Hur man använder Excel för projektledning

Vill du veta mer om projektledning med Excel?

Eller letar du efter en användbar Excel-mall för projektledning?

Du har kommit till rätt ställe!

Microsoft Excel är ett otroligt mångsidigt verktyg som du kan använda för en rad olika uppgifter. Det är dock inte utan nackdelar.

I den här artikeln går vi igenom hur du använder Excel för projektledning och ger dig några praktiska Excel-mallar för projektledning som du kan använda direkt. Och om du känner dig begränsad av Excels funktioner presenterar vi också ett överlägset och mer kraftfullt alternativ – ClickUp!

Är projektledning i Excel användbart?

Microsoft Excel är ett praktiskt verktyg som kan göra många olika saker för att hjälpa dig och ditt projektteam. Och när det fungerar som det ska kan Excel fungera som ett grundläggande projektledningsverktyg.

Här är vad det kan erbjuda dig:

1. Detaljerade kalkylblad

Detta är det mest uppenbara skälet att använda Excel.

Excel är utmärkt för att skapa detaljerade kalkylblad med massor av projektdata. Kategorisera information enkelt, markera viktiga avsnitt och skapa till och med separata ark inom ett kalkylblad.

Excel är till exempel perfekt för att hålla reda på detaljerna i en lång lista med potentiella kunder.

Du kan också skapa en tidrapport i Excel för att hålla ditt team ansvarigt eller hantera utgifter i en budgetmall.

När det gäller dataloggning är Excel fortfarande ett av de bästa verktygen på marknaden!

2. Villkorlig formatering

En annan fantastisk funktion i Excel är villkorlig formatering.

Du kan omvandla enkla projektdata till kraftfulla insikter.

Det finns massor av Excel-formler som du kan använda för att automatisera dataloggningsprocessen och skapa detaljerade beräkningar. Med rätt formel kan du organisera stora mängder data på några sekunder.

Säg adjö till den komplicerade vetenskapliga kalkylatorn!

Excel kan till exempel hantera din projektbudget eller tidrapport med sina avancerade matematiska formler.

Det enda problemet med villkorlig formatering är att det tar lite tid att vänja sig vid.

3. Datalagring och återställning

Excel kan hantera all projektrelaterad data.

Från projektbudget till tidsplan – du kan lagra allt i Excel utan att behöva oroa dig för att förlora det.

Dessutom har Excel, precis som de flesta andra Microsoft-verktyg, en inbyggd funktion för säkerhetskopiering av data. Om till exempel dina tidslinjedata raderas av misstag kan du alltid återställa dem!

10 mallar och användningsfall för projektledning i Excel

Excel är i stort sett Superman inom grundläggande projektledning, tillräckligt kraftfullt för att klara de flesta uppgifter som du annars skulle behöva kämpa med manuellt.

Här är några exempel på mallar för projektledning i Excel och användningsfall:

1. Mall för Excel-Gantt-diagram

Din hjärna reagerar bättre på visuella stimuli, och ett Gantt-diagram är just det!

Den ger dig en komplett översikt över ett projekt, allt på en gång.

En projektmall för Gantt-diagram gör det enkelt att planera ett projekts förlopp.

Använd det för att hålla koll på alla projektets milstolpar, beroenden och projektuppgifter som återstår före slutdatumet.

2. Mall för Excel-projektets tidsplan

När projektet väl har startat är det enda alla tänker på deadlines.

Men hur spårar du dem?

En mall för projektets tidsplan liknar ett projektets milstolpsblad.

Använd den för att följa projektets framsteg när du närmar dig slutförandet. Med en exakt projektplanering kan du hela tiden se i vilket skede projektplanen befinner sig.

3. Excel-mall för uppgiftslista eller projektföljare

Du går inte och handlar utan en inköpslista.

Så varför inte också ha med dig en uppgiftslista för ditt projekt?

En uppgiftslista ger dig en lista över leveranser som ska slutföras, tillsammans med deras deadlines.

Använd den här mallen för uppgiftsuppföljning för att följa upp arbetsfördelningsstrukturen (WBS) och projektfaserna så att du kan hålla koll på projektets tidsplan.

Men vad är egentligen WBS? Kolla in denna detaljerade uppdelning av ett projektomfattningsdokument för att lära dig mer om din WBS.

4. Excel-mall för spårning av flera projekt

Denna mall för spårning av flera projekt i Excel ger dig en översikt över alla pågående projekt.

Mycket användbart för att hantera ett företags projektportfölj eller implementera din organisations projektledning!

Du kan ange alla projektdata i databladet och visa projektplanens övergripande framsteg i en instrumentpanel. Dessutom kan du filtrera efter enskilda kolumner och se alla uppgifter i ett Gantt-diagram.

5. Mall för SWOT-analys i Excel

Enkla listor med för- och nackdelar kan hjälpa dig att bestämma dig för din nästa semester.

Men när det gäller projektledning behöver du mer än så.

I projektledning måste du SWOT-analysera saker!

En SWOT-analysmall (styrkor, svagheter, möjligheter och hot) används för att spåra ett projekts styrkor och svagheter när du utvärderar din projektplan.

När du har genomfört denna analys omformulerar du dina projektaktiviteter, projektfaser och leverabler så att de stämmer överens med dina resultat.

6. Excel-mallar för projektbudgetar

Denna projektbudgetmall specificerar din WBS. Du kan ange den beräknade kostnaden för varje uppgift beroende på vilken kolumn den passar in under.

Med den här mallen kan du hålla koll på arbetskraft, material och fasta kostnader, samt hålla koll på de faktiska utgifterna.

När den faktiska kostnaden uppstår kommer de praktiska formlerna i denna mall att visa om du ligger över eller under budget.

7. Excel-mall för kostnads- och intäktsanalys

Med mallen för kostnads-nyttoanalys kan du bedöma ett projekts framgång innan du startar det. För om något kostar mer än det ger, är det redan en förlust.

Kom ihåg att det inte är nödvändigt att göra en kostnads-nyttoanalys för alla mjukvaruutvecklingsprojekt.

Den har dock tillämpningar i vissa branscher som använder agil projektledning. Dessutom är detta diagram i Excel viktigt för ledande befattningshavare som ansvarar för projektkonton och budgetar.

Beräkna värdet av ett projekts leveranser jämfört med projektbudgeten och använd denna projektinformation för att planera en kostnadseffektiv arbetsfördelningsstruktur ( WBS ) med korrekta projektfaser.

8. Mall för agil projektplanering i Excel

Vill du säga adjö till traditionella projektledningsmetoder som Waterfall och gå in i Agile världen?

Bra för dig. Du är på väg att leverera bättre resultat, snabbare.

Och är det inte det som alla projektplanerare vill ha?

Det är dock endast möjligt om du använder ett projektledningsverktyg som stöder och förbättrar ditt teams flexibilitet under hela projektets livscykel.

Även om vi aldrig skulle rekommendera att göra det i Excel, kan rätt mall kanske vara precis vad du behöver.

Kom ikapp med Agil projektledning och Agil mjukvaruutveckling .

9. Mall för Excel-burnup-diagram

I ett agilt projekt är ett burnup-diagram en viktig del av ditt verktygslåda.

Det hjälper dig att hålla koll på allt du har åstadkommit i varje sprint och håller dig väl inom projektets omfattning.

Men här är saken.

Att skapa ett burnup-diagram kräver noggranna beräkningar av varje aspekt av din sprint.

Du kan alltså antingen börja avsätta lite tid varje dag för att hantera siffror.

Du kan också ladda ner en enkel mall för burn up-diagram för Excel.

10. Excel-mall för arbetsflöde

Microsoft Excels SmartArt-flödesschemamall är en användbar instruktionslista med grafik som du enkelt kan manipulera och anpassa för att skapa ditt diagram. Genom att välja fliken Infoga får användarna tillgång till en rad livfulla färgkodade bilder som de kan lägga till text, former och andra formateringselement i för att snabbt och effektivt utveckla önskade arbetsflödessekvenser.

Utmaningar med att använda Excel-mallar för projektledning

Excel-mallar tillför viss funktionalitet till din vanliga Excel-fil, men de är inte idealiska projektledningslösningar.

Här är tre viktiga skäl till varför:

A. Inte en dedikerad programvara för projektledning

Kom ihåg att Excel inte är utvecklat för projektledning.

Det är ett utmärkt verktyg för datahantering som kan komplettera din projektledning.

Men det är ungefär allt.

Så varför använda en Excel-rapportmall när du har tillgång till mycket bättre verktyg för projektledning helt gratis?

Från att skapa din projektplan till att hantera projekt och analysera din nedbrytningsstruktur – ClickUp-hanteringsverktyget kan hantera allt!

B. En Excel-mall för projektledning är svår att anpassa

Att arbeta med Excel-mallar är som att köpa skor.

Det går inte att anpassa dem efter att du har köpt dem.

Du har alltså inte särskilt stor flexibilitet när det gäller att anpassa mallarna för Excel efter ditt projekts behov.

Du kanske till exempel använder en mall för försäljningsfakturor eller budgetrapporter, men inte kan anpassa den så att den exakt återspeglar det gränssnitt för projektbudgetering som du vill ha.

C. Det finns ingen automatisk datainmatning

Alla mallar i Excel kräver manuell inmatning i alla led.

Det finns inget sätt att schemalägga automatiska uppdateringar eller skapa teamomfattande aviseringar som projektledningsverktyg kan.

Om du till exempel använder en Excel-schemamall kan du inte justera uppgiftsberoenden och deadlines automatiskt efter schemaändringar.

Kom ihåg att Excel-mallar kan vara till hjälp, men de kan inte lösa alla problem som är förknippade med projektledning i Excel.

Bonus: Programvara för datainmatning

Låt oss utforska dessa begränsningar och lösningarna med ett dedikerat gratis projektledningsverktyg: ClickUp

Alternativ till Excel-mallar för projektledning

Excel är inte alltid det bästa sättet att hantera dina projektuppgifter.

Kolla in dessa projektledningsmallar från ClickUp:

1. ClickUp-mall för projektledning

Denna ClickUp-mall för projektledning är ett utmärkt sätt att snabbt komma igång med dina projekt och uppgifter. Genom att följa de färdiga mallarna kan du effektivisera dina processer och se till att alla dina uppgifter organiseras och spåras på ett effektivt sätt. Mallen innehåller steg för att skapa en projektplan, tilldela uppgifter, spåra framsteg, övervaka deadlines och mycket mer.

Mallen innehåller också användbara vyer som tavelvy, Gantt-diagram och listvy. Alla komponenter är lätta att anpassa så att du kan skräddarsy projektledningssystemet efter dina behov.

2. ClickUp Agile Project Management Template

Mallen ClickUp Agile Project Management är det perfekta valet för alla som vill hantera agila projekt på ett effektivt sätt. Den täcker alla aspekter av projektledning, från sprintplanering och story mapping till att skapa användarberättelser och spåra framsteg i uppgifterna. Mallen effektiviserar inte bara ditt arbetsflöde utan hjälper dig också att prioritera förfrågningar på ett tydligt sätt, organisera sprints i flera vyer och samarbeta med teammedlemmar och intressenter på ett smidigt sätt!

Relaterade Excel-resurser:

Befria dig från projektledning i Excel

Excel har många användningsområden, men projektledning är inte något som programmet är särskilt bra på.

Även med Excel-mallar kommer du fortfarande att ha svårt att hantera dina projekt i Excel.

Det finns många Excel-alternativ att överväga, men det smartare valet är att använda ett specialiserat verktyg för uppgiftshantering som ClickUp.

Det beror på att ClickUp är ett verktyg som är utformat för projektledning. Dess funktioner är utformade för att hjälpa dig att hantera dina projekt mer effektivt till ett mycket förmånligt pris!

Så varför inte prova ClickUp gratis och uppleva det själv?