För många kockar förstör soppan.
Detta gamla ordspråk stämmer väl in på projektledning. Ett projekt tar längre tid att slutföra om tvärfunktionella teammedlemmar har otydliga roller och ansvarsområden. I vissa fall kan det misslyckas eller ta längre tid att genomföra.
En RACI-mall förhindrar problemet med ”för många kockar”. Den anger tydligt vem som utför uppgift X, vem som har inflytande över den och vem som fattar det slutgiltiga beslutet om jobbet. På så sätt vet projektgruppens medlemmar vilka roller de har, vilket undviker förvirring och slöseri med tid.
I den här artikeln delar vi med oss av 11 av våra favoritmallar för RACI-diagram och hur du kan använda dem för att organisera dina projekt! Men först ska vi förstå innebörden av en RACI-matris.
Vad är en RACI-diagrammall?
Ett RACI-diagram (eller RACI-matris) är ett diagram som visar teammedlemmarnas roller i projektets uppgifter. Det använder bokstäverna R, A, C och I för att identifiera roller och ansvarsområden. RACI står för:
- Ansvarig (R): Visar den person som är ansvarig för att utföra en uppgift och som är praktiskt inriktad när hen utför arbetet.
- Ansvarig (A): Representerar en chef som övervakar uppgiften. Denna person i en RACI-matris är inte praktiskt involverad i uppgiften, utan hanterar och säkerställer att arbetet utförs korrekt.
- Konsulterad (C): Här anges den person eller grupp som tillhandahåller information om en viss leverans. De konsulteras för sin expertis inom en specifik uppgift för att hjälpa den ansvariga personen att slutföra ett jobb framgångsrikt.
- Informerad (I): Representerar en person eller grupp som måste hållas uppdaterad om uppgiftens framsteg och beslut som fattas i ett projekt.
Ett RACI-diagram identifierar och definierar vem som är ansvarig för vad för att förhindra förvirring, missförstånd och tidsslöseri i ett projekt. Teammedlemmarna kan använda det som en vägledande kompass för att slutföra projektet korrekt och i tid.
11 gratis RACI-diagrammallar
Även om ett RACI-diagram är användbart för alla projekt, är RACI-mallarna uppbyggda på olika sätt.
Lyckligtvis har vi gått igenom dussintals mallar och sammanställt de 11 bästa som fungerar bäst för projektledare. Mallarna nedan är gratis och utrustade med de funktioner som behövs för att stödja dina RACI-diagrambehov, oavsett bransch.
Är du redo? Då kör vi!
1. ClickUp RACI-matrismall
Ett RACI-diagram ska tydligt definiera roller och ansvarsområden i ett projekt, och det är precis vad den här mallen gör. Det är ett RACI-matrisdiagram som identifierar och beskriver teammedlemmarnas roller i ett projekt. På så sätt kan du tydligt ange vem som utför, granskar eller konsulteras angående en viss uppgift.
ClickUps RACI-matrismall kan enkelt anpassas efter dina unika behov. Det är enkelt att uppdatera innehållet och lägga till rader och kolumner efter eget tycke. Ännu bättre är att dra-och-släpp-funktionen i vissa sektioner gör mallen nybörjarvänlig och superenkel att anpassa.
Redigera mallen i realtid så att olika grupper och alla teammedlemmar får tillgång till uppdateringar när de sker. Detta sparar tid när du exporterar RACI-diagrammet och delar det med enskilda avdelningar eller gruppmedlemmar.
Dessutom kan du färgkoda uppgifter för att skilja dem från andra. Du kan till exempel färgkoda riskuppgifter eller uppmärksamma uppgifter med korta deadlines. Alla ändringar i mallen sparas i molnet, så att du kan fortsätta anpassa den när det passar dig.
Denna kostnadsfria RACI-matrismall är utan tvekan i en klass för sig tack vare sina unika funktioner. Förutom RACI-diagrammet har mallen utrymme för att ange förväntningar, lägga till ytterligare anteckningar och beskriva de verktyg som behövs för att slutföra uppgifterna.
Denna mall säkerställer att du inte missar några detaljer så att roller och ansvarsområden är tydliga i ditt projekt.
2. ClickUp RACI-planeringsmall
Effektivisera din projektplanering med ClickUps RACI-planeringsmall. Denna dokumentmall är banbrytande och erbjuder ett tydligt diagram för att definiera teamets roller och ansvar i relation till projektets uppgifter. Använd RACI-ramverket (Responsible, Accountable, Consulted och Informed) för att få alla på samma sida, säkerställa ansvarstagande och anpassning till organisationens mål.
Med ClickUps RACI-planeringsmall kan du:
- Tilldela tydliga ansvarsområden till varje teammedlem
- Identifiera potentiella risker och områden som kan förbättras
- Säkerställ ansvarsskyldighet inom alla projektområden
Organisera och planera mer effektivt som team. Börja använda mallen idag och ta kontroll över din projektledning.
3. Excel RACI-matrismall
Denna RACI-matrismall för Excel är superenkel att anpassa. Det är enkelt att färgkoda ditt diagram eftersom processen är automatiserad, vilket gör mallen nybörjarvänlig. Det är enkelt att tilldela akronymerna R, A, C och I; det är bara att välja från en rullgardinsmeny.
Excel är en av de bästa plattformarna för att skapa ett RACI-diagram. Anledningen? Det har många redigeringsalternativ och gör det möjligt att skapa specifika regler för varje del av diagrammet. Som ett resultat kan du använda denna mall för andra varianter av RACI-modellen, såsom DRASCI (Driver, Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed) och RASI (Responsible, Accountable, Support, Informed).
Se till att du har Microsoft Excel installerat på din dator innan du laddar ner mallen.
4. Excel-mall för RACI-diagram
Med denna RACI-diagrammall kan du snabbt beskriva en uppgift och den person eller avdelning som tilldelats den. Sedan listar du varje uppgift i diagrammet och identifierar den person som är ansvarig, redovisningsskyldig, konsulterad eller informerad för varje jobb.
Ännu bättre är att mallen är helt anpassningsbar med Microsoft Excel för att passa dina behov. Oavsett bransch eller projektets natur hjälper den dig att tydligt definiera roller och ansvarsområden så att teammedlemmarna förstår sin del i att slutföra uppgifterna framgångsrikt.
Denna kostnadsfria mall finns i två format: PDF och Excel-ark. Välj det som passar dig bäst och börja skapa ett välorganiserat RACI-diagram som är anpassat efter ditt företags behov.
5. RACI-mall för Google Sheets
Med den här mallen kan du lista uppgifter i ordning efter när de ska utföras, så att de mest brådskande uppgifterna görs först, följt av de mindre brådskande. Detta kan hjälpa till att förhindra att deadlines missas.
Som namnet antyder är denna mall i form av ett Google-kalkylblad. Genom att använda Google sparas innehållet i molnet så att mallen kan redigeras i realtid och flera personer kan komma åt RACI-diagrammet. Dessutom säkerställer live-redigering att de inblandade får tillgång till uppdateringar direkt när de sker, vilket förhindrar förseningar i projektet.
Eftersom mallen finns i molnet blir det enkelt att dela RACI-matrisen mellan teammedlemmarna. Dela den via en länk och kontrollera åtkomsten enkelt med hjälp av funktionerna i Google Sheets.
Till skillnad från Excel-mallar som lätt kan försvinna finns denna mall tillgänglig i molnet: du kan komma åt den var som helst och när som helst via en internetansluten mobil eller stationär enhet.
6. Google Sheets-mall för uppgiftsfördelning med RACI-matris
Denna mall drivs av Googles molnteknik och gör det möjligt för flera personer att komma åt och justera den efter behov. Detta gör att teammedlemmarna kan samarbeta i realtid. Mallen är gratis att använda och lätt att dela efter att du har anpassat den efter ditt projekts behov.
Lista enkelt uppgifter och de personer som ansvarar för varje jobb så att alla är på samma sida. Dessutom synkroniseras alla uppdateringar i molnet så att du inte behöver oroa dig för att en anpassad mall ska gå förlorad – tänk på att råka radera dokument, Excel-kalkylblad eller pdf-filer.
7. Google Sheets RACI-diagrammall från PM Training
En RACI-mall ska tydligt visa uppgifter och definiera vem som är ansvarig för vad. Den här mallen uppfyller det kravet och går dessutom utöver de grundläggande elementen i ett RACI-diagram. Till exempel kan teammedlemmarna, utöver funktionerna i en typisk RACI-matris, visa om de är redo att påbörja en uppgift eller inte.
Den har ett avsnitt för att registrera arbetsförloppet för att ge mer insikt i hur snabbt och effektivt ett team eller en individ utför den tilldelade uppgiften. Den ger också mer klarhet i arbetsstatus genom att visa uppgifter som är:
- Pågår
- Färdig
- På vänt
- Har inte börjat
- Behöver granskas
- Försenad
Detta effektiviserar projektledningen genom att hjälpa dig att säkerställa maximal produktivitet och att uppgifterna slutförs i tid. Det finns också avsnitt där du kan lägga till anteckningar till varje tilldelad uppgift, så att projektledare kan kommentera arbetsprestationen.
Eftersom mallen finns i molnet kan teammedlemmarna enkelt komma åt RACI-diagrammet och samarbeta i projektet på ett smidigt sätt. Live-redigering säkerställer att alla inblandade får tillgång till projektuppdateringar i realtid så att de kan påbörja sina tilldelade uppgifter så snabbt som möjligt.
8. Enkel RACI-diagrammall för Excel från Template Lab
Denna RACI-mall lever upp till sitt namn. Det är en matris för roller och ansvarsområden med ett enkelt format som kräver minimalt med redigering. Den visar tydligt var du ska lista uppgifter och vilka roller du har tilldelat specifika personer. Detta hjälper dig att snabbt anpassa mallen efter dina behov och starta ett projekt så snabbt som möjligt.
Med mallen kan du lista uppgifter i genomförandeordning så att teamen kan prioritera brådskande jobb. Resultatet? Du säkerställer att du når milstolparna inom en förutbestämd tidsfrist.
9. Mall för RACI-diagram för projektledning i Excel från Template Lab
Om ditt projekt är stort med många leverabler passar denna RACI-diagrammall bäst för dig. Den låter dig lista tiotals uppgifter och tilldela dem till specifika team eller avdelningar som deltar i ett projekt. Du kan enkelt kommentera varje uppgift för att ge feedback eller ytterligare information.
10. Excel-mall för diagram över viktiga ansvarsområden Excel av Template Lab
Letar du efter en RACI-diagrammall för försäljning? Du behöver inte leta längre, för den här mallen har allt du behöver för att skapa en RACI-matris för försäljningsprojekt. Du kan enkelt definiera aktiviteter och roller som du har tilldelat specifika personer. Mallen visar exakt vem du ska tilldela en specifik försäljningsroll, vilket gör det enkelt att skapa en RACI-matris som fungerar för dig.
Om du vill skapa en RACI-mall för försäljningsprojekt är det här ett bra ställe att börja. Använd den för att skapa en matris som tydligt visar vem som är ansvarig, redovisningsskyldig, informerad och konsulterad i ett projekt.
11. Excel Basic RACI Chart Template av Template Lab
Detta är en enkel RACI-diagrammall som passar bäst för en familj som vill organisera roller och ansvar. Den låter dig lista uppgifter mot dem som ska utföra dem samtidigt som du anger vem som är ansvarig, konsulterad och informerad om ett visst jobb.
Om du vill ha en RACI-mall att använda hemma är den här mest lämplig. Den har alla grundläggande element du behöver för att säkerställa att uppgifter organiseras, tilldelas och utförs på rätt sätt.
Hur man använder en RACI-diagrammall
Så här använder du en RACI-diagrammall i fyra enkla, grundläggande steg:
Steg 1: Identifiera och lista alla projektuppgifter
Beroende på vilken mall du använder listar du alla jobb i projektet under kolumnen "uppgifter" eller "aktivitet". Vissa mallar låter dig registrera uppgifter i en rad. Listan kan vara en sekvens från uppgifter med hög till låg prioritet för att säkerställa att de viktigaste uppgifterna utförs först.
Alternativt kan du kategorisera uppgifterna i faser för att hålla ordning på saker och ting. Hur du listar dem beror på vilket format som passar dig bäst.
Steg 2: Lista alla personer som deltar i projektet
Lägg sedan till alla teammedlemmar i RACI-mallen, även om de arbetar indirekt med projektet. Du kan lista dem efter namn eller befattning. Vi rekommenderar det andra alternativet så att RACI-diagrammet förblir användbart för personer som inte känner till allas namn i projektplanen. Detta bidrar till att effektivisera kommunikationen inom teamet.
Steg 3: Tilldela akronymerna R, A, C och I till varje uppgift
Varje uppgift som du listar i mallen måste ha minst en av dessa bokstäver (R, A, C eller I). R står för en person som kommer att vara praktiskt involverad i projektets uppgifter. Kort sagt är en person märkt med R den som utför uppgiften.
Därefter ska den person som är ansvarig för uppgiften märkas med A. Denna person övervakar uppgiften och ser till att den person som är märkt med R slutför projektet korrekt och i tid.
Därefter ska den person som konsulterats för sin expertis för att hjälpa R att slutföra en uppgift märkas med C. Denna person ger råd eller ytterligare information om en uppgift. Inte alla uppgifter i ditt RACI-diagram kommer att ha ett C.
Slutligen märks alla som måste hållas uppdaterade om uppgiftens framsteg med I, vilket representerar en person som teammedlemmar eller ledare rapporterar till. Detta kan vara en VD, en sponsor eller höga tjänstemän i en organisation.
Steg 4: Dela RACI-diagrammet
När du har anpassat och fyllt i mallen kan du dela det färdiga dokumentet med teammedlemmarna i projektet. En RACI-matris är mest användbar om alla som är involverade i ett projekt har en tydlig förståelse för sina roller. Beroende på din mall kan du dela det färdiga diagrammet som en länk, PDF, Word-dokument, HTML eller Excel-kalkylblad.
Fler resurser för projektledningsmallar:
Spara tid och fastställ projektansvar med RACI-mallar
Att använda en mall för att skapa ett RACI-diagram är mycket värdefullt och sparar tid eftersom du inte behöver uppfinna hjulet på nytt för varje projektförfrågan. Istället för att börja från scratch har du redan en färdig struktur som du kan anpassa.
ClickUp RACI-mallen är flexibel för alla teamstorlekar och projektkrav. Den innehåller alla grundläggande element som behövs för att skapa en anpassad matris som förbättrar ditt teams produktivitet i varje fas av projektet. Om du samarbetar mellan avdelningar och intressenter är ClickUp-mallen ett måste i din projektverktygslåda. Och det bästa av allt? ClickUp är gratis för alltid!