En projektbudget ska informera ditt team om vilket arbete som är godkänt, vad leveransen förväntas kosta och vad det slutliga resultatet kommer att kosta om den nuvarande planen håller. En enda totalsumma kan inte i sig själv besvara dessa frågor.
Om du arbetar med fasta arvoden eller fast uppdrag, separera det belopp du debiterar kunden från kostnaden för att utföra arbetet. Uppdatera sedan prognosen allteftersom teamet får mer information. På så sätt kan du upptäcka ett problem medan det fortfarande finns alternativ.
Viktiga punkter
Viktiga punkter
- Upprätta budgeten utifrån definierade arbetsuppgifter, uppskattade timmar, projektkostnader och specificerade antaganden.
- Håll koll på de faktiska kostnaderna och prognosen för återstående arbete, inte bara på redan betalda fakturor.
- Jämför prognosen med den godkända kostnadsbudgeten varje vecka.
- Betrakta en begäran om ändring av projektomfattningen som ett beslut om arbete, arvode och tidsplan, och se till att få godkännande innan det ändrade arbetet påbörjas.
På denna sida: Skapa en projektbudget i 7 steg · Upptäck mönster för budgetöverskridanden · Diskutera en budgetändring · Vanliga frågor om projektbudgetar
Vad är en projektbudget?
En projektbudget är den godkända kostnadsberäkningen för att genomföra ett definierat arbetsomfång. Den redovisar det arbete som ingår, de resurser som tilldelats projektet, förväntade utgifter, tidsplan och de antaganden som ligger till grund för beräkningen.
Håll kundarvodet och leveransbudgeten som separata siffror. För ett projekt med fast arvode bör din prognos visa om leveranskostnaden tar en större del av arvodet än planerat. För ett fast arvode ska du följa upp kostnaden för det överenskomna arbetet under varje faktureringsperiod.
För en praktisk guide till avgifter som debiteras kunden, se hur man beräknar projektledningsavgifter. Den här artikeln fokuserar på leveransbudgeten och hur man hanterar den.
Vad ska ingå i en projektbudget?
Inkludera tillräckligt med detaljer så att även den som inte har tagit fram kostnadsberäkningen kan förstå vad budgeten täcker och hur teamet kommer att följa upp den:
- Omfattning och undantag: leverabler, granskningsomgångar, beroenden och arbete som ligger utanför avtalet.
- Arbetskraft: de planerade timmarna per roll eller arbetspaket, multiplicerat med den interna kostnadsnivå som din byrå använder.
- Projektkostnader: godkända frilansare, material, licenser, resor eller andra kostnader som är specifika för detta uppdrag.
- Tidsplan: när arbetet och kostnaderna förväntas äga rum.
- Antaganden och risker: det du ännu inte vet och vad som kan påverka kostnadsberäkningen.
- Reserv: en dokumenterad marginal för identifierade osäkerhetsfaktorer, om projektet har sådana. Använd inte en godtycklig procentsats som en universell regel.
- Ansvar och kontroller: vem som uppdaterar de faktiska kostnaderna, vem som godkänner ändringar och hur ofta prognosen ses över.
Enligt den brittiska myndigheten Infrastructure and Projects Authoritys riktlinjer för kostnadsberäkning utvecklas en kostnadsberäkning i takt med att projektet mognar, är kopplad till projektets omfattning och tidsplan och bör uttryckas som ett intervall som återspeglar risker och osäkerheter. Riktlinjerna avser stora infrastrukturprojekt i Storbritannien, så den här artikeln utgår från principen för kostnadsberäkning, inte de detaljerade kontrollerna inom den offentliga sektorn. Se Cost Estimating Guidance, publicerad den 17 mars 2021.
Så här skapar du en projektbudget i 7 steg
1. Definiera den godkända omfattningen
Börja med det undertecknade förslaget, arbetsbeskrivningen eller annan godkänd projektbeskrivning. Lista varje leverans, godkännandekriterier, granskningsomgångar, förfallodatum och kundens ansvar. Skriv även ner undantag. ”Webbtexter” är inte en budgeterbar leverans förrän du vet vilka sidor det gäller, vem som tillhandahåller källmaterialet och hur många granskningsomgångar som ingår.
Dokumentera antaganden som påverkar kostnaden. Exempel på detta är när kunden kommer att ge feedback, om en frilansare är tillgänglig eller om teamet kan återanvända tidigare forskning. Markera ett antagande som ett antagande tills någon har verifierat det.
2. Dela upp arbetet i delmål och uppgifter
Dela upp arbetet i tillräckligt små delar för att kunna göra en uppskattning. För varje leverans, lista de steg och roller som krävs för att slutföra den. Be de som utför arbetet att granska uppdelningen. En kort genomgång nu är billigare än att upptäcka att en kvalitetskontroll saknas efter att teamet har använt upp budgeten.
En arbetsfördelningsstruktur, eller WBS, är ett sätt att organisera projektarbetet i mindre delar. Den amerikanska revisionsmyndigheten GAO:s guide för kostnadsberäkning och utvärdering (Cost Estimating and Assessment Guide) ägnar separata kapitel åt WBS (kapitel 7, s. 56–69) samt grundregler och antaganden (kapitel 8, s. 71–79) i samband med kostnadsberäkningar för statliga program. Denna artikel lånar den övergripande idén, men inte guidens federala kontrollmekanismer eller Earned Value Management.
3. Beräkna arbetskostnader och projektutgifter
Beräkna timmar per roll eller arbetspaket och multiplicera sedan med den interna kostnadsnivå som används för planeringen. Använd den kostnadsnivå som din byrå har godkänt, inte den som du fakturerar kunden. Lägg till projektspecifika leverantörs- och utgiftskostnader separat så att de är lätta att kontrollera senare.
Arbetskostnad = planerade timmar × intern kostnadsnivå
När omfattningen fortfarande är osäker, ange ett intervall eller åtminstone synliggör antagandena. Låt inte den låga uppskattningen framstå som säker bara för att ett förslag kräver ett specifikt tal. I förordet till GAO-guiden definieras en kostnadsuppskattning som summan av enskilda kostnadselement som beräknats med etablerade metoder och giltiga data, och det anges att uppdateringar bör inkludera faktiska data och programändringar. Detta är riktlinjer för kostnadsberäkningar inom federala program; här ska principen om spårbara kostnadsberäkningar tillämpas utan att hävda att artikeln följer GAO:s metod i sin helhet. Se GAO-20-195G, mars 2020, förord, s. 2.
4. Lägg till en reserv för specifika osäkerhetsfaktorer
Skriv ner de risker som kan medföra extra kostnader, till exempel en ytterligare granskningsomgång, ett okänt integrationskrav eller en leverantörsoffert som inte har bekräftats. Bestäm om kostnadsberäkningen behöver en reserv och hur stor den ska vara, utifrån dessa risker och din byrås policy. Se till att reserven syns som en egen post. Dölj den inte i arbetstimmarna och hävda inte att en viss procentandel passar alla projekt.
Praktiskt exempel: prissätt arbetet och kontrollera sedan prognosen
Siffrorna nedan är endast illustrativa. De är inte faktiska byråpriser, ett marknadsriktmärke eller ett kundresultat. Ersätt dem med dina egna kostnadsnivåer, leverantörsofferter och avtalsvillkor.
Anta ett projekt med fast arvode där kundavgiften är 24 000 dollar. Den planerade arbetsinsatsen är:
| Projektledning | 20 | 60 dollar per timme | 1 200 dollar |
| Strategi | 28 | 80 dollar per timme | 2 240 dollar |
| Design | 36 | 70 dollar per timme | 2 520 dollar |
| Kopiera | 32 | 65 dollar per timme | 2 080 dollar |
| Bygg | 64 | 85 dollar per timme | 5 440 dollar |
| QA | 20 | 60 dollar per timme | 1 200 dollar |
| Totalt planerat arbetsbehov | 14 680 dollar |
Lägg till 2 200 dollar för projektspecifika leverantörskostnader och övriga kostnader. Grundberäkningen är 16 880 dollar. Teamet identifierar specifika osäkerhetsfaktorer och avsätter en separat reserv på 2 000 dollar, vilket innebär att den godkända kostnadsbudgeten blir 18 880 dollar. Jämfört med det fasta arvodet på 24 000 dollar är den planerade skillnaden 5 120 dollar före allmänna omkostnader och skatter. Denna skillnad är inte nettovinst.
Reserven på 2 000 dollar är ett illustrativt planeringsunderlag för detta exempel, inte en rekommenderad procentandel.
5. Lägg in budgeten i tidsplanen och få den godkänd
Koppla varje kostnad till en leverans och den period då arbetet förväntas utföras. Notera vem som ansvarar för varje kostnadsberäkning och vem som ska uppdatera de faktiska siffrorna. Kontrollera att omfattning, datum, antaganden och den totala kostnadsplanen stämmer överens med kundavtalet och din byrås godkännandeprocess.
När planen väl har godkänts ska du behålla den versionen som utgångspunkt. Om planen ändras ska du dokumentera ändringsförslaget och dess konsekvenser istället för att i tysthet ersätta den ursprungliga uppskattningen. Den ursprungliga utgångspunkten hjälper dig att se vad som har ändrats och varför.
6. Granska faktiska kostnader och prognoser varje vecka
För varje arbetspaket ska du registrera de faktiska arbetskostnaderna och projektutgifterna hittills. Beräkna sedan kostnaden för det återstående arbetet. Räkna in fastställda leverantörskostnader en gång, inte en gång som faktura och en gång till som framtida arbete.
”Burn” är den faktiska kostnaden hittills. Jämför den faktiska kostnaden med det belopp som planerats för denna tidpunkt i tidsplanen. Om du följer ”burn” som en andel av den totala budgeten, använder du den faktiska kostnaden hittills dividerad med den godkända kostnadsbudgeten. Den andelen är inte i sig ett mått på hur långt projektet har kommit.
Beräknad kostnad vid slutförande = faktisk kostnad hittills + beräknad kostnad för att slutföra projektet
Prognosavvikelse = uppskattad kostnad vid slutförande – godkänd kostnadsbudget
En positiv avvikelse innebär att den aktuella prognosen ligger över den godkända budgeten. En negativ avvikelse innebär att prognosen ligger under den. Inget av siffrorna förklarar orsaken på egen hand, så granska dem tillsammans med statusen för leveranserna och tidsplanen.
Till exempel har teamet under vecka tre spenderat 9 100 dollar och uppskattar att det krävs ytterligare 10 400 dollar för att slutföra projektet. Prognosen ligger på 19 500 dollar. Jämfört med den illustrativa kostnadsbudgeten på 18 880 dollar överskrider prognosen budgeten med 620 dollar. Prognosen ger teamet en möjlighet att granska det återstående arbetet, bekräfta uppskattningen och diskutera alternativ innan överskridandet blir definitivt.
En veckovis genomgång är en bra utgångspunkt för detta arbetsflöde, men inte någon universell standard. Gör genomgångar oftare när kostnaderna förändras snabbt eller när ett stort åtagande gentemot en leverantör ska fullgöras. Jämför de faktiska kostnaderna med de förväntade utgifterna för den aktuella tidpunkten i tidsplanen. Utgå inte från att utgifter och arbetsframsteg utvecklas i samma takt, såvida inte projektplanen stöder den jämförelsen.
7. Vidta åtgärder vid avvikelser innan omfattningen ändras
Om prognosen överstiger den godkända budgeten ska du bekräfta uppskattningen av återstående arbete och identifiera orsaken. Använd punkterna nedan för att avgöra vad som kan korrigeras inom den befintliga omfattningen. Om kunden önskar annat arbete ska du dokumentera kostnads- och tidsmässiga konsekvenser och inhämta nödvändigt godkännande innan du ändrar planen.
Tre mönster för budgetöverskridanden som bör upptäckas i tid
- Extra arbete smyger sig in utan att något beslut fattas. En ny leverans eller granskningsomgång dyker upp i uppgiftslistan, men den godkända omfattningen och kostnadsberäkningen förblir oförändrade. Jämför nya förfrågningar med den godkända omfattningen och dokumentera hur de påverkar kostnader och tidsplan innan arbetet påbörjas.
- Timmarna rinner iväg innan leveransen är klar. En uppgift tar fler timmar än planerat, samtidigt som viktigt arbete återstår. Be uppdragsgivaren om en ny uppskattning av tiden som krävs för att slutföra arbetet, kontrollera om det finns omarbetningar eller steg som saknas, och uppdatera sedan prognosen istället för att utgå från att det återstående arbetet kommer att vara gratis.
- En försening medför kostnader längre fram i processen. Försenade godkännanden eller blockerade beroenden tvingar fram en stressperiod, gör att medarbetare får vänta eller ändrar en leverantörsbokning. Gå igenom tidsplanen och de fastställda kostnaderna tillsammans. Escalera beslutet medan teamet fortfarande har möjlighet att flytta arbete eller datum.
En prognos är endast användbar om den kan påverka vad teamet gör härnäst. Notera orsaken, den ansvarige och nästa granskningsdatum tillsammans med siffran.
Hur man diskuterar en budgetändring med en kund
Låt inte en informell förfrågan bli till icke godkänt arbete. Börja med att sammanfatta den begärda ändringen och jämför den med den överenskomna omfattningen. Uppskatta sedan hur den påverkar kostnad, tidsplan och övriga leveranser. Ge kunden tydliga alternativ, till exempel att ersätta en befintlig del, lägga till en extra avgift och tid, eller skjuta upp förfrågan.
Du kan säga: ”Det nuvarande omfattningen inkluderar den godkända landningssidan och två granskningsomgångar. Att lägga till en andra sida förändrar arbetsomfånget. Vi kan ersätta en annan leverans, prissätta den extra sidan och uppdatera datumet, eller lämna det till en senare fas. Vilket alternativ ska vi dokumentera?”
Kunden bör godkänna den överenskomna ändringen skriftligen innan teamet uppdaterar sin plan och påbörjar det tillkommande arbetet. Kontrollera avtalet och din byrås godkännanderegler för den exakta processen. Enligt Government Project Deliverys Teal Book bör ändringsförslag utvärderas med avseende på deras inverkan på baslinjerna innan ett beslut fattas om att godkänna, avslå eller skjuta upp dem. Detta är en kontrollprincip från den offentliga sektorn som här anpassats till en enkel ändringslogg för kunder, inte juridisk rådgivning eller en ersättning för ditt avtal. Se kapitel 22: Ändringskontroll, publicerat den 29 juli 2024 och senast ändrat den 1 juli 2026.
Befintliga mallar för projektbudgetar
Använd en mall endast om dess struktur passar ditt projektomfång. Länkarna nedan är separata utgångspunkter, inte en ersättning för att uppskatta arbetsinsatsen.
Mall för budgeterad projektledning
Mall för projektförslag och godkännande
Mall för projektkostnadshantering
För fler format, se sammanställningen av mallar för projektbudgetar.
Vanliga frågor om projektbudgetar
Vad bör en projektbudget innehålla?
Inkludera godkänd omfattning, arbetspaket, planerade timmar, interna arbetskostnader, projektspecifika utgifter, tidsplan, antaganden, risker, reserver, faktiska kostnader och prognosansvarig. Se också till att undantag och godkännanderegler är tydligt angivna.
Hur beräknar man en projektbudget?
Gör en uppskattning av varje arbetspaket, multiplicera planerade timmar med den interna kostnadsnormen, lägg till projektspecifika leverantörs- och omkostnader och dokumentera sedan eventuella reserver för identifierade osäkerhetsfaktorer. Lägg ihop posterna för att få fram den godkända kostnadsbudgeten. Håll kundavgiften separat.
Hur ofta bör man se över en projektbudget?
Vid samarbete med en byrå är en veckovis genomgång en praktisk utgångspunkt. Gör en översyn tidigare om arbetet eller kostnaderna förändras snabbt, eller inför ett större åtagande. Den rätta frekvensen beror på tidsplanen, utgiftsmönstret och beslutsbehovet.
Hur stor andel för oförutsedda utgifter bör en projektbudget innehålla?
Utgå inte från att en och samma procentsats passar alla projekt. Identifiera osäkerhetsfaktorerna, bestäm vilka som kräver en reserv och dokumentera hur beloppet fastställdes. Om du inte kan förklara reserven är den bara en gissning.
Vad ska du göra när prognosen överskrider budgeten?
Bekräfta uppskattningen av återstående arbete och identifiera orsaken; kom ihåg att alla godkända reserver redan ingår i den godkända kostnadsbudgeten, så de kan inte täcka en prognos som överstiger det totala beloppet en andra gång. Om omfattningen eller kostnaden behöver ändras, diskutera alternativen med kunden och få det nödvändiga godkännandet innan du utför det extra arbetet.
Börja med en budgetstruktur
Använd mallen ”Projektbudget med WBS” som utgångspunkt för att koppla arbetet till kostnadsberäkningarna. Anpassa strukturen så att den stämmer överens med ditt projektomfång, din kostnadspolicy och din process för godkännande av ändringar innan du använder den tillsammans med en kund.