Vill du veta skillnaden mellan ett Gantt-diagram och en tidslinje?
Om du är projektledare är det troligt att du är bekant med båda dessa verktyg.
Både Gantt-diagrammet och tidslinjen hjälper dig att få en detaljerad översikt över projektet.
Eftersom de är ganska lika varandra förväxlas de dock ofta med varandra.
Det är som när folk blandar ihop landsköldpaddor och havssköldpaddor. Den ena lever på land, den andra älskar vatten. Men vi är inte här för att prata om reptiler...
Så, vad är egentligen skillnaden mellan ett Gantt-diagram och en tidslinje?
Den största skillnaden mellan en tidslinje och ett Gantt-diagram är att en tidslinje innehåller händelser som visualiseras på en enda linje, medan ett Gantt-diagram är ett tvådimensionellt diagram över en sekvens av uppgifter och deras beroenden.
Tidslinjer ger intressenterna en översiktlig bild av projektets start, slut och viktiga milstolpar.
Gantt-diagram gör det möjligt för projektledare att kontrollera projektets framsteg och delegera ansvaret för enskilda uppgifter.
I denna artikel där vi jämför Gantt-diagram och tidslinjer går vi igenom vad ett Gantt-diagram och en tidslinje är och varför du behöver dem. Vi förklarar också mer detaljerat hur de skiljer sig från varandra och hur de skiljer sig från en projektkalender.
Slutligen visar vi hur projektledningsprogramvara kan förbättra ditt företags projektledningsprocesser.
Låt oss börja.
Vad är ett Gantt-diagram?
Ett Gantt-diagram är en grafisk representation av projektets framsteg över tid.
Gantt-diagram visar inte bara projektets framsteg, utan ger också en tydlig översikt över:
- Hela projektets tidsplan
- Tidsuppskattningar
- Tilldelade projektgruppsmedlemmar
- Prioritering av uppgifter
- Uppgiftsberoende
Om man tänker efter liknar de också ett horisontellt stapeldiagram:
Låt oss nu titta närmare på fördelarna med att använda ett sådant diagram:
Varför är ett Gantt-diagram viktigt?
Ett Gantt-diagram är ett kraftfullt analysverktyg som ger dig en översikt över hela projektet.
Här är några av anledningarna till varför projektledare älskar Gantt-diagram:
- Den ger dig en tydlig bild av projektets framsteg.
- Den hjälper dig att förstå projektets tidsplan.
- Den visar tydligt alla uppgiftsberoenden.
⭐ Utvalda mallar
ClickUps mall för Gantt-tidslinje ger dig strukturen hos ett Gantt-diagram med tydligheten hos en tidslinje – perfekt för att spåra beroenden, snabbt justera datum och hålla varje fas synlig från början till slut.
Låt oss nu gå igenom detaljerna:
1. Visualiserar projektets framsteg
Minns du när Neo kunde "se igenom Matrix"?
Ett Gantt-diagram ger dig den typen av kraft för dina projekt.
Du kanske inte kan undvika kulor som Neo, men du kan få en tydlig bild av vad som händer inom hela projektet.
Med ett enda ögonkast kan du se varje uppgifts framsteg, projektets slutförandegrad, schema, framstegsprocent och mycket mer.
2. Hjälper dig att förstå ditt projektschema
Ett Gantt-diagram är en uppgraderad version av en projekttidslinje och en projektkalender. Det kan göra allt som de kan göra, plus en hel del mer.
Med en Gantt-diagramtidslinje kan du till exempel enkelt hitta luckor i ditt projektschema för ytterligare arbete.
Gantt-diagram ger dig också tidsuppskattningar för flera uppgifter.
Detta är avgörande för att du ska kunna hålla projektets deadline.
Hur?
Låt oss säga att du ligger efter i ditt projektschema.
För att hinna med dina deadlines måste du manuellt omplanera dina uppgifter snabbt.
Ett modernt Gantt-diagram förenklar detta genom att automatiskt omplanera dina uppgifter när du gör justeringar i ditt projektschema. På så sätt förlorar du aldrig projektets deadline ur sikte.
3. Kartlägger tydligt uppgiftsberoenden
Beroende uppgifter är uppgifter som du kan påbörja först efter att en föregående uppgift har slutförts.
Att redigera ett blogginlägg är till exempel en uppgift som är beroende av skrivandet. Du kan inte redigera det innan du har skrivit klart. På samma sätt kan du inte ta på dig smokingen innan du har tagit på dig skjortan, eller hur?
Det går ju, men du kommer inte att hamna på någon lista över de bäst klädda!
På samma sätt måste hela ditt team inom projektledning ha en tydlig bild av projektets uppgiftsberoenden för att förhindra en w̶a̶r̶d̶r̶o̶b̶e̶ projektstörning.
Ett modernt Gantt-diagram kartlägger varje enskild uppgift och dess beroenden så att ditt team vet exakt hur deras arbete påverkar andra teammedlemmar.
Bonus: Lär dig mer om Pert-diagram och Gantt-diagram eller kom igång med Gantt-diagrammallar
Detta förhindrar att ditt team hamnar i en projektfauxpas i framtiden!
Vad är en tidslinje för projektledning?
En tidslinje är ett enkelt visuellt diagram som låter dig visa dina projektaktiviteter i kronologisk ordning. Genom att använda en projekttidslinje kan du visualisera din projektplan snabbare än du kan säga ”framsteg”!
Men hur fungerar det?
Låt oss analysera en projekttidslinje och ta reda på det:
Vilka är elementen i en tidslinje?
Projektets tidslinje består av tre komponenter som får ditt projekt att fungera. Alla dina uppgifter är fördelade i kronologisk ordning, baserat på startdatum och slutdatum.
Här är en lista över viktiga tidslinjeobjekt:
- Alla dina projektuppgifter
- Uppgiftens start- och slutdatum
- Uppgiftens varaktighet
Bonus: Skapa en tidslinje i Microsoft Word!
Låt oss nu se varför chefer använder en projekttidslinje.
Varför är projektets tidslinje viktig?
Vissa människor är rädda för spöken, andra är rädda för höjder, men vad är projektledare rädda för?
(Svaret är inte zombies, även om de kommer på en nära andraplats. )
Enligt en undersökning är 46 % av teamledarna rädda för att det största problemet är att hålla projektets deadlines.
Lyckligtvis är en projekttidslinje deras räddare i nöden.
En projekt tidslinje är inte bara enkel och lätt att använda, den hjälper också projektledare att enkelt hålla reda på viktiga kommande datum och deadlines.
Låt oss nu titta på fördelarna med en projekttidslinje:
1. Visar vad som kommer härnäst
Vad har projektledning och en thrillerfilm gemensamt?
Alla väntar spänt på att se vad som händer härnäst.
En projekttidslinje innehåller en uppgiftslista med alla kommande uppgifter och viktiga händelser. På så sätt kan ditt projektteam förbereda sig för vad som väntar.
Lyckligtvis är spoilers inte något som ses med ogillande ögon inom projektledning, till skillnad från i thrillerfilmer. Det är faktiskt nödvändigt att veta hur projektet kommer att sluta.
Du vill väl inte att projektet ska dra ut på tiden i evigheter?
2. Kartlägger projektets milstolpar
En projekt tidslinje ger dig utrymme att kartlägga viktiga milstolpar i projektet.
Detta är viktigt eftersom milstolpar hjälper dig med:
- Spåra ditt projekts framsteg
- Behåll dina intressenters förtroende
- Att ha en tydlig översikt över projektets resultat
Håll koll på alla viktiga projektrelaterade händelser för att mäta dina framsteg och ta dig i mål.
3. Ger en snabb översikt över projektet
Det är inte bara racerförare som har behov av hastighet, projektledare har det också!
Projektledare vill inte spendera timmar på att titta på diagram för att få en översikt över projektsituationen.
Ibland vill de bara ha en snabb uppdatering eller avisering.
Med en faktisk tidslinje får de en överblick över hela projektet utan att gå in på detaljerna.
Gantt-diagram vs. tidslinje vs. kalender
Låt oss en gång för alla reda ut denna fråga.
Vad är skillnaden mellan ett Gantt-diagram och en tidslinje?
Ett Gantt-diagram är ett tvådimensionellt diagram över en sekvens av uppgifter och deras beroenden, medan en tidslinje är en enklare visualisering av händelser på en enda linje.
Ett Gantt-diagram ger dig en mikroskopisk bild av varje detalj i ditt projekt, såsom aktuell uppgiftsprogression, uppgiftsprioriteringar, milstolpar, tidsuppskattningar etc. Använd det för en detaljerad översikt över hur ditt projekt fortskrider och om du behöver omplanera saker.
En tidslinje ger dig en snabb visuell översikt över parametrar som uppgiftsnamn, uppgiftsansvariga, uppgiftens varaktighet och uppgiftsberoenden. Generellt används tidslinjen för att visualisera projektets färdplan, slutförda uppgifter och framtida händelser.
Hur skiljer de sig från en kalender?
En kalender ger dig en minimalistisk översikt över dina projektuppgifter som är schemalagda över olika datum. Den ger ingen information om uppgiftsberoenden, produktplan, uppgiftsprioriteringar etc.
Om du bara vill ha en snabb överblick över viktiga projektdatum är kalendern det bästa alternativet.
Hur använder du dem på bästa sätt i ditt projekt?
Även om Gantt-diagrammet har många funktioner kan du inte helt hantera projekt med det. En projekttidslinje och en kalender bidrar också med något.
Det är därför du behöver använda båda från tid till annan.
Vänta, måste du använda alla tre?
Det låter som mycket arbete!
Nej, inte med ClickUp.
ClickUp är världens högst rankade projektledningsprogram. Med ett enda klick kan du snabbt växla mellan kalendervyn, tidslinjevyn eller Gantt-vyn.
Superpraktiskt, eller hur?
1. När och hur ska du använda projektets tidslinje?
Projektets tidslinje är ett utmärkt alternativ när du vill skapa en detaljerad produktplan för dina mjukvaruutvecklingsprojekt.
Hur skapar man en tidslinje för ett projekt?
Det finns flera sätt att skapa en tidslinje för ett projekt, till exempel att rita den på ett papper, bygga den från grunden eller använda en mall i Microsoft Excel eller PowerPoint. Ingen av dessa metoder är dock särskilt tidseffektiva.
Varför skulle man gå igenom allt besvär och slösa tid på att skapa och uppdatera en tidslinje när ett projektledningsverktyg kan göra det automatiskt?
Att använda en tidslinje i ett projektledningsverktyg som ClickUp är inte bara superpraktiskt, det är också mycket kraftfullt:
Aj.
Så här kan du enkelt visualisera ditt projekts färdplan med ClickUps tidslinjevy:
- Visualisera antalet uppgifter (arbetsbelastning) för varje projektgruppsmedlem genom att gruppera varje enskild uppgift efter ansvarig person.
- Identifiera överlappande uppgifter som behöver flyttas genom att gruppera uppgiftsnamnen efter prioritet.
- Zooma in på enskilda dagar eller zooma ut till veckor och till och med månader på projektledningens tidslinje.
Det är ett ganska avancerat tidslinjediagram, eller hur?
2. När och hur ska du använda Gantt-diagrammet?
Behöver du hantera ett komplext projekt? Gantt-diagram är lösningen.
En Gantt-diagramtidslinje är det ultimata verktyget när du vill skapa en projektplan.
Och listan över användningsområden slutar inte där. Du kan också använda det för att spåra projektets framsteg och hantera alla beroende uppgifter.
Detta är perfekt för komplexa byggprojekt där uppgifterna måste delas upp i flera faser.
Kolla in dessa termer inom byggprojektledning & mallar för byggledning!
Hur skapar man ett Gantt-diagram?
Du kan använda mallar för Gantt-diagram för att skapa ett, men de är verkligen fula.
Nästan alla Excel-mallar för Gantt-diagram ser ut som artefakter från ett utomjordiskt rymdskepp. Dessutom är de lika svåra att använda.
Lyckligtvis slår ClickUps interaktiva Gantt-diagram alla Gantt-diagrammallar och Gantt-diagramverktyg med hästlängder.
ClickUps Gantt-diagram är dynamiska, visuellt tilltalande och superroliga att arbeta med.
Tro inte bara på vårt ord, här är ett exempel på ett Gantt-diagram från ClickUp:
Det bästa är att de båda är snygga och kraftfulla, precis som Stålmannen!
(Det verkar som om Lois Lane har skrivit en del av den här artikeln. )
Här är vad Gantt-diagrammet kan göra:
- Beräkna automatiskt projektets färdigställandegrad
- Justera enskilda uppgifter automatiskt efter att du har ändrat projektets tidsplan.
- Beräkna den kritiska vägen när du har en tight projektdeadline
Men vänta, en projektledningsprogramvara som ClickUp är inte bara begränsad till Gantt-diagramvyn.
Vad gör du om du behöver ännu mer detaljerade mått på projektets framsteg?
ClickUp har allt du behöver med sina Agile Dashboards.
ClickUps instrumentpanel ger dig en övergripande analytisk översikt över hela ditt projekt på ett överskådligt sätt.
Med hjälp av anpassningsbara sprintwidgets kan du lägga till flera diagram på din instrumentpanel, till exempel:
- Hastighetsdiagram: visar slutförandegraden för flera uppgifter
- Burndown-diagram: prognostiserar hur mycket arbete som återstår i projektet.
- Burnup-diagram: visar hur mycket arbete som redan har utförts i ett projekt.
- Kumulativa flödesscheman: visar uppgifternas framsteg över tid.
3. När och hur ska du använda projektkalendern?
Använd en projektkalender när du behöver en mycket enkel översikt över dina schemalagda projektuppgifter och deadlines (och inget annat).
Hur skapar man en kalender?
Okej... men vad är det bästa sättet att använda en kalender?
Papperskalendrar är utdöende; de är nästan utrotade och samlar damm.
Nu har kraftfulla programvaror för projektledning som ClickUp tagit över.
Allt du behöver göra är att klicka på kalendervyn, så visas alla viktiga uppgiftsdatum och deadlines automatiskt.
För bättre funktionalitet kan du ytterligare justera tidsramen för din kalender utifrån dina preferenser.
Här är dina alternativ:
- Dag: se schemalagda uppgifter för en specifik dag
- 4 dagar: visar alla enskilda uppgifter under en rullande fyra dagars period
- Vecka: visualisera en hel vecka och flytta enkelt specifika uppgifter mellan dagarna när det behövs.
- Månad: få en översikt över hela månaden
Har vi nämnt att du enkelt kan släppa en projektuppgift på ett datum i din kalendervy för att schemalägga den?
Ja. Vi gjorde just det.
Vi är inte klara än.
Som vi nämnde är ClickUp inte bara ett tidslinje- eller online -Gantt-diagramprogram, utan ett komplett projektledningsverktyg.
Bonus: Gantt-diagramprogram för Mac
Här är några verktyg som hjälper dig att hantera projekt som ett proffs:
- Mål: dela upp stora projektmål i mindre, mätbara delmål.
- Uppgift , Deluppgift och Checklistor: Dela upp ditt komplexa projekt i uppgifter, deluppgifter och checklistor för bättre projektplanering och uppgiftshantering.
- Flera vyer: visa ditt projektarbetsområde på det sätt som passar dig bäst; välj mellan listvy, kanban-liknande tavelvy, kalendervy, rutorvy och jag-läge.
- Teamrapportering: få detaljerade rapporter om produktiviteten hos ditt interna eller distansbaserade team
Slutsats
Låt oss komma igång:
När det gäller Gantt-diagram och tidslinjer, vilket är bäst?
Tja, de är båda vinnare på sitt eget speciella sätt.
(Och vi menar inte det på ett sätt som "alla är vinnare och förtjänar en deltagarmedalj"!)
Du bör använda dem utifrån situationen och ditt projekts behov.
Vill du ha en supersnabb översikt över ditt schema? Använd en kalender.
Vill du se vad som väntar? Använd tidslinjevyn.
Vill du få en överblick över projektets framsteg? Använd ett Gantt-diagram.
Och med ClickUp har du alla dessa verktyg inom räckhåll. ClickUp integrerar alla dessa verktyg så att du kan använda vad du behöver när du behöver det.
Från affärsplanering till att spåra ditt teams produktivitet – att hantera projekt med ClickUp är en barnlek.
Så skaffa ClickUp gratis idag och börja hantera dina projekt som ett proffs.