Minns du visa och berätta? Den dagen då du äntligen fick ta med din akvariefisk till skolan och visa den för dina klasskamrater i första klass? Det var tider det. 😌
Som yrkesverksamma står vi nu inför liknande situationer i form av att presentera idéer, brainstorma och genomföra projekt med gruppen.
Vi har sedan dess lärt oss att visa är mer effektivt än att bara berätta, och vi har kommit på olika, engagerande sätt att förmedla våra idéer. Detta är en stor vinst för människor som bearbetar information på olika sätt, inklusive de 65 % av vår befolkning som identifierar sig som visuella inlärare.
Enter: Kanban-tavlor.
Kanban-tavlor är en mycket visuell, agil projektledningsmetod som hjälper team att optimera sitt arbetsflöde, främja transparens, identifiera flaskhalsar och snabbt ändra kurs om det behövs. Målet är att börja spara tid så fort som möjligt, men att skapa en tavla från grunden kan ta lång tid och till och med vara kontraproduktivt i vissa fall – det är där mallar kommer väl till pass. 🤓
Team arbetar snabbare och mer effektivt med rätt Kanban-tavlemallar som är anpassade efter deras unika behov – men vem har tid att testa alla Kanban-mallar som dyker upp i Googles sökresultat? Vi har det. 🙋🏼♀️
Betrakta den här artikeln som din intensivkurs i allt som rör Kanban, inklusive struktur, vanliga frågor, tips, fördelar och naturligtvis 11 gratis Kanban-mallar för att nå dina arbetsflödesmål!
Vad är en Kanban-tavla?
Kanban-tavlemallar är anpassningsbara, färdiga tavlor som påskyndar förberedelse- och inställningsfaserna när du skapar din tavla, så att du kan börja spara tid på nolltid. I grund och botten är det färdiga Kanban-tavlor som du fyller i och kan justera eller redigera efter behov.
Eftersom Kanban-metoden kan användas inom en rad olika avdelningar och branscher, säkerställer en välstrukturerad mall att ditt team använder den på ett så effektivt sätt som möjligt. Men detta är bara en liten del av fördelarna med en flexibel Kanban-mall!
Fördelar med att använda Kanban-tavlemallar
Kanban-tavlemallar hjälper dig inte bara att spara tid, utan också att komma igång på rätt sätt med ett rent och välskött gränssnitt, så att din tavla alltid är redo att presenteras – även med kort varsel – för intressenter, chefer eller andra avdelningar.
De inspirerar också till innovation när det gäller anpassning, automatisering och effektivare uppgiftsstatusar. Eftersom Kanban-metoden kan vara till nytta i en rad olika användningsfall kan en särskild mall fungera som stödhjul och visa vilka statusar, gränser för pågående arbete och automatiseringar som vanligtvis är användbara för din bransch.
Dessutom finns det en mall för varje kompetensnivå. Om du är nybörjare när det gäller Kanban-tavlor finns det många nybörjarvänliga mallar som underlättar din introduktion till denna agila metodik. Om du däremot har använt tavlor i flera år och behöver ett nytt perspektiv eller letar efter sätt att förnya din Kanban-process är mallarna ett utmärkt sätt att lära dig hur du kan förbättra din tavla.
Det viktigaste att ta med sig här är att Kanban-tavlemallar finns till för att hjälpa dig. Låt en väl utformad mall göra grovjobbet åt dig så att du kan fokusera på ditt projekt och teamet som driver det framåt.
Bonus: Storyboard-mallar!
11 gratis mallar för Kanban-tavlor
Vi pratar om något stort här – låt oss se dessa kraftfulla mallar i aktion! Här är 11 av våra favoritmallar för Kanban-tavlor för ClickUp, OneNote och Excel, och hur de kan ta ditt team till nästa nivå.
1. Mall för Kanban-tavla
Använd mallen ClickUp Simple Kanban Board i ditt ClickUp-arbetsområde och börja optimera din release-cykel på nolltid. Denna mapp innehåller fem statusar som du kan dela upp dina uppgifter mellan, samt ett hjälpdokument med tips och en beskrivning av varje funktion. Den erbjuder även ytterligare resurser för att ställa in automatisering av uppgifter, skapa checklistor för mindre uppgifter och föreslagna integrationer för att göra din övergång till Board-vyn i ClickUp ännu smidigare.
Uppgiftsstatusarna är tillräckligt mångsidiga för att passa nästan alla arbetsflöden, särskilt om du behöver redigera eller ge feedback på dina uppgifter – från marknadsföring till produktutveckling, till och med bloggredigering eller grafisk design. Även om det här är en mall för mer avancerade användare är den stegvisa hjälpdokumentationen enkel och lätt att följa, oavsett din erfarenhet av Kanban.
2. Mall för agil hantering med Kanban-tavla
Mallen Agile Management Kanban Board från ClickUp hjälper dig att snabbt sätta upp ett komplext arbetsflöde.
Den agila metoden kan kännas överväldigande i början, men den här mallen skapar ett utrymme i ClickUp med allt du behöver för att implementera ett grundläggande agilt arbetsflöde på några minuter.
För agila team som arbetar i sprintar finns det möjlighet att aktivera 13 olika ClickApps för att anpassa hur du organiserar din backlog, hanterar arbetsbelastningar och arbetar med ditt team. Dessa inkluderar begränsningar för pågående arbete, milstolpar, beroenden, sprintpoäng och mycket mer!
Med 30 anpassade statusar, ett anpassat fält, åtta taggar, sex vyer och fyra automatiseringar är denna mall fullspäckad med alla nödvändiga funktioner för att ge feedback, omfördela resurser och börja leverera resultat snabbare.
3. Enkel mall för Kanban-tavla med sprintar
Prova på sprints med mallen Simple Sprints Kanban Board från ClickUp! Denna mall är mindre komplex och mer lämplig för nybörjare än den tidigare mallen Agile Management Template. Mallen tillämpar ett utrymme på din ClickUp-arbetsyta med nio statusar, nio ClickApps och förinställda vyer för tavlor och listor.
Denna mall täcker alla grundläggande sprintfunktioner för agila team som vill leverera produkter snabbare och innehåller ett användbart dokument som visar hur du anpassar mallen till ditt arbetsflöde och får ut mesta möjliga av din multitask-verktygsfält.
4. Mall för Kanban-tavla för kontohantering
Om du är kontorschef, finansiell rådgivare, säljare eller helt enkelt en person som försöker få ordning på sin budget, är den här mallen något för dig.
Mallen Account Manager Kanban Board från ClickUp spårar allt från en användares senaste aktivitet till kontoförnyelser, kontakter och risker. Denna mapp innehåller 19 användbara statusar – räkna dem! – inklusive Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding och mer – perfekt för potentiella kunder och för att upprätthålla relationer med befintliga kunder.
Det här är också en utmärkt mall för att knyta kontakter med nya kunder, med sju visningstyper för att främja engagemanget hos potentiella kunder och en formulärvy för att registrera nya kunder i en undersökning med svar som kan omvandlas till praktiska ClickUp-uppgifter. Och har vi nämnt att den här mallen har många anpassningsbara fält? Med tio att välja mellan har du ännu fler sätt att sortera, filtrera och gruppera din Kanban-tavla.
5. Mall för Kanban-tavla för teamförfrågningar
Kanban-tavlor är ett populärt verktyg för agil projektledning, men de är verkligen betrodda och används av team över hela organisationen – inklusive HR!
Mallen Team Requests Kanban Board från ClickUp är ett viktigt verktyg för HR-, IT- och kontorschefer som ansvarar för att spåra och organisera sina distansarbetande teams förfrågningar.
Denna mapp lägger till fyra vyer till din arbetsyta, inklusive en separat Kanban-tavla för olika typer av inkommande förfrågningar och ett internt förfrågningsformulär med svar som direkt kan omvandlas till ClickUp-uppgifter som visas på din tavla. Dessutom säkerställer fem statusar att ingen förfrågan faller mellan stolarna.
6. Mall för Kanban-tavla för videoproduktion
Mallen för videoproduktionens Kanban-tavla från ClickUp är ett perfekt exempel på hur mångsidiga Kanban-tavlor kan vara. Planera din inspelningsschema från förproduktion till efterproduktion med denna nybörjarvänliga mall. Visualisera ditt schema i en lista eller flytta uppgifter nedåt i produktionspipeline genom att dra och släppa dem på din Kanban-tavla.
Dessutom kommer denna grundläggande kanban-tavla med en hjälpdokumentation som hjälper dig att förbättra din organisation och driva dina kreativa projekt över mållinjen utan ansträngning.
7. Mall för Kanban-tavla för projektledning
Om alla dessa mallar låter bra men kanske är lite för komplicerade för din nuvarande erfarenhetsnivå av Kanban, är detta mallen för dig.
Oavsett om du hanterar ett projekt eller organiserar dina veckovisa uppgifter täcker denna nybörjarvänliga projektledningsmall från ClickUp alla grunderna i Kanban. Kom igång med en tavla som redan är indelad i fem statusar som kan tillämpas på praktiskt taget alla arbetsflöden: Öppen, Pågående, Granskning, Blockerad och Stängd.
8. Mall för Kanban-tavla för kampanjspårning
Det här är mallen som ditt marknadsföringsteam har drömt om. ✨
Mellan att jonglera olika verktyg, flera kampanjer, hålla sig inom budgeten och prestationspressen är det lätt att känna sig överväldigad av ditt marknadsföringsarbetsflöde – men mallen för kampanjspårning och analys från ClickUp är utformad för att hålla reda på alla dessa rörliga delar.
Denna mall innehåller 10 anpassade fält så att du kan lägga in så mycket detaljer som behövs i varje uppgift och visualisera dina kampanjer på det sätt som fungerar bäst för dig. Med flera kampanjer och uppgifter som arbetar tillsammans säkerställer din Kanban-tavla att ingen drar mer än de klarar av. Utöver din tavla hittar du dina kampanjer schemalagda i en överskådlig kalendervy och en lista över alla kampanjer för att undvika överlappningar.
9. Mall för Kanban-färdplan
Produktutveckling har inte en universallösning som passar alla. Varje företag har sina unika krav, och det är upp till varje team att hitta sin egen väg. Förbättra dina processer med detta Kanban-verktyg. Med ClickUps Kanban Roadmap Template kan du hantera dina uppgifter och mål, prioritera viktiga element och till slut få en tydlig överblick över dina utvecklingsaktiviteter.
10. Mall för kumulativt flöde i Kanban för Excel
Vi nämnde att Kanban-tavlor kan ha olika former och storlekar – och den här Excel-mallen är ett utmärkt exempel på det! Team älskar Kanban-tavlor eftersom de fokuserar på ett kontinuerligt och konsekvent arbetsflöde för att slutföra projekt i tid, en uppgift i taget. Med begränsningar för pågående arbete kan teamen kontrollera antalet uppgifter de arbetar med och se till att de inte tar sig vatten över huvudet. Denna Excel-mall för Kanban-tavlor fokuserar på just den aspekten av Kanban-tavlor.
Fyll bara i datumet för din uppgift eller process och antalet pågående uppgifter som är tillåtna per dag för att se ditt arbetsflöde visas i ett visuellt kumulativt flödesschema i Excel med färger som är kopplade till varje uppgift.
Denna Excel-kanbantavla är ett utmärkt verktyg för visuella inlärare som behöver se hur uppgifterna staplas mot varandra varje dag!
Svär du vid dina Excel-baserade arbetsflöden? Vi har precis rätt verktyg för dig! Lär dig mer
11. Kanban-tavla-mall från OneNote
På samma sätt som du kan strukturera din Kanban-tavla i Excel eller på en digital whiteboard kan du också skapa en tavla i OneNote! Skapa kolumner för att hantera ditt arbetsflöde på kontoret eller hemma med flexibiliteten att lägga till så många kolumner, färger och detaljer som du behöver.
Fler resurser för projektledningsmallar:
Bästa praxis för Kanban-tavlor
Kanban-tavlor har sina rötter i biltillverkningen under 1940-talet och har anpassats och utvidgats för att gynna team i olika branscher med ett enkelt men flexibelt ramverk för att visualisera arbetsflöden.
Team återvänder till Kanban-tavlor eftersom de är enkla, intuitiva och konsekventa. De är tillräckligt flexibla för att stödja nästan alla användningsfall – och när du väl har lärt dig att tolka en Kanban-tavla kan du i princip läsa alla.
Om de används på rätt sätt skapar Kanban-tavlor ett smidigt och kontinuerligt arbetsflöde, främjar transparens och tydligt definierar vem som ansvarar för varje uppgift.
Även om de inte är begränsade till bara ett utseende, börjar Kanban-tavlor ofta med minst tre kolumner – eller statusar – som representerar stadier till färdigställande, och uppgiftskort som flyttas över tavlan tills projektet är klart.
Men hur ser de egentligen ut? Låt oss skapa en!
Hur använder man Kanban-tavlor? Med exempel på Kanban-tavlor
Du kan skapa din tavla i verkligheten på en yta som en korkstavla eller en personlig whiteboard – eller med hjälp av en dynamisk Kanban-programvara som är utformad för denna metod. Oavsett om du föredrar tavlan på ditt skrivbord eller på skärmen, följ med när vi går igenom de viktigaste egenskaperna som varje effektiv Kanban-tavla måste ha:
1. Kolumner
Kolumnerna på din Kanban-tavla representerar de statusar som varje uppgift måste genomgå innan den kan anses vara avslutad. Om du just har börjat med Kanban-metoden, håll det enkelt med tre kolumner som liknar Att göra, Pågående och Klart, men helst bör du sträva efter att ha samma antal kolumner som du har steg i ditt arbetsflöde.
Det här är också din första möjlighet att anpassa tavlan efter ditt teams process.
Om ditt team regelbundet arbetar med olika anpassade statusar eller ytterligare steg för forskning, utveckling eller feedback, lägger du bara till fler kolumner för att representera dessa steg i ditt arbetsflöde.
Gruppera uppgifter efter status, ansvariga, prioritet och mer med ClickUps intuitiva och flexibla Kanban-liknande tavelvy.
2. Uppgifter
Här fyller du i alla uppgifter som är relaterade till ditt projekt – ja, varenda en. Detta är ett av sätten som Kanban-tavlor främjar transparens.
Kategorisera uppgifter efter deras aktuella status för att få en tydligare bild av projektets övergripande status – hur många uppgifter som ännu inte påbörjats, antalet pågående uppgifter och de uppgifter du har slutfört.
Uppgifter – eller uppgiftskort – flyttas över tavlan från vänster till höger, med start i statusen Att göra tills de är slutförda och når kolumnen Klar.
Dina kolumner kommer att fyllas snabbt, men du vill att din tavla ska förbli ren och tydlig så att alla enkelt kan läsa den när som helst. När du skannar din tavla vill du se all grundläggande information om uppgifterna, inklusive namn, ansvariga, förfallodatum och bild (om tillämpligt).
Proffstips: om du använder en flexibel programvara för uppgiftshantering som ClickUp behöver du inte välja vilken uppgiftsinformation du vill dela! Programmet gör det åt dig. 😎
Laddade dina uppgifter med länkar, anpassade fält, prioriteringar, detaljerade beskrivningar, flera ansvariga, observatörer och mer till varje uppgift samtidigt som du håller din tavla organiserad och presentabel.
📮ClickUp Insight: 92 % av arbetstagarna använder inkonsekventa metoder för att spåra åtgärdspunkter, vilket resulterar i missade beslut och försenad genomförande. Oavsett om du skickar uppföljningsanteckningar eller använder kalkylblad är processen ofta splittrad och ineffektiv.
ClickUps lösning för uppgiftshantering säkerställer en smidig omvandling av konversationer till uppgifter, så att ditt team kan agera snabbt och hålla sig samordnat.
3. Begränsningar för pågående arbete
Detta är ett av de viktigaste sätten som Kanban-tavlor upprätthåller ett konsekvent arbetsflöde. För att förhindra att medlemmarna jonglerar med flera uppgifter samtidigt begränsar Work in Progress (WIP)-gränserna antalet uppgifter som kan flyttas från Att göra till Pågående samtidigt.
4. Simbanor
Medan kolumner ger din tavla en vertikal struktur, delar simbanor upp tavlan horisontellt så att du kan visualisera flera arbetsflöden på en och samma tavla. Om du hanterar flera projekt eller övervakar olika teammedlemmar skapar simbanor sektioner på din tavla för att visa vilka uppgifter som tillhör vilken teammedlem eller vilket projekt.
Om du använder kalkylblad kan du tänka på swimlanes som rader som endast innehåller uppgifter relaterade till en specifik kategori av information.
Ta-da!
När du har lagt till denna information är ditt team redo att sätta igång med Kanban-metoden! Det låter enkelt, men nackdelen med att skapa din tavla från grunden är att vart och ett av dessa fyra steg kräver en hel del förberedelser, tid och ansträngning. Särskilt om du är nybörjare på Kanban-tavlor eller har komplicerade arbetsflöden är det lätt att glömma viktiga uppgifter och information.
Men det är inte allt. Utan en mall eller flexibel projektledningsprogramvara kan det underhåll som krävs för att hålla din tavla uppdaterad hindra projektet mer än det hjälper dig.
Det är därför många projektledare vänder sig till mallar som en plug-and-play-lösning för att komma igång med Kanban-tavlor så snabbt som möjligt.
Hantera ditt nästa projekt med en Kanban-mall
Det finns massor av mallar att hitta på Google, men alla Kanban-tavlor är inte lika.
Eftersom de har förmågan att optimera processer över avdelningar och branscher är det viktigt att välja en mall som redan är anpassad efter dina behov. På så sätt kan du hämta inspiration från de statusar och automatiseringar som den erbjuder och använda den som en språngbräda för dig och ditt team att ta er Kanban-strategi ännu längre.
Vårt förslag?
Välj en mall som skapats av och för en kraftfull arbetshanteringsprogramvara som ClickUp. Eftersom dina uppgifter, ditt arbete, ditt team och dina processer redan finns i ditt arbetsutrymme, kommer även dina Kanban-tavlor att finnas där! Detta sparar inte bara tid när du ställer in ditt arbetsflöde, utan hjälper också till att driva processen framåt på en tavla som uppdateras automatiskt medan du arbetar.
Men det bästa av allt? Det är gratis! 💸
Få tillgång till massor av Kanban-tavlemallar plus 100 MB lagringsutrymme, obegränsat antal uppgifter och medlemmar, över 1 000 integrationer, samarbetsdokument och mycket mer gratis, för alltid i ClickUp! 🦄