Oavsett företagstyp, plats, bransch eller avdelning vill alla chefer:
- Befria dem från repetitiva och manuella uppgifter (särskilt sådana som kräver en rad konsekventa steg och beslut).
- Koordinera arbetsflöden på autopilot (förhindra förseningar i uppgiftsfördelning och leveranser, vilket minimerar projektets varaktighet och kostnader)
Lyckligtvis finns det ett svar på dessa önskemål – ClickUp Automations!
Ibland innebär automatiseringar att du inte längre behöver kolla med en teammedlem innan du omfördelar en uppgift. Andra gånger innebär automatiseringar att du måste begära godkännande från flera intressenter innan du slutför en uppgift.
Men processflaskhalsar kan verkligen ta många olika former. Och automatisering av uppgifter hjälper dig att kontrollera dessa processer och skydda dem från produktivitetsproblem.
Oavsett om du är ny inom automatisering eller letar efter ett sätt att optimera din automatisering i ClickUp är den här guiden något för dig. Fortsätt läsa för att ta del av vårt urval av exempel på automatiseringar i ClickUp. Låt oss visa dig exakt hur långt automatiseringar kan ta dig.
🧠 Uppdatering: Visste du att du nu kan skapa automatiseringar i ClickUp med hjälp av vanlig engelska? Det är kraften i att kombinera ClickUp Automations med AI-funktionerna i ClickUp Brain! Läs mer i avsnittet: Skapa automatiseringar med naturligt språk med hjälp av ClickUp Brain
Vad är automatiseringar i ClickUp?
Automatiseringar driver en process framåt i ett steg-för-steg-arbetsflöde för att optimera upprepade uppgifter så att de kan utföras logiskt utan manuellt arbete. Även om du inte kan automatisera alla uppgifter i ditt arbetsflöde, fattas många beslut över uppgifter som upprepas eller är exakt samma. Och dessa kan enkelt automatiseras för att avgöra vad som kommer härnäst för dem.
Med automatiseringar har du programvara för automatisering av uppgifter som utför automatiska ändringar åt dig av många skäl. Det kan bero på att du:
- Har du inte tid att göra det?
- Kanske inte lika exakt som den automatiserade programvaran
- Behöver du dra nytta av automatisering för att spara betydligt med tid på repetitiva arbetsuppgifter?
Nu kan du automatisera endast en del av en process eller hela processen. Det beror på hur väl dina uppgifter lämpar sig för automatisering.
Då är kanske inte en mycket manuell process den bästa processen att automatisera. Du kan automatisera den del av processen som handlar om att godkänna beslut.
Ofta startar automatiserade uppgifter olika faser i en process. Till exempel när en potentiell kund blir en faktisk kund eller när någon godkänner ett slutgiltigt dokument.
Dessutom är kanske inte alla delar av din arbetsflödesautomatisering särskilt komplexa. Men med tiden blir de fler och frigör tid för dig att hantera större, mer komplexa uppgifter.
Fördelar med automatisering av arbetsflöden
När du automatiserar arbetsflöden i ClickUp banar du väg för att öka ditt teams produktivitet. Det beror på att automatiseringar skapar momentum för anställda, ökar effektiviteten och – bäst av allt – minskar huvudvärken från störningar i dina processer.
De hjälper också till att säkerställa att leveranser når rätt personer vid rätt tidpunkt. Men låt oss gå direkt till den främsta motivationen för att ställa in automatiseringar i ClickUp.
Rutinuppgifter är tråkiga!
Varför skulle du slösa tid och minne på att påminna någon om att utföra en uppgift så snart en händelse inträffar, när det finns programvara som kan göra det åt dig?
ClickUps automatiseringsfunktioner eliminerar konsekventa, väldefinierade och repetitiva uppgifter så att du sparar tid och ansträngning. Allt du behöver göra är att motstå frestelsen att utföra dessa uppgifter själv.
Att automatisera små, enkla uppgifter som vid första anblicken verkar snabba att utföra kommer att löna sig i längden. Automatiserade uppgifter frigör nämligen tid för mer komplicerade, människobundna uppgifter som kräver beslut från fall till fall eller manuellt arbete.
Slutligen kan teammedlemmar och chefer också använda automatiseringsfunktionerna i ClickUp för att övervaka processer. Målet är att se till att teamet följer stegen och instruktionerna som förväntat och som beskrivits tidigare.
Exempel på ClickUp-automatiseringar i praktiken
Här är några exempel på automatiseringar som du kan ställa in i ClickUp oavsett användningsområde:
Statusändringar
I ClickUp har uppgifter allmänna statusar, såsom "Pågår", "Granskas", "Accepterad" eller "Avvisad". Med automatiseringar kan du konfigurera ClickUp så att vissa åtgärder utförs när statusen ändras.
En automatisering kan till exempel tilldela teamledaren en specifik uppgift och skicka ett e-postmeddelande när statusen ändras till ”Slutförd”. Du kan även ta bort tilldelningen av uppgiften eller automatiskt lägga till en kommentar till uppgiften som någon specifik person ska ta itu med.
Ändringar av ansvarig person
Vi har just sett hur automatisering för statusar håller arbetet igång i ditt arbetsflöde. Samma sak gäller för ClickUp-automatisering för uppdragstagare.
Du kan ställa in ClickUp så att det gör något när personen som tilldelats en uppgift byts ut. Du kan till exempel ange att när den tilldelade personen byts från teamledaren till en teammedlem, återgår statusen till ”Pågår”.
Prioritetsändringar
På samma sätt som statusar har ClickUp-uppgifter prioriteringar, såsom "Brådskande", "Hög", "Normal" eller "Låg". Du kan konfigurera ClickUp så att det reagerar på prioriteringsändringar i uppgifter.
ClickUp kan till exempel arkivera en uppgift när dess prioritet ändras från ”Normal” till ”Låg”. Eller så kan det tillämpa en mall på uppgiften, till exempel en mall för blogginlägg.
Ett sista exempel är att lägga till en tagg till uppgiften så att du kan kategorisera uppgifter och identifiera dem med olika färger i ditt arbetsområde.
Förfallodagen infaller
Generellt sett bör uppgifter som närmar sig sitt förfallodatum flyttas upp i stapeln, eller hur? Det är därför ClickUp har automatiseringar för när en uppgifts förfallodatum infaller.
ClickUp kan till exempel arkivera en uppgift och ta bort dess bevakare när prioriteten ändras från ”Normal” till ”Låg”. Det kan också tillämpa en mall på en uppgift, till exempel en mall för felrapporter eller blogginlägg. Eller lägga till en tagg till uppgiften så att du kan identifiera den med hjälp av färger i ditt arbetsområde.
Uppgift skapad
När du skapar en uppgift i ClickUp måste du koppla den till en lista, som är en uppgiftsbehållare. Tänk dig nu att en ny procedur fastställer att varje ny uppgift måste kopplas till en viss lista. Visste du att du kan använda ClickUp för att göra detta automatiskt?
Det stämmer!
Automatisering av uppgiftsskapande i ClickUp hjälper dig att genomföra procedurer och förhindra fel när ditt team och du själv skapar uppgifter.
Flyttad till denna plats
Vill du att ClickUp ska göra något när en uppgift flyttas till en specifik plats? I så fall behöver du en automatisering som heter ”Flyttad till denna plats”.
Det är en mekanism som garanterar att till exempel varje uppgift som flyttas till din lista "Blogginlägg" i mappen "Månadsnyhetsbrev" automatiskt skapar en ny uppgift för att "Skapa blogginlägg".
Element i automatiseringar i ClickUp
För att automatisera uppgifter i ClickUp måste du följa receptet för en ClickUp-automatisering. Det är ”När detta händer, gör då denna åtgärd. ”
Det innebär att du behöver minst två obligatoriska komponenter för att skapa en automatisering: utlösare och åtgärder. Men du kan också tillämpa villkor på automatiseringen. Låt oss gå igenom dessa tre begrepp ett efter ett.
➡️ I vår hjälpartikel med översikt över automatiseringar hittar du mer information om utlösare, villkor och åtgärder.
Automatiseringsutlösare
Om du vill att din process ska starta vid ett specifikt tillfälle är triggare lösningen. Det är händelser, till exempel en statusändring eller ett förfallodatum. Och dessa händelser initierar vissa åtgärder, som du också definierar i automatiseringen.
Om du vill kan du tänka på triggar som "När detta händer"-delen av ClickUp-automatiseringen. De startar automatiseringen och initierar en åtgärd (eller en serie åtgärder).
Om du inte har märkt det ännu, så är de generiska exemplen på ClickUp-automatisering som vi nämnde i föregående avsnitt triggare! Men vi kan ge dig andra exempel på triggare som du kan ställa in i ClickUp.
- Uppdragstagare borttagen så att ingen arbetar med uppgiften för tillfället
- Ändringar i anpassade fält, till exempel att markera en kryssruta för sant eller falskt, välja ett alternativ från en rullgardinsmeny, ladda upp en fil, en förloppsindikator som når en viss punkt eller ett objekt som betygsätts med en poäng på en skala från ett till fem.
- Checklistor avslutas när den sista uppgiften i en uppgifts checklista är avbockad, förutsatt att alla andra checklistor redan är slutförda.
- Deluppgifter slutförda eller det ögonblick då alla deluppgifter i en uppgift är slutförda.
- Uppgift länkad eller länka en uppgift till en liknande för att ge synlighet över den senare.
- Tid spårad när en specifik person spårat tid i en uppgift på ClickUp, via Google Chrome-tillägget eller en integrerad app, såsom Toggl.
- Uppgift upplåst eller när en uppgift inte längre hindras av andra uppgifter från att startas eller slutföras.
Automatiseringsvillkor
Villkor är valfria i ClickUp-automatiseringar. De gör att du kan styra ditt arbetsflöde mer detaljerat än när du bara använder triggare. Och om inte kriterierna som definieras i villkoret är uppfyllda kommer ClickUp inte att köra automatiseringen.
Du kan till exempel definiera en utlösare som omfördelar en uppgift till teamledaren när den är tre dagar försenad. Sedan är det enkelt att lägga till ett villkor för den utlösaren för att bestämma att omfördelningen endast ska ske när den nuvarande uppdragstagaren är en specifik teammedlem som har levererat uppgifter för sent under en längre tid.
Detta är ett villkor för uppdragstagare för att filtrera dem för vissa användare, men det finns många andra möjligheter. Här är en lista med några fler exempel på villkor:
- Om de åtgärder som ställts in i automatiseringen utlöses före eller efter ett visst datum
- Om ett visst anpassat fält i uppgiften har ett specifikt värde
- Om uppgiften ska påbörjas inom ett visst antal dagar från och med nu eller ska vara klar ett visst antal dagar före ett visst datum
- Om uppgiften inte har någon särskild prioritet eller befinner sig i ett särskilt status
- Om uppgiften inte innehåller några taggar
- Om uppgiftens tidsuppskattning är större än ett visst värde
- Om ClickUp meddelar alla medlemmar i ett team om ändringar i uppgiften
Automatiseringsåtgärder
Vi har redan pratat om åtgärder i den här guiden! Kommer du ihåg när ändringar i uppgifter resulterade i ändrade prioriteringar, ansvariga eller status? Eller när ändringar i en uppgift resulterade i att en mall tillämpades, en tagg eller kommentar lades till eller ett e-postmeddelande skickades?
Så där ja!
Allt som händer efter att en uppgift har ändrats är exempel på åtgärder. Det vill säga, när ClickUp utlöser en automatisering, händer något. Och det något är automatiseringsåtgärden (eller serien av åtgärder) eller delen ”Gör sedan denna åtgärd” i ClickUp-uppgiftsautomatisering.
Åtgärder är det arbete du automatiserar via ClickUp, till exempel:
- Ändra en uppgifts förfallodatum till ett exakt datum eller till utlösningsdatumet, till exempel.
- Ändra startdatum för en uppgift så att uppgiften startar, till exempel ett visst antal dagar efter att ClickUp har aktiverat automatiseringen.
- Uppskatta tid eller definiera hur lång tid enskilda uppgifter troligen kommer att ta att slutföra, så att chefer kan kontrollera projektets varaktighet och fatta beslut.
- Flytta en uppgift till en lista, till exempel genom att dela upp uppgifterna från en projektplan i andra listor i ditt arbetsområde, en för varje projektfas eller en för varje team.
- Ställ in ett anpassat fält för en uppgift med det värde som du vill att ClickUp ska lägga till automatiskt i uppgiften.
- Spåra tid på en uppgift för att övervaka den tid du eller dina teammedlemmar lägger på kundmöten eller arbete med specifika uppgifter, för att nämna några möjligheter.
➡️ Läs vår artikel om hur du använder automatiseringsåtgärder!
Skapa automatiseringar med naturligt språk med hjälp av ClickUp Brain
Med ClickUp Automations kan du redan automatisera repetitiva uppgifter, men nu kan ClickUp Brain hjälpa dig att skapa dem med naturligt språk. Skapa anpassade automatiseringar genom att helt enkelt beskriva den process du vill automatisera. Detta gör det enklare än någonsin att ställa in triggers, åtgärder och villkor för repetitiva arbetsflöden.
Du kan till exempel säga till AI: ”När en uppgift med status Öppen i listan Förbättringar markeras som Hög prioritet, tilldela den till Cristina och ange ett förfallodatum om två dagar från och med nu. ”
Det är förståeligt att inte alla automatiseringar fungerar perfekt från början. Men vet du vad? ClickUps AI guidar dig genom alla steg som kräver ytterligare förtydliganden för att förfina instruktionerna och säkerställa att din automatisering fungerar smidigt.
I exemplet ovan kan ditt ClickUp-utrymme ha tre typer av förbättringslistor: app-, redaktionella och arbetsflödesförbättringar. AI vet alltså inte vilken som ska väljas. AI gör följande:
- AI skapar åtgärdsdelen av automatiseringen: Ändra tilldelade personer till Cristina
- För automatiseringens triggerdel öppnar AI en rullgardinsmeny där du kan välja rätt förbättringslista.
- Nu förstår projektledaren hur man slutför automatiseringen manuellt och kan välja rätt lista, till exempel appförbättringar.
- Nu, när en öppen uppgift i App Improvements markeras som hög prioritet, tilldelas den automatiskt till Cristina.
💡Tips: Läs vår steg-för-steg -guide om hur du skapar ClickUp-automatiseringar med hjälp av AI för att komma igång.
Automatisera uppgiftsöversikter och uppdateringar med AI-anpassade fält
Tänk dig att få omedelbara uppgiftsöversikter eller uppdateringar om framsteg utan att behöva öppna en enda uppgift. ClickUps AI-anpassade fält i kombination med automatiseringar gör detta möjligt.
Vad är AI-anpassade fält?
Det finns två typer av specialtextfält som drivs av ClickUp AI:
- AI-sammanfattning: Skapar snabba sammanfattningar av dina uppgifter.
- AI-uppdateringar om framsteg: Genererar uppdateringar om dina uppgiftsframsteg under en vald tidsperiod (idag, igår, denna vecka osv.).
Låt oss säga att du vill att AI ska sammanfatta hela projektets framstegsrapport när ett projekt är slutfört. Då kan du skapa en automatisering där:
- Utlösare: När uppgiften är markerad som "Slutförd"
- Åtgärd: Fyll i fältet AI-sammanfattning och sammanfatta projektrapporten.
Typer av automatiseringar i ClickUp
Det finns tre typer av automatiseringar i ClickUp:
Automatiseringsmallar
ClickUp erbjuder ett bibliotek med triggare och åtgärder som du kan bläddra igenom och använda som de är. Använd dem som utgångspunkt och anpassa dem specifikt för ditt team.
Automatiseringsmallar är ett effektivt sätt att konfigurera processer. Och ClickUp har över 50 av dem som kan tillämpas på alla utrymmen, mappar eller listor.
Anpassade automatiseringar
Proffstips: Med ClickUps anpassade automatiseringar kan du lägga till villkor och definiera flera åtgärder per automatisering. Vi rekommenderar dock inte att du använder anpassade automatiseringar om du inte redan är van vid att använda automatiseringsmallar och inte har hittat de automatiseringar du behöver i vårt mallarkiv för automatiseringar.
Kombinera ClickUps triggare, åtgärder och anpassade fält för att skapa dina egna automatiseringar. Anpassa dem efter dina egna arbetsflödeskrav.
Integrationsmallar
ClickUp integreras med dessa externa applikationer så att du kan konfigurera automatiseringar:
- Bugsnag: Till exempel för att skapa en ClickUp-uppgift när Bugsnag upptäcker ett nytt fel i din produkt.
- Calendly: För att skapa uppgifter i ClickUp baserat på händelser som är schemalagda i Calendly.
- E-post: När du behöver skicka e-postmeddelanden automatiskt från din ClickUp-arbetsyta baserat på vissa utlösare eller villkor, till exempel när en uppgift är oblockerad.
- GitHub: Om ditt (programvaru)team behöver växla mellan GitHub och ClickUp för att synkronisera arbetet, till exempel Uppdatera en uppgiftsstatus i ClickUp när någon gör en ändring i huvudgrenen av ett visst GitHub-repo Skapa ett ärende i GitHub när en klient rapporterar ett fel
- Uppdatera en uppgiftsstatus i ClickUp när någon har gjort en ändring i huvudgrenen av ett visst GitHub-repo.
- Skapa ett ärende i GitHub när en kund rapporterar ett fel
- Twilio: Till exempel för att automatiskt skicka textmeddelanden till en kund från din ClickUp-arbetsyta och informera dem om ett projekts status.
- HubSpot: För att automatisera dina arbetsflöden med hjälp av affärsbaserade triggers
- Uppdatera en uppgiftsstatus i ClickUp när någon har gjort en ändring i huvudgrenen av ett visst GitHub-repo.
- Skapa ett ärende i GitHub när en kund rapporterar ett fel
Dessa integrationer levereras med mallar som innehåller inbyggda triggare, åtgärder och villkor som du kan anpassa efter dina behov. Du kan också använda anpassade fält för att finjustera automatiseringarna.
Hur man konfigurerar automatiseringar på plats-, mapp- och listnivå i ClickUp
ClickUp delar upp arbetet i genomförbara moment för att strukturera dina projekt. Annars kan det vara svårt att använda automatiserad projektledning på plattformen.
- Arbetsytor: Representera ditt företag
- Utrymmen: Motsvarar de största arbetsenheterna i ditt ClickUp-arbetsutrymme. Du kan till exempel använda utrymmen för att dela upp din organisation i avdelningar, team, initiativ eller kunder. Det gör att du kan hantera arbetet efter olika behov.
- Mappar: Valfria och innehåller listor och dokument.
- Listor: dela upp uppgifter i till exempel sprintar, geografiska platser eller projektfaser och hjälp till att klargöra uppgifternas syfte.
- Uppgifter: Kan innehålla deluppgifter och inbäddade deluppgifter.
Nu har varje utrymme sin egen uppsättning aktiverade ClickApps som du kan använda för att hantera vissa funktioner, till exempel automatiseringar. Och om du definierar en ClickUp-automatisering på utrymmesnivå kommer alla uppgifter inom det utrymmet att ärva automatiseringen.
Detsamma gäller för mappar och listor.
- Om du ställer in en automatisering för en mapp kommer alla uppgifter från listorna i den mappen att ärva automatiseringen.
- Om du kopplar en automatisering till en lista är det bara uppgifterna i den listan som ärver automatiseringen.
Det innebär att när du skapar automatiseringen måste du välja det utrymme, den mapp eller den lista som du vill tillämpa automatiseringen på.
➡️ Se vårt webinar om ClickUp Automation för mer information!
Exempel på automatiseringar från ClickUp-användare
Under årens lopp har vi sammanställt en omfattande lista med exempel på ClickUp-automatiseringar från våra användare. Vi vill gärna dela några av exemplen i listan med dig nu.
1. Konstruktion
Om du är projektledare inom byggbranschen kan du använda ClickUp för att:
- Skicka RFI:er till entreprenörer en månad före projektets startdatum.
- Skicka ett meddelande till din arkitekt när du har godkänt de ritningar som de har utarbetat.
2. Ekonomi
Om du är löneansvarig kan ClickUp Automations hjälpa dig att:
- Skapa en betalningsuppgift för nästa månad varje gång du betalar en entreprenör på månadsbasis.
- Få ett e-postmeddelande när en anställds faktiska utgifter överskrider en viss gräns.
3. HR
Om du är HR-chef kan du automatisera din rekryteringsprocess med ClickUp för att:
- Meddela rekryteringschefen när en kandidat accepterar ett erbjudande.
- Skicka en undersökning om medarbetarengagemang direkt efter att en nyanställd har slutfört den sista återstående introduktionsuppgiften.
➡️ Läs mer om hur vårt onboardingteam använder ClickUp Automations!
4. Juridik
Om du är advokat kan du hantera din advokatbyrå med ClickUp genom att:
- Skapa en uppgift med den information som en potentiell kund just har skickat in via ett Jotform-formulär som är inbäddat på din webbplats.
- Besluta om du ska ta fallet eller inte baserat på den information som ClickUp lagrat i den nyskapade uppgiften.
- Dela dokument med anteckningar (och bifogade filer) med kunder via e-post så snart du har skrivit klart dem.
5. Kundsupport
Om du leder ett kundsupportteam kan du definiera automatiseringar i ClickUp för att:
- Skapa ett ärende i GitHub när en kund rapporterar ett fel i din produkt.
- Använd en mall för felrapportering för den uppgiften.
➡️ Ta reda på hur vårt kundsupportteam använder ClickUp-automatiseringen!
6. Programvaruutveckling
Om du leder ett mjukvaruutvecklingsteam kan du konfigurera ClickUp för att:
- Skapa en uppgift så snart någon skickar in ett felformulär i ClickUp.
- Flytta den nyskapade uppgiften till listan över buggar för det team som ska åtgärda den.
7. Marknadsföring
Om du är marknadsföringschef kan du konfigurera ClickUp för att:
- Tilldela din SEO-specialist en uppgift att skapa ett blogginlägg när skribenten ändrar uppgiftens status till ”Utkast färdigt”.
- Skicka ett välkomstmejl till en kund när deras onboarding har börjat.
➡️ Få mer information om hur vårt marknadsföringsteam använder ClickUp!
8. Produktledning
Om du är produktchef kan ClickUp hjälpa dig att:
- Flytta oavslutade uppgifter till nästa sprint när ClickUp markerar den aktuella som klar.
- Meddela intressenter via e-post när alla uppgifter i en checklista för lansering av en funktion har statusen ”Slutförd”.
➡️ Lär dig hur produktcheferna på ClickUp använder ClickUp för att göra allt detta och mycket mer!
9. Försäljning
Hanterar du ett säljteam? Lita på ClickUp för att göra detta åt dig:
- Skapa en uppgift varje gång en potentiell kund bokar en produktdemo via HubSpot.
- Tilldela automatiskt leads mellan dina säljare baserat på deras pipeline eller månatliga mål.
- Skapa en uppgift direkt när en kund registrerar sig för en produktprovperiod eller använder din produkt för första gången.
- Skicka ett e-postmeddelande till hela teamet varje gång en av dina säljare avslutar en affär.
- Skapa automatiskt en uppgift för att ringa en kund när denne inte har använt produkten under en viss tid.
10. Högsta kvalitet
ClickUp kan hjälpa dig att se till att din produkt lever upp till kundernas förväntningar genom att:
- Lägg till rätt chefer som övervakare av rätt team
- Lägg till teamledare som övervakare av alla uppgifter som tilldelats medlemmarna i deras team
➡️ Upptäck hur vårt Quality Excellence-team använder ClickUp!
Dags att sätta igång med dina ClickUp-automatiseringar!
Nu när du vet exakt vad ClickUp-automatiseringar är och hur de effektiviserar processer och uppgiftshantering, är planen följande:
- Utforska ClickUps inbyggda automatiseringar
- Tillämpa några automatiseringsmallar på ett testprojekt så att du kan se hur de fungerar.
- Konfigurera din första anpassade automatisering i ClickUp
Om du inte hittar din bransch i exemplen på automatiseringar i ClickUp i den här guiden, kontakta oss! Vi vill gärna höra om ditt projekt och hjälpa dig att lära dig mer om automatiseringar i ClickUp.