En begränsning är en restriktion, en uppsättning gränser inom vilka du måste arbeta. De flesta människor ser begränsningar som något negativt som hindrar dig från att uppnå dina mål.
Inom projektledning kan det motsatta vara sant. Tänk dig att du hade oändligt med tid på dig att utveckla en funktion. Du skulle aldrig bli klar!
Utan begränsningar av projektets omfattning kommer du att dras åt alla håll, vilket påverkar din fokusering avsevärt. Utan resursbegränsningar kanske dina arbetsflöden inte är optimerade för effektivitet eller produktivitet.
Projektbegränsningar möjliggör effektivitet och hjälper teamen att leverera programvara i små steg. Olika typer av begränsningar har olika inverkan på projektresultaten. Låt oss titta på dem en efter en.
De tre begränsningarna inom projektledning
Ett typiskt projekt kan möta tre typer av begränsningar: tid, kostnad och omfattning. Dessa kallas vanligtvis för trippelbegränsningar. De kallas också projektledningstriangeln, järntriangeln eller projekttriangeln.
1. Omfattningsbegränsning
Omfattningen avser de egenskaper eller funktioner hos en produkt som teamet har kommit överens om att leverera eller de uppgifter som projektteamet har kommit överens om att utföra.
Den beskriver vad som behöver göras och vilken kvalitet som krävs. Projektets omfattning avgör vanligtvis också tid och kostnad.
En bra projektomfattning ger utvecklingsteamen tydlighet och frihet att bygga programvara. En dålig omfattning leder till att projektet spårar ur och teamet kommer ur kurs.
2. Kostnadsbegränsning
Kostnadsbegränsningen är budgeten, som sätter gränser för de finansiella resurserna. Detta kan omfatta flera saker. Till exempel kan ett agilt mjukvaruutvecklingsteam ha begränsningar för följande projektkostnader.
- Teamets löner
- Utrustning som bärbara datorer, servrar etc.
- Ersättningar och resekostnader
- All programvara eller automatiseringsverktyg som behövs för att slutföra projektet
Effektiva kostnadsbegränsningar säkerställer avkastning på investeringar (ROI) och affärsresultat. En dålig begränsning gör att alla blir demotiverade och hämmade.
3. Tidsbegränsning
De tidsgränser som gäller för ett projekt. Med andra ord, deadlines. Tidsbegränsningen tillämpas i form av deadlines för varje uppgift, milstolpe och hela projektet.
En rimlig tidsbegränsning gör det möjligt för teamet att skapa bra produkter som uppfyller alla acceptanskriterier. En orimlig tidsbegränsning eller en snäv deadline tvingar teamet att ta genvägar och skapa en produkt av låg kvalitet, vilket leder till att tekniska skulder hopar sig.
Av de tre begränsningar som håller en projektledare vaken om natten fokuserar vi idag på tidsbegränsningar. Vi ser varför de är viktiga och vad du kan göra för att undvika att de stör ditt projekt.
Vad är tidsbegränsningar?
Tidsbegränsningar är de begränsningar av varaktigheten som du får genom kursprojektet. När du ska avsluta projektet, när du ska lansera funktioner, hur många mantimmar du kan lägga på en funktion och så vidare.
Tidsbegränsningar visualiseras ofta som ett schema. Du skulle till exempel schemalägga ett projekt med deadlines för planeringsfasen, utveckling, testning, slutgranskning, produktionsstart och överlämning.
Varje försening i en av faserna kan få en snöbollseffekt och fördröja hela projektet med några dagar/veckor. Dessa förseningar skapar onödiga och artificiella begränsningar för projektleveransen.
En projektledare strävar efter att undvika artificiella begränsningar som uppstår mitt i projektet. Här är några sätt att göra det.
10 strategier för att undvika tidsbegränsningar
Att undvika tidsbegränsningar är inte en engångsföreteelse utan en kontinuerlig process. Projektteam sätter upp strukturer och system för att undvika att skapa press på sig själva. Några av de mest effektiva använder ett projektledningsverktyg som ClickUp. Så här gör man.
1. Projektplanering
En robust plan undviker hälften av begränsningarna. Skapa en omfattande projektplan som beskriver uppgifterna, leveranserna och deadlines. Använd ClickUp-kalendervyn för att se hur dina uppgifter är fördelade.
Var särskilt uppmärksam på beroenden. Om du har en uppgift som är beroende av en annan kan det hända att den senare försenar den förra. Gantt-diagrammet kan hjälpa dig att spåra överlappande uppgifter och beroenden.
Använd denna projektfas för att utvärdera de ekonomiska resurser som behövs för att slutföra projektet i tid.
Planerar du ett projekt för första gången? Här är några utmärkta mallar för projektplanering som hjälper dig att komma igång på rätt sätt.
2. Prioritering av uppgifter
Det finns en naturlig gräns för hur mycket arbete du kan utföra inom en viss tidsperiod. Att prioritera rätt uppgifter är avgörande för effektiv tidshantering.
Om du lägger på för mycket kommer du att missa deadlines. Om du planerar för lite kan du ha outnyttjade resurser, vilket är slöseri med tid. Prioritera och planera därför för att optimera resultaten.
Använd en prioriteringslista som vägledning för dina beslut. Prova resursutjämning, fördela mer resurser till komplexa uppgifter och låt teamet hålla sig på rätt spår.
3. Realistisk tidsberäkning
En projektplan skapas utifrån hur mycket tid teammedlemmarna tror att det kommer att ta att slutföra varje uppgift. Denna process, som kallas tidsberäkning, är en viktig del av projektets tidshantering.
Projektledare och teammedlemmar baserar vanligtvis sina projektprognoser på tidigare resultat. Om GDPR-efterlevnaden tog 20 timmar förra gången, kommer det troligen att ta lika lång tid nu.
Uppskattningar är dock bara gissningar. För att säkerställa att dina uppskattningar är så exakta som möjligt, jämför dem med faktiska värden. ClickUps funktioner för tidsuppskattning och tidsspårning är utformade just för detta ändamål.
4. Tidsspårning
Klockslag för varje uppgift i din projekttidsplan. Det finns flera tidsplaneringsappar som gör det möjligt för dig att göra detta.
ClickUps tidsspårning är inbyggd i projektledningsplattformen, vilket gör att du kan starta och stoppa en timer eller lägga till manuella tider för varje uppgift du arbetar med. Använd denna information för att göra dina uppskattningar mer exakta.
Med tiden kommer din förmåga att uppskatta och planera att stärkas, vilket minskar tidsbegränsningarna.
Om du sätter ihop ett nytt team eller nyligen har börjat använda ClickUp, här är tio mallar för tidshantering som hjälper dig att utnyttja tidsspårning för att undvika framtida begränsningar.
5. Regelbunden övervakning av framstegen
Om du startar ett projekt och låter det köras utan övervakning kommer du troligen att bli förvånad när uppgifterna inte blir klara i tid. Att hantera tidsbegränsningar kräver alltså regelbunden övervakning.
Använd valfri gratis programvara för Gantt-diagram för att spåra om tidsplanerna följs som planerat. Anpassa ClickUp-instrumentpanelerna för att se de rapporter du behöver för att spåra dina framsteg. Använd burn-up- och burn-down-diagram för att få en bild av hur projektet kan komma att utvecklas. Identifiera förseningar och gör alternativa arrangemang.
6. Riskidentifiering och riskminimering
Hur stor är sannolikheten att du inte hinner i tid? Vilka är de potentiella orsakerna till detta?
Genom att svara på dessa två frågor kan du identifiera de risker du står inför och bedöma deras inverkan på projektet. Dessa risker kan vara finansiella, operativa eller till och med beteendemässiga. Deras inverkan kan vara allt från några dagars försening till en fullständig oförmåga att leverera projektet.
Innan du påbörjar projektet, samla teamet för en diskussion om risker. Identifiera och mildra dessa risker för att säkerställa att dina tidsbegränsningar inte förvärras.
7. Effektiviserad kommunikation
Det som dina teammedlemmar inte vet kan de inte göra. Tänk dig till exempel en situation där acceptanskriterierna för en specifik funktion inte kommuniceras tydligt. Utvecklaren kanske tror att de har levererat funktionen, medan kvalitetsanalytikern kanske inte håller med. De skulle skicka tillbaka funktionen till utvecklaren, vilket skulle leda till onödig omarbetningstid.
Undvik detta genom att effektivisera all projektkommunikation.
- Dokumentera mötesanteckningar, krav och andra konversationer på ClickUp Docs.
- Skriv detaljerade beskrivningar för varje funktion/användarberättelse inom uppgiften.
- Låt teammedlemmarna förtydliga allt de behöver i sammanhanget i kommentarsfältet för uppgiften.
- Lägg till checklistor/åtgärder för att säkerställa att acceptanskriterierna för varje funktion alltid är tillgängliga.
- Förutom de som arbetar med funktionerna, lägg till "bevakare" till ClickUp-uppgifter så att de kan ingripa om det behövs.
8. Agil projektledning
Ibland går projektet inte som planerat. Affärsintressenterna kan komma med ändringar i kraven. Teammedlemmar kan bli sjuka och behöva förlängda ledigheter. Organisationer kan få brist på kontanter. Saker händer. Som ett resultat kan du oundvikligen ställas inför tidsbegränsningar.
Agil projektledning är utformad för att möta just sådana eventualiteter. Agila projektledare förväntas förutse potentiella problem och utarbeta beredskapsplaner. Eller åtminstone måste de varna ledningen och hantera förväntningarna.
9. Hantera möten
”Detta kunde ha varit ett e-postmeddelande” är ett internetmeme av goda skäl. En av de största tidstjuvarna för utvecklingsteamet är möten, varav många är onödiga och ineffektiva.
För att konsekvent förhindra oförutsedda tidsbegränsningar bör du hantera möten på ett bättre sätt. Granska dina verktyg för tidshantering för att förstå hur mycket tid som går åt till möten. Optimera dina processer utifrån detta.
Håll möten endast för aktiviteter som kräver aktiv diskussion. Sätt tidsgränser för dem och driv på mot åtgärdspunkter. Dokumentera viktiga insikter och beslut så att du inte behöver uppfinna hjulet på nytt vid nästa möte.
För allt annat, använd ett bra samarbetsverktyg. Kommentarerna i ClickUp-uppgifterna möjliggör inbäddade konversationer. ClickUps chattvy låter dig se alla meddelanden på ett ställe och vidta åtgärder därifrån.
10. Kontinuerlig förbättring
Agila team lägger stor vikt vid kontinuerlig förbättring, och det med goda skäl. Ett team som kontinuerligt förbättras kan leverera högre effektivitet och värde på lång sikt. Du har till exempel optimerat containeriseringsprocessen för varje funktion genom kontinuerlig förbättring.
Du kan sedan automatisera hela eller delar av det, vilket sparar ännu mer tid och ansträngning. Detta är ett viktigt sätt att undvika tidsbegränsningar på ett hållbart sätt.
Övervinna dina projektbegränsningar med ClickUp
Begränsningar är oundvikliga i alla projekt. Vi skulle till och med gå så långt som att hävda att begränsningar är nödvändiga.
Oväntade och orimliga begränsningar kan dock helt förstöra projektet. En bra projektledning bör förhindra detta. ClickUp är utformat med detta i åtanke.
Med ClickUp kan du följa bästa praxis för att undvika tidsbegränsningar. ClickUps uppgifter, deluppgifter och checklistor säkerställer tydliga krav. Kalender- och Gantt-diagramvyer ger en översikt över pågående arbete.
ClickUp Dashboard ger dig insyn i projektets framsteg. Med alla resurser du behöver är du redo att övervinna dina projektbegränsningar med ClickUp. Prova ClickUp gratis nu.