Vad är en arbetsfördelningsstruktur (WBS) inom projektledning?

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Vad är en arbetsfördelningsstruktur?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "En arbetsfördelningsstruktur är en leveransorienterad metod för att visuellt dela upp arbetet i flera komponenter med projektmålet i fokus. " } } ] }

Det enklaste sättet att klara av något är att dela upp det i mindre delar. 🧩

Rom byggdes ju inte på en dag. Men ja, en av de viktigaste strategierna för effektiv projektledning är att dela upp projektet i mindre delar och organisera teamet därefter, vilket leder oss till WBS, eller Work Breakdown Structures.

När man tar sig an ett projekt är några av de viktigaste utmaningarna för en projektledare fördelning och uppföljning. Team är ofta oklara med omfattningen av sina uppgifter, framstegen eller vilka resurser de behöver för att kunna fortsätta med en viss uppgift.

Det är då en arbetsfördelningsstruktur blir nödvändig. Den hjälper dig att dela upp projektet i mindre delar, organisera det, fördela det, följa upp det och slutföra det.

Oavsett om du är projektledare, projektmedlem eller intressent kan förståelse för WBS hjälpa dig att genomföra projekt, samarbeta bättre och fatta bättre affärsbeslut. Så gör dig redo att lära dig allt om arbetsfördelningsstrukturen, från vad den är till hur du kan skapa den för dina egna projekt!

Låt oss dyka rätt in!

Vad är en arbetsfördelningsstruktur?

En arbetsfördelningsstruktur är en leveransorienterad metod för att visuellt dela upp arbetet i flera komponenter med projektmålet i fokus.

Den ger en steg-för-steg-metod för ett projekt och underlättar fördelning och uppföljning eftersom den organiserar projektets leveranser och omfattning i logiska grupper eller projektfaser, där varje nivå blir mer detaljerad och specifik.

Fördelar med arbetsfördelningsstruktur i projektledning

En WBS ger projektledare flera fördelar:

Det är inte bara ett utmärkt system för projektledare som vill schemalägga, planera och följa upp alla projektfaser, utan också för team som vill kommunicera effektivt. Det säkerställer att alla projektmedlemmar är överens om alla uppgifter och projektets status.

Slutresultatet är en grafisk representation av projektets aktiviteter, vilket hjälper till att säkerställa att allt nödvändigt arbete redovisas och att alla förstår sin roll i genomförandet av projektet.

Här är de viktigaste komponenterna i en arbetsfördelningsstruktur:

Nu skulle alla chefer ta hänsyn till en hierarki av deluppgifter och det arbete som behöver göras för att fördela uppgifterna och få en uppfattning om de kostnader som är förknippade med dem. Att ta hänsyn till dessa variabler säkerställer inte bara att projektet slutförs i tid, utan ger också en optimerad metod för att slutföra projektet.

Hur hjälper en arbetsfördelningsstruktur projektledningen?

Programvara för arbetsfördelningsstruktur kan göra din projektledning mer effektiv på flera sätt. Låt oss ta en titt på några av dem.

1. Skapa oberoende och mätbara uppgifter

En arbetsfördelningsstruktur delar upp arbetet i mindre uppgifter. Dessa uppgifter hjälper till att förenkla mer komplicerade projektmål och måste ha vissa mått för slutförande kopplade till sig. Det är genomförbara åtgärder som gör det slutgiltiga målet tydligare.

Anta till exempel att ditt mål är att åka på en resa. 🎯

Med ett enkelt projektmål blir det ännu enklare när du ser på det i form av leveranser som att genomföra marknadsundersökningar, bestämma målmarknad, bestämma kanaler, budgetera och så vidare. Nu kan även dessa uppgifter ha deluppgifter som involverar forskning, benchmarking och genomförande som hjälper till att bryta ner dem ytterligare.

2. Uppföljning av framsteg

Med tydligt definierade gränser och deadlines för varje uppgift kan projektgruppens medlemmar enkelt följa projektets framsteg. Varje uppgift tilldelas en specifik status som anger om den är slutförd, pågående eller ännu inte påbörjad. Detta system gör det möjligt för teamet att hålla sig organiserat och informerat om projektets status hela tiden.

PROFFSTIPSAnvänd ett projektledningsverktyg som ClickUp för att hantera alla dina projekt, team, resurser och mycket mer på ett och samma ställe, och använd ClickUps mall för projektuppföljning för att gruppera alla uppgifter i ett särskilt skede och följa upp dem därefter. Tilldelade teammedlemmar kan nu planera sina uppgifter i god tid tillsammans med andra medlemmars uppgifter i ett projekt.

3. Bättre ansvarsskyldighet

Det finns tydliga ansvariga för varje uppgift, och teamet är hela tiden medvetet om hur arbetsflödet ser ut. Teammedlemmarna är mer benägna att slutföra sina uppgifter i tid för att säkerställa att de inte blir en flaskhals.

4. Tydlighet om arbetsomfånget

En arbetsfördelningsstruktur säkerställer att teamet slutför hela arbetet inom projektet utan att behöva utföra något extra arbete. På så sätt missas ingen del av projektet, vilket leder till mindre förvirring och omarbetningar. Det hjälper dig att identifiera den kritiska vägen för att slutföra projektet på ett mer effektivt sätt.

5. Team blir mer anpassningsbara

En arbetsfördelningsstruktur ger projektteamet större flexibilitet, inte bara under utvecklingen av projektets omfattning, utan hjälper också till att snabbt ändra riktning vid behov. Det hjälper projektteamet att anta ett agilt tankesätt och gör projektteamet mer anpassningsbart till både interna och externa förändringar enligt projektets intressenters krav.

Detta är bara några av de sätt på vilka WBS är absolut avgörande för effektiv projektledning. Låt oss nu gå lite mer på djupet med de tekniska aspekterna av en arbetsfördelningsstruktur och diskutera vilka typer som finns.

3 typer av arbetsfördelningsstrukturer

Det finns tre typer av arbetsfördelningsstrukturer inom projektledning:

1. Leveransbaserad arbetsfördelningsstruktur

En leveransbaserad arbetsfördelningsstruktur är en metod för att dela upp hela projektet i hierarkiska deluppgifter.

Det innebär att de viktigaste delarna av projektets omfattning placeras högst upp i trädet och sedan delas upp i olika deluppgifter och leverabler som stödjer slutförandet av projektets omfattning. Denna typ av WBS använder leverabler istället för faser för att markera projektets slutförande.

Denna typ av arbetsfördelningsstruktur är vanligare inom projektledning. Den används vanligtvis för kortvariga projekt med tydligt definierade resultat. Den har flera uppgifter som körs parallellt med varandra och som inte fungerar som en förutsättning för nästa uppgift.

Ett exempel: ditt projekt går ut på att inrätta ett molndatacenter för din online-D2C-plattform. Projektets resultat kan omfatta att leta efter molnprogramvara, budgetering, beslut om programvara för optimering av molnkostnader, installation av maskiner etc.

2. Fasbaserad arbetsfördelningsstruktur

Denna typ av arbetsfördelningsstruktur delar upp projektet i olika tidsbegränsade etapper som innehåller vissa arbetspaket. Den används inte så ofta och används för projekt som inte har specifika resultat. Fasbaserad arbetsfördelningsstruktur placerar det slutliga resultatet högst upp och delar upp projektet i fem projektledningsfaser – initiering, planering, genomförande, kontroll och avslutning.

Den används vanligtvis för långsiktiga projekt, till exempel att skapa en online-D2C-plattform för ditt företag. Dessa faser inkluderar, men är inte begränsade till, design, lagerhållning, leveranskedja via 3PL-partners, marknadsföring etc.

3. Ansvarsbaserad arbetsfördelningsstruktur

Detta är en typ av arbetsfördelningsstruktur där du delar upp och strukturerar ditt projekt utifrån de team som kommer att arbeta med projektet. När du till exempel lanserar en ny app strukturerar du ditt arbete efter designteamet, utvecklingsteamet, marknadsföringsteamet osv.

Vi har redan lärt oss att en arbetsfördelningsstruktur för ett projekt består av flera element, inklusive projektuppgiften och deluppgifterna. Det finns vissa nivåer, och de kan vara lika lätta eller svåra som att klara nivåerna i Candy Crush. Men låt oss berätta mer om dem.

3 nivåer i arbetsfördelningsstrukturen

Med så många uppgifter, beroenden och underberoenden kan det bli förvirrande för alla. Därför har vi tre nivåer som hjälper till att separera dem alla. Antalet nivåer varierar från projekt till projekt; det kan också vara mer eller mindre grunden för ditt projekt.

Nivå 1: Projektets mål

Detta är den enklaste delen av projektet. Projektmålet, eller den överordnade uppgiften i den första nivån av arbetsfördelningsstrukturen. Du kan ju inte påbörja ett projekt om du inte vet vad du ska uppnå, eller hur?

Om projektet till exempel går ut på att designa och utveckla en webbplats skulle din nivå ett vara: Lansera en mobilapp.

Designa användargränssnittet för en smartphone (Duh?)

Låter ganska enkelt, eller hur? Så ser också den första dagen på gymmet ut. Men du vet att det är för att du ska komma igång lätt. Nu går vi vidare till de mer komplicerade delarna. 👇

Nivå 2: Beroenden och uppgifter

Denna nivå omfattar deluppgifter eller beroenden som syftar till att uppnå projektmålet. Med utgångspunkt i exemplet ovan ska vi titta på de uppgifter som du behöver utföra för att utforma appens användargränssnitt:

Detta är fortfarande en övergripande bild av uppgifterna. Nu måste vi gå mer i detalj och lista mindre uppgifter för att kunna uppnå dessa. Detta leder oss till den tredje nivån i en arbetsfördelningsstruktur.

Nivå 3: Underordnade beroenden

Att skapa en wireframe kan låta enkelt, men alla som har gjort det vet att det inte är en enkel process! När du har genomfört användarundersökningar, konkurrensanalyser och samlat inspirerande UI-trender måste du börja med din wireframe. Låt mig ge ett exempel på hur underordnade beroenden kan se ut när man utformar en wireframe för att designa en smartphone-UI:

Det handlar om tydliga, genomförbara och mätbara uppgifter som kan ges deadlines och har helt definierade omfattningar. Detta gör hela projektet mycket tydligt för de berörda parterna.

PROFFSTIPSDela upp större, mer komplexa projekt i uppgifter, deluppgifter, kapslade deluppgifter och lägg till checklistor inom uppgifterna i ClickUp. Kapslade deluppgifter är ännu mer detaljerade än deluppgifter! Precis som med uppgifter och deluppgifter kan du lägga till detaljerad information som ansvariga, förfallodatum och prioriteringar till kapslade deluppgifter.

Nu har vi gjort en hel del ansträngningar för att förstå vad en arbetsfördelningsstruktur är och varför man bör använda den för sitt projekt. Det leder oss till nästa fråga: Hur kan du skapa en arbetsfördelningsstruktur för ditt nästa projekt?

Vi är här för att visa dig hur!

Hur skapar man en effektiv arbetsfördelningsstruktur?

Här är stegen för att skapa din egen arbetsfördelningsstruktur från grunden!

1. Definiera projektets omfattning

Förstå det arbete som behöver göras genom dina mål och målsättningar. Identifiera projektets begränsningar och faktiska omfattning för att uppfylla dina intressenters behov.

PROFFSTIPSBehöver du vägledning om hur du bygger upp ditt projekt? Lär dig hur du effektivt utvecklar ett projektomfång och använd ClickUps mall för projektomfång på whiteboard för att komma igång på rätt sätt.

2. Kategorisera projektet i större faser

Dela upp det större projektets omfattning i olika faser och steg som innehåller olika deluppgifter och genomför projektet från start till slut. Dessa projektfaser hjälper till att dela upp arbetet och förenkla projektledningsprocessen.

PROFFSTIPSAnvänd anpassade statusar i ClickUp för att ge varje fas och steg ett specifikt namn och ändra statusen allteftersom projektet fortskrider. Du kan också använda projektledningsmallen från ClickUp för att ge dina projektledare, team och intressenter ett organiserat och anpassningsbart arbetsflöde.

3. Identifiera viktiga resultat och uppgifter

Gör en lista över dina viktigaste leveranser inom projektet och planera olika faser samt de resurser och deluppgifter som behövs för att uppnå dessa leveranser. Varje leverans, tillsammans med dess uppgifter och deluppgifter, utgör ett arbetspaket. Detta hjälper dig också att identifiera projektmål och leveranser samt sätta upp periodiska milstolpar i projektet för att motivera ditt team bättre.

PROFFSTIPSLär dig hur du delar upp projektleveranser och använder mallen för projektleveranser från ClickUp för att hjälpa dig och ditt team att följa upp, hantera och leverera framgångsrika projekt.

4. Fördela uppgifter till teammedlemmarna

Nu är det dags att fördela arbetet till dina team. Utifrån varje teams kompetens, ansvar och omfattning tilldelar du dem olika uppgifter. Om du till exempel har till uppgift att lansera en mobilapp för ditt företag fördelar du arbetet till olika team, såsom designteamet, utvecklingsteamet, marknadsföringsteamet, produktteamet och så vidare.

PROFFSTIPSFördela enkelt arbetet och tilldela det till utvalda grupper eller individer med funktionen för flera mottagare i ClickUp.

5. Fastställa kostnader och resurser

Förse ditt team med resurser, verktyg, tidsplaner och uppgifter. Anta till exempel att du genomför ett projekt för att utforma en strategi för digitala medier. Du skulle fördela respektive uppgifter till dina team för innehåll, sociala medier, analys etc. Du skulle försöka förse dem med verktyg som automatiseringsverktyg för sociala medier, CRM-verktyg, verktyg för innehållsutveckling etc. Sedan skulle du ge dem tidsplaner för respektive uppgift. Det är ett utmärkt sätt att ta hand om din projektstyrning.

En sak att tänka på för effektiv projektledning är att göra dina leveranser MECE (Mutually Exclusive Completely Exhaustive). Ursäkta oss för jargongen, men enkelt uttryckt bör alla dina leveranser ha ingen eller minimal överlappning. Och de bör kunna uppfylla kraven för hela projektet när de sätts samman.

PROFFSTIPSLär dig fördelarna med effektiv resursallokering och använd resursplaneringsmallen från ClickUp för att visualisera resurskapaciteten och hjälpa dig att fördela resurser mellan dina projektteam.

Nu när du känner till de nödvändiga stegen för att skapa en effektiv WBS har vi en speciell överraskning till dig som kommer att göra det ännu enklare att skapa en WBS.

Läs vidare för att ta reda på hur du kan använda vårt bästa vapen i artilleriet, ClickUp, för din nästa arbetsfördelningsstruktur!

Använd ClickUp för att organisera och hantera din arbetsfördelningsstruktur

ClickUp är det ultimata allt-i-ett-verktyget för projektledning och teamsamarbete för alla företag och alla team i din organisation.

Den är utvecklad med tekniska och icke-tekniska team i åtanke och erbjuder hundratals anpassningsbara funktioner för att effektivisera och förenkla ditt arbetsflöde och enkelt hantera flera komplexa projekt av alla slag. Eftersom ClickUp erbjuder en helt anpassningsbar plattform kan den enkelt stödja alla projektlednings- och agila metoder, vilket gör den till en perfekt lösning för alla projektledare och alla team i din organisation.

Det behöver inte sägas att detta verktyg har allt du behöver för att skapa en effektiv WBS och leverera framgångsrika projekt i tid. Med ClickUp kan du konsolidera dina appar och slippa använda hundratals olika verktyg. Istället samlas allt ditt arbete, dina team, din kommunikation och mycket mer på ett och samma ställe. 👏

Här är några av dess funktioner som gör det till det perfekta WBS-verktyget:

1. Håll ordning med en robust hierarkisk struktur

Se alla uppgifter i ditt projekt i en översiktsvy över alla nivåer med det robusta hierarkisystemet i ClickUp. Denna struktur låter dig organisera dina uppgifter i form av utrymmen, mappar eller listor, vilket ger dig en tydlig visuell hierarki för dina projekt, team, avdelningar och så vidare.

2. Delegera arbete genom uppgifter och deluppgifter

Dela upp större, mer komplexa projekt i uppgifter och deluppgifter och tilldela dem till individer eller grupper.

3. Anpassa varje del av ditt arbetsflöde

Hela plattformen är anpassningsbar, vilket innebär att team, projektledare, intressenter och andra kan konfigurera ClickUp och använda ClickApps för att passa sina projektbehov, komplexa arbetsflöden och preferenser.

4. Förbättra projektvisualiseringen

ClickUp har över 15 anpassade vyer, inklusive listvy, tavelvy, Gantt-diagram och whiteboardvy, som hjälper dig att visualisera och hantera din WBS. Whiteboards skapar en visuell bild av projekt, uppgifter, leveranser, mål, arbetsflöden och mycket mer. Gantt-diagrammet visar tidslinjen och beroenden i din WBS. Listvyn visar uppgifter i en strukturerad hierarki, medan tavelvyn erbjuder en visuell representation i Kanban-stil.

5. Förbättrar teamsamarbete och kommunikation

ClickUp erbjuder robusta samarbetsfunktioner som underlättar effektiv kommunikation mellan teammedlemmarna. Du kan tilldela uppgifter, ange förfallodatum och lägga till kommentarer eller bilagor till uppgifter, vilket gör det enkelt att samarbeta och dela information relaterad till WBS.

Dessutom erbjuder ClickUp realtidsmeddelanden och uppdateringar, så att teammedlemmarna alltid är informerade om förändringar och framsteg.

6. Spårar viktiga mätvärden och håller målen i linje

ClickUp Goals erbjuder tydliga tidsplaner, mätbara mål och automatiserad uppföljning av framsteg för att hjälpa till att skapa målöverensstämmelse mellan projektteam, intressenter och andra och hålla sig på rätt spår för att uppnå alla delmål.

7. Hantera uppgiftsberoenden och relationer

Skapa länkar mellan uppgifter, dokument och beroenden för att få tillgång till allt du behöver på ett och samma ställe. Detta kan vara användbart när dina WBS-uppgifter eller deluppgifter är beroende av att specifika mål eller milstolpar uppnås. Att hantera uppgiftsberoenden och relationer i ClickUp hjälper dig att upprätthålla integriteten och sammanhanget i din WBS.

8. Effektivisera ditt arbetsflöde med kraftfull integration och automatisering av arbetsflöden

ClickUp integreras med över 1 000 verktyg från tredje part, såsom Google Drive, Dropbox och Slack. Med den här funktionen kan du ansluta ClickUp till ditt befintliga arbetsflöde och importera eller exportera data relaterade till din WBS. Dessutom har ClickUp automatiseringsfunktioner, inklusive anpassad och förkonfigurerad automatisering av arbetsflöden, som hjälper till att effektivisera repetitiva uppgifter och öka produktiviteten.

9. Förbättra tidsplaneringen mellan teamen och övervaka arbetsbelastningen

Du kan bedöma ditt teams arbetsbelastning med hjälp av tidsuppskattningar och tidsspårning i ClickUp. ClickUps tidsspårare hjälper till att förbättra ditt teams tidshantering och håller dem ansvariga. Denna funktion gör det också möjligt att beräkna summan, medelvärdet och medianen av den tid som krävs för liknande uppgifter, så att projektledare kan fatta beslut om resursfördelning.

Med arbetsbelastningsvyn kan du enkelt följa arbetskapaciteten, omfördela arbete, automatisera påminnelser och så vidare.

10. Spåra framsteg och fatta bättre affärsbeslut med rapportering och analys i realtid

ClickUp erbjuder också anpassade instrumentpaneler med insiktsfulla rapporter som underlättar bättre beslut i teamet när det gäller projektledning. Du får all information på ett ställe och kan filtrera den information du vill ha – följ WBS:s framsteg och prestanda med hjälp av rapporterings- och analysfunktioner. Skapa rapporter om slutförda uppgifter, teamets produktivitet och andra mått för att utvärdera projektets effektivitet och fatta datainformerade beslut.

11. Snabba upp ditt arbete och få strukturerade exempel med ClickUp-mallar

Få tillgång till över 1 000 anpassningsbara mallar för alla team och användningsfall, inklusive gratis mallar för projektledning, arbetsfördelningsstruktur och mycket mer.

Exempel på arbetsfördelningsstrukturer i ClickUp

För att hjälpa dig att visualisera saker bättre tyckte vi att det var bäst att ge dig ett exempel på hur en arbetsfördelningsstruktur skulle se ut.

Låt oss anta att du är produktchef för ett företag och har åtagit dig ett projekt för att lansera en ny mobilapp. Så här skulle de olika faserna i arbetsfördelningsstrukturen se ut. Vi visar också hur ClickUps olika vyer illustrerar dessa faser på olika sätt.

Det exempel på arbetsfördelningsstruktur som vi har valt beskriver de uppgifter (beroenden) och deluppgifter (underberoenden) som krävs för att skapa arbetspaket för att lansera en ny mobilapp.

Tänk på följande: För att kunna hålla reda på en omfattande lista med uppgifter i ett projekt tilldelar vi varje huvuduppgift eller aktivitet ett unikt nummer, följt av ett undernummereringssystem för varje deluppgift. Detta hjälper oss inte bara att identifiera varje uppgift unikt, utan underlättar också kommunikationen inom projektgruppen.

Exempel på faser inom en arbetsfördelningsstruktur

1. Exempel på arbetsfördelningsstruktur i ClickUps listvy

1. Forskningsfas | Chef (Alexandre Sharpe)

2. Designfas | Chef (Livia Grimes)

3. Utvecklingsfas | Chef (Stefan Boyd)

4. Lanseringsfas | Chef (Gregory Dotson)

5. Fas efter lansering | Chef (Grace Schultz)

Exemplet på arbetsfördelningsstruktur i detta fall gör det möjligt för apputvecklingsteamet att följa framstegen, tilldela ansvar till projektdeltagarna och säkerställa att appens lansering sker enligt plan och inom budget.

2. Exempel på arbetsfördelningsstruktur i ClickUps tavelvy

3. Exempel på arbetsfördelningsstruktur i ClickUps tidslinjevy

Arbetsfördelningsstruktur ClickUps tidslinjevy: Grupperad efter chefer

Arbetsfördelningsstruktur i ClickUps tidslinjevy: Grupperad efter status

4. Exempel på arbetsfördelningsstruktur i ClickUps Gantt-vy

Exempel på arbetsfördelningsstruktur i ClickUps Gantt-diagramvy: Sorterat efter status

5. Exempel på arbetsfördelningsstruktur i ClickUps whiteboardvy

Vem har nytta av att använda en arbetsfördelningsstruktur?

Ekonomiteam: Arbetsfördelningsstrukturer är viktiga för ekonomiteam för att förstå projektets omfattning och följa upp utgifter. Med hjälp av detta dokument kan de skapa en organiserad struktur för sina projekt och se till att alla teammedlemmar är medvetna om eventuella förändringar eller uppdateringar som är nödvändiga för projektet.

Ledning: Arbetsfördelningsstrukturer är viktiga för ledningen för att säkerställa att alla projekt slutförs i tid och uppfyller önskade standarder. Detta dokument beskriver tidsplan, budget, omfattning, mål, leveranser och all annan nödvändig information relaterad till ett projekt.

Hantera dina projekt effektivt med en arbetsfördelningsstruktur (WBS) redan idag

Här är den ultimata guiden till hur du kan skapa en effektiv arbetsfördelningsstruktur för ditt nästa projekt. Med ClickUp är det enklare än någonsin att genomföra ett fantastiskt projekt och göra det till en succé.

Även om ni kanske inte alla är lika organiserade som Monica Geller från serien FRIENDS, kan ni med ClickUp definitivt nå dit. Använd det för att effektivisera allt ert arbete, samla alla era team och projekt på ett centralt ställe samt förbättra er projektplanering, arbetsfördelning, teamsamarbete och mycket mer.

Det är gratis att komma igång – registrera dig gratis idag och börja bygga dina egna arbetsfördelningsstrukturer!

Gästskribent:

Amine Boussassi är marknadschef på Hustler Ethos.

Han är entusiastisk över produktivitet, projektledningsverktyg och allt däremellan. Hans övergripande mission är att hjälpa företag att uppnå höga rankningar på Google.