höra din åsikt om deras prestationer och vad de kan göra bättre. Ge feedback på deras arbete och deras bidrag till mötet. Dokumentera och dela detta med dem så att du kan bygga vidare på det under nästa session.

Tycker du att det är tråkigt att skapa ett feedbackdokument? Testa Clickups AI-drivna assistent som sammanfattar dina mötesanteckningar, identifierar åtgärder och föreslår tidsplaner.

Gå därifrån med tydliga åtgärdspunkter

Ett möte med chefer på olika nivåer är bara så bra som dina åtgärder utifrån diskussionspunkterna. För att säkerställa att du är engagerad och intresserad, se till att dokumentera mötesprotokollet. Ta tillräckliga anteckningar. Om du är osäker, prova en av ClickUps mallar för mötesanteckningar. Gör en kopia och anpassa dem efter syftet och strukturen för dina möten med chefer på olika nivåer.

ClickUp Meetings tar dina möten med chefer ett steg längre och låter dig ta anteckningar, hantera en agenda och sätta upp åtgärdspunkter. Ta ansvar för åtgärdspunkterna och lägg till dem i ditt uppgiftshanteringssystem. Sätt upp tidsplaner och andra uppföljningar om det behövs.

Håll en öppen kommunikation efter mötet

Vänta inte på nästa möte med chefen. Ha en öppen kommunikationskanal med dina anställda för att diskutera och slutföra åtgärder. Använd Clickups chattvy för att samarbeta om dina uppgifter i realtid.

Du kan också skapa ett separat fönster för chattar relaterade till möten med chefer på högre nivå så att de inte stör dina projekt.

Gör succé på ditt nästa möte med cheferna med ClickUp

Möten med chefer på högre nivå ger insyn i sådant som inte märks i det dagliga arbetet. Det hjälper ledare att förstå problem på ett djupare plan. Det hjälper medarbetarna att delta bättre. När de genomförs på rätt sätt kan möten med chefer på högre nivå öka medarbetarnas moral, öka produktiviteten och skapa en kultur av öppenhet och transparens.

Trots sina enorma fördelar är det inte lätt att planera, schemalägga, förbereda och genomföra ett möte med chefer på olika nivåer. ClickUp är här för att hjälpa dig.

Clickups projektledningsprogramvara har funktioner som hjälper dig att genomföra effektiva möten med chefer på olika nivåer. Oavsett om det gäller att kontrollera medarbetarnas arbetsbelastning, skapa mötesdagordningar, ta anteckningar under möten eller automatiskt sammanfatta dem, kan ClickUp göra allt.

Håll möten med chefer på högre nivå som ett proffs med ClickUp. Registrera dig gratis idag!