Vad är e-postbaserad uppgiftshantering och hur implementerar man den?

Är du nyfiken på e-postbaserad uppgiftshantering?

Föreställ dig följande:

Du letar efter ett gammalt e-postmeddelande som din kollega skickade till dig för några månader sedan. 10 minuter går, sedan 20, sedan 30...

Nu känns det som en evighet, så du driver iväg i det oändliga havet av förlorade e-postmeddelanden.

Senast vi kollade var det inget sätt att få saker gjorda!

Men oroa dig inte, vi har hittat en lösning på detta dilemma.

I den här artikeln tittar vi på vad e-postbaserad uppgiftshantering är, dess viktigaste funktioner, fördelar och det bästa verktyget du kan använda för att hantera uppgifter från din inkorg.

Är du redo att lämna de ändlösa e-postkedjorna bakom dig?

Bra, då börjar vi!

Vad är e-postbaserad uppgiftshantering?

E-postbaserad uppgiftshantering innebär att du använder din inkorg för att sortera, organisera och skapa uppgifter. Detta inkluderar att tilldela uppgifter till personer, sätta deadlines och hantera projekt – allt via din e-post.

Men e-postmeddelanden är förstås systematiskt organiserade efter avsändare, ämne och datum, och inte efter uppgift, prioritet och deadline. E-postmeddelanden är också fyllda med konversationer som inte är relevanta för uppgiftsfördelningen.

Så varför ska man använda dem?

Missförstå oss inte, e-post är inte dött, särskilt eftersom heltidsanställda lägger upp till 2,5 timmar på att gå igenom en dags e-post.

Plötsligt verkar de där 30 minuterna du förlorade inte så farliga längre, eller hur? 😉

Men det finns ett sätt att göra e-post till ett effektivt verktyg för uppgiftshantering. Allt du behöver är ett e-postbaserat projektledningsprogram.

Med ett verktyg för e-postbaserad uppgiftshantering kan du schemalägga och planera flera projekt, tilldela uppgifter och följa framstegen.

Klicka här för fler tips om uppgiftsschemaläggning!

Funktioner som ditt verktyg för e-postuppgiftshantering bör ha

Vi vet att du vill att ditt team ska vara starkare än Titanic så att de inte faller sönder så här:

För att hjälpa dig har vi sammanställt en lista över viktiga funktioner som ditt verktyg för e-postbaserad uppgiftshantering bör ha:

1. E-postintegration

E-postintegration är en nödvändig funktion, särskilt eftersom du bokstavligen inte kan ha ett verktyg för e-postuppgiftshantering utan e-post.

Med e-postintegration kan ditt team hantera dokument i och utanför sin inkorg. De kan också lagra och dela e-postmeddelanden och skapa uppgifter med automatiska aviseringar.

Nu slipper du springa fram och tillbaka mellan olika appar som så här:

2. Skapa och delegera uppgifter

Uppgiftskapande är en viktig funktion som låter dig planera och skicka ut uppgifter till ditt projektteam via e-post. Uppgifterna skickas ut med ett förfallodatum, en uppgiftsbeskrivning och bilagor.

Effektiv delegering av uppgifter hjälper dig också med kapacitetsplanering. På så sätt kan du utnyttja det som finns tillgängligt på bästa sätt.

Vi vet ju alla att Jack och Rose inte utnyttjade den flytande dörren till dess fulla kapacitet! 🙄

3. Uppgiftsschemaläggning

Det är en sak att skicka ut uppgifter, det är en annan att hantera ett team.

Ditt projektledningsverktyg bör ha teamhanteringsfunktioner som säkerställer att varje teammedlem har dagliga uppgifter.

Om en uppgift försenas bör din uppgiftshanterare automatiskt kunna omplanera beroende uppgifter. Dessutom bör det finnas en inbyggd kalender, tidsuppskattningar och verktyg för uppgiftsuppföljning.

4. Uppgiftsomnämnanden

Använd det kraftfulla @-symbolen för att nämna en användare, ett team, en uppgift eller ett dokument för att tagga medlemmar i ditt arbetsområde. Uppgiftsnämningar är alltid synliga och skickas även via e-post.

Det innebär att dina teammedlemmar aldrig kommer att missa en uppgift, men det de kommer att missa är ursäkten ”Jag såg inte uppgiften”!

5. Effektiviserad kommunikation

Den uppgiftshanterare du väljer bör ha en central plattform för snabbmeddelanden där teammedlemmarna kan kommunicera.

På så sätt kan ditt team fortfarande dra nytta av alla fördelar som e-post erbjuder, men behöver inte längre förlita sig på det för (långsam) kommunikation.

Relaterat: Drip-e-postkampanjer

Det bästa verktyget för e-postbaserad uppgiftshantering: ClickUp

E-post upptar 23 % av en genomsnittlig anställds arbetsdag, och i genomsnitt kollar anställda sin e-post 36 gånger om dagen. Vi har alla varit där... och uppdaterat vår e-post... 36 gånger. ⌚

Det är därför inte förvånande att projektledare letar efter verktyg för uppgiftshantering för att öka produktiviteten på jobbet. Det är heller inte förvånande att det ger konkreta resultat att följa bästa praxis för e-postmarknadsföring och kallmail.

Lyckligtvis är det precis det som ClickUp är utvecklat för.

Vad är ClickUp?

ClickUp är världens ledande projektledningsverktyg.

ClickUp hjälper dig att hantera ditt distansarbete och förbättra teamsamarbetet och ger teamen allt de behöver för att arbeta produktivt.

På tal om det, här är en artikel med några tips för att hålla produktiviteten uppe på jobbet!

Nu tillbaka till e-postbaserad uppgiftshantering...

Så här kan ClickUps e-postbaserade uppgiftshantering hjälpa dig:

ClickUps e-postbaserade uppgiftshanteringssystem uppmuntrar team att ta ett mer helhetsgrepp på sina uppgifter så att de kan planera därefter.

Vi vill inte hamna i en situation som Titanic, där man inte hade planerat för tillräckligt många livbåtar!

Förvirrad?

Låt oss ta en titt på hur ClickUp kan garantera att allt går smidigt för ditt team:

1. Skicka och ta emot e-post direkt från uppgifter

Hur mycket tid skulle du spara om du kunde skicka eller svara på e-post direkt vid sidan av relevant arbete – utan att behöva byta flik?

Med e-post i ClickUp kan du göra just det!

Du kan till exempel tilldela e-postmeddelanden till teammedlemmar, samarbeta kring utskick och svar samt utlösa automatiseringar baserat på anpassade fält, kundhändelser och till och med felspårning. Möjligheterna är nästan obegränsade!

Genom att integrera dina e-postmeddelanden med ClickUp kan du:

För den här funktionen stöder ClickUp för närvarande Outlook, IMAP, Office 365 och Gmail. Alla e-postmeddelanden som du skickar från ClickUp ser ut som om de skickats direkt från din e-post – inga konstiga vidarebefordringsadresser!

2. Skapa uppgifter via e-post

ClickUps verktyg för e-postbaserad uppgiftshantering har en funktion för att tilldela uppgifter som låter dig skapa uppgifter genom att skicka eller vidarebefordra e-postmeddelanden till ClickUp.

Här är vilka uppgifter du kan inkludera:

3. Lägg till kommentarer

Du kan skicka e-postmeddelanden till ClickUp-uppgifter, och de kommer att visas som en ny kommentar till den uppgiften, inklusive alla bilagor.

Undrar du över layouten?

Oroa dig inte, ClickUp fångar upp hela HTML-e-postmeddelandet, så dina bilder och designer kommer att se lika spektakulära ut som Jacks teckning av Rose.

4. Svara på aviseringar

Du kan svara på e-postmeddelanden från ClickUp genom att skicka tillbaka ett e-postmeddelande som läggs till som en ny kommentar till uppgiften. Du behöver inte växla mellan appar!

5. Automatisera uppgifter

Använd ClickUps regler för vidarebefordran av e-post för att automatiskt skapa uppgifter åt dig. Och om du sparar dina uppgifter och listadresser i din kontaktbok kan du lägga till uppgifter i din uppgiftslista när du är på språng!

Alternativt kan du automatisera dina uppgifter med hjälp av ClickUps funktion för återkommande uppgifter. Du kan anpassa uppgifternas återkommande frekvens genom att använda ett upprepningsschema eller en upprepningsutlösare.

6. Uppgiftsschemaläggning

Använd ClickUps uppgiftsdetaljer för att lägga till ett förfallodatum i ämnesraden, vilket automatiskt schemalägger en deadline för den specifika uppgiften.

Du kan också använda funktionen Dra och släpp för schemaläggning för att hantera ditt teams schema på daglig, veckovis eller månadsvis basis.

Om en teammedlem blir försenad (vi vet alla hur livet kan vara ibland) ändrar ClickUp automatiskt förfallodatum för alla beroende uppgifter.

Bonus: Alternativ till e-post

7. Integration mellan Gmail och Microsoft Outlook

Med ClickUp kan du koppla Gmail och Outlook till dina ClickUp-uppgifter. På så sätt synkroniseras alla uppgifter du lägger till i ClickUp med dina Gmail- eller Outlook-uppgifter.

Vill du spara tid?

Konvertera viktiga e-postmeddelanden i din Gmail-inkorg till ClickUp-uppgifter genom att lägga till stjärnor till dem. ⭐

Du kan också synkronisera dina ClickUp-uppgifter med Google Kalender.

Om du nu uppdaterar en uppgift i ClickUp kommer du att se ändringen i Google-appen.

Snacka om bekvämlighet!

Men det är inte allt som ClickUp har att erbjuda dig! 🎁

Denna fantastiska projektledningsprogramvara erbjuder även andra funktioner som:

Varför du behöver verktyg för e-postuppgiftshantering

Verktyg för e-postbaserad uppgiftshantering hjälper projektledare och team att öka sin e-postproduktivitet på jobbet.

Med en app för uppgiftshantering kan ditt team enkelt nå inbox zero och få mer tid att fokusera på enskilda uppgifter.

Så här fungerar ett program för uppgiftshantering:

1. Förvandlar e-postmeddelanden till att göra-listor

Genom att använda ett verktyg som integreras med din e-postklient kan du förvandla din inkorg till en gigantisk att göra-lista.

Så glöm att ladda ner en separat anteckningsapp eller en att göra-app!

Med e-postbaserad uppgiftshantering kan du skapa uppgifter och lägga till uppgiftsdetaljer direkt från din e-post.

Säg adjö till dubbla uppgifter och växling mellan appar och sidor!

2. Skicka färre e-postmeddelanden och spara tid

Med en uppgiftshanterare lagras dina teammedlemmar, projektrelaterade dokument och konversationer på ett och samma ställe.

Det innebär att du inte längre behöver skicka en fråga via e-post till en teammedlem för att sedan få ett kryptiskt svar som kräver att du skickar ytterligare ett e-postmeddelande.

Fortsätt så här tillräckligt länge och plötsligt...

När du använder en uppgiftsapp innehåller dina e-postmeddelanden alla detaljer om uppgiften tillsammans med förfallodatumet. Och om någon har en fråga kan de bara skicka ett meddelande i den inbyggda chatten.

Voilà!

Svar inom några sekunder.

3. Ökar teamets effektivitet

Verktyg för e-postbaserad uppgiftshantering ger projektteam detaljerade uppgiftsbeskrivningar så att teamen inte blir förvirrade över sina ansvarsområden. Dessutom kan du enkelt dela en uppgift med en teammedlem genom att nämna dem.

Projektledningsappar hjälper också team att arbeta tillsammans. Genom att använda funktioner för uppgiftsuppföljning och snabbmeddelanden får team och projektledare en bättre överblick över allas projektframsteg.

4. Centraliserar ditt arbetsflöde

Vad är värre än att hantera flera uppgifter samtidigt?

Hantera flera uppgifter på flera plattformar!

Även om vi alla gärna ser oss själva som duktiga multitaskare, är sanningen den att vi är mycket bättre lämpade för att arbeta på centraliserade, enhetliga plattformar.

Det håller ordning och reda och hjälper dig att få en överblick med ett enda ögonkast.

Och det är precis vad en plattform för e-postbaserad uppgiftshantering kan hjälpa dig med. Eftersom du kan hantera arbetsfördelning, teamkommunikation och uppgiftsschemaläggning från samma gränssnitt behöver du inte hoppa mellan olika plattformar för att försöka få ordning på saker och ting!

Slutsats

Med e-postbaserad uppgiftshantering kan team använda sin inkorg som huvudsaklig plattform för projektledning. Du kan visserligen fortsätta använda din vanliga inkorg, men den erbjuder inte ett arbetsutrymme med samarbetsfunktioner, inbyggda chattrum och automatisering av uppgifter.

ClickUp erbjuder team en mängd olika effektiva funktioner för uppgiftshantering och e-postflöden som hjälper dem att vara så produktiva som möjligt.

Med funktioner som sträcker sig från uppgiftsschemaläggning till delegering av e-postuppgifter har ClickUp allt du behöver för att hantera uppgifter från din e-postinkorg.

Skaffa ClickUp idag och se hur din inkorg förvandlas till ett effektivt verktyg för uppgiftshantering, för kom ihåg att livet är för kort för att slösa bort det på ändlösa, irriterande e-postkedjor.

Fråga Jack: