Hur man automatiserar uppgifter 2025 (ultimat guide)

Vill du lära dig hur man automatiserar uppgifter?

Behovet av automatisering av uppgifter har ökat stadigt under de senaste åren. En av anledningarna till detta är att automatisering kan frigöra 30 % av den tid du lägger på dagliga uppgifter!

Naturligtvis ser många företag automatisering som en trollstav som kan förändra deras företag till det bättre.

Därför tar vi en tur till Harry Potters magiska värld Hogwarts för att förstå hemligheterna bakom automatisering!

I den här artikeln går vi igenom vad uppgiftsautomatisering är, vilka uppgifter du kan automatisera och avslöjar den bästa lösningen för automatisering på arbetsplatsen för 2021.

Nu åker vi till plattform 9¾!

Vad är automatisering av uppgifter?

Uppgiftsautomatisering är användningen av verktyg eller programvara för att automatisera repetitiva, manuella uppgifter.

Tänk på trollformeln ”Accio” ett ögonblick.

Det kan användas för att hämta ett objekt utan att du behöver lyfta ett finger!

Om det var verkligt skulle vi använda det för att hämta våra nycklar, filer, mobiltelefoner eller vad som helst!

Men vad har detta med automatisering att göra?

Precis som trollformler hjälper dig att utföra uppgifter utan hårt arbete, hjälper automatisering av uppgifter dig att slutföra arbetet utan större ansträngning.

Och i uppgiftsautomatisering, istället för magi, tilldelas uppgiften till verktyg, appar och artificiell intelligens.

Vilka verktyg krävs för automatisering?

Det finns massor av verktyg för automatisering av uppgifter som kan hjälpa dig att automatisera bokstavligen vad som helst!

Om du inte kan vänta med att läsa om verktyg för automatisering av uppgifter, klicka på portnyckeln (bilden) för att ta en genväg till avsnittet om programvara för automatisering av arbetsflöden!

Vilka är fördelarna med automatisering av uppgifter?

Uppgiftsautomatisering har mycket fler fördelar än att bara minska det manuella arbetet! Det minskar driftskostnaderna, ökar tillförlitligheten och frigör ditt teams verkliga potential.

Så här kan automatisering av uppgifter effektivisera ditt arbetsflöde och dina affärsaktiviteter:

1. Minskar driftskostnaderna

Vill du minska kostnaderna?

Säg hej till automatisering!

Du kan automatisera administrativa uppgifter som datainmatning och personlig assistans för att spara in på att anställa personal för dessa roller.

Dessutom kan du identifiera överflödiga processer inom organisationen och ta bort dem helt.

2. Ökar tillförlitligheten

Automatisering minskar risken för mänskliga fel genom att säkerställa att uppgiften utförs felfritt från början till slut.

Hur?

Varje uppgift består av en serie steg som måste följas för att den ska kunna slutföras. Medan mugglar som vi kan missa ett steg när vi är trötta eller distraherade, arbetar ett datorsystem outtröttligt för att slutföra uppgiften utan fel.

3. Frigör ditt teams sanna potential

Du kanske har anställt de mest kompetenta medarbetarna, men de kommer inte att kunna utnyttja sin kompetens om de bara arbetar med tråkiga, enkla uppgifter varje dag.

Det är som att anställa Dumbledore som vaktmästare på Hogwarts!

Det är helt obegripligt!

Automatisering på arbetsplatsen befriar dina anställda från dessa vardagliga uppgifter så att de får mer tid över för mer avancerade arbetsuppgifter. Det innebär att de kan utnyttja sina färdigheter och faktiskt utvecklas i ditt företag.

Vilka uppgifter kan automatiseras?

Kom ihåg att det finns en magisk formel för allt – till och med för att förvandla en trappa till en rutschkana! På samma sätt finns det automatisering på arbetsplatsen för nästan alla återkommande uppgifter.

Du kan automatisera leadhantering, marknadsföring, ekonomi och redovisning, personaladministration och administrativa uppgifter.

En rapport från McKinsey visar faktiskt att nästan hälften (45 %) av alla arbetsuppgifter kan automatiseras med dagens teknik, såsom maskininlärning och artificiell intelligens.

Låt oss ta en titt på hur automatisering av affärsprocesser kan tillämpas på alla avdelningar i ditt företag:

1. Leadhantering

Minns du horrokruxerna?

De är objekt som innehåller en del av en trollkarls själ.

På samma sätt, med lite litterär fantasi och god gammal brittisk humor, är leads horrokruxer för ditt säljteam, eftersom de är hjärtat och själen i deras arbete!

Så här kan du automatisera den viktigaste delen av försäljningsprocessen:

Hantera inkommande leads

Psst... letar du efter ett snabbt sätt att få fler leads?

Erbjud gratis innehåll i slutet av försäljningsprocessen, till exempel en e-bok, pdf, video eller någon annan värdefull resurs till besökarna på din webbplats. Allt de behöver göra är att fylla i ett formulär med sin e-postadress och den information du vill samla in, till exempel namn och ålder.

När de har fyllt i formuläret får de sin gratisbok, men du får något ännu mer värdefullt – deras data!

Du kan sedan använda automatiseringsfunktionerna i ditt formulärverktyg för att automatiskt lagra och organisera det i ett marknadsföringsautomatiseringssystem och direkt överföra leads till ett CRM-system (Customer Relationship Manager). Denna enkla automatisering kan bespara dig besväret med att mata in data i ett Excel-kalkylblad.

2. Marknadsföring

Eftersom marknadsföring är avgörande för företagets tillväxt måste du se till att alla dina marknadsföringsprocesser är optimerade.

Och hur gör man det?

Med hjälp av marknadsföringsautomatisering!

Så här kan du förbättra din effektivitet inom detta område:

A. Branschundersökning

Vill du ligga ett steg före dina konkurrenter?

Du måste hålla ett öga på branschtrender, teknik och konkurrenter.

Men det betyder inte att du behöver lägga timmar på research.

Precis som Voldemort använde Wormtail för att utföra sina uppdrag kan verktyg som Google Alerts vara din digitala assistent!

Det kan övervaka omnämnanden av specifika trender online och sedan automatiskt sammanställa dem i e-postmeddelanden åt dig!

B. Sociala medier

Uppdaterar du fortfarande sociala medier manuellt 2021?

Det är dags att lämna medeltiden bakom sig och omfamna marknadsföringsautomatisering!

Det finns massor av verktyg för sociala medier, som Hootsuite, som låter dig schemalägga inlägg på sociala medier i god tid. Det låter dig också publicera samma innehåll på alla kanaler samtidigt – så att du inte behöver spendera timmar på att ladda upp inlägg på Twitter, Facebook och Instagram separat. Andra verktyg, som AI-skrivverktyg, kan hjälpa dig att skriva dina bildtexter så att du sparar ännu mer tid.

3. Ekonomi och redovisning

Du måste vara försiktig med ditt företags ekonomi.

Även den minsta mänskliga felaktighet kan orsaka enorma förluster!

Så här gör automatisering av uppgifter och arbetsflöden i bokföringsprogram dessa processer säkrare:

A. Hantera fakturor

Du behöver inte en Remembrall som blir röd för att tala om att du har glömt något!

Molnbaserad fakturaprogramvara kan skicka en automatisk påminnelse när du behöver skicka fakturor via e-post.

Det kan också automatisera faktureringsprocessen genom att:

B. Moms

Att beräkna moms är som att spela Quidditch.

Tänk på det.

I båda fallen kan även ett enda misstag få katastrofala följder!

Du måste undvika mänskliga fel när du deklarerar, annars kan det kosta dig dyrt i böter.

Så hur gör man det?

Du kan outsourca dina skatteärenden till ett automatiserat verktyg som Avalara. Systemet undersöker skattesatserna baserat på din plats, produkt eller tjänst och genererar det skattebelopp du behöver betala.

4. Personalresurser

Av alla avdelningar är det HR-teamet som har flest återkommande uppgifter att hantera.

Varför?

Varje affärsprocess som involverar en anställd följer en uppsättning repetitiva uppgifter som intervjuer, introduktion, utbildning etc.

Föreställ dig nu att ditt företag har 50 anställda.

Det innebär att dessa arbetsuppgifter måste upprepas 50 gånger!

Dina HR-team behöver automatisera arbetsplatsen för att kunna sätta dessa enkla uppgifter på autopilot, medan de fokuserar på mer komplexa processer.

Låt oss titta på vad de kan automatisera:

A. Urval av potentiella kandidater

Du kanske får många ansökningar till ett jobb.

Men hur vet du att de är lämpliga för rollen?

Precis som sorteringshatten bestämde vilka hus eleverna skulle tillhöra, kan du ha ett automatiserat verktyg som hjälper dig att identifiera de mest lämpliga kandidaterna för ditt "hus" eller företag.

När potentiella kandidater har fyllt i sina kontaktuppgifter på din webbplats kan verktyg som Paperform skicka dem ett formulär med preliminära frågor om deras styrkor och erfarenheter.

När de har fyllt i formuläret kan du snabbt granska ansökan och besluta om deras öde: precis som sorteringshatten gör!

B. Hantera förmåner

Efter en viss tid blir dina nyanställda berättigade till förmåner som betald ledighet, bostadsbidrag etc.

Om du inte driver ett litet företag är det svårt att hålla reda på när en anställd har kvalificerat sig för dessa förmåner. Lyckligtvis kan du automatisera påminnelser som meddelar din HR-avdelning så snart provanställningsperioden är över.

5. Administrativa uppgifter

Administrativa uppgifter är de vardagliga processer som är enkla och inte kräver mycket eftertanke, såsom att arkivera papper och boka möten.

Det är faktiskt så enkelt att till och med en husalv som Dobby kan göra det!

Precis som Dobby kan automatisering fungera som en personlig virtuell assistent. Den kan hjälpa dig med dessa enkla uppgifter så att du kan fokusera på det som verkligen är viktigt:

A. Schemalägga möten

Även den enkla uppgiften att boka möten kan vara tidskrävande. Du och din gäst kan ha svårt att hitta en lämplig tid för ett möte i era fullspäckade scheman.

Varför inte använda en robotiserad virtuell assistent för att boka alla möten åt dig?

Verktyg som x. ai hjälper dig att automatisera denna process genom att automatiskt erbjuda dina gäster en möjlighet att välja en tid för sina möten.

B. Sortera e-postmeddelanden

Harry skulle ha blivit chockad om han fått veta att en genomsnittlig muggle spenderar cirka 11 timmar per vecka på att kolla sin e-post!

Det mesta av tiden går åt till att söka igenom inkorgarna efter viktiga e-postmeddelanden och svara på dem.

Vore det inte bättre om din inkorg var välorganiserad?

Du kan låta Gmail automatiskt sortera e-postmeddelanden i mappar utifrån de regler du ställer in, så att du direkt kan hitta viktiga e-postmeddelanden från kunder.

Bonusautomatisering: Vill du överraska din kund på hans/hennes födelsedag? Använd automatiserade verktyg som Automator för att skicka ett personligt födelsedagsmejl. Det låter kanske fånigt, men det är ett utmärkt sätt att förbättra relationerna med dina kunder!

Hur bestämmer du vilka uppgifter som ska automatiseras?

Nu när du vet vilka uppgifter som kan automatiseras betyder det inte att du måste börja automatisera allt omedelbart!

Du kan bestämma vad du vill automatisera genom att identifiera det problem du behöver lösa, spåra vilka uppgifter du utför under en dag och granska dina dagliga uppgifter.

Du behöver ägna lite tid åt att fundera över vilka automatiserade uppgifter som kan gynna ditt företag mest. Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att ta reda på vilka specifika uppgifter som bör automatiseras:

1. Identifiera det problem du behöver lösa

Det är lätt att tro att all automatisering kan hjälpa dig att spara tid och pengar.

Men du måste vara försiktig när du väljer ett automatiseringsverktyg som passar ditt företag.

Du skulle väl inte dricka en dryck utan att veta vad den gör, eller hur?

På samma sätt bör du inte välja en automatisering utan att förstå dess effekter, annars kan det orsaka fler problem än det löser!

Börja med att ställa dig själv några frågor, till exempel:

När du har bestämt varför du vill automatisera är det dags att ta reda på vad du kan automatisera.

2. Spåra vilka uppgifter du utför under en dag

Börja med att skriva ner alla specifika uppgifter som du och ditt team utför dagligen. Det är också bra att registrera hur mycket tid varje uppgift tar, så att du får en uppfattning om hur mycket tid som går åt till dem.

Men överdriv inte sanningen som den tvivelaktiga journalisten Rita Skeeter!

Tips: Du kan göra detta enkelt genom att använda rätt verktyg för tidrapportering.

3. Granska dina dagliga uppgifter

När du har dokumenterat alla affärsprocesser är det dags att se om de är lämpliga för automatisering.

Och hur gör man det?

Du måste kontrollera om uppgiften uppfyller minst två av dessa kriterier:

Bonus: Mallar för uppgiftshantering

Låt oss titta på ett exempel på en sådan vanlig uppgift i Hogwarts bibliotek:

Hermione måste återvända och ordna böckerna i biblioteket.

Kan denna uppgift automatiseras?

Låt oss ta reda på det.

Denna uppgift kan automatiseras eftersom den är repetitiv (nr 1), enkel att genomföra (nr 2), inte utmanar hennes färdigheter (nr 3) och inte kräver personlig uppmärksamhet (nr 4).

Faktum är att denna repetitiva uppgift redan har automatiserats på Hogwarts.

Böckerna organiserar sig själva nu:

Men hur kan detta automatiseras i verkligheten?

Istället för att leta efter rätt hylla att lägga tillbaka boken på kan ett automatiserat system:

4. Använd ett verktyg för automatisering av arbetsplatsen för att automatisera dessa uppgifter

När du har listat de enkla uppgifter som kan automatiseras måste du ta reda på två saker:

När du har förstått detta måste du hitta ett bra automatiseringsverktyg som hjälper dig att bli mer produktiv.

Här är några tips som hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut när du väljer ett verktyg för automatisering av uppgifter:

Hur du hittar en lösning för automatisering av arbetsplatsen för ditt företag

Här är vad du bör leta efter i ett verktyg för automatisering på arbetsplatsen:

A. Det ska vara enkelt att använda

När du introducerar en ny process eller ett nytt system för ditt team kan du möta mycket motstånd. Därför måste du se till att ditt automatiseringsverktyg kan användas av alla.

Om du till exempel leder ett icke-tekniskt team bör verktyget inte kräva att användarna kan Voldermorts favoritprogrammeringsspråk – Python!

(Förstår du?)

B. Det bör kunna hantera de flesta av dina uppgifter.

Det är inte meningsfullt att köpa ett separat verktyg för att hantera varje enskild uppgift i ditt arbetsflöde. Det är som att skaffa en separat trollstav för varje trollformel!

Håll utkik efter verktyg som har funktioner som kan hantera mer än en enda automatiserad uppgift.

Ett bra val är till exempel ett verktyg för automatisering av e-post som hjälper dig med marknadsföringsautomatisering.

C. Kostnaden bör motsvara fördelarna

Alla är inte lika rika som Draco Malfoys pappa, som en gång köpte Nimbus 2001 till alla medlemmarna i sin sons Quidditch-lag!

Skapa en budget för alla dina verktyg för automatisering av uppgifter och annan relaterad programvara som RPA (Robot Process Automation).

Skapa sedan en kortlista med verktyg som kan hjälpa dig och välj det som ger mest värde för lägsta pris.

Det bästa verktyget för att automatisera uppgifter 2021

Nu när du vet vad som gör ett automatiseringsverktyg bra är det dags att fördjupa sig i ett verktyg som uppfyller ovanstående egenskaper: ClickUp!

ClickUp är världens högst rankade programvara för fjärrstyrd projektledning. Oavsett om du använder Agile, Scrum eller någon annan projektledningsmetod har den allt du behöver för att automatisera dina administrativa uppgifter.

Låt oss ta en närmare titt på ClickUps automatiseringar och hur de kan hjälpa ditt företag:

ClickUp Automations

Vill du bli en trollkarl, precis som Harry? Då har du tur!

Här är några exempel på magiska formler som du kan använda med ClickUps arbetsflödesautomatiseringar:

Hur fungerar ClickUp Automations?

Låt oss börja med att avslöja de komponenter som gör att automatisering fungerar:

1. Automatiseringselement

A. Triggers

Det är händelser eller saker som måste inträffa för att en automatisering ska starta.

Här är några av de triggers du kan välja i ClickUp:

Till exempel:

Dumbledore har skapat en uppgift som heter ”Triwizard-turneringen”. När turneringens slutdatum närmar sig skapar han en automatisering för att tilldela uppgiften till deltagarna.

B. Villkor

Villkor ger dig mer kontroll över automatiseringen. De är påståenden som måste vara sanna för att automatiseringen av uppgifter eller arbetsflöden ska kunna köras.

Låt oss ta en titt på några av dem:

Obs! Du kan lägga till flera villkor för en enda automatisering.

Om vi fortsätter med det tidigare exemplet vet Dumbledore att turneringen är farlig, så han hindrar elever under 17 år från att delta.

Därför lade han till ett villkor där automatiseringen inkluderar alla taggar utom: ”Underårig”.

C. Åtgärder

Åtgärder är saker som kommer att hända när automatiseringen har aktiverats och villkoren har uppfyllts.

Det finns en hel del automatiserade åtgärder som kan utföras, till exempel:

Obs! Du kan lägga till flera åtgärder för en enda automatisering.

När Triwizard-turneringen närmar sig kommer automatiseringen att tilldela finalisterna – ”Harry”, ”Cedric”, ”Victor” och ”Fleur” uppgiften. Dessutom skapas en ny deluppgift som talar om för de fyra vad de ska göra härnäst.

2. Hur elementen fungerar tillsammans

Nu sätter vi ihop alla delar och får följande schema:

”När detta inträffar (utlösare), och detta är sant (villkor), då gör systemet detta *(åtgärd). ”

Om vi tar alla tidigare exempel får vi:

‘När turneringsdatumet närmar sig (utlösare) och det inte finns någon tagg för ”underårig” (villkor), lägg då till Harry, Cedric, Viktor och Fleur till uppgiften (åtgärd 1) och skapa en deluppgift med titeln ”Hämta guldägg från drakarna” (åtgärd 2).

På så sätt vet finalisterna vad de ska göra härnäst, utan att Dumbledore behöver resa sig från sin stol!

3. Skapa automatiseringar i ClickUp

Det finns två sätt att använda automatiseringar i ClickUp.

Du kan antingen välja från ett stort bibliotek med över 50 färdiga automatiseringar eller skapa din egen anpassade automatisering efter dina behov.

Så här gör du:

Det är så enkelt.

Och du behöver inte oroa dig för att lära dig Python-skript eller andra komplicerade automatiseringsskript!

4. Integrera med andra verktyg

Med ClickUp kan du ansluta dina automatiseringar till valfritt verktyg med hjälp av webhooks!

Vad är en webhook?

Det är ett API-koncept (Application Programming Interface) som gör det möjligt att länka två appar och skicka information från en app till en annan.

Skapa en utlösare och kopiera en Webhook-länk som en åtgärd.

På så sätt skickas data automatiskt till den andra appen när automatiseringen aktiveras.

Automatisering är inte det enda tricket i ClickUps rockärm!

ClickUp har massor av funktioner som kan användas av alla team:

Slutsats

Uppgiftsautomatisering är verkligen magiskt.

När det används på rätt sätt sparar det ditt team mycket tid.

Och med all denna extra tid kan ditt team finslipa sina färdigheter och bli riktiga experter!

Därför är det viktigt att ta reda på vad du behöver automatisera just nu.

Men du kan inte automatisera återkommande uppgifter utan en programvara för automatisering av uppgifter, eller hur?

Men oroa dig inte.

ClickUp har alla funktioner du behöver för att automatisera arbetsprocesser och återkommande uppgifter så att allt flyter på smidigt.

Registrera dig hos ClickUp idag och bekämpa de mörka trollkarlarna som hindrar produktiviteten!