Oavsett om det handlar om kontorsarbete, små planer eller stora projekt består din dagliga arbetsbelastning vanligtvis av flera mindre uppgifter. Men innan en uppgift kan gå vidare måste dess aktuella beroende slutföras. För projektledare och teamledare är det viktigt att se hur en uppgift går igenom varje steg och relaterar till andra uppgifter i ditt arbetsflöde så att du kan förutse eventuella hinder.
Utmaningen här är att många förlitar sig på kalkylblad för att visa, spåra och visa projektberoenden – men om du försöker visa beroenden i Excel blir det lite knepigt .
Det är viktigt att känna till dina uppgiftsberoenden i alla projekt, vilket innebär att sekvensen för en serie uppgifter inte kan ändras och att en viss uppgift inte kan påbörjas förrän en annan är klar, och vice versa. Projektledare använder vanligtvis programvara för uppgiftshantering för att spåra beroenden mellan enskilda projektuppgifter.
I korthet är uppgiftsberoende i detta fall det enkla förhållandet mellan två eller flera uppgifter i ett projekt. Uppgiftsberoenden är vanliga i Excel för att hjälpa till att definiera i vilken ordning teamen utför projekt.
Det finns olika, relativt tidskrävande sätt att visa beroenden i Excel. Och även om det finns andra lättanvända metoder för att visa beroenden, kommer vi först att fokusera på hur man gör det i Excel Gantt-diagram och sedan presentera ett snabbare sätt att få samma (och mycket mer detaljerade) vy genom ett annat verktyg.
Vad är beroenden i Excel?
Beroenden är aktiviteter eller uppgifter som andra uppgifter är beroende av – eller som måste slutföras först för att andra uppgifter ska kunna slutföras. Kort sagt är beroenden i Excel ett enkelt förhållande mellan två eller flera väntande uppgifter i ett projekt.
⭐ Utvalda mallar
Att spåra beroenden i Excel kan vara tidskrävande. Prova ClickUps mall för beroendemappning gratis för att enkelt koppla ihop uppgifter, undvika förseningar och se till att dina projekt flyter på smidigt – utan huvudvärk! ✅
Uppgiftsberoende kallas också logiskt samband, vilket kan vara ett beroende mellan projektuppgifter eller mellan uppgifter och milstolpar.
Projektledning kräver en god förståelse för uppgiftsberoenden och hur man visar dessa beroenden i Excel. Lyckligtvis för dig kommer vi att dyka rätt in i den processen för att hjälpa dig att skapa och förstå dina egna uppgiftsberoenden med detta verktyg. 🤓
Hur man visar uppgiftsberoenden i Excel
Oavsett hur imponerande en projektplan är, innebär det en betydande risk för att projektet inte levererar maximalt värde om man inte inkluderar en beskrivning av kritiska beroenden kopplade till projektet. 🚩
Att skapa beroende uppgifter i Excel är lika enkelt som att dubbelklicka på en uppgift och ställa in beroenden från den högra rutan – men låt oss gå igenom det tillsammans. Här är en steg-för-steg-guide för att visa uppgiftsberoenden i Excel:
Steg 1: Öppna fliken Redigera uppgift
Högerklicka på den uppgift som du vill använda som föregångare så visas fliken Redigera uppgift.
Steg 2: Välj föregående uppgift i rullgardinsmenyn
Välj den föregående uppgift som du vill använda.
Steg 3: Ställ in beroendetyp och fördröjning
Det finns olika typer av beroenden tillgängliga i Gantt-diagrammet i Excel, nämligen:
- Slut-till-start
- Start-till-start
- Från början till slut
- Från början till slut
Även om alla dessa beroenden kan förekomma i ditt projekt är Finish-to-Start den vanligaste och mest logiska beroendetypen i den dagliga projektledningen.
Steg 4: Lägg till beroendet
Klicka på knappen Lägg till för att lägga till beroendet och klicka sedan på OK.
Uppgiftsberoendet ställs sedan in direkt i tidslinjen.
Steg 5: Visa kopplingar
Om uppgiftsberoendekopplingarna inte syns går du till Inställningar under Gantt-menyn och klickar sedan på Visa kopplingar.
Hur man redigerar ett uppgiftsberoende i Excel
Vi förstår, misstag händer och omständigheter förändras! Ingenting är hugget i sten i Excel heller. Du kan alltid ändra dina uppgiftsberoenden om det behövs. Här är några snabba redigeringstips:
- För att ändra ett uppgiftsberoende i Excel, dubbelklicka på den önskade uppgiften.
- För att ta bort ett beroende väljer du uppgiftsberoendet och klickar på knappen Ta bort.
- För att redigera ett beroende klickar du på knappen redigera.
Kom ihåg att spara när du är klar!
Typer av Excel-beroenden
Det finns två vanliga typer av Excel-beroenden som vi kommer att fördjupa oss i och de olika uppgiftsberoenden som ingår i var och en av dem:
1. Spåra beroenden
En beroende spårning definieras som den cell – eller grupp av celler – som påverkas av ett annat objekt som du har valt. Excel visar blå pilar som länkar till andra celler som är relaterade till den aktiva cellen när du använder formelgranskningsverktyget.
Excel-kalkylblad innehåller vanligtvis flera formler, och det kan vara svårt att förstå relationen mellan cellerna i kalkylbladet utan att spåra beroenden, spåra beroendefunktioner eller Gantt-diagram i Excel.
Kort sagt är ett spårberoende ett inbyggt formelgranskningsverktyg i Excel som hjälper administratörer och team att analysera relationerna mellan celler i ett Excel-kalkylblad.
2. Beroenden i Gantt-diagram
Ett beroende i ett Gantt-diagram, även känt som en beroende uppgift, avser helt enkelt relationerna mellan projekt.
De flesta projekt har flera uppgifter som utförs i snabb följd eller samtidigt, och ofta påverkar dessa uppgifter varandra och kallas Gantt-diagramberoenden.
Projektledning med Gantt-diagram är idealiskt för att skapa och hålla reda på flera uppgifter och förstå hur de relaterar till varandra. De olika uppgiftsrelationerna visas visuellt i Gantt-diagram, vilket gör det enkelt att hantera flera åtgärder som sker samtidigt.
Olika uppgiftsrelationer definieras som olika typer av beroenden i Gantt-diagram. Här är några av de vanligaste:
Uppgiftsberoende från slut till start
Finish-to-Start är den vanligaste typen av Gantt-uppgiftsberoende och är också enkel att förstå. Detta uppgiftsberoende uppstår när den första uppgiften måste slutföras för att den efterföljande uppgiften ska kunna påbörjas. Om den första överordnade uppgiften slutförs efter schemat innebär det därför att den efterföljande uppgiften också kommer att starta efter schemat, vilket leder till en dominoeffekt. 😳
Start-till-start-uppgiftsberoende
Detta beroende uppstår när en sekundär uppgift inte kan starta förrän den initiala uppgiften har startat.
Observera: De två uppgifterna behöver inte utföras direkt efter varandra eller starta samtidigt (och det är oftast inte fallet). Den sekundära uppgiften kan starta långt efter den första uppgiften – förutsatt att den första uppgiften har påbörjats.
I de flesta fall kan den första uppgiften avslutas långt innan den andra uppgiften påbörjas. Eftersom den första uppgiften inte behöver vara avslutad innan den andra uppgiften kan påbörjas är detta dock inte ett beroende av typen Slutför-till-Start.
Uppgiftsberoende från start till slut
Även om det är mycket sällsynt, förekommer fortfarande beroenden från start till slut då och då.
Detta beroende är helt enkelt motsatsen till ett typiskt beroende av typen Slut-till-Start, där den första uppgiften måste vara slutförd för att den sekundära uppgiften ska kunna påbörjas. Med beroenden av typen Start-till-Slut kan den första uppgiften inte slutföras förrän den sekundära uppgiften påbörjas. Därmed behöver den sekundära uppgiften inte avslutas samtidigt som den första uppgiften påbörjas.
Uppgiftsberoende från start till slut
Detta beroende avser en situation där den första uppgiften måste vara klar för att den efterföljande uppgiften också ska kunna klaras. Den första och andra uppgiften är direkt relaterade och kan utföras samtidigt.
Observera: Den andra uppgiften är helt beroende av den första uppgiften och behöver inte slutföras samtidigt som den första uppgiften.
Bonus: Excel-mallar för Gantt-diagram!
Nackdelar med att använda Excel för att visa beroenden
Trots sina fördelar och globala popularitet bland företag är Excel inte det bästa verktyget för att snabbt och enkelt visa uppgiftsberoenden, särskilt för datadrivna system.
Här är några viktiga skäl till varför:
Begränsad skalbarhet
Stora företag har ofta flera projekt och uppgifter som pågår samtidigt – det är här Excel-kalkylblad börjar visa sina brister och utmaningar när det gäller att hantera stora mängder data och komplexa projekt.
Excel:s senaste format rymmer 1 048 576 rader och 16 384 kolumner. Det kan verka som mycket utrymme på papperet, men datamängden ökar i takt med att företaget växer. Detta blir en ännu större utmaning om din organisation hanterar tusentals konton i olika städer och länder.
Felaktig versionskontroll
En FSN-undersökning visade att över 50 % av användarna av kalkylblad uppgav att de lade ner mycket tid på att manuellt kontrollera siffrorna varje gång de gjorde en ändring. 😳
Ärligt talat är det inte ett produktivt sätt att använda värdefull tid på.
Brist på korrekt versionskontroll leder till att dubbla filer med olika datamängder skapas bara för att säkerställa att arbetet inte går förlorat. Men detta är ett bristfälligt system. Att ha massor av kopior av samma datamängder leder åtminstone till oordning och förvirring när det gäller filnamngivning, delning och presentation.
Dessutom är det troligt att medlemmar av misstag skriver över kalkylblad, vilket leder till onödiga förseningar. Excels oförmåga att spåra och lagra faktiska ändringar i realtid hotar dataintegriteten, framför allt i fall där flera team eller medlemmar hanterar en enda arbetsbok.
P. S. , det är mycket vanligt!
Oregelbunden katastrofåterställning
Trots att du arbetar outtröttligt med dina arbetsböcker kommer du sannolikt att stöta på korrupta filer. 😔
I vissa fall kan återställningsverktyg misslyckas när de försöker reparera skadade Excel-arbetsböcker, och även återställda filer kanske inte innehåller dina senaste uppdateringar.
Å andra sidan slipper du besväret med att säkerhetskopiera och återställa förlorade filer med en online-databas.
I ClickUp sker säkerhetskopiering regelbundet och helt automatiskt. ClickUps beroendefunktion gör det enkelt att hantera dina projekt utan att du utsätts för dataförlust eller meningslösa återställningsförsök.
ClickUp: En intuitiv lösning för uppgiftsberoenden
Det är möjligt att skapa och visa beroenden i projektledning med hjälp av Excel och dess alternativ – men ClickUp gör den processen enkel.
Vad är ClickUp, undrar du? Spänn fast säkerhetsbältet, vänner. 😎
ClickUp är ett allt-i-ett -verktyg för projektledning som täcker alla behov inom uppgiftshantering – oavsett teamets storlek, bransch eller användningsområde.
ClickUp är en arbetshanteringslösning som anpassas efter behov och som används av team över hela världen. Den har hundratals flexibla funktioner som team kan använda för att utveckla projekt, hantera uppgifter och samarbeta, allt på ett och samma ställe.
ClickUp-beroenden gör det möjligt för team att rita relationer mellan projekt, uppgifter, dokument och beroenden på en intuitiv plattform. Med några få klick på dess dra-och-släpp-gränssnitt kan du...
- Länka dina relaterade ClickUp-uppgifter och idéer till varandra
- Ställ in beroenden för att veta vad som kommer härnäst
- Hoppa mellan relaterade uppgifter och ClickUp-dokument och integrera externa verktyg.
- Skapa länkar mellan dokument.
Det är drömmen. ⬆️😍
Dess användarvänlighet, flexibla verktyg och växande mallbibliotek gör ClickUp till ett excel-lent alternativ till Excel. Och till skillnad från projektledning i Excel är uppgiftshantering i ClickUp en enkel, snabb och stressfri process.
Hur du får ut mesta möjliga av dina uppgiftsberoenden i ClickUp
Okej, ClickUp låter ganska häftigt, men vad är exakt ClickUp-beroenden och hur kan du använda dem?
Hur man skapar beroenden i ClickUp
Skapa en ny uppgift eller öppna en befintlig uppgift för att börja skapa beroenden.
Under menyalternativet bläddrar du ned till Relationer och väljer sedan Beroende. Vid detta tillfälle är det viktigt att förstå att det finns olika typer av beroenden i ClickUp. Dessa inkluderar:
- Väntar på: Detta betyder att man väntar på uppgifter som måste slutföras innan en specifik uppgift kan utföras.
- Blockering: Detta innebär att blockera uppgifter som inte kan startas förrän en specifik uppgift är klar.
- Relaterade uppgifter: Idealt sett är detta uppgifter som är relaterade till varandra men som inte är direkt beroende av varandra.
I det här fallet är huvuduppgiften Genomföra forskning om befintliga utmaningar och system. För att lägga till en eller flera uppgifter som denna specifika uppgift väntar på, välj Väntar på från listan över beroenden.
Välj en uppgift som denna uppgift väntar på från listan över tillgängliga uppgifter och klicka sedan på Klar. Gör samma sak för uppgifter som du normalt skulle kategorisera under Blockering och Relaterade uppgifter och klicka sedan på Klar för varje uppgift.
Hur man lägger till beroenden i tavel- eller listvyn
Håll muspekaren över specifika uppgifter och klicka sedan på ellipsmenyn. Välj beroenden i rullgardinsmenyn och visa befintliga beroenden samt lägg till nya.
Hur man länkar uppgifter i bulk
Du kan enkelt skapa länkar mellan flera uppgifter. Du kan antingen länka uppgifter till huvuduppgiften eller till varandra. Om det finns ett problem med länkningen till andra uppgifter får du ett varningsmeddelande om ett annat beroende.
Kolla in vår guide om den bästa programvaran för beroendediagram!
Hur man hanterar beroenden i Gantt-vyn
Gantt-vyn i ClickUp låter dig visualisera beroenden, planera tid och hantera resurser för mer detaljerad uppgiftshantering.
Klicka på + Visa och välj sedan Gantt.
Ange förfallodatum för dina uppgifter för att visualisera ditt arbetsflöde och dra sedan kopplingar mellan uppgifter för att omedelbart visa uppgiftsrelationer och beroenden.
Så enkelt är det!
Du kan namnge vyn och till och med ställa in den som privat.
Med ClickUp behöver du inte ladda ner Gantt för Excel. Det finns redan där! Gantt-vyn hanterar dina uppgifter på ett omfattande sätt, med den extra fördelen att beroenden visas på ett mer visuellt sätt.
Lita på ClickUp för dina behov av uppgiftsrelationer
Projektberoenden är inget nytt begrepp inom uppgiftshantering. Det finns flera verktyg – däribland Excel – som du kan använda för att hantera dina projektuppgifter, men få erbjuder den perfekta kombinationen av skalbarhet, användarvänlighet och tillförlitlighet för att få jobbet gjort på ett så effektivt sätt som möjligt.
Även om Excel fortfarande är mycket populärt är det inte det bästa alternativet för att skapa eller visualisera uppgiftsberoenden på grund av dess begränsningar.
Det är vad ClickUp är till för. 💜
ClickUp kombinerar högkvalitativa verktyg och funktioner för att hjälpa individer, team och till och med stora företag att hantera allt från dagliga uppgifter till komplexa projekt.
De intuitiva funktionerna för uppgiftsberoenden och den mycket visuella Gantt-vyn är bara början på vad ClickUp kan göra för dig. Och det bästa av allt? Det är gratis.
Få tillgång till alla dessa funktioner plus obegränsat antal uppgifter och medlemmar, 100 MB lagringsutrymme och över 1 000 kraftfulla integrationer helt utan kostnad, redan idag. Så, vad väntar du på?
Registrera dig på ClickUp för att få tillgång till snabba, enkla och pålitliga funktioner för uppgiftsberoenden
Relaterade Excel-guider: