Som projektledare ägnar du sannolikt en betydande del av din arbetsvecka åt att hantera pappersarbete och organisera information. Detta administrativa arbete kan ta upp värdefull tid som skulle kunna ägnas åt mer värdefulla uppgifter.
Dokumenthanteringsprogram är utformade för att underlätta manuellt arbete genom att organisera och kategorisera filer, tilldela åtkomstbehörigheter och skapa arbetsflöden för godkännanden och revideringar.
I den här guiden dyker vi ner i de bästa dokumenthanteringsprogrammen och hur du kan utnyttja dem som en central plats för dokumentdelning och samarbete!
Vad ska du leta efter i ett dokumenthanteringsprogram (DMS)?
När du letar efter ett dokumenthanteringssystem är det viktigt att prioritera säkerhetsåtgärder av högsta klass för att skydda konfidentiell information, förhindra dataintrång och följa dataskyddsbestämmelser. Viktiga funktioner såsom:
- Åtkomstkontroller
- Kryptering
- Säkerhetskopiering och återställning av data
- Behörigheter
- Sökfunktioner
- Molntillgång
Samarbete är också en nödvändig funktion i ditt dokumenthanteringssystem. Du vill att ditt team ska kunna samarbeta på dokument i realtid, tilldela uppgifter, lämna kommentarer och dela filer på ett säkert sätt. Och naturligtvis måste du kunna hitta innehåll utan att behöva skriva in för många sökord!
Slutligen kommer integration med andra projektledningsverktyg, såsom uppgiftshantering och projektuppföljning, att hjälpa ditt team att effektivisera tvärfunktionella arbetsflöden. Denna integration främjar samarbete, kunskapsdelning och förbättrar beslutsfattandet.
De 10 bästa dokumenthanteringsprogrammen
1. ClickUp
ClickUp är en allt-i-ett-plattform för produktivitet som är utformad för team av alla storlekar för att skapa snygga dokument, wikis och andra dokument som kan kopplas till arbetsflöden för att genomföra idéer med ditt team!
Med kompletta anpassningsalternativ erbjuder ClickUp en flexibel upplevelse som hjälper dig att hantera arbetsbelastningar, spåra framsteg och hålla kontakten var du än befinner dig. Samarbete är kärnan i alla funktioner, med ett stort antal verktyg som är utformade för att hålla tvärfunktionella team uppdaterade och samordnade.
Dessutom integreras ClickUp med över 1 000 andra arbetsverktyg, vilket gör det möjligt för team att synkronisera allt sitt arbete och effektivisera tvärfunktionella processer på en enda plattform!
ClickUps bästa funktioner
- Ett detaljerat online-hjälpcenter, webbseminarier och support som hjälper dig att utnyttja plattformen till fullo.
- En dynamisk målfunktion för att samordna teamet kring OKR och spåra framsteg på flera olika sätt.
- Tilldelade och trådade kommentarer i alla ClickUp Doc, uppgifter eller Whiteboard
- Samarbetswhiteboards för att utveckla idéer i realtid tillsammans med teamet
- Rapportering och instrumentpaneler för en omedelbar översikt över ditt arbete på hög nivå
- Ett omfattande gratisabonnemang och prisvärda alternativ i alla prisplaner.
- Flera uppgiftsansvariga för total transparens i alla framsteg
- Över 15 anpassningsbara vyer för att hantera uppgifter från alla vinklar
- Användarvänligt gränssnitt med online- och offline-läge
- Över 50 automatiseringar för att effektivisera alla projektarbetsflöden
- Anpassade uppgiftsstatusar för dina projektbehov
- Ett omfattande mallbibliotek för alla användningsområden, från anteckningar till projektbeskrivningar.
Begränsningar i ClickUp
- Dess omfattande uppsättning funktioner kan innebära en inlärningskurva för vissa användare.
- Alla vyer är ännu inte tillgängliga i mobilappen.
Priser för ClickUp
- Gratis plan för alltid
- Obegränsad plan: 5 USD per användare och månad
- Affärsplan: 12 USD per användare och månad
- Business Plus-plan: 19 USD per användare och månad
- Enterprise Plan: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner av ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 6 500 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3 500 recensioner)
2. Revver
Revver, tidigare Rubex, är ett onlinebaserat dokumenthanteringssystem som är utformat för att hjälpa företag att organisera, lagra och dela dokument på ett säkert sätt. Revver Docs är integrerat med populära molnlagringsapplikationer som Google Drive, Dropbox, Box och OneDrive.
Plattformen erbjuder också en rad funktioner, såsom filversionskontroll, dokumentsökningsfunktioner och säker åtkomstkontroll så att endast behöriga användare kan visa eller redigera konfidentiell information.
Revvers bästa funktioner
- Optisk teckenigenkänning (OCR) för att automatiskt arkivera dokument på deras fördefinierade plats
- Avancerad sökning för att identifiera mappar där viktiga dokument saknas
- Multifaktorautentisering för åtkomst till dokument
- Dedikerad e-signatur som ersätter pappersdokument
- Dokumentvisare med dubbla skärmar
Revvers begränsningar
- Saknar verktyg för uppgiftshantering jämfört med andra dokumenthanteringssystem.
- Du måste ha ett konto för att få tillgång till Revvers hjälpcenter.
Revver-priser
- Kontakta Revver för prisinformation.
Revver-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 330 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (880+ recensioner)
3. Connecteam
Connecteam är ett program för medarbetarengagemang och teamhantering. Dess dokumentfunktion gör det enkelt för team att samarbeta kring dokument, formulär och enkäter.
Att ha alla medarbetares filer, certifikat och affärsdokument på ett och samma ställe kan vara en game changer för HR-avdelningar och chefer. Ett centraliserat system kan förbättra effektiviteten och produktiviteten genom att göra det enkelt att komma åt dokument, eliminera behovet av fysisk lagring och minska risken för förlorade eller felplacerade filer. Med en digital lösning kan HR-personal enkelt söka, hämta och dela dokument med kollegor, även om de arbetar på distans!
Connecteams bästa funktioner
- Snabbåtgärdsfunktioner för att snabbt vidta åtgärder som påverkar alla dokument
- Visningsbehörighet, uppladdningsbehörighet, godkännande-/avvisningsbehörighet och redigeringsbehörighet för dokument
- Dokumentpaket (mappar) som kan tilldelas enskilda användare eller smarta grupper
- Kurser för att skapa specifika processer som anställda ska genomgå
- Utgångsdatum per dokument eller posttyp
Begränsningar för Connecteam
- Begränsade funktioner för samarbete i realtid
- Saknar funktioner för automatisering av arbetsflöden
Priser för Connecteam
- Småföretag: Gratis för upp till 10 användare
- Basic: 29 $ per månad för de första 30 användarna
- Avancerad: 49 $ per månad för de första 30 användarna
- Expert: 99 $ per månad för de första 30 användarna
Connecteam-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 30 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 260 recensioner)
4. Confluence
Confluence är ett teamarbetsytesystem med dokumenthanteringsprogramvarufunktioner för att skapa, dela, organisera och diskutera arbete med team av alla storlekar. Det hjälper människor i en organisation att samarbeta mer effektivt och ändamålsenligt i projekt genom att låta dem lagra och dela sitt arbete på en central plats.
Med Confluence kan team skapa och dela idéer, redigera dokument tillsammans i realtid, följa projektets framsteg, hålla alla informerade om förändringar med aviseringar och mycket mer. Dessutom hjälper kraftfulla funktioner som rapportering, instrumentpaneler och integration med andra verktyg teamen att hålla koll på sina projekt!
Jämför Confluence med Google Docs!
Confluence bästa funktioner
- Personlig feed som visar de utrymmen en person nyligen har besökt, utkast till sidor som är under arbete och sidaktivitet.
- Redigering i realtid med ett distansarbete eller distansanställda
- Integrationer med Box, Dropbox och Google Drive
- Sidetiketter för att snabba upp sökningen efter innehåll
- Funktion för import av Word-dokument
Begränsningar i Confluence
- Team som inte arbetar med mjukvaruutveckling kommer att tycka att verktyget är svårt att lära sig.
- Utformad och prissatt för samarbete på företagsnivå (kolla in dessa alternativ till Confluence ).
Priser för Confluence
- Gratis: För 10 användare (endast månadsabonnemang)
- Standard: 5,75 dollar per användare (uppskattat)
- Premium: 11 dollar per användare (uppskattat)
- Företag: Kontakta Confluence för mer information
Betyg och recensioner av Confluence
- G2: 4,1/5 (över 3 000 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 2 000 recensioner)
5. DocuPhase
DocuPhase är en dokumenthanteringslösning som hjälper organisationer att ta kontroll över sina pappersbaserade processer. Den erbjuder en plattform för att samla in och hantera dokument, effektivisera arbetsflödesprocesser och förbättra samarbetet. Med DocuPhase kan användare säkert lagra, hantera och komma åt alla typer av dokument från var som helst i världen via molnet eller lokala installationer.
Plattformen har en rad funktioner såsom dokumentinsamling och indexering, sökfunktioner, dokumenthantering och godkännande, verktyg för online-samarbete, revisionsspår och versionskontroll!
DocuPhases bästa funktioner
- Optisk teckenigenkänning (OCR) för att läsa och tolka specificerade data
- Anpassade behörigheter för olika typer av affärsprocesser
- Automatiska förinställda taggar och indexeringstermer för inkommande filer
- Avancerade sökfunktioner för att hitta exakt information
- Integrationer med NetSuite, Dynamics, Sage och mer
Begränsningar för DocuPhase
- Begränsade utbildningsmöjligheter för att lära sig och anamma programvaran
- Inriktad på automatisering av bokföring
Priser för DocuPhase
- Kontakta DocuPhase för prisuppgifter.
Betyg och recensioner av DocuPhase
- G2: 4,2/5 (15+ recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 70 recensioner)
6. Bloomfire
Bloomfire är ett program för kunskapsdelning som hjälper till att öka samarbetet och produktiviteten inom ett team. Det ger användarna möjlighet att lagra och dela information, dokument, videor, bilder och annat innehåll på ett säkert sätt i en organiserad plattform. Det kan användas som en intern wiki, intranät eller till och med en e-lärandeplattform.
Plattformen gör det enklare att hitta och hantera innehåll så att teamen kan samarbeta mer effektivt. Den erbjuder också kraftfulla sökfunktioner så att användarna snabbt kan komma åt den information de behöver.
Bloomfires bästa funktioner
- Rich text-redigerare med diagram, bilder, ljud och video
- Flagga för granskning och alternativ för massimport/massexport
- Feedbackloopar för att stödja affärsprocesser
- AI-genererade taggar för bättre dokumentlagring
- Sökbart innehåll med frågor och svar
Bloomfires begränsningar
- Brist på integrationer jämfört med andra dokumenthanteringslösningar
- Brist på samarbetsfunktioner
Bloomfire-priser
- Bloomfire kostar från 25 dollar per användare och månad, beroende på volym och modell.
Bloomfire-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 460 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (över 200 recensioner)
7. SharePoint
Sharepoint är ett dokumenthanteringssystem för företag som hjälper team att dela och hantera innehåll inom Microsoft Office-ekosystemet. Det erbjuder en central plats där team kan lagra, organisera och dela dokument, data och resurser från valfri enhet. Sharepoint har också kraftfulla funktioner som samarbetsverktyg som gör det möjligt för team att arbeta tillsammans i realtid och versionshanteringsfunktioner för att spåra ändringar i innehållet.
Plattformen erbjuder också ett flertal säkerhetsfunktioner som hjälper till att säkerställa datasäkerheten, såsom rollbaserade behörigheter och granskningsfunktioner. Med denna kraftfulla plattform kan team effektivisera sina arbetsflöden, öka organisationens effektivitet och skapa en mer samarbetsinriktad miljö.
SharePoints bästa funktioner
- In-Place Holds för att programmatiskt skydda innehåll från radering eller redigering
- Dokumentbibliotek med versionshantering och åtkomstkontroll
- Offlinevisning och redigering på Mac eller PC
- 1 TB OneDrive-lagringsutrymme per användare
- Samarbete i realtid
Begränsningar i SharePoint
- Kräver köp av ytterligare Microsoft-programvara för att kunna utnyttja Sharepoint till fullo.
- Inte intuitivt med programvara som inte är från Microsoft
Priser för SharePoint
- SharePoint Online Plan 1: 5 USD per användare och månad, årsabonnemang
- SharePoint Online Plan 2: 10 USD per användare och månad, årsabonnemang
- Office 365 E3: 23 USD per användare och månad, årsabonnemang
SharePoint-betyg och recensioner
- G2: 4/5 (över 8 200 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (över 4 900 recensioner)
Kolla in dessa SharePoint-alternativ!
8. Notion
Notion är en allt-i-ett-arbetsplats för dokumenthantering och teamsamarbete. Det fungerar som ett databasverktyg för team att skapa, lagra, organisera och dela dokument på en central plats.
Team kan skapa kapitel och underavsnitt för att organisera dokument, ställa in anpassade mallar för snabb åtkomst till ofta använt innehåll, lägga till taggar och kommentarer för att hålla reda på viktig information samt tilldela uppgifter och förfallodatum för samarbetsbaserad projektledning.
Notions bästa funktioner
- Versionshistorik som gör att du kan återgå till tidigare versioner av ett dokument
- Sömlös integration med molnlagringstjänster för enkel dataöverföring
- Samarbetsredigering som stöder flera användare i ett enda dokument
- Åtkomstkontroll med detaljerade behörigheter för filer och sidor
- Mobil åtkomst för att öppna och skicka filer när du är på språng
Begränsningar i Notion
- Den höga flexibiliteten kan också göra det svårt att veta var man ska börja eller hur man ska organisera informationen på ett effektivt sätt (kolla in alternativ till Notion ).
- Begränsad tillgång till avancerade kontroller om du inte har Enterprise-planen.
Notion-priser
- Gratisversion
- Standard: 8 dollar per användare och månad
- Premium: 15 USD per användare och månad
- Företag: Kontakta Notion för mer information
Betyg och recensioner av Notion
- G2: 4,7/5 (över 1 700 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 1 400 recensioner)
9. Box
Box är en programvara för dokumenthantering och en tjänst för fildelning. Den erbjuder säkra lösningar för lagring, samarbete och kommunikation som hjälper organisationer att lagra, dela och hantera sina dokument, kalkylblad och andra digitala filer i molnet. Med Box kan användare komma åt sina lagrade filer från vilken enhet som helst och enkelt dela dem med kollegor eller externa partners.
Plattformen erbjuder också funktioner som versionshantering för att hålla reda på dokumentändringar över tid, kryptering för ökad säkerhet för känslig information och detaljerade behörighetskontroller för att bestämma vem som har tillgång till vilka data. Dessutom erbjuder Box funktioner i företagsklass, såsom integration med befintliga IT-system och säkerhetspolicyer, anpassning av varumärke och användarupplevelser samt kraftfulla analysfunktioner.
Box bästa funktioner
- Inbyggt skydd mot dataläckage och upptäckt av cyberhot med hjälp av avancerade verktyg för maskininlärning.
- Integration med populära arbetsappar som ClickUp, Microsoft Teams och Oracle NetSuite
- Fildelning med ett klick för att enkelt skicka stora filer
- Box Notes för att skapa projektplaner och scheman
- Box Sign för obegränsade e-signaturer
Box-begränsningar
- Om du försöker öppna flera PDF-filer från Box Drive-sökgränssnittet kan det uppstå ett fel.
- Kryptering med privat nyckel är en betalfunktion.
Box-priser
- Kontakta Box för mer information.
Box-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (över 4 800 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 5 000 recensioner)
10. Brandfolder
Brandfolder är en onlineplattform för hantering av digitala tillgångar där företag kan lagra, organisera, dela och spåra sina varumärkestillgångar. Plattformen fungerar som en central hubb för hantering av alla företagets varumärkesmaterial, inklusive bilder, logotyper, videor, dokument, marknadsföringsmaterial, presentationer och mycket mer.
Med Brandfolders intuitiva gränssnitt kan användare snabbt och enkelt komma åt, hantera, dela och spåra alla sina varumärkestillgångar på ett och samma ställe. Dessutom gör Brandfolders kraftfulla verktyg det enkelt att kontrollera hur tillgångarna används och distribueras så att ditt företags varumärke förblir konsekvent i alla kanaler!
Brandfolders bästa funktioner
- Offentliga och privata tillgångsinställningar för viktiga dokument
- Användarhantering med snabb åtkomst till användarinformation
- Stöd för flera filformat för dokumentskapande
- Gästuppladdningsfunktion för externa partners
- Massuppladdningar med dra-och-släpp-funktioner
Begränsningar för Brandfolder
- Det går inte att skicka flera dokument för godkännande.
- Saknar anpassningsmöjligheter för icke-företagsplaner
Priser för Brandfolder
- Kontakta Brandfolder för prisuppgifter.
Brandfolder-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 1 100 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (430+ recensioner)
Det ultimata verktyget för samarbetsbaserad dokumenthantering: ClickUp Docs
ClickUp är det perfekta valet för team som söker ett omfattande dokumenthanteringssystem för att hantera alla typer av internt och kundinriktat innehåll.
Plattformens mångsidighet sträcker sig till dess breda utbud av projektlednings- och samarbetsverktyg, vilket gör den till en allt-i-ett-lösning för team som vill optimera sitt arbetsflöde. Starta ett ClickUp-arbetsutrymme idag!